Réhabilitation de l’édifice du centre – Service de soutien à la gestion de projet

Rapport final du surveillant de l'équité, 19 décembre 2016

Addenda au rapport final, 20 avril 2017

Soumis au directeur, Direction de la surveillance de l’équité

Soumis par Samson & Associés

Sur cette page

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 6 mars 2015 afin d’observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le service de soutien à la gestion de projet (SSGP) en ce qui concerne le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre émis par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l’appel d’offres no. EP748-151921. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons révisé l’ensemble des informations fournies et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités observées par le SE, à commencer par la publication des documents relatifs à la demande de renseignements (DR) jusqu’à la fin de la phase d’évaluation de la demande de proposition (DDP).

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour le service de soutien à la gestion de projet en ce qui concerne le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre à commencer par la publication des documents relatifs à la demande de renseignements jusqu’à la fin de la phase d’évaluation de la demande de proposition.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Jocelyne Lafrenière, CPA, CA
Spécialiste SE

3. Exigences du projet

L'édifice du Centre est la principale composante du complexe de la Colline du Parlement et occupe une position centrale entre l'édifice de l'Est, l'édifice de l'Ouest, la Bibliothèque du Parlement et le nouveau Centre d'accueil des visiteurs. L'édifice du Centre, y compris la Tour de la Paix, doit faire l'objet de grands travaux de réhabilitation à très court terme puisque bon nombre de ses principaux systèmes et composantes seront près d'une défaillance critique d'ici 2019.

Le projet est complexe, comporte de multiples facettes, détient un échéancier serré, un budget défini et des normes de qualité élevée. Le projet sera mis en œuvre selon un modèle accéléré de prestation de service en gestion de la construction. Un service de soutien intégré et proactif en gestion de projet à partir de l’octroi du contrat jusqu’à la fin du projet est essentiel pour la réussite finale du projet.

Le contracteur devra fournir les services suivants :

Le contrat de SSGP devrait être d’une durée de cinq ans plus l’option d’exercer deux prorogations de quatre années ainsi que les options d’exercer quatre prorogations d’une année.

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant le SSGP lié au projet de réhabilitation de l’édifice du Centre et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

En conformité avec les exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à l’appel d’offres (c’est-à-dire, la revue de la DR et de la DDP, la revue des questions des fournisseurs et des réponses données par SPAC et les modifications publiées) et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes et techniques, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Étape de la demande de renseignements

Une DR a été publiée sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 27 juillet 2016. Cette DR représentait une opportunité pour le Canada d’évaluer l’intérêt des fournisseurs pour cette exigence et permettait aux fournisseurs d’échanger des commentaires et des recommandations sur l’exigence proposée. Deux questions ont été soumises. Trois modifications ont été publiées dont la dernière fut publiée le 9 août 2016. La date de clôture de la DR était le 12 août 2016.

Le SE a examiné les documents relatifs à la DR, les questions soumises par les répondants et réponses fournies ainsi que les modifications publiées. Huit répondants ont soumis des réponses à SPAC sur les neuf questions d’intérêt. Aucune rencontre individuelle n’a eu lieu au cours de la phase de DR. Le SE a examiné toutes les réponses soumises pour considérations dans la préparation de la DDP.

Observation : Les documents relatifs à la DR étaient clairs et compréhensibles. Toutes les questions soumises ont été répondues et les réponses étaient compréhensibles.

Sommaire des résultats : Selon le surveillant de l’équité, les activités relatives à la DR pour le SSGP ont été menées d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Étape de la demande de proposition

Une DDP a été publiée sur le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca, le 21 octobre 2016. Les soumissionnaires devaient présenter leurs questions au plus tard cinq jours ouvrables avant la clôture de l’offre. Il y a eu un total de 45 questions soumises. Sept modifications ont été publiées et la dernière fut publiée le 1er décembre 2016. La date de clôture de la DDP était initialement le 21 novembre 2016 mais elle a été repoussée au 5 décembre 2016.

Le SE a observé toutes les activités liées au processus d’approvisionnement jusqu’à la date de clôture de la DDP. Le SE a examiné la DDP ainsi que toutes les communications reliées aux questions reçues et réponses fournies par l’autorité contractuelle, incluant les modifications publiées.

Observation : Le document de la DDP était clair et compréhensible. Toutes les questions soumises ont été répondues et les réponses étaient compréhensibles.

Sommaire des résultats : Selon le surveillant de l’équité, les activités relatives à la DDP pour le SSGP ont été menées d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.3 Étape de l’évaluation de la demande de proposition

Un guide pour le comité d’évaluation et une grille d’évaluation des soumissions ont été développés par l’autorité contractuelle. Le SE les a examinés avant leur distribution aux évaluateurs. Le guide et la grille étaient en accord avec les critères d’évaluation de la DDP.

L’équipe d’évaluation technique était composée de trois évaluateurs. Les rencontres de pré-évaluation, auxquelles le SE a assisté, ont eu lieu les 2, 6 et 9 décembre 2016.

Quatre répondants ont soumis des soumissions à la date de clôture de la DDP le 5 décembre 2016. Une rencontre consensuelle d’évaluation a eu lieu le 12 décembre 2016 avec les trois évaluateurs techniques, le SE, le directeur et le chef d’équipe de l’approvisionnement de l’édifice du centre de SPAC. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères obligatoires et techniques cotés. Trois répondants répondaient aux exigences obligatoires. Un répondant a été jugé non conforme.

Le SE a examiné les feuilles de consensus obligatoire et des des résultats techniques. Les propositions de prix ont été ouvertes et la note globale a été déterminée par le chef d’équipe de l’approvisionnement. Le SE a examiné les soumissions financières et les feuilles de résultats de la note globale pour confirmer le résultat de l’évaluation financière et la note globale.

Une vérification de l’intégralité du soumissionnaire gagnant sera complétée une fois que la réquisition de contrat sera approuvée en janvier 2017.

Observation : Le guide pour le comité d’évaluation et la grille d’évaluation des soumissions étaient complets et correspondaient aux conditions de la DDP. Le pointage pour les critères de l’évaluation technique a été exécuté dans le strict respect des critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes, tous les évaluateurs étaient présents et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats : Selon le surveillant de l’équité, les activités relatives à l’évaluation de la DDP ont été menées d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

5. Documents de références

Les documents suivants reliés au processus d’approvisionnement sont diffusés par SPAC.

No. Documents Date du document
1 DR: EP748-151921/A Publié sur achatsetventes.gc.ca le 27 juillet 2016
2 DR - Modification no. 1 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 29 juillet 2016
3 DR - Modification no. 2 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 9 août 2016
4 DDP: EP748-151921/B Publié sur achatsetventes.gc.ca le 21 octobre 2016
5 DDP - Modification no. 1 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 31 octobre 2016
6 DDP - Modification no. 2 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 14 novembre 2016
7 DDP - Modification no. 3 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 21 novembre 2016
8 DDP - Modification no. 4 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 24 novembre 2016
9 DDP - Modification no. 5 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2016
10 DDP - Modification no. 6 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2016
11 DDP - Modification no. 7 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 1er décembre 2016

6. Addenda au rapport final, 20 avril 2017

Addenda au rapport final de surveillance de l’équité en date du 6 février 2017 concernant le processus de sélection concurrentiel pour le service de soutien à la gestion de projet concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada.

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l’équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation. 

Activités du surveillant de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Des réponses provenant de quatre soumissionnaires ont été reçues en réponse à la demande de proposition. Trois soumissionnaires ont rencontré les attentes des critères requis. Un soumissionnaire a été jugé non-conforme. Le soumissionnaire gagnant a été avisé de l’octroi du contrat le 23 janvier 2017.

Des rencontres de compte rendu ont été demandées par les trois soumissionnaires qui se sont conformés aux critères requis. Des rencontres avec deux des soumissionnaires ont eu lieu à Ottawa, le 6 et 9 février 2017. Les rencontres ont eu lieu avec spécialiste en approvisionnement, le responsable du comité d’évaluation et le SE. Services publics et Approvisionnement Canada a tenté de contacter le troisième soumissionnaire qui avait demandé un compte rendu pour planifier une rencontre mais n’a pas eu de retour.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve à l’égard du processus de sélection concurrentiel pour le service de soutien à la gestion de projet concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Jocelyne Lafrenière, CPA, CA
Spécialiste SE

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