Projet d’assainissement des sédiments du récif Randle phase 2 – Dragage

Rapport final du surveillant de l'équité, 11 juillet 2016

Addenda au rapport final, 14 août 2017

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par RFP Solutions Inc.

Sur cette page

1. Introduction

Le projet d’assainissement des sédiments du récif Randle est un projet en plusieurs phases dont les services sont acquis par l’entremise d’au plus cinq processus d’appel d’offres.

La société RFP Solutions Inc. a été sélectionnée le 26 novembre 2013 comme surveillant de l’équité (SE) chargé d’observer toutes les étapes des processus d’approvisionnement concurrentiels associés au projet d’assainissement des sédiments du récif Randle. Chaque processus d’approvisionnement concurrentiel fera l’objet d’un rapport distinct.

Le présent document contient les observations faites à ce jour par le surveillant de l’équité à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel pour la Phase 2 – Travaux de dragage pour le port de Hamilton – Assainissement des sédiments du récif Randle, lancé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) sous le numéro d’appel d’offres EQ447-172597/C.

RFP Solutions Inc. est un tiers indépendant relativement à cette activité.

Le présent rapport final couvre les activités du surveillant de l’équité depuis l’ébauche de l’appel d’offres (AO) avant sa publication sur le site du Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (achatsetventes.gc.ca) jusqu’à la réponse aux demandes de renseignements des soumissionnaires potentiels, avant la période de clôture de l’appel d’offres. Le présent rapport porte également sur l’évaluation des soumissions en vue de la sélection du soumissionnaire auquel il sera recommandé d’attribuer le contrat.

Le rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies utilisées et les observations pertinentes issues des activités entreprises.

2. Exigences du projet

Le projet d’assainissement des sédiments du récif Randle est un projet en plusieurs phases visant le dragage et le confinement de 630 000 m3 de sédiments contaminés pour réduire l’incidence sur l’environnement des contaminants, y compris des hydrocarbures aromatiques polycycliques (HAP) et des métaux lourds, dans le port de Hamilton. Le projet mènera à la restauration du port de Hamilton et à sa radiation éventuelle de la liste des secteurs préoccupants.

Environnement Canada (EC) est l’organisme responsable des partenaires financiers qui participent au projet. Les partenaires financiers sont notamment le ministère de l’Environnement de l’Ontario, l’administration portuaire de Hamilton, U.S. Steel, la ville de Hamilton, la ville de Burlington et la région de Halton. EC a retenu les services contractuels de SPAC pour assurer l’approvisionnement et la gestion de projet en vue de l’assainissement.

Le projet sera réalisé en trois phases distinctes :

d

Les services du projet sont acquis par l’entremise d’au plus cinq processus d’appel d’offres :

3. Attestation d’assurance

Par la présente, le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le projet d’assainissement des sédiments du récif Randle.

Selon notre opinion professionnelle, les processus d’appel d’offres et d’évaluation de la Phase 2 – Dragage que nous avons observés ont été réalisés de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
Steve Johnston
Spécialiste de la surveillance de l’équité
Directeur général, RFP Solutions Inc.

Original signé par
Stephen Fleming, ing.
Chef de l’équipe de surveillance de l’équité

4. Méthodologie

Conformément aux modalités de notre mission, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents, nous avons examiné les documents d’appel d’offres avant leur publication, nous avons surveillé les activités d’appel d’offres, ainsi que la période postérieure à la période d’invitation à soumissionner, y compris l'évaluation des soumissions, nous avons identifié les questions liées à l'équité pour le compte de l'autorité contractante, et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures prises soient raisonnables et appropriées. La section 5 du présent rapport résume les activités particulières et les observations du surveillant de l'équité au sujet de ces activités.

5. Activités et observations du surveillant de l’équité

5.1 Étape de la planification de l’approvisionnement préalable à l’émission

Nous avons été chargés d’amorcer les activités de surveillance de l’équité en commençant par l’élaboration de l’AO. Un examen des ébauches et de la version finale des documents d’AO a été réalisé. Notamment, nous avons examiné :

Nous avons confirmé l’impartialité des exigences, l’objectivité des critères et du processus d’évaluation et la clarté des documents de manière à permettre aux soumissionnaires de comprendre les exigences lors de la préparation de leurs propositions et à réduire la possibilité d’incohérences ou d’erreurs de la part du comité d’évaluation relativement à l’application des critères d’évaluation.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de l’ébauche des documents d’appel d’offres.

5.2 Publication de l’invitation à soumissionner

L’AO (datée du 2 mars 2017) a été émise aux soumissionnaires potentiels par l’entremise du site achatsetventes.gc.ca le 3 mars 2017. La date de clôture finale était le 8 juin 2017 à 14 h, heure avancée de l'Est.

Le 22 mars 2017 à 11 h, l’autorité contractante a organisé pour les soumissionnaires potentiels une visite facultative au port de Hamilton, du côté ouest du quai 15, à Hamilton, Ontario. Avant la visite, le SE a examiné le protocole pour la visite avec l’autorité contractante. Le protocole indiquait que la visite visait à donner aux soumissionnaires potentiels la possibilité d’examiner et d’évaluer des aspects des travaux qui ne pouvaient pas être expliqués adéquatement dans les documents relatifs à l’appel d’offres. Toutefois, la visite n’était pas une période de questions et réponses. S’ils avaient des questions ou s’ils avaient besoin de clarifications, les soumissionnaires potentiels devaient les transmettre par écrit à l’autorité contractante. Les réponses aux questions ou aux demandes de clarification sont ensuite publiées en tant que modifications officielles avec toute modification apportée aux exigences de l’appel d’offres, s’il y a lieu. Des représentants de 25 entreprises ont participé à la visite facultative du site.

Le SE était présent lors de la visite du site pour s’assurer qu’elle soit réalisée de manière équitable et impartiale.

En tout, 259 questions ont été reçues. Les réponses aux questions ont été fournies à tous les soumissionnaires potentiels sous forme de modifications par l’entremise du site achatsetventes.gc.ca. Un total de 25 révisions des modalités et conditions de l’appel d’offres ont été émises sous forme de modifications par l’entremise du site achatsetventes.gc.ca., y compris le report de la date de clôture initiale au 8 juin 2017. Chaque question et chaque révision a été examinée au préalable par le surveillant de l’équité.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de la surveillance de la visite facultative du site.

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de l’invitation à soumissionner et des modifications connexes.

5.3 Clôture de l’invitation à soumissionner

Le surveillant de l’équité a discuté de la manière dont les propositions fournies en réponse à l’AO ont été reçues et traitées par l’autorité contractante.

Quatre soumissions ont été reçues et traitées conformément aux exigences et à l’échéance de clôture énoncées dans l’AO.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité en ce qui concerne la réception et le traitement des soumissions.

5.4 Directives sur l’évaluation

Avant l’évaluation des propositions, le surveillant de l’équité a examiné les lignes directrices sur l’évaluation, y compris les responsabilités de l’évaluateur, le code de conduite, la sécurité, la confidentialité, les exigences relatives aux conflits d’intérêts et la méthodologie de l’évaluation.

Le surveillant de l’équité a confirmé l’impartialité de la méthodologie d’évaluation.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen de la méthodologie d’évaluation et des exigences connexes.

5.5 Examen administratif

Après la clôture de l’appel d’offres, un examen des exigences obligatoires, y compris les exigences relatives à la qualification et à la certification, a été entrepris par l’autorité contractante et le chargé de projet de SPAC concernant les quatre soumissions reçues. Les quatre soumissions ont été jugées conformes aux exigences énoncées dans l’AO.

Le SE a confirmé indépendamment ce résultat en examinant les sections appropriées de chaque soumission et le résumé des résultats de SPAC.

Les quatre soumissionnaires ont ensuite été invités au dépouillement public des enveloppes des prix.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen des résultats de l’évaluation de la conformité des soumissionnaires aux exigences obligatoires et aux exigences de qualification.

5.6 Évaluation des prix, vérification et sélection du soumissionnaire

Selon l’appel d’offres, le marché doit être adjugé au soumissionnaire qui soumet une proposition conforme au prix le plus bas.

Conformément à l’AO, les soumissionnaires ont fourni un montant de soumission total, qui était composé d’un montant forfaitaire pour les travaux ainsi que d’un montant supplémentaire pour les prix unitaires qui n’étaient pas inclus dans le montant forfaitaire. Les enveloppes des prix de tous les soumissionnaires ayant présenté des propositions conformes ont été ouvertes publiquement, le 19 juin 2017, dans le cadre d’une conférence téléphonique à laquelle trois des quatre soumissionnaires ont participé. Le surveillant de l’équité a participé à la conférence téléphonique.

Après le dépouillement des enveloppes des prix, l’autorité contractante a vérifié les prix et déterminé quel était le soumissionnaire le moins disant. Le surveillant de l’équité a vérifié indépendamment et confirmé les prix, y compris celui du soumissionnaire le moins disant.

Observations

Le surveillant de l’équité n’a relevé aucun problème d’équité lors de l’examen des résultats de l’évaluation des prix, de la vérification et de la sélection du soumissionnaire.

5.7 Communications et comptes rendus

La présente section sera incluse en addenda au rapport après l'adjudication du contrat et, suivant les demandes, le compte rendu aux soumissionnaires.

6. Documents de référence

Les documents suivants liés au numéro d’appel d’offres EQ447-172597/C peuvent être consultés sur achatsetventes.gc.ca ou en communiquant avec le bureau de projet.

No. Document Date de publication
1 Appel d’offres – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 3 mars 2017
2 Modification de l’appel d’offres No. 001 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 6 mars 2017
3 Modification de l’appel d’offres No. 002 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 16 mars 2017
4 Modification de l’appel d’offres No. 003 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 31 mars 2017
5 Modification de l’appel d’offres No. 004 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 10 avril 2017
6 Modification de l’appel d’offres No. 005 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 21 avril 2017
7 Modification de l’appel d’offres No. 006 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 1er mai 2017
8 Modification de l’appel d’offres No. 007 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 4 mai 2017
9 Modification de l’appel d’offres No. 008 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 15 mai 2017
10 Modification de l’appel d’offres No. 009 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 18 mai 2017
11 Modification de l’appel d’offres No. 010 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 31 mai 2017
12 Modification de l’appel d’offres No. 011 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 31 mai 2017
13 Modification de l’appel d’offres No. 012 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 1er juin 2017
14 Modification de l’appel d’offres No. 013 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 1er juin 2017
15 Modification de l’appel d’offres No. 014 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 2 juin 2017
16 Modification de l’appel d’offres No. 015 – Récif Randle, phase 2 – Dragage (EQ447-172597/C) 6 juin 2017

7. Addenda au rapport final, 14 août 2017

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté du 11 juillet 2017 concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel lancé par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), sous le numéro d’appel d’offres EQ447-172597/C, pour le projet d’assainissement des sédiments du récif Randle, Phase 2 – Dragage.

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l’équité couvre la période suivant la phase de l’évaluation et inclut l’attribution du marché et le délai accordé aux promoteurs pour poser des questions ou demander un compte rendu. SPAC a reçu quatre soumissions en réponse à l’appel d’offres. Les quatre soumissions ont satisfait aux exigences obligatoires, et les quatre soumissionnaires ont été invités au dépouillement public des enveloppes des prix, qui a eu lieu par conférence téléphonique le 19 juillet 2017; trois des quatre soumissionnaires y ont participé. L’avis d’attribution du contrat a été affiché sur achatsetventes.gc.ca le 21 juillet 2017.

Aucune demande de compte rendu n’a été présentée.

Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement concurrentiel pour le projet d’assainissement des sédiments du récif Randle, Phase 2 – Dragage.

Selon notre opinion professionnelle, les processus d’appel d’offres, d’évaluation et d’attribution de contrat de la Phase 2 – Dragage que nous avons observés ont été réalisés de manière équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
Steve Johnston
Spécialiste de la surveillance de l’équité
Directeur général, RFP Solutions Inc.

Original signé par
Stephen Fleming, ing.
Chef de l’équipe de surveillance de l’équité

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