Réhabilitation de l'édifice du centre – Services de gestion des coûts, du temps, et des risques

Rapport final du surveillant de l'équité, 17 juillet 2017

Addenda au rapport final, 1er septembre 2017

Soumis au Directeur, Direction de la surveillance de l'équité

Soumis par Samson & Associés

Sur cette page

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 6 mars 2015, pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel pour l'acquisition de services de gestion des coûts, du temps, et des risques, pour la réhabilitation de l'édifice du Centre, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l'appel d'offres EP748-151888/C. Samson & Associés est un tiers indépendant à l'égard de cette activité. Cet appel d'offres annule et remplace l'appel d'offres EP748­151888/B, daté du 25 novembre 2016.

Le processus d'approvisionnement a été lancé par SPAC le 27 juillet 2016 par le biais d'une demande de renseignements (DDR) (EP748-151888/A). La demande de renseignements permettait au Canada d'évaluer l'intérêt de l'industrie à l'égard de ce besoin et de solliciter les commentaires et recommandations de l'industrie quant aux exigences proposées.

Le 25 novembre 2016, SPAC a publié une demande de proposition (DDP). Les six répondants ont été jugés non conformes aux exigences. Par conséquent, une DDP révisée (DDP 2) a été publiée.

Nous avons révisé l'ensemble des informations fournies et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final des activités observées par le SE, à commencer par la publication de la DDR jusqu'à l'étape de l'évaluation de la deuxième demande de proposition (DDP 2).

Le rapport comprend une attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services de gestion des coûts, du temps, et des risques concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre, à commencer par l'étape de la publication de la demande de renseignements jusqu'à la clôture de l'étape d'évaluation de la deuxième demande de proposition.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, Comptable professionnel agréé (CPA) auditeur, Comptable agréé (CA), Vérificateur interne certifiée (CIA), Vérificateur de systèmes informatiques (CISA)
Chef d’équipe en SE, Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Jocelyne Lafrenière, CPA, CA
Spécialiste SE

3. Exigences du projet

L'édifice du Centre est la principale composante du complexe de la Colline du Parlement et occupe une position centrale entre l'édifice de l'Est, l'édifice de l'Ouest, la Bibliothèque du Parlement et le nouveau Centre d'accueil des visiteurs. L'édifice du Centre, y compris la tour de la Paix, doit faire l'objet de grands travaux de réhabilitation à très court terme puisque bon nombre de ses principaux systèmes et composantes seront à risque de défaillance critique d'ici 2019.

Il s'agit d'un projet complexe et multiforme avec un horaire ambitieux, un budget fixe et des normes de qualité élevées. Il sera mis en œuvre selon un modèle de gestion accélérée des travaux de construction. La prestation intégrée et proactive de services, de l'attribution du contrat jusqu'à la fin du projet, est essentielle à la réussite du projet.

L'entrepreneur agira à titre de conseiller stratégique en matière de gestion des coûts, du temps et des risques liés au projet et il fournira les services suivants :

Cet appel d'offres vise l'attribution d'un contrat à compter de la date d'attribution jusqu'au 31 décembre 2021, ainsi que des options d'exercer deux prolongations de quatre ans, ainsi que des options d'exercer quatre prolongations d'un an.

4. Méthodologie

Les services de Samson et Associés ont été retenus comme SE pour observer le processus de sélection concurrentiel pour des services de gestion des coûts, du temps et des risques concernant le projet de réhabilitation de l'édifice du Centre, et pour attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

En conformité avec les exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à l'appel d'offres (c'est-à-dire, la DDR et les deux DDP, EP748-151888B et EP748151888C, les questions et réponses des fournisseurs sur la DDR et les DDP et toutes les modifications publiées) et nous avons soumis les points relatifs à l'équité à l'attention des autorités contractantes et techniques, puis vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Étape de la demande de renseignement

Une DDR a été publiée le 27 juillet 2016 sur achatsetventes.gc.ca pour solliciter les commentaires et les recommandations de l'industrie. Les fournisseurs n'ont soumis aucune question. Deux modifications ont été publiées, dont la dernière a été publiée le 4 août 2016. La date de clôture de la DDR était le 12 août 2016.

Le SE a révisé la DDR et les modifications publiées. Dix répondants ont répondu aux dix questions d'intérêts de SPAC et le SE les a toutes examinées. Aucune rencontre individuelle n'a eu lieu durant la phase de la DDR.

Observation

La DDR a été rédigée de manière claire et compréhensible.

Sommaire des résultats

Selon le surveillant de l'équité, l'étape de la DDR d'évaluation pour les services de gestion des coûts, du temps, et des risques pour la réhabilitation de l'édifice du Centre a été menée d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, de favoritisme ou d'influence et se conformant aux règles établies.

4.2 Étape de la demande de proposition

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2016. Les soumissionnaires devaient soumettre leurs questions cinq jours ouvrables avant la date de clôture de l'appel d'offres. Un total de 57 questions a été soumis. Neuf modifications ont été publiées. La dernière modification a été publiée le 20 mars 2017. La date de clôture de la DDP était le 20 mars 2017.

Le SE a observé les activités en lien avec le processus d'appel d'offres jusqu'à la clôture de la DDP. Le SE a examiné la DDP et toutes les communications relatives aux questions soumises et aux réponses fournies par l'autorité contractante, incluant les modifications publiées.

Observation

La DDP a été rédigée de manière claire et compréhensible. Toutes les questions ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible.

Sommaire des résultats

Selon le surveillant de l'équité, les activités en lien avec la DDP pour les services de gestion des coûts, du temps, et des risques pour la réhabilitation de l'édifice du Centre ont été menées d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, de favoritisme ou d'influence et se conformant aux règles établies.

4.3 Étape d'évaluation de la demande de proposition

Un guide et une grille d'évaluation des soumissions ont été élaborés pour le comité d'évaluation et examiné par le SE avant que les évaluateurs procèdent à l'évaluation des soumissions. Le guide et la grille étaient conformes aux critères d'évaluation comme indiqué dans la DDP.

L'équipe d'évaluation technique était composée de trois évaluateurs. Une rencontre a eu lieu avant l'évaluation le 22 mars 2017. Le SE a participé à la rencontre.

Six répondants ont présenté une soumission à la date de clôture du 20 mars 2017. Une rencontre consensuelle d'évaluation a eu lieu le 30 mars 2017 avec les trois évaluateurs techniques, le président du comité d'évaluation, le directeur de SPAC chargé des soumissions pour l'édifice du Centre, le chef d'équipe de l'approvisionnement et le SE.

Les discussions consensuelles étaient ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères. Les six répondants ont été jugés non conformes aux exigences.

Observation

Le guide destiné au comité d'évaluation et la grille d'évaluation des soumissions étaient complets et conformes aux conditions de la DDP. L'attribution des points de l'évaluation des critères techniques a été effectuée en respectant rigoureusement les critères d'évaluation énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents. Un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats

Selon le surveillant de l'équité, les activités en lien avec les activités d'évaluation de la DDP pour les services de gestion des coûts, du temps, et des risques pour la réhabilitation de l'édifice du Centre ont été menées d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence et se conformant aux règles établies.

4.4 Étape de la deuxième demande de proposition

Une deuxième DDP (DDP 2) a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 mai 2017. Les soumissionnaires devaient soumettre leurs questions jusqu'à cinq jours ouvrables avant la date de clôture de l'appel d'offres. Au total, vingt-trois questions ont été soumises. Quatre modifications ont été publiées. La dernière a été publiée le 9 juin 2017. La date de clôture de la DDP était le 13 juin 2017.

Le SE a observé les activités en lien avec le processus d'appel d'offres jusqu'à la clôture de la DDP. Le SE a examiné la DDP et toutes les communications relatives aux questions soumises et aux réponses fournies par l'autorité contractante, incluant les modifications publiées.

Observation

La DDP a été rédigée de manière claire et compréhensible. Toutes les questions ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible.

Sommaire des résultats

Selon le surveillant de l'équité, les activités en lien avec la DDP pour les services de gestion des coûts, du temps, et des risques pour la réhabilitation de l'édifice du Centre ont été menées d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, de favoritisme ou d'influence et se conformant aux règles établies.

4.5 Étape d'évaluation de la deuxième demande de proposition

Un guide et une grille d'évaluation des soumissions ont été élaborés pour le comité d'évaluation et examiné par le SE avant que les évaluateurs procèdent à l'évaluation des soumissions. Le guide et la grille étaient conformes aux critères d'évaluation comme indiqué dans la DDP.

L'équipe d'évaluation technique était composée de trois évaluateurs. Une rencontre a eu lieu avant l'évaluation le 19 juin 2017. Le SE a participé à la rencontre.

Cinq répondants ont présenté une soumission à la date de clôture du 13 juin 2017. Des rencontres consensuelles d'évaluation ont eu lieu le 6 et le 7 juillet 2017 avec les trois évaluateurs techniques, le président du comité d'évaluation, deux chefs d'équipe de l'approvisionnement et le SE.

Les discussions consensuelles étaient ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères. Un des soumissionnaires n'a pas satisfait les critères obligatoires. Quatre soumissionnaires ont satisfait les critères obligatoires et étaient au-dessus de la barre minimale de points accordés pour les critères techniques.

Le SE a examiné les fiches d'évaluation technique et les fiches de notation consensuelle des exigences. Le SE a examiné les propositions de prix et les fiches de notation dans leur ensemble avant de confirmer le pointage de l'évaluation financière et le pointage global.

Le contrat sera attribué au soumissionnaire gagnant une fois que toutes les vérifications nécessaires seront complétées.

Observation

Le guide destiné au comité d'évaluation et la grille d'évaluation des soumissions étaient complets et conformes aux conditions de la DDP. L'attribution des points de l'évaluation des critères techniques a été effectuée en respectant rigoureusement les critères d'évaluation énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents. Un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats

Selon le surveillant de l'équité, les activités en lien avec les activités d'évaluation de la DDP pour les services de gestion des coûts, du temps, et des risques pour la réhabilitation de l'édifice du Centre ont été menées d'une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, de favoritisme ou d'influence et se conformant aux règles établies.

5. Documents de références

Les documents suivants peuvent être obtenus auprès de SPAC.

No. Documents Date de publication
1 Demande de renseignements (EP748-151888/A) Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 juillet 2016
2 Demande de renseignements (EP748-151921/A) – modification no. 1 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 29 juillet 2016
3 Demande de renseignements (EP748-151921/A) – modification no. 2 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 4 août 2016
4 Demande de propositions (EP748-151921/B) Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2016
5 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 1 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 décembre 2016
6 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 2 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 décembre 2016
7 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 3 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 28 décembre 2016
8 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 4 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 janvier 2017
9 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 5 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 6 février 2017
10 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 6 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 février 2017
11 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 7 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 février 2017
12 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 8 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 13 mars 2017
13 Demande de propositions (EP748-151921/B) – modification no. 9 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 mars 2017
14 Demande de propositions (EP748-151921/C) Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 mai 2017
15 Demande de propositions (EP748-151921/C) – modification no. 1 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 mai 2017
16 Demande de propositions (EP748-151921/C) – modification no. 2 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 1er juin 2017
17 Demande de propositions (EP748-151921/C) – modification no. 3 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 7 juin 2017
18 Demande de propositions (EP748-151921/C) – modification no. 4 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 9 juin 2017

6. Addenda au rapport final, 1er septembre 2017

Addenda au rapport final de surveillance de l'équité en date du 17 juillet 2017 concernant le processus de sélection concurrentiel pour l'acquisition de services de gestion du coût, du temps, et des risques, pour la réhabilitation de l'édifice du Centre, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).

Le présent addenda au rapport final de SE porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation.

Activités relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Cinq soumissions ont été reçues en réponse à la deuxième demande de proposition. Quatre des cinq soumissionnaires ont été jugés conformes. L'adjudication du contrat a été annoncée le 2 août 2017 et des lettres avisant chaque soumissionnaire des résultats de l'évaluation furent envoyées. Le SE a révisé les lettres avant leur envoie. Des rencontres de comptes rendus avec tous les soumissionnaires ont eu lieu à Ottawa, Ontario.

Deux rencontres ont eu lieu le 11 août 2017, deux rencontres ont eu lieu le 18 août 2017 et une rencontre s'est tenue le 25 août 2017. Des représentants de l'équipe contractuelle de SPAC, le président du comité de sélection et le SE étaient présents à ces rencontres.

Aucune problématique sur l'équité n'a été identifiée.

Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve à l'égard du processus de sélection concurrentiel pour l'acquisition de services de gestion du coût, du temps, et des risques, pour la réhabilitation de l'édifice du Centre.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Chef d’équipe en SE, Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Jocelyne Lafrenière, CPA, CA
Spécialiste SE

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