Réhabilitation de l’édifice de l’Est phase I – Gérant de construction

Rapport final du surveillant de l'équité, 8 mai 2017

Addenda au rapport final, 5 juin 2017

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l’équité

Soumis par Hallux Consulting Inc.

Sur cette page

1. Introduction

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) le 19 janvier 2017 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant la Réhabilitation de l’edifice de l’Est phase I--Gérant de construction, publié par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), résultant du numéro d’appel d’offres EP747-171823/A. Hallux Consulting Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité. 

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, à commencer le 20 janvier 2017 avec un examen des ébauches de demande de propositions (les DP), et continuer à la réunion d’établissement de consensus des évaluateurs tenue le 19 avril 2017 ainsi que la confirmation ultérieure des notes finales.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour la Réhabilitation de l’édifice de l’Est phase I – Gérant de construction : Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Spécialiste de la SE et
représentante de l’entrepreneur

Howard DuBois, CIA
Chef d’équipe

Date: Le 8 mai 2017

3. Exigences du projet

La réhabilitation de l’édifice de l’Est fait partie d’un plan directeur expliqué dans la vision et le plan à long terme (VPLT). La VPLT est un plan et un programme de travaux exhaustifs sur 25 ans visant à réhabiliter les édifices du Parlement, à fournir des locaux parlementaires supplémentaires et à créer un milieu sûr et accueillant pour les parlementaires, le personnel, les visiteurs et les touristes qui fréquentent les lieux.

La réhabilitation de l’édifice de l’Est se fera en deux phases.

Le mandat du gérant de constructionne comprend que la première phase et sera limité aux travaux décrits dans le présent cadre de référence. Le directeur des travaux sera chargé d’assurer que le projet sera terminé à temps, dans le respect de l’estimation des travaux de construction et avec le niveau de qualité qui s’impose pour un édifice de cette envergure.

4. Mandat en matière de surveillant de l’équité et observations

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant la Réhabilitation de l’édifice de l’Est phase I – Gérant de construction et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités reliées à la demande de proposition (DP), identifiant des points relatifs à l’équité aux parties appropriées (par exemple, les autorités contractantes et techniques) et vérifié que les réponses et les mesures de suivi étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Phase de la demande de proposition

Lors de cette phase de l’approvisionnement, les principales activités comprenaient :

La soumission était ouverte à tous les fournisseurs intéressés. Un processus de sélection en une seule phase avec l’évaluation de deux enveloppes a été utilisé pour cet approvisionnement. L’avis de projet de marché a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 31 janvier 2017. La date initiale de clôture de la DP qui était le 14 mars 2017 a été prolongée au 28 mars 2017. Cinq questions ont été reçues des soumissionnaires éventuels et les réponses aux questions ont été transmises par l’entremise de trois modifications à la DP. Cinq soumissions ont été reçues en réponse à la DP.

Toutes les observations sur les problèmes potentiels d’équité ont été correctement traitées lors de la phase de la DP.

4.2 Phase d’évaluation

Pendant la période d’évaluation, les principales activités de SE comprenaient :

Le spécialiste de SE a observé que les procédures d’évaluation et les directives publiées dans la version finale de la DP, les modifications de la DP et le plan et les directives d’évaluation ont été suivies lors de la phase d’évaluation. Le spécialiste de SE a exprimé des commentaires au besoin tout au long du processus d’évaluation à l’attention de l’équipe technique et de l’autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriée par les responsables du projet.

Deux des cinq offres ont dû être disqualifiées parce que les exigences obligatoires n'ont pas été respectées.

Aucun problème d’équité n’a été relevé lors de la phase d’évaluation.

5. Documents de référence

Les documents liés à la demande de propositions (numéro d’appel d’offres 47419-166834/A) sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca et(ou) par l’entremise du bureau de projet.

No. Document Renseignements additionnels
1 Demande de propositions Documents de la demande de propositions (DP) publiés sur achatsetventes.gc.ca le 31 janvier 2017
2 Modification No. 001 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 17 févier 2017
3 Modification No. 002 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 2 mars 2017
4 Modification No. 003 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 9 mars 2017

6. Addenda au rapport final, 5 juin 2017

Addenda au rapport final en date du 8 mai 2017 concernant l'acquisition des services pour la Réhabilitation de l’édifice de l’Est phase I – Gérant de construction.

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris attribution du contrat et les comptes rendus.

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné conformément aux procédures décrites dans la demande de proposition et le contrat a été attribué le 28 avril 2017. Les lettres ont été envoyées aux soumissionnaires non retenus le même jour en avisant le résultat et en leur fournissant une ventilation détaillée de leur score par critères évaluation. Des commentaires supplémentaires ont été fournis à trois des quatre soumissionnaires non retenus, soit par téléconférence, soit par une réunion individuelle, soit le 25 mai 2017 soit le 31 mai 2017. Le surveillant de l’équité a examiné la correspondance envoyée aux soumissionnaires retenus et non retenus et a été présent pour les téléconférences et les comptes rendus individuelles.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement pour la Réhabilitation de l’édifice de l’Est phase I – Gérant de construction: notre opinion professionnelle est que le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été effectué de façon juste, ouverte et transparente.

Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Spécialiste de la SE et
représentante de l’entrepreneur

Howard DuBois, CIA
Chef d’équipe

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