Réhabilitation de l’édifice du centre – Expert-conseil en réalisation intégrée de projets, en conception et construction allégées

Rapport final du surveillant de l'équité, 30 novembre 2016

Addenda au rapport final, 20 mai 2017

Soumis au directeur, Direction de la surveillance de l’équité

Soumis par PPI Consulting Limited

Sur cette page

1. Introduction

Le 9 mars 2015, PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de spécialiste en surveillance de l’équité pour observer le processus d'approvisionnement lié à l’initiative de la réhabilitation de l’édifice du Centre. Le présent rapport porte sur le processus de demande de propositions (DP) en vue de sélectionner un expert-conseil en réalisation intégrée de projets, en conception et construction allégées.

La DP a été publiée par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) le 19 juillet 2016, numéro de soumission EP760-162442/A. PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport portant sur les activités réalisées par le spécialiste en surveillance de l’équité jusqu’à l’achèvement du processus d’évaluation et de l’identification du promoteur privilégié. Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat et les observations pertinentes tirées des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Selon notre avis de professionnels, le processus lié à la demande de propositions en vue de sélectionner un expert-conseil en réalisation intégrée de projets, en conception et construction allégées pour le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, CSCMP, chef de l'équipe de surveillance de l'équité

Original signé par
Mairi Curran, spécialiste en surveillance de l'équité

3. Exigence du projet

SPAC a lancé un processus d’approvisionnement à plusieurs étapes pour le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre, situé au 111, rue Wellington, à Ottawa (Ontario).

L’édifice du Centre est l’édifice clé du complexe de la Colline du Parlement, occupant une position centrale entre l’édifice de l’Est, l’édifice de l’Ouest, la Bibliothèque du Parlement et de nouveau Centre d’accueil des visiteurs. L’édifice est au cœur du paysage politique et culturel du Canada et compte de nombreuses identités qui se recoupent, notamment en tant que lieu de gouvernance, forum pour un engagement public, lieu de pèlerinage, endroit pour les rites et les célébrations nationales, et monument aux réalisations et aux sacrifices du Canada.

L’édifice du Centre et la Tour de la Paix adjacente ont besoin d’une réhabilitation importante dans un avenir très proche étant donné que bon nombre de leurs systèmes et composantes importantes risquent une défaillance critique avant 2019 et une défaillance totale avant 2025. La réhabilitation de l’édifice du Centre est un projet complexe à plusieurs étapes comptant une série de sous-projets, qui sont tous reliés et dépendants l’un de l’autre.

Un cadre de réalisation intégré de projets complets, efficaces et entièrement intégrés qui s’adapte aux conditions en évolution constante et qui est conçu afin de synchroniser tous les aspects de la conception et de la construction tout au long du projet (environ huit à douze ans) est essentiel à la réussite du projet.

SPAC a publié une demande de proposition en vue d’obtenir les services d’un expert-conseil en réalisation intégrée de projet et conception et construction allégées afin de concevoir, mettre en œuvre et surveiller un modèle de réalisation de projet de construction spéciale qui combine les principes associés à la conception et à la construction allégées et à la réalisation intégrée de projet (RIP) avec la prestation des services du directeur des travaux de construction en vue d’appuyer le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre.

4. Mandat et observations du spécialiste en surveillance de l’équité

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de spécialiste en surveillance de l’équité afin d’observer le processus d’approvisionnement lié à la sélection d’un expert-conseil en réalisation intégrée de projets, en conception et construction allégées par SPAC, et d’attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents provisoires pertinents, nous avons observé les activités jusqu’à la fin de l’étape d’évaluation, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Voici un résumé des activités du spécialiste en surveillance de l’équité pendant son mandat, ainsi que ses observations connexes.

5. Processus de demande de propositions

5.1 Activité surveillée

5.1.1 Documents examinés

Pendant le processus de demande de propositions, le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

5.1.2 Période ouverte de la soumission

La demande de propositions liée à l’embauche d’un expert-conseil en réalisation intégrée de projets, en conception et construction allégées a été publiée le 19 juillet 2016 avec une date de clôture initiale du 29 août 2016 et portait le numéro de demande de soumissions EP760-162442/A. Pendant la période ouverte de la soumission, six modifications ont été affichées sur le système d’invitations ouvertes à soumissionner en réponse à huit questions de l’industrie. Dans la modification 06 en date du 12 septembre 2016, la date de clôture a été reportée au 23 septembre 2016.

Deux propositions ont été reçues avant l'heure de clôture.

5.1.3 Proposition technique

Le spécialiste en surveillance de l’équité a participé à la séance d’information des évaluateurs et à la distribution des documents d’évaluation. L’équipe d’évaluation a été informée des questions liées à la réalisation de l’évaluation conformément au processus de sélection prévu, y compris les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l’évaluateur, l’évaluation indépendante, le processus de consensus, l’échéancier, et une explication des précisions par rapport à la modification de la soumission.

Le processus suivant a été suivi afin d’évaluer les propositions :

Le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux séances de consensus tenues le 17 octobre 2016. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la demande de propositions.

5.1.4 Scénario/présentation

SPAC a communiqué avec les deux promoteurs et on les a invités à participer à l’étape du scénario/de la présentation. Avant la date du scénario/de la présentation, un des deux promoteurs a communiqué avec l’autorité contractante de SPAC et l’a informé qu’il avait décidé de ne pas y participer. Étant donné qu’il n’y avait pas de note minimale requise pour la présentation technique ni le scénario/la présentation, la seule répercussion pour le promoteur sera de recevoir un zéro pour l’étape du scénario/de la présentation.

Un promoteur a assisté au scénario/à la présentation le 7 novembre 2016. Le processus suivant a été suivi :

Le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux séances de consensus. Il confirme que le processus de scénario/présentation a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la demande de propositions.

5.1.5 Proposition de prix

L’autorité contractante de SPAC a examiné les propositions de prix et a calculé les notes des deux propositions de prix. Les propositions de prix et les calculs ont été examinés avec le spécialiste en surveillance de l’équité.

Les deux propositions de prix étaient complètes et respectaient les exigences de la demande de propositions.

5.1.6 Identification du promoteur privilégié

L’autorité contractante de SPAC a combiné les notes de la proposition technique, du scénario/de la présentation et de la proposition de prix de chaque promoteur. Le promoteur ayant la note la plus élevée est reconnu comme le « promoteur privilégié » avec qui SPAC voudrait conclure une entente pour les services d’un expert-conseil en réalisation intégrée de projets, en conception et construction allégées.

5.2 Observations du spécialiste en surveillance de l’équité

Toutes les demandes de précision des répondants potentiels pendant le processus de clarification des soumissions ont été abordées par l’autorité contractante de SPAC et publiées en tant que modifications. Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les participants.

Toutes les observations ou les demandes de précision du spécialiste en surveillance de l’équité ont été abordées par l’autorité contractante de SPAC. L’autorité contractante de SPAC était responsable de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le spécialiste en surveillance de l’équité.

L’autorité contractante a veillé avec assiduité à ce que les promoteurs soient traités de manière équitable, ouverte et uniforme, et aient des chances égales pendant les nombreuses étapes de l’approvisionnement.

6. Documents de référence

Les documents ayant trait au processus de demande de propositions en vue de sélectionner un expert-conseil en réalisation intégrée de projets, en conception et construction allégées pour le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre (numéro de demande de soumissions EP760-162442/A) peuvent être consultés sur le site Web achatsetventes.gc.ca.

7. Addenda au rapport final, 20 mai 2017

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité, en date du 30 novembre 2016, concernant des services de surveillance de l’équité pour observer le processus d’approvisionnement lié à la demande de propositions en vue de sélectionner un expert-conseil en réalisation intégrée de projets en conception et construction allégées pour le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre.

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l’attribution du contrat et le processus de compte-rendu.

Le contrat a été attribué le 30 novembre 2016. Une séance de compte-rendu avec le répondant non retenu à la suite de la demande de propositions a été tenue le 15 décembre 2016. Seules deux propositions ont été reçues.

Selon notre avis de professionnels, le processus lié à la demande de propositions en vue de sélectionner un expert-conseil en réalisation intégrée de projets en conception et construction allégées que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, CSCMP, chef de l'équipe de surveillance de l'équité

Original signé par
Mairi Curran, spécialiste en surveillance de l'équité

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