Le point sur la planification de la stabilisation de Phénix, les investissements et le soutien aux employés : Les comités pléniers – 8 juillet 2020
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Contexte
Cette note porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour stabiliser le système de paye et soutenir les employés, ainsi que sur les montants investis dans le système Phénix.
Remarque
- Les questions relatives à la solution de paye et de ressources humaines (RH) de prochaine génération devraient être adressées au ministre du Gouvernement numérique, responsable de Services partagés Canada
- Les questions relatives au Programme d’aide aux employés et au soutien en matière de santé mentale devraient être adressées au président du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
Réponse suggérée
- Soutenir les employés qui éprouvent des problèmes de paye et veiller à ce qu’ils reçoivent une paye exacte en temps opportun est une priorité
- Parmi les mesures qui ont été prises, nous avons quadruplé l’effectif de la rémunération depuis 2016; il compte maintenant plus de 2 300 employés
- Nous avons veillé à ce que les fonctionnaires qui ont des problèmes liés à la paye puissent demander des paiements d’urgence
- Nous avons également concentré nos efforts sur des dossiers prioritaires comme les congés parentaux, les congés d’invalidité, la paye des étudiants et la mise en œuvre des conventions collectives
- Nous avons lancé MaPayeGC dans tous les ministères et organismes. MaPayeGC est une nouvelle application Web qui fournit aux employés un aperçu centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux
- Nous continuons d’établir de solides partenariats entre les ministères, les syndicats et tous les intervenants afin que les mouvements de paye puissent être traités rapidement et sans erreur
Si l’on insiste au sujet de mesures spécifiques à la pandémie de COVID-19 :
- les services de paye sont essentiels, et nous disposons des ressources nécessaires pour qu’ils soient assurés sans interruption
- le Centre de contact avec la clientèle (CCC) reste à la disposition de tout fonctionnaire ou ancien fonctionnaire ayant des problèmes de paye
- nous reconnaissons que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les employés, à plus forte raison dans les circonstances actuelles
- les employés qui ont convenu d’un plan de remboursement, mais qui ont maintenant besoin de le revoir, peuvent communiquer avec le CCC pour discuter des options qui leur sont offertes
- le Centre des services de paye a également suspendu tous les nouveaux recouvrements de trop-payés qui sont admissibles à des mesures d’assouplissement
- nous avons introduit des mesures administratives provisoires pour simplifier et accélérer le processus d’approbation d’une série de mouvements liés à la paye
Si l’on insiste sur le soutien accordé aux employés :
- nous avons lancé MaPayeGC, une nouvelle application Web qui offre aux employés un aperçu centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux. Créé par des employés pour les employés, cet outil les aide à détecter les problèmes de paye plus tôt et leur permet de surveiller les cas ouverts plus en détail
- nous avons amélioré les services offerts par le CCC pour offrir un meilleur soutien aux employés, y compris la capacité de résoudre les problèmes liés à la paye plus rapidement et plus efficacement au premier point de contact
- le CCC transmet aux niveaux supérieurs les cas de difficultés financières afin qu’on puisse y remédier rapidement, et les agents sont formés pour intervenir dans les situations où les employés pourraient être en détresse
- dans l’ensemble du gouvernement, des mesures ont été prises pour sensibiliser davantage les gens à la santé mentale. Nous poursuivons nos efforts pour mieux outiller les gestionnaires, les spécialistes et les dirigeants afin qu’ils soient en mesure de gérer les problèmes de santé mentale liés à la paye, et pour informer les employés des services et des outils mis à leur disposition, y compris les options de remboursement souples
Si l’on insiste sur le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021 :
- en vue de poursuivre les progrès en matière de stabilisation de la paye, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a demandé des fonds supplémentaires pour poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré des problèmes de paye pour les fonctionnaires, à maintenir les mesures d’administration de la paye et de soutien aux employés, et à stabiliser la paye pour le gouvernement du Canada
- l’investissement annoncé dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) pour 2020 à 2021 représente 203,5 millions de dollars
- ce nouveau financement permettra d’éliminer l’arriéré et de stabiliser le système de paye, pour ce faire, nous :
- maintiendrons la capacité d’employés
- augmenterons notre taux de traitement
- augmenterons l’automatisation d’autant de mouvements que possible par des améliorations au système
Historique
Mesures liées à la COVID-19
Les services liés à la paye sont considérés comme essentiels, et des mesures sont en place pour garantir que les exigences opérationnelles sont respectées. Suite à la recommandation de l’Agence de santé publique du Canada, SPAC a demandé à tous ses employés, y compris ceux du Centre des services de paye de la fonction publique et du CCC, de travailler à domicile si possible, tout en assurant la prestation des services essentiels.
Le Centre des services de paye continue à fournir tous ses services de paye, qui comprennent ceux liés à la paye normale, aux nouvelles embauches, aux retours de congé, aux congés de maternité et aux congés parentaux, ainsi qu’à l’assurance-invalidité.
Le soutien aux employés et l’élimination de l’arriéré restent nos grandes priorités, et nous continuons à constater des progrès. Du 27 mai au 24 juin 2020, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières a diminué de 12 000 et se situe maintenant à 125 000. Dans l’ensemble, l’arriéré a été réduit de 67 % depuis le sommet de janvier 2018, où il s’élevait à 384 000 mouvements.
Le CCC demeure le premier point de contact pour les fonctionnaires actuels et anciens qui ont besoin d’information ou d’assistance concernant la rémunération et les avantages sociaux, de même que pour les questions techniques liées à l’utilisation des applications Web de la rémunération ou à MaPayeGC. Cependant, les clients peuvent connaître des temps d’attente plus longs lorsqu’ils appellent le CCC.
Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires – employés, syndicats, bureaux des députés, ministères et leurs représentants des ressources humaines et de la paye – pour leur apporter l’assistance nécessaire en cette période difficile.
Le total des investissements pour administrer la paye et régler les problèmes de paye s’élève à 1,177 milliard de dollars :
- 50 millions de dollars (2016) SPAC – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
- 142 millions de dollars (2017) – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés, ce montant comprenait 15 millions de dollars SCT et 127 millions de dollars pour SPAC
- 431,4 millions de dollars (budget de 2018) SPAC/SCT – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
- 5,5 millions de dollars (budget de 2018) Agence du revenu du Canada (ARC) – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
- 16 millions de dollars (budget de 2018) SCT – Travailler de concert avec des experts, les syndicats de la fonction publique fédérale et les fournisseurs de technologies à l’élaboration d’un nouveau système de paye
- 523,3 millions de dollars (budget de 2019) SPAC – Mettre en place les ressources adéquates pour gérer les problèmes de paye, apporter des améliorations au système
- 9,2 millions de dollars (budget de 2019) ARC – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
Budget supplémentaire des dépenses de 2020 : Information publique
L’investissement pour le système de paye annoncé le 2 juin 2020 dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021 représente 203,5 millions de dollars.
SPAC a demandé ce financement supplémentaire afin de poursuivre les efforts d’élimination de l’arriéré des problèmes de paye, le maintien des mesures d’administration de la paye et de soutien aux employés et la stabilisation de la paye pour le gouvernement du Canada.
Pour ce faire, nous maintiendrons la capacité d’employés, améliorerons notre taux de traitement et augmenterons l’automatisation d’autant de mouvements que possible par des améliorations au système.
Depuis le lancement de Phénix, SPAC a mis en œuvre une série de mesures axées sur la stabilisation du système de paye.
Ces mesures comprennent l’augmentation du personnel de rémunération, un soutien accru aux employés par l’entremise de notre Centre de contact avec la clientèle, l’introduction du modèle d’équipes mixtes, la mise en œuvre d’une stratégie de réduction de l’arriéré par notre Secteur de l’engagement stratégique et l’application de correctifs techniques ayant permis d’améliorer le traitement de la paye, notamment l’automatisation accrue de mouvements.
Par conséquent, après avoir atteint un sommet en janvier 2018, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières du Centre des services de paye est passé de 384 000 à 125 000, une diminution de 67 %, en date du 24 juin 2020.
SPAC a respecté les normes de service dans 65 % à 75 % des cas au cours du dernier exercice, comparativement à 57 % des cas au cours de l’exercice 2018 à 2019.
Pour 2020, jusqu’à ce jour, les congés parentaux et d’invalidité ont été traités dans les délais prescrits par les normes de service dans 98 % des cas, en moyenne (en date de mai 2020).
En plus des efforts en cours, nous collaborons de près avec tous les intervenants, y compris des spécialistes, des syndicats du secteur public fédéral et des acteurs du secteur privé, afin de trouver des solutions innovatrices pour accélérer la stabilisation de la paye.
Nous continuons de communiquer régulièrement des renseignements sur l’état d’avancement du projet aux employés et à la population canadienne par le biais de différentes plateformes et de différents outils.
Financement du plan prospectif triennal approuvé pour 2020 :
[Caviardé]
MaPayeGC
MaPayeGC est une application Web mise au point par SPAC pour aider à rétablir la confiance des employés du gouvernement fédéral dans l’intégrité de leur paye. Cette application apporte aux employés une vision centralisée et simplifiée de leur paye et de leurs avantages sociaux. Elle leur permet de déceler plus tôt les problèmes de paye et de surveiller plus en détail leurs cas en cours.
L’application permet aux employés de faire ce qui suit :
- voir l’information la plus à jour sur leur paye et leurs avantages sociaux
- imprimer des documents importants, comme les feuillets d’impôt et la preuve d’emploi
- détecter les problèmes de paye plus tôt et, si le ministère actuel ou passé d’un employé est client du Centre des services de paye, surveiller les demandes de renseignements et les cas ouverts en détail
- accéder à des renseignements sur les antécédents, à des chèques de paye, à des régimes d’avantages sociaux, à des demandes de renseignements et à des cas du Centre des services de paye remontant jusqu’à 2016
Résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2019
La récente couverture médiatique et des communications syndicales ont fait état de résultats défavorables du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux (SAFF) de 2019, particulièrement en ce qui a trait à 74 % des répondants indiquant avoir été touchés par des problèmes de paye depuis le lancement de Phénix en 2016. Dans le sondage de 2019, on a mis l’accent sur la mobilisation, le leadership, l’effectif, le mieux-être en milieu de travail et la rémunération. Plus de 182 300 fonctionnaires de 86 ministères et organismes fédéraux ont répondu au sondage. Les ministères disposent ainsi de données factuelles issues de leurs fonctionnaires afin d’apporter continuellement des améliorations.
Principaux résultats relatifs à la rémunération :
- Les répondants affirment dans une proportion de 74 % avoir éprouvé des problèmes relatifs au système de paye Phénix depuis son adoption au début de 2016. De ceuxci, un pourcentage de 59 % mentionne s’être heurté à un nouveau problème relatif à la paye au cours des 12 derniers mois :
- ce sont donc 44 % de l’ensemble des répondants (59 % de ceux qui font partie des 74 %) qui affirment avoir éprouvé un nouveau problème relatif à leur paye au cours des 12 derniers mois
- la situation s’est donc améliorée, puisqu’en 2017, environ 18 mois après le lancement du système Phénix, 69 % des répondants au SAFF rapportaient des problèmes relatifs à leur paye
- les perceptions et points de vue exprimés par les fonctionnaires se sont améliorés sur plusieurs autres plans par rapport à il y a 2 ans :
- parmi les fonctionnaires qui éprouvent des problèmes liés à Phénix, 44 % d’entre eux affirment que leurs problèmes ont été réglés, cela représente une amélioration de 9 % par rapport aux résultats de 2018 (35 %)
- le pourcentage de fonctionnaires qui affirment que les problèmes relatifs à la paye sont une source de stress élevé ou très élevé a diminué de 34 % en 2017 à 32 % en 2018 puis à 28 % en 2019, il s’agit d’une amélioration de 6 % depuis 2017
- parmi les fonctionnaires qui ont dit éprouver des problèmes liés à Phénix, une proportion de 25 % se dit satisfaite du soutien offert par le Centre des services de paye, comparativement à 19 % en 2018 et à 16 % en 2017, c’est une amélioration de 9% depuis 2017
- quant au soutien connexe offert par leur ministère ou organisme pour les aider à régler les problèmes relatifs à leur paye, 39 % des fonctionnaires se disent satisfaits, c’est une amélioration de 3 % par rapport à 2018
- les répondants affirment dans une proportion de 20 % que les problèmes liés à la paye ont influé dans une grande ou une très grande mesure sur leur décision de chercher ou d’accepter un autre poste dans leur organisation ou dans la fonction publique fédérale, il s’agit d’une diminution de 2 % par rapport à 2018
Commentaire sur les états financiers de 2018 à 2019 du Bureau du vérificateur général
Le Bureau du vérificateur général (BVG) a publié le Commentaire sur les états financiers de 2018 à 2019 en décembre 2019, à la suite du dépôt des Comptes publics par le gouvernement. Selon les observations présentées dans le commentaire, il y a eu des améliorations modestes en ce qui concerne les erreurs de paye. En dépit de cela, le BVG indique que les charges salariales ont été présentées fidèlement dans les états financiers consolidés du gouvernement du Canada de 2018 à 2019. Le BVG reconnaît également que la paye est une responsabilité complexe et partagée dans l’ensemble du gouvernement.
Le rapport met l’accent sur certains éléments clés, notamment :
- l’arriéré
- les erreurs de paye en 2018 à 2019, attribuables à des trop-payés et à des moinspayés
- la complexité des éléments de paye
- l’efficacité des équipes mixtes de paye
- le caractère opportun et l’exactitude des données
En plus des 2 rapports d’audit consacrés au rendement de Phénix en 2017 et 2018, le Bureau du vérificateur général analyse les progrès et formule des commentaires et des recommandations à propos de multiples aspects des RH à la paye sur une base annuelle. Ces deux audits sur le rendement étaient accompagnés de recommandations, que le ministère et le SCT ont acceptées et sont en train de mettre en œuvre dans le cadre de plans d’action de gestion.
Le ministère met aussi en œuvre une série de mesures liées aux mouvements et aux processus de paye ainsi que des outils et une infrastructure informatiques en réponse aux observations formulées dans les audits financiers.
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