Notes additionnelles : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – 12 mars 2020

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Atteintes à la vie privée concernant les trop-payés et renseignements généraux sur les atteintes à la vie privée

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Contexte 

Le 4 février 2020, la Direction générale de l’administration de la paye (DGAP) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a distribué, par courriel chiffré, un rapport d’information sur les trop-payés du personnel aux dirigeants principaux des finances et aux chefs des ressources humaines (RH) de 62 organisations gouvernementales. Ce rapport contenait des renseignements sur 69 087 fonctionnaires.

Messages clés 

Situation actuelle 

L’enquête interne est en cours. La plupart des personnes ont été avisées. Tous les courriels ont été supprimés des serveurs de courriels de Services partagés Canada et des ministères.

Historique 

À chaque période de paye, le Centre des opérations de Phénix de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) envoie un rapport sur les trop-payés aux ministères et organismes.

Le 4 février, un tableur contenant les renseignements sur les trop-payés de 69 087 fonctionnaires a été envoyée par inadvertance, par courriel chiffré, à 161 dirigeants principaux des finances et chefs des RH de 62 ministères et organismes fédéraux.

Au lieu de contenir les renseignements de chaque ministère ou organisme, le tableur contenait les renseignements des employés de différents ministères et organismes ayant reçu des troppayés.

Les renseignements personnels communiqués comprenaient le nom, l’adresse, le code d’identification de dossier personnel et le montant du trop-payé. Aucun numéro d’assurance sociale ni date de naissance n’a été divulgué.

Dans les heures qui ont suivi l’incident, le Centre des opérations de Phénix a demandé aux destinataires de supprimer le courriel.

Le protocole de SPAC en cas d’atteinte à la vie privée a été activé, et une enquête interne a été lancée.

Services publics et Approvisionnement Canada a communiqué avec les dirigeants principaux de la sécurité des 62 ministères et organismes pour leur demander de détruire toutes les copies du courriel. Les coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels des ministères et organismes ont également été contactés pour qu’ils aident leur ministère ou organisme dans cette tâche.

Le 28 février, tous les ministères et organismes avaient confirmé la suppression des courriels.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont également été informés de la situation le 7 février.

Le 17 février, le SPAC a sollicité la collaboration des ministères et organismes pour aviser les personnes touchées au sein de leur organisation.

Questions et réponses 

Question 1 : Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a-t-il reçu des plaintes? Dans l’affirmative, ce dernier mène-t-il une enquête?

Réponse 1 : Oui, le Commissariat à la protection de la vie privée a reçu plus de 30 plaintes et a décidé d’ouvrir une enquête. SPAC n’a pas reçu l’avis officiel d’enquête. La Division de la gestion de la protection des renseignements personnels de SPAC collabore avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Question 2 : Pourquoi SPAC a-t-il chargé les ministères et organismes d’aviser les personnes touchées au lieu de les aviser directement?

Réponse 2 : SPAC ne dispose pas des coordonnées à jour de tous les employés du gouvernement et a déterminé que les ministères et organises étaient mieux en mesure d’aider à faire en sorte que les personnes soient avisées rapidement.

Question 3 : Combien d’atteintes SPAC a-t-il signalées au cours du dernier exercice financier? Combien d’atteintes ont été réputées substantielles? Combien sont en lien avec Phénix?

Réponse 3 : Une atteinte substantielle à la vie privée présente le risque d’impact le plus élevé, car elle concerne des renseignements personnels sensibles; et on peut raisonnablement penser qu’elle risque de causer un préjudice ou un dommage sérieux à la personne ou implique un nombre élevé de personnes touchées.

Toutes les atteintes substantielles à la vie privée ont été signalées au Commissariat à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor conformément aux exigences de la politique.

Le tableau Atteintes liées au système de paye Phénix résume le nombre total d’atteintes à la vie privée (qui pourrait comprendre des lettres mal adressées ou des courriels mal acheminés) et le nombre total d’atteintes substantielles à la vie privée.

Il convient de noter que la fréquence accrue des signalements d’atteintes démontre que les employés comprennent mieux leurs obligations en matière de protection de la vie privée et qu’ils comprennent que la transparence en matière de signalement est essentielle pour gérer efficacement les incidents liés à la protection de la vie privée.

Atteintes liées au système de paye Phénix
Période

Nombre d’atteintes à la vie privée

Nombre total d’atteintes substantielles

Nombre total d’atteintes liées au système de paye Phénix

2017 à 2018

45

4

13

2018 à 2019

79

4

24

2019 à 2020 (au 2 mars)

122

6

46

Question 4 : Comment SPAC gère-t-il les atteintes à la protection des renseignements personnels?

Réponse 4 : SPAC dispose d’un solide protocole pour gérer toutes les atteintes à la vie privée. Le protocole garantit que les atteintes sont évaluées rapidement en permettant au chef de la protection des renseignements personnels de convoquer une équipe d’intervention en cas d’atteinte qui supervisera la gestion et la réponse aux infractions à risque moyen et élevé. L’équipe d’intervention détermine rapidement le niveau de préjudice et de risque, l’importance relative et, le cas échéant, le processus de notification rapide. SPAC enquête officiellement sur toutes les atteintes substantielles à la vie privée pour s’assurer que des enseignements sont tirés et que des plans de mesures correctives sont établis en fonction des besoins.

Lutte antiparasitaire dans les immeubles à bureaux fédéraux

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Contexte 

On a récemment confirmé la présence de punaises de lit dans des immeubles du répertoire de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), ce qui a suscité beaucoup d’attention de la part des médias, des syndicats et des employeurs fédéraux.

Messages clés 

Si on insiste sur les mesures prises par SPAC :

Historique 

Les punaises de lit peuvent être introduites involontairement dans le milieu de travail par des employés ou des visiteurs dans leurs effets personnels (par exemple, sacs ou chaussures), et même par des colis envoyés par la poste.

Services publics et Approvisionnement Canada prend cette question très au sérieux et travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires des installations dans les ministères touchés afin de donner suite immédiatement aux détections.

Lorsqu’il y a signalement de punaises de lit, des experts en lutte antiparasitaire sont chargés de faire une première inspection pour en confirmer la présence. Des inspections canines sont effectuées, le cas échéant, et des pièges de détection sont installés. Si la présence des punaises de lit est confirmée, un traitement complet de la zone touchée est effectué. Ce traitement peut consister notamment à passer l’aspirateur, à nettoyer les lieux à la vapeur et à vaporiser un produit. Dans la mesure du possible, les traitements sont réalisés en dehors des heures normales de travail afin de réduire au minimum les répercussions sur les employés. Des programmes de surveillance sont mis en place, car il n’est pas rare de devoir effectuer des traitements de suivi.

Étant donné l’augmentation du nombre de signalements de punaises de lit, SPAC met en œuvre une approche de surveillance proactive axée sur les risques, laquelle inclut les zones très passantes.

Diverses communications ont été diffusées à l’échelle du gouvernement pour améliorer la prévention, la détection et la gestion des punaises de lit en milieu de travail, y compris des directives supplémentaires à l’intention des entrepreneurs en nettoyage afin qu’ils renforcent les mesures requises s’ils constatent la présence ou des restes d’organismes nuisibles.

Une consultation a aussi été menée auprès des syndicats du secteur public fédéral.

Pour appuyer la communication et le partage des connaissances à l’échelle du gouvernement, SPAC a créé un site Web intitulé « Contrôle des punaises de lit dans les édifices fédéraux », qui comprend de l’infographie, des liens utiles ainsi que des vidéos sur les méthodes de lutte antiparasitaire de SPAC.

Immeubles dans lesquels des punaises de lit ont été détectées

En date du 12 février 2020, au cours des 6 derniers mois, des punaises de lit ont été détectées dans 51 immeubles, lesquels ont été inspectés, traités en raison de la présence confirmée et font l’objet d’une surveillance. Dans ces 51 immeubles, le niveau de détection était le suivant :

Réaménagement des bureaux de ministres et de sousministres

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Contexte 

Le 10 février 2020, la SRC a publié un article intitulé « Renovations to cabinet ministers' offices cost $1.6 million over past 4 years » (La rénovation des bureaux de ministres du Cabinet a coûté 1,6 million de dollars au cours des quatre dernières années). Selon la SRC, l’analyse des réponses aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton montre qu’en 2019, le gouvernement a dépensé 1,6 million de dollars en mobilier, rénovations et œuvres d’art pour les bureaux de ministres du Cabinet.

Messages clés 

Historique 

Le 10 février 2020, la SRC a publié un article intitulé « Renovations to cabinet ministers' offices cost $1.6 million over past 4 years » (La rénovation des bureaux de ministres du Cabinet a coûté 1,6 million de dollars au cours des quatre dernières années). Selon la SRC, l’analyse des réponses aux questions des parlementaires inscrites au Feuilleton montre qu’en 2019, le gouvernement a dépensé 1,6 million de dollars en mobilier, rénovations et œuvres d’art pour les bureaux de ministres du Cabinet.

L’article fait état de dépenses de 364 928 $, allant de 68 $ pour des serviettes pour le bureau du ministre des Finances, Bill Morneau, à 82 859 $ pour la mise en place d’un bureau pour la ministre des Pêches et des Océans ainsi que la Garde côtière canadienne et son personnel.

Le porte-parole du Parti conservateur en matière d’éthique, Michel Barrett, et le leader parlementaire du Nouveau Parti démocratique, Peter Julian, sont tous deux cités dans l’article en ligne. Cet article mentionne également que les chiffres des anciens gouvernements ne sont pas disponibles puisque les députés de l’opposition n’ont pas posé de questions similaires à l’époque.

Un porte-parole ministériel de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a déclaré ce qui suit : « Ces projets, qui sont réalisés en respectant les politiques du Conseil du Trésor, sont modestes, rentables et permettent au ministre et à son personnel de travailler dans des bureaux fonctionnels du 21e siècle. Chaque ministère est responsable de la détermination de ses priorités et des coûts connexes ».

Services publics et Approvisionnement Canada, en consultation avec le groupe de la gestion des installations de chaque ministère, est responsable de l’aménagement initial des locaux à bureaux en se fondant sur les besoins fonctionnels et opérationnels et sur les lignes directrices applicables en matière de coûts. Les changements apportés aux bureaux existants (pendant le mandat d’un ministre ou lors de la nomination d’un nouveau ministre) sont financés par le ministère, à moins que le ministre ne cherche à obtenir un mobilier qui dépasse la norme ministérielle; dans ce cas, ces frais sont alors imputés au budget du bureau du ministre.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers du Conseil du Trésor et la Politique sur la gestion du matériel du Conseil du Trésor s’appliquent aux bureaux ministériels des ministres (et non aux bureaux sur la Colline du Parlement). Ces instruments de politique visent à garantir que les biens immobiliers et le matériel sont gérés de façon durable et responsable sur le plan financier afin de soutenir la mise en œuvre rentable et efficace des programmes gouvernementaux. Ils ne contiennent aucune norme précise pour les bureaux ministériels des ministres, mais exigent que les biens immobiliers et matériels soient gérés d’une manière qui tient compte des coûts et avantages du cycle de vie complet, qui correspond à de saines pratiques de gestion et qui est équitable, transparente et financièrement responsable.

Les politiques du Conseil du Trésor à l’intention des cabinets des ministres regroupent les différents règlements d’ordre financier ou administratif ou encore liés au personnel qui régissent les dépenses engagées par les ministres et leur personnel exonéré dans l’exercice de fonctions touchant directement leurs responsabilités. Les ministres et les ministres d’État sont responsables et doivent rendre compte de l’application des politiques à l’intention des cabinets des ministres, y compris les dépenses.

Conformément aux politiques, les besoins en bureau des ministres à l’administration centrale des ministères sont coordonnés par le sous-ministre, qui y satisfait habituellement dans les limites de l’espace attribué au ministère.

Réponse de Services publics et Approvisionnement Canada à la question no 86 inscrite au Feuilleton et déposée le 27 janvier 2020

Question : Chris Lewis, Parti conservateur du Canada (PCC) (Essex) – En ce qui concerne la rénovation, le réaménagement et l’ameublement des bureaux des ministres ou des sous-ministres depuis le 1er janvier 2019 : a) quel est le coût total de toute dépense engagée pour rénover, réaménager et remeubler chaque bureau ministériel, ventilé par (i) coût total, (ii) services de déménagement, (iii) services de rénovation, (iv) services de peinture, (v) services de couvre-plancher, (vi) services d’ameublement, (vii) services d’appareils, (viii) services d’installation d’œuvres d’art, (ix) autres dépenses; b) quel est le coût total de toute dépense engagée pour rénover, réaménager et remeubler chaque bureau de sous-ministre, ventilé par (i) coût total, (ii) services de déménagement, (iii) services de rénovation, (iv) services de peinture, (v) services de couvreplancher, (vi) services d’ameublement, (vii) services d’appareils, (viii) services d’installation d’œuvres d’art, (ix) autres dépenses?

Réponse : Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a lancé une initiative pour cibler les bureaux ministériels à l’échelle du gouvernement qui avaient besoin d’être rénovés. Cette initiative a permis d’effectuer des réparations modestes, comme des travaux de peinture et le remplacement de la moquette. Il y a 13 bureaux dans la région de la capitale nationale et 3 nouveaux bureaux pour d’éventuels nouveaux ministres qui ont été rénovés pendant l’ajournement des travaux. Les coûts liés aux changements apportés aux bureaux de ministres existants ont été financés par le ministère client.

En ce qui concerne la rénovation, le réaménagement et l’ameublement du bureau de la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement entre le 1er janvier 2019 et le 6 décembre 2019, veuillez consulter l’annexe 1 cijointe. Toutes les décisions relatives aux dépenses de rénovation ont été prises par le Ministère et sont conformes à l’initiative entreprise par SPAC à l’échelle du gouvernement.

En ce qui concerne la rénovation, le réaménagement et l’ameublement du bureau du sous-ministre des Services publics et de l’Approvisionnement entre le 1er janvier 2019 et le 6 décembre 2019, veuillez consulter l’annexe 2 ci-jointe.

Détails de l’annexe 2 : Les montants déclarés concernaient spécifiquement la rénovation, le réaménagement et l’ameublement. Les travaux effectués au bureau de la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement étaient conformes à l’initiative menée par SPAC pour rénover les bureaux des ministres dans l’ensemble du gouvernement. Les Services immobiliers ont fait l’inventaire des bureaux des ministres pour cibler ceux qui avaient besoin d’être rénovés. La rénovation du bureau de la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement a coûté 39 779,96 $ et celui du bureau du sous-ministre, 37 147,30 $.

Application des exceptions relative à la sécurité nationale

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Contexte 

Les exceptions relative à la sécurité nationale (ESN) prévues dans les accords commerciaux permettent au Canada de prendre toutes les mesures qu’il juge nécessaires pour protéger ses intérêts en matière de sécurité nationale. Les ESN visent à garantir que les parties signataires d’un accord commercial n’ont pas à compromettre leurs intérêts en matière de sécurité nationale en appliquant les dispositions des accords commerciaux. Dans bien des activités d’approvisionnement, il est difficile de cerner les préoccupations relevant de la sécurité nationale. Par conséquent, le Canada exempte habituellement une activité d’approvisionnement en entier des obligations des accords commerciaux pertinents.

Messages clés 

Historique 

Les signataires des accords commerciaux ont pris sciemment la décision d’accorder un pouvoir discrétionnaire considérable à l’égard de la conformité dans le contexte de leurs propres exigences en matière de sécurité nationale. Comme il est très difficile de prévoir l’évolution des menaces pour la sécurité nationale, les accords commerciaux permettent aux signataires d’invoquer une ESN lorsqu’ils le jugent nécessaire.

L’ESN doit être envisagée lorsque le marché pourrait avoir des incidences sur l’un ou plusieurs des éléments suivants :

Les ministères sont encouragés à intégrer les responsabilités liées à l’ESN dans leurs processus et leurs systèmes.

Le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) a déterminé que le « niveau le plus élevé de formulation et de conseil en matière de politiques de fond au ministère sur la totalité de l’activité d’approvisionnement […] » a le pouvoir d’invoquer l’ESN. Lorsque SPAC est l’autorité contractante, une ESN peut uniquement être invoquée par les sous-ministres adjoints des directions générales de l’approvisionnement ou de l’approvisionnement maritime et de défense. En outre, le Programme des approvisionnements comprend un rigoureux processus d’examen des ESN afin de garantir que la justification fournie est satisfaisante et conforme aux lignes directrices pour recourir à l’ESN du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT).

Approvisionnements faisant l’objet d’une exception relative à la sécurité nationale

Compte tenu des préoccupations communes en matière de sécurité de tous les approvisionnements liés à l’infrastructure, aux systèmes et aux services de technologie de l’information du gouvernement du Canada, il est plus efficace d’invoquer l’ESN pour une catégorie de biens et de services, plutôt que de l’invoquer au cas par cas.

Cependant, invoquer l’ESN ne dicte pas ce qui suit :

Le fait d’invoquer l’ESN ne signifie pas que l’approvisionnement sera nécessairement effectué auprès d’un fournisseur unique ou de manière accélérée. En règle générale, un groupe de fournisseurs présélectionnés participe à un processus d’approvisionnement concurrentiel afin d’offrir le meilleur rapport qualité-prix.

Jurisprudence concernant l’exception relative à la sécurité nationale

Pendant près de 20 ans, la jurisprudence du Tribunal canadien du commerce extérieur et des tribunaux a toujours indiqué que le Tribunal n’avait pas compétence pour mener une enquête sur les approvisionnements qui sont assujettis à l’ESN, où elle est invoquée à toutes fins. Cependant, cela a changé en 2016 et le Tribunal canadien du commerce extérieur a depuis procédé à un certain nombre d’enquêtes complètes concernant l’approvisionnement, même si l’ESN avait été invoquée à toutes fins :

Malheureusement, parce que le Tribunal a conclu que la plainte de HewlettPackard n’était pas valide, la Cour d’appel fédérale a conclu que la question de la compétence était théorique et a rejeté la demande de contrôle judiciaire de Services partagés Canada.

La Cour d’appel fédérale n’a donc pas rendu de décision sur la question de savoir si le Tribunal canadien du commerce extérieur a compétence pour procéder à des enquêtes complètes sur les approvisionnements liés à la sécurité nationale. Cela signifie que, même si cette question peut être réglée dans une affaire future, pour l’instant, le droit demeure incertain.

Par conséquent, les entreprises qui soumissionnent pour des approvisionnements faisant l’objet d’une ESN peuvent toujours avoir recours aux cours supérieures fédérales ou provinciales.

Aliénation de biens immobiliers fédéraux excédentaires pour créer des logements abordables

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Contexte 

Dans le cadre de l’initiative des terrains fédéraux (ITF), des biens immobiliers appropriés sont mis à la disposition de promoteurs sélectionnés à un coût réduit afin que ces derniers puissent fournir des logements abordables qui sont écoénergétiques, accessibles et socialement inclusifs.

Conformément à son Plan du portefeuille national de locaux à bureaux, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) procédera à l’aliénation des biens immobiliers sous-utilisés ou dont le rendement est insuffisant. Ces biens seront ainsi offerts dans le cadre de l’ITF afin de contribuer à accroître le parc de logements abordables.

Messages clés

Historique

L’ITF a été lancée en 2018 avec l’objectif de mettre 4 000 biens immobiliers appropriés à la disposition de promoteurs sélectionnés sur une période de dix ans.

Au cours des 10 prochaines années, l’ITF facilitera l’octroi de subventions pouvant atteindre 200 millions de dollars pour le transfert de terrains fédéraux à des fournisseurs de logements afin d’encourager l’aménagement d’habitations et de collectivités à revenu mixte, polyvalentes, durables et accessibles. Dans le cadre du nouveau programme, les biens immobiliers fédéraux excédentaires partout au Canada seront mis à la disposition des partenaires qui les réaménageront pour en faire des logements à un prix inférieur à celui du marché. Les partenaires recevront les biens immobiliers fédéraux à une valeur se situant entre la valeur marchande et 1 $, la différence entre la valeur marchande et la valeur de transfert représentant la contribution du gouvernement à la fourniture de logements abordables.

Chaque projet de logement doit répondre aux exigences suivantes de la Stratégie nationale sur le logement :

Après le transfert d’un bien immobilier à un fournisseur de logements, une clause restrictive sera imposée au bien pour une période fixe d’au moins 25 ans afin d’assurer le respect de ces exigences par le partenaire du secteur privé.

L’ITF est dirigée par la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL) et fait partie de la Stratégie nationale sur le logement du gouvernement. Outre la SCHL, les partenaires de l’ITF comprennent SPAC, la Société immobilière du Canada limitée et Emploi et Développement social Canada. La SCHL est responsable de la gestion du budget du programme, de la sélection des promoteurs et de la production de rapports sur le rendement.

Le rôle de SPAC est d’évaluer son portefeuille afin de déterminer les biens immobiliers qui sont excédentaires par rapport à ses besoins (généralement ceux qui sont sousutilisés ou dont le rendement est insuffisant ainsi que les sites qui ont un potentiel de réaménagement). SPAC fournit également des services liés à l’aliénation qui facilitent le transfert du bien aux promoteurs de logements abordables.

Retard dans les projets de défense

Messages clés 

Les projets d’approvisionnement en matière de défense peuvent s’avérer importants et complexes, et faire l’objet d’évaluations et d’examens tout au long du processus d’approvisionnement.

Plus des deux tiers des projets liés à la politique de défense de Canada : Protection, Sécurité, Engagement en sont à l’étape de mise en œuvre, sont terminés ou sont sur le point de l’être.

Par exemple, la Défense nationale a fourni à l’Armée canadienne :

De plus, les frégates de la classe Halifax de la Marine royale canadienne ont été modernisées et déployées à l’étranger.

La Défense nationale continuera de collaborer avec les autres ministères et l’industrie canadienne pour réaliser ses grands projets.

Système Phénix et innovation en matière de processus

Engagement 

Depuis le lancement de Phénix il y a 4 ans, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en œuvre une série de mesures visant à stabiliser le système de paye. Il s’agit notamment d’augmenter le personnel chargé de la rémunération, d’apporter un plus grand soutien aux employés, d’introduire le modèle des équipes mixtes de paye, d’assurer une plus grande automatisation des mouvements et de mettre en œuvre des correctifs techniques qui améliorent le traitement de la paye.

Nous travaillons en étroite collaboration avec tous les intervenants, y compris les employés, les syndicats de la fonction publique et le secteur privé pour trouver des solutions novatrices qui accélèrent la stabilisation de la paye. Le gouvernement du Canada s’est engagé à aider à rétablir la confiance des fonctionnaires dans l’intégrité du système de paye du gouvernement.

Traitement rétroactif de masse

Une nouvelle méthodologie a permis d’automatiser les paiements rétroactifs générés en masse dans le cadre de la ronde de conventions collectives de 2018.

Avec la nouvelle méthode de paiement, les augmentations sont calculées et saisies dans Phénix, et les paiements forfaitaires rétroactifs sont versés aux employés avant les délais négociés de 180 jours.

Ce qui est important, c’est que Phénix peut traiter ces paiements rétroactifs avec peu ou pas d’interventions manuelles. Nous prévoyons que seulement 10 % des mouvements découlant de la ronde de conventions collectives de 2018 nécessiteront une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels. En comparaison, la ronde de 2014 a encombré le système et a laissé les conseillers en rémunération traiter et valider manuellement plus de 70 % des mouvements relatifs aux conventions collectives.

Cette nouvelle méthodologie donne une plus grande marge de manœuvre aux conseillers en rémunération du Centre des services de paye, qui peuvent alors se concentrer sur le traitement des cas entrants et la réduction de l’arriéré.

Cette innovation était une initiative des membres du personnel de la paye. Ils ont mis à profit leur expérience pour trouver des moyens de modifier le traitement rétroactif de masse et d’optimiser l’automatisation. Il en résulte un délai d’exécution plus court permettant aux employés de recevoir leur argent durement gagné. Il s’agit d’un autre parfait exemple de l’innovation à l’œuvre.

MaPayeGC

MaPayeGC est une nouvelle application Web mise au point par SPAC pour aider à rétablir la confiance des employés du gouvernement fédéral dans l’intégrité de leur paye. L’application MaPayeGC offre aux employés un accès centralisé et simplifié aux renseignements sur leur paye et leurs avantages sociaux. Elle aide les employés à cerner plus tôt les problèmes de paye et leur permet de suivre leurs cas ouverts avec plus de détails.

L’application permet aux employés de faire ce qui suit :

L’application MaPayeGC a été créée par les employés pour les employés. Elle a été mise au point en fonction des besoins des utilisateurs, selon une approche en 5 étapes : le prototype, la recherche sur l’opinion publique, les essais par les utilisateurs, le projet pilote et le déploiement.

Voilà un bel exemple d’innovation à l’œuvre, où une idée a été concrétisée à l’aide d’un logiciel ouvert et facile à obtenir. Cette démarche a permis de maintenir les coûts à un niveau minimum et de produire des résultats pour les fonctionnaires. Cette application est disponible pour les employés du gouvernement du Canada dans tous les ministères et organismes.

Automatisation de processus robotisés

En août 2018, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement destiné à faire participer le secteur privé à des solutions novatrices pour contribuer à stabiliser le système de paye.

Dans le cadre de ce processus, une prolongation de contrat a été accordée à KPMG en novembre 2019 pour automatiser les processus manuels de paye.

L’utilisation de services d’automatisation robotique pour assurer le traitement des mouvements manuels, comme la confirmation de l’exactitude et de l’exhaustivité de la saisie de données, permettra au personnel de la rémunération au Centre des services de paye de la fonction publique de se concentrer sur des cas plus complexes.

SPAC et IBM ont également travaillé en collaboration pour introduire l’automatisation robotique pour les activités de traitement de la paye. Avec actuellement 8 « robots » en service, les résultats de ce projet comprennent notamment 120 heures gagnées et 16 processus améliorés.

Autres innovations

De nombreux changements techniques visant à stabiliser le système ont été mis en œuvre, y compris plus de 2 500 correctifs et améliorations de système. Ceux-ci ont permis d’améliorer le traitement de la paye, par exemple en automatisant davantage les mouvements.

Les employés développent et améliorent de manière proactive des outils internes pour favoriser l’efficience et l’exactitude de leur travail, notamment un assistant pour les lettres, un calculateur d’indemnités de départ et un tableau de bord d’analyse des clients qui a réduit la nécessité de recourir à des calculs manuels et le temps nécessaire pour rechercher les renseignements pertinents dans un dossier de paye.

Le « garage de l’innovation » est l’approche agile et itérative qui permet à SPAC et à IBM de collaborer pour élaborer et mettre en œuvre des solutions propres à l’écosystème des ressources humaines (RH) à la paye. La première initiative découlant du garage de l’innovation est prévue pour 2020.

D’autres travaux sont en cours concernant les paiements rétroactifs, et on travaille également sur des initiatives visant à améliorer la manière dont le système traite les mouvements saisis tardivement (par exemple, les nominations intérimaires).

Des partenariats avec le secteur privé sont en cours pour améliorer les résultats grâce à l’innovation.

Services publics et Approvisionnement Canada collabore avec les ministères et organismes en vue d’améliorer les données sur les RH qui sont envoyés à Phénix, en vue de faciliter et d’automatiser davantage le traitement.

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