Administration fédérale des salaires : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – 12 mars 2020
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Mise en œuvre des conventions collectives
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Engagement
Conformément à la lettre de mandat de la ministre, le gouvernement du Canada est déterminé à aider à rétablir la confiance des fonctionnaires dans l’intégrité du système de paye du gouvernement. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) travaille avec le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour trouver des façons de traiter la prochaine ronde de conventions collectives de manière plus efficiente et plus rapide.
Messages clés
- Le gouvernement est déterminé à mettre en œuvre les conventions collectives en temps utile
- SPAC a désigné des conseillers en rémunération chargés de traiter ces paiements le plus rapidement possible
Situation actuelle concernant les conventions collectives de 2014 et 2018
- En ce qui concerne la ronde de conventions collectives de 2014, ce sont actuellement 123 conventions collectives du SCT et d’employeurs distincts qui ont été traités, ce qui comprend la mise à jour des taux de rémunération et représente des paiements de plus de 2,2 milliards de dollars versés aux employés.
- Pour s’assurer que les paiements rétroactifs sont exacts, SPAC passe en revue les paiements versés aux employés de tous les groupes.
- En août 2019, les premières conventions collectives de la ronde de 2018 ont été signées. La mise en œuvre de certaines d’entre elles est en cours.
- Grâce aux leçons retenues de la mise en œuvre des conventions collectives de 2014, SPAC a collaboré avec les ministères, les organismes et les agents négociateurs afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.
Contexte
Ronde de négociations collectives de 2014
Le ministère continue à mettre en œuvre les conventions collectives de 2014 (27 et 62 conventions collectives ont été signées par le SCT et les employeurs distincts, respectivement, entre le début de 2017 et septembre 2019). Ces travaux devraient se terminer d’ici l’automne 2020.
En collaboration avec le SCT, le ministère a élaboré un calendrier de mise en œuvre des conventions collectives qui établit l’ordre de priorité pour l’achèvement des travaux en cours pour toutes les conventions collectives signées. Ce cadre d’établissement des priorités tient compte de la responsabilité législative, des ordonnances exécutoires et des obligations contractuelles.
Exercice de validation postérieure à la mise en œuvre des conventions collectives
En novembre 2017, l’Alliance de la Fonction publique du Canada a déposé une plainte devant la Commission des relations de travail et de l’emploi dans la fonction publique. Cette dernière a statué que l’employeur avait failli à son devoir de respecter les délais de mise en œuvre des conventions collectives de 4 groupes et a ordonné que les paiements soient vérifiés pour l’Alliance de la Fonction publique du Canada.
Par conséquent, au printemps 2019, le ministère a temporairement réaffecté du personnel de la rémunération, qui s’occupait alors du traitement des cas dans la file d’attente globale, à l’exercice de validation postérieure à la mise en œuvre des conventions collectives de 2014. Il voulait ainsi respecter le délai de septembre 2019 fixé pour terminer l’examen des comptes du groupe Services des programmes et de l'administration (PA). Grâce à ces efforts, tous les cas de validation postérieure du groupe PA ont été traités avant l’échéance établie par la commission.
Cet exercice de validation postérieure consiste à passer en revue les cas traités automatiquement qui ont été signalés pour un traitement manuel ultérieur. Globalement, au 21 février 2020, 91 % des employés ont été entièrement payés. Les travaux se poursuivront jusqu’à l’automne 2020 pour les autres groupes.
Ronde de négociations collectives de 2018
Pour faciliter la mise en œuvre des conventions collectives de 2018, le ministère et le SCT ont lancé un nouveau processus automatisé pour le traitement rétroactif de masse.
Ce nouveau processus a également été approuvé par d’autres employeurs et agents négociateurs. Il calcule les paiements rétroactifs sur une base de pourcentage. Cette approche contribue à réduire considérablement la nécessité d’une intervention manuelle et à garantir que la mise à jour du salaire des employés et le versement de leurs paiements rétroactifs soient réalisés dans les délais fixés. Le travail manuel pour la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 est estimé à moins de 10 % du volume lié aux conventions de 2014 en raison des améliorations apportées au système.
Le ministère a élaboré un calendrier pour la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 qui ont été signées à ce jour afin d’éviter des sanctions pour mise en œuvre tardive. Nous constatons qu’il y aura encore quelques sanctions payées à un certain nombre d’employés jusqu’à l’automne, puisque nous ajoutons une automatisation supplémentaire au système.
Questions et réponses
Question 1 : Quand les employés peuvent-ils espérer recevoir leurs paiements rétroactifs pour la ronde de conventions collectives de 2018?
Réponse 1 : En août 2019, les premières conventions collectives de la ronde de 2018 ont été signées. La mise en œuvre de certaines d’entre elles est en cours. À ce jour, 96 000 employés ont reçu un paiement, pour un montant total de 264 millions de dollars. Le calendrier de mise en œuvre est basé sur les négociations de chaque convention collective. Les employés recevront un paiement forfaitaire rétroactif basé sur un pourcentage d’augmentation de leur taux de rémunération. Celui-ci couvrira la période allant de la date de début de la nouvelle convention collective au jour où les nouveaux taux de rémunération prendront effet dans le système de paye.
Question 2 : En quoi le nouveau processus de traitement rétroactif de masse diffère-t-il de l’ancien?
Réponse 2 : La nouvelle approche de traitement rétroactif de masse réduit considérablement le besoin de recourir à du travail manuel, ce qui limite ainsi les possibilités d’erreur.
Grâce à cette approche, SPAC met à jour le taux de rémunération de l’employé dans le système de paye, puis paye la différence en pourcentage entre l’ancien et le nouveau taux. Le calcul dans le système est basé sur un aperçu de la paye de l’employé au moment où le taux de rémunération est saisi.
Question 3 : Que fait-on pour garantir l’exactitude des paiements rétroactifs?
Réponse 3 : Pour assurer l’exactitude des paiements rétroactifs, SPAC passe en revue les paiements versés aux employés de tous les groupes. Grâce aux leçons retenues de la mise en œuvre des conventions collectives de 2014, SPAC a collaboré avec les ministères, les organismes et les agents négociateurs afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.
- L’exactitude des paiements rétroactifs dépend des renseignements sur l’employé qui figurent dans le système au moment où SPAC exécute le traitement rétroactif pour chaque convention collective. SPAC travaille avec les employés des RH et les conseillers en rémunération des ministères et des organismes afin d’assurer l’exactitude des données sur les employés
- Le ministère est responsable de la mise en œuvre des changements apportés à la paye et aux avantages sociaux des fonctionnaires à la suite de l’entrée en vigueur de nouvelles conventions collectives. Toutes les conventions collectives signées sont gérées au moyen d’un processus automatisé
- Services publics et Approvisionnement Canada repère les situations où une intervention manuelle peut être nécessaire parce que le dossier est trop complexe pour qu’il puisse recourir au processus automatisé
- Le Centre des services de paye termine ensuite tout le travail manuel qui reste pour assurer le traitement des paiements révisés, souvent en raison de la complexité liée à la capacité d’automatisation
En ce qui concerne la ronde des négociations collectives de 2014, les conventions collectives et les taux de rémunération actualisés de 123 groupes de classification du SCT et d’employeurs distincts ont été traités, et plus de 2,2 milliards de dollars ont été versés aux employés en date de septembre 2019. Cela a engendré une importante charge de travail pour le personnel de la rémunération, ce qui ne l’a pas empêché, parallèlement, de diminuer le nombre de mouvements de paye en attente.
Compte tenu de la complexité de ce travail, certains versements sont encore en attente. De plus, le ministère procède à un exercice de validation postérieure pour examiner les paiements versés aux employés de tous les groupes et vérifier l’exactitude des paiements rétroactifs.
Période des déclarations de revenus de 2020
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Engagement
Le gouvernement du Canada s’engage à traiter les questions fiscales au fur et à mesure qu’elles se présentent au cours de l’année. Il s’agit notamment d’apporter des modifications aux feuillets de renseignements fiscaux des années précédentes et de résoudre les problèmes fiscaux émergents, le tout dans le cadre du calendrier normal de traitement de la paye de Phénix.
Messages clés
- Le plan fiscal de la fin de l’année 2019 comprenait une orientation claire à l’égard de la nécessité d’effectuer des tests rigoureux, d’exécuter des exercices d’essai, de vérifier la qualité et l’intégrité des données, d’appliquer les mises à jour fiscales, de même que de communiquer l’information relative à la fin de l’année au personnel de la rémunération et aux employés
- Les feuillets de renseignements fiscaux pour 2019 ont été envoyés aux employés de la fonction publique fédérale de façon échelonnée avant la fin du mois de février 2020
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) continue de collaborer activement avec les ministères et les organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets de renseignements fiscaux modifiés en raison de la présence de problèmes non réglés dans leur dossier de paye
Situation actuelle
L’application des enseignements tirés des périodes des déclarations de revenus précédentes a donné lieu à une période des déclarations de revenus 2019 réussie, caractérisée par moins de problèmes de données, aucun problème majeur de système et moins de demandes de renseignements de la part des clients, par rapport aux 2 années précédentes.
Les préparatifs de la période des déclarations de revenus 2020 se sont également appuyés sur les enseignements tirés des années précédentes pour assurer le succès de la nouvelle période des déclarations de revenus. Le ministère a terminé l’analyse des erreurs de données, l’examen, l’élaboration et la mise en œuvre de tout changement apporté au système, ainsi que la préparation des listes de vérification essentielles pour la mise en œuvre et les répétitions générales de la production des feuillets de renseignements fiscaux.
Au cours de la troisième semaine de février, l’information sur l’émission des feuillets de renseignements fiscaux de 2019 (T4 et Relevé 1) a été communiquée aux ministères et organismes. Les feuillets de renseignements fiscaux ont été envoyés aux employés de la fonction publique fédérale selon un horaire échelonné du 21 au 26 février 2020. Cette approche a permis d’éviter un ralentissement du système qui peut survenir si un grand nombre d’utilisateurs se connectent à Phénix en même temps. Elle a également fait en sorte que l’accès au système reste disponible pour d’autres opérations, telles que l’approbation des mouvements des employés et le travail au Centre des services de paye.
Des communications supplémentaires sont prévues pour la deuxième semaine de mars; elles énonceront en détail les renseignements relatifs au calendrier des modifications aux feuillets de renseignements fiscaux (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada). Les renseignements seront transmis aux ministères et organismes par le biais du Réseau des agents du changement, ainsi qu’au moyen de produits de communication externes (médias sociaux et communications ministérielles).
Contexte
La préparation de la période des déclarations de revenus est une activité structurée qui se déroule sur toute une année pour produire et livrer des feuillets de renseignements fiscaux exacts à partir de Phénix à plus de 300 000 employés du gouvernement du Canada, avant l’échéance imposée par la loi du dernier jour de février de chaque année. Il existe 4 principaux volets d’activités :
- examen de la configuration des systèmes et exécution des répétitions générales pour tester les programmes de fin d’année et confirmer que Phénix est prêt à produire des feuillets de renseignements fiscaux
- mise en œuvre des changements de système de fin d’année liés à toute modification législative
- correction des données des comptes pour assurer l’exactitude des feuillets de renseignements fiscaux (comme la déclaration des montants de trop-payé), pour réduire le nombre de modifications à apporter aux feuillets de renseignements fiscaux)
- communication de renseignements clés à tous les ministères et organismes du gouvernement du Canada qui utilisent Phénix (par exemple, communication des dates limites pour la présentation des mouvements)
Les modifications apportées à Phénix sont limitées de la mi-novembre à la mi-mars chaque année pour éviter que les systèmes soient soumis à des contraintes supplémentaires pendant les activités de fin d’année de préparation et de test. Cette approche s’est avérée efficace pour la période des déclarations de revenus de 2019.
Le ministère continue à traiter les questions fiscales au fur et à mesure qu’elles se présentent au cours de l’année. Il s’agit notamment d’apporter des modifications aux feuillets de renseignements fiscaux des années précédentes et de résoudre les problèmes fiscaux émergents, le tout dans le cadre du calendrier normal de traitement de la paye de Phénix.
Questions et réponses
Question 1 : Que fait le gouvernement pour aider les employés qui ont des problèmes fiscaux à cause de Phénix?
Réponse 1 : Les employés sont avisés des étapes à suivre s’ils croient que leurs feuillets de renseignements fiscaux sont erronés. Au besoin, des feuillets de renseignements fiscaux modifiés sont émis pour corriger toute erreur.
Nous continuons de collaborer avec l’Agence du revenu du Canada, Revenu Québec et le Secrétariat du Conseil du Trésor afin d’offrir un soutien continu aux employés qui éprouvent des problèmes fiscaux liés à Phénix.
Parmi ces mesures, le gouvernement remboursera jusqu’à 200 $ par année en frais engagés pour obtenir des conseils fiscaux. Par ailleurs, toute personne qui a engagé des frais remboursables parce qu’elle était sous-payée peut également présenter une réclamation.
Des modifications ont également été apportées à la Loi de l’impôt sur le revenu de sorte que les employés ayant reçu des trop-payés ne soient pas exposés à d’autres fardeaux financiers. Les modifications permettent aux employés touchés de rembourser seulement le montant net du trop-payé reçu une année précédente, plutôt que le montant brut.
Question 2 : Quelles sont les conséquences des changements apportés à la Loi de l’impôt sur le revenu pour Phénix?
Réponse 2 : Le 15 janvier 2019, le ministère des Finances a proposé un avant-projet de loi pour permettre aux employés touchés de ne rembourser à leur employeur que le montant net des trop-payés reçus lors d’une année antérieure, plutôt que le montant brut. Cette mesure permet de veiller à ce que les employés ayant reçu des trop-payés ne soient pas aux prises avec des difficultés financières.
Les modifications proposées à la loi fiscale ont été déposées à la Chambre le 8 avril 2019, et les changements correspondants ont été mis en œuvre dans le système de paye Phénix. Ces modifications législatives s’appliquent aux trop-payés qui n’ont pas déjà été traités selon les règles actuelles.
Toutefois, si un trop-payé est inscrit dans Phénix au-delà du seuil des 3 années, la nouvelle législation fiscale ne s’applique pas, et l’employeur est tenu de prélever et de verser au receveur général le montant approprié de retenues fiscales sur tout salaire ou traitement qui est versé, peu importe si le montant a été versé par erreur ou non.
L’inscription d’un trop-payé dans Phénix générera un feuillet de renseignements fiscaux modifié qui reflétera les gains rajustés. Ce feuillet sera pris en considération lors de la réévaluation d’une déclaration de revenus annuelle, dans le cadre de laquelle un remboursement des retenues fiscales peut être émis.
Soutien d’IBM et mises à niveau du système
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Engagement
La ministre a été chargée d’appuyer la ministre du Gouvernement numérique en ce qui concerne le système de paye et de ressources humaines de prochaine génération qui remplacera le système de paye Phénix. La présente note porte sur le soutien offert par les fournisseurs dans le dossier du système de paye Phénix (IBM/défi innovation) ainsi que sur la mise à niveau de ce système (version 9.2 de PeopleSoft).
Remarque
Toutes les questions liées à la solution de paye de prochaine génération devraient être acheminées au président du Conseil du Trésor.
Messages clés
- Le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
- Nous faisons appel à des spécialistes, aux syndicats de la fonction publique fédérale et à des intervenants du secteur privé afin de trouver des solutions novatrices pour la stabilisation du système de paye
- Dans le cadre de ses efforts continus pour stabiliser le système de paye, le ministère procède à la mise à niveau de Phénix de la version 9.1 à la version 9.2 de PeopleSoft
- En effectuant la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) s’assurera de continuer à recevoir les correctifs et les mises à jour des taux d’imposition dont Phénix a besoin pour générer une paye exacte
- Sur la base des enseignements tirés du déploiement de Phénix, divers comités de gouvernance ont été mis en place pour fournir des avis et des recommandations continues à SPAC afin de garantir une prise de décision efficace tout au long du projet de mise à niveau
- Cette mise à niveau n’aura pas d’incidence sur les mises à niveau de l’application PeopleSoft que les employés du gouvernement utilisent pour soumettre des mouvements de ressources humaines (RH) telles que les demandes de congé
- Cette mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (phase de planification incluse), et la date de lancement officiel du système est prévue au printemps 2021
Contexte et situation actuelle
Contrat avec IBM Canada limitée et modifications
En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent. Depuis, 47 modifications ont été apportées au contrat initial, dont la valeur totale se chiffre à 407,5 millions de dollars (taxes incluses). Il est normal que des modifications soient apportées dans le cadre du processus de gestion d’un contrat; cette possibilité était prévue au moment de l’attribution du contrat.
La plus récente modification a été apportée en novembre 2019 et elle visait l’achat de licences d’utilisation de logiciel et la poursuite des services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, ce qui comprend la mise à niveau du logiciel utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft.
Depuis l’attribution du contrat initial, l’État s’est orienté vers un modèle de services gérés pour les applications, qui est une norme industrielle conçue autour de contrats axés sur les résultats. Cela signifie que le travail dans le cadre du contrat est considéré comme terminé lorsque certains résultats ont été atteints, quelle que soit la quantité de travail nécessaire pour atteindre ce résultat.
Avec ce changement dans le modèle de passation de marchés, il y aura un accroissement progressif du rôle d’IBM dans une plus grande part des activités quotidiennes et de sa responsabilité envers les risques associés à l’administration de la paye. Cela permet au ministère de laisser le fournisseur se concentrer sur les opérations quotidiennes et de libérer des fonctionnaires spécialistes du domaine pour qu’ils puissent travailler aux processus et aux améliorations stratégiques.
Avantages observés à ce jour :
- le processus de bout en bout pour le fonctionnement du système de paye Phénix est maintenant entièrement consigné, ce qui a contribué à stabiliser le traitement de la paye
- le nombre des ressources d’IBM a augmenté, ce qui a renforcé les opérations de paye
- plus précisément, IBM dispose de 152 ressources fonctionnelles et de 43 ressources techniques qui fournissent un soutien 24 heures sur 24, 365 jours par année
- dans le cadre du contrat à prix fixe, IBM veille à l’intégration et à la formation continue du personnel pour répondre aux résultats indiqués, et il n’y a pas d’incidence sur les coûts du contrat
- des améliorations ont été apportées aux processus de système en aval au moyen de l’automatisation, au rendement relatif au traitement des bases de données et au traitement de la paye
- d’autres mesures de rendement sont calculées et suivies
Le contrat actuel conclu avec IBM Canada ltée pour les services gérés relatifs aux applications prendra fin le 31 mars 2021. Il comporte une année d’option jusqu’au 31 mars 2022, ce qui alloue au gouvernement une période de transition vers un état futur.
Soutien en service : Nouvelle attribution de contrat
En mai 2019, une demande de renseignements a été publiée sur le site Achats et ventes pour évaluer l’intérêt de l’industrie et sa capacité à fournir des services pour la maintenance et le soutien opérationnels continus. Ensuite, une journée de l’industrie a été organisée en juin 2019 avec des fournisseurs du secteur privé. Il est essentiel de consulter l’industrie de façon continue pour offrir des possibilités égales et équitables à tous les fournisseurs intéressés, et faire en sorte que le processus d’approvisionnement soit fructueux. Pour maximiser la réponse du marché, le ministère ajoute des enseignements tirés des consultations précédentes auprès de l’industrie dans ce domaine.
Le ministère a l’intention de présélectionner des fournisseurs dans le cadre de la phase initiale du nouveau processus d’appel d’offres. Services publics et Approvisionnement Canada publiera une invitation à se qualifier (IQ) en avril 2020. Ce processus permettra de déterminer s’il existe des organisations du secteur privé qui manifestent de l’intérêt et peuvent répondre aux critères de sélection pour fournir des services de soutien à Phénix.
Mise à niveau du système Phénix (version 9.2 de PeopleSoft)
En effectuant la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft, SPAC s’assurera de continuer à recevoir les correctifs et les mises à jour des taux d’imposition dont Phénix a besoin pour générer une paye exacte.
La mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft consiste à mettre en œuvre une nouvelle version de l’application PeopleSoft, tout en limitant les répercussions et les interruptions pour les opérations et les utilisateurs. La portée de ce projet se limite au système de paye (Phénix) et ne comprend pas la mise à jour des systèmes de RH ministériels. Des tests approfondis sont actuellement effectués avec les ministères et les organismes pour s’assurer que la paye des employés n’est pas affectée lors du lancement de la mise à niveau.
Service publics et Approvisionnement Canada estime que la mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (phase de planification incluse), et la date de lancement officiel du système est prévue au printemps 2021. Grâce au budget de 2018, le ministère a obtenu un financement de 22,1 millions de dollars pour la mise à niveau vers la version 9.2 de PeopleSoft.
Avis de projet de marché
En août 2018, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement destiné à faire participer le secteur privé à des solutions novatrices pour contribuer à stabiliser le système de paye.
L’industrie a été consultée concernant plusieurs éléments jugés essentiels à la stabilisation de la paye. Ces éléments sont les suivants : l’automatisation de processus robotisés, les processus des RH, la réduction de la file d’attente, l’amélioration de l’expérience de l’utilisateur, l’amélioration de la gestion de l’accès des utilisateurs, la formation et les services d’accélérateur.
- Automatisation de processus robotisés : 2 contrats ont été attribués en mars 2019. Une prolongation de contrat a été accordée à KPMG le 8 novembre 2019 pour les travaux de la phase II. Cela englobe la mise en œuvre des solutions proposées par KPMG dans le cadre de la phase I pour automatiser les processus manuels de la paye
- Réduction de la file d’attente : 2 contrats ont été attribués en mai 2019
- Services d’accélérateur : un contrat a été octroyé en février 2020
- SPAC est à réévaluer les catégories de défis restantes en fonction des besoins actuels et futurs
Questions et réponses
Question 1 : Pourquoi le gouvernement continue-t-il à investir dans Phénix et à prolonger le contrat avec IBM?
Réponse 1 : Le gouvernement a fait part de son intention de passer à un nouveau système de paye, mais cette transition prendra plusieurs années. Entretemps, le gouvernement doit encore payer ses employés. Les efforts en cours pour stabiliser le système de paye et améliorer l’efficacité en appui au versement d’une paye exacte et à temps nécessitent des investissements soutenus dans Phénix.
Question 2 : En quoi consiste la mise à niveau du système Phénix vers la version 9.2 de PeopleSoft?
Réponse 2 : La mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft consiste à mettre en œuvre une nouvelle version de l’application PeopleSoft du système Phénix, tout en limitant les répercussions et les interruptions pour les opérations et les utilisateurs. Cette mise à niveau n’aura pas d’incidence sur les mises à niveau de l’application PeopleSoft que les employés du gouvernement utilisent pour soumettre des mouvements de ressources humaines (RH) telles que les demandes de congé.
Des tests approfondis sont actuellement effectués avec les ministères et les organismes pour s’assurer que la paye des employés n’est pas affectée lors du lancement de la mise à niveau. Les tests de la mise à niveau comprennent l’exécution simultanée des processus de paye sur les versions 9.1 et 9.2 de Phénix (PeopleSoft) pour faire en sorte qu’il n’y ait aucune répercussion sur les données sur la paye.
La mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (phase de planification incluse), et la date de lancement officiel du système est prévue au printemps 2021.
Services publics et Approvisionnement Canada a obtenu un financement de 22,1 millions de dollars, dans le cadre du budget de 2018, pour la mise à niveau vers la version 9.2 de PeopleSoft.
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