Phénix : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – juin 16 2020
Navigation pour document « Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : juin 16 2020 »
Situation actuelle du système de paye
Contexte
En raison de la pandémie de la COVID-19 en cours qui continue d’évoluer, il se pourrait que des services de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) soient retardés. Cela pourrait soulever des préoccupations quant à la continuité des services de paye fournis aux fonctionnaires.
Le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021 comprend un investissement de 203,5 millions de dollars pour le système de paye. Cela pourrait soulever des préoccupations quant à l’augmentation du coût lié à la stabilisation du système de paye Phénix.
Messages clés
- Les services de paye continuent d’être fournis sans interruption et le soutien aux employés demeure au cœur des priorités
- Les services de paye sont jugés essentiels et des mesures sont en place pour respecter les exigences opérationnelles
- SPAC surveille la situation au quotidien et est prêt à intervenir en cas de problème
- Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires, y compris les employés, les syndicats, les bureaux des députés, les ministères et leurs représentants des ressources humaines et de la paye, afin d’offrir un soutien en ces temps difficiles
- Grâce au travail acharné des employés de la rémunération, nous continuons de constater une diminution constante de l’arriéré
- Du 29 avril au 27 mai 2020, l’arriéré de mouvements comportant des répercussions financières a diminué de 12 000. Depuis qu’il a atteint un sommet en janvier 2018, l’arriéré a diminué de 64 %, passant de 384 000 à 137 000 mouvements
- La charge de travail normale représente les transactions entrantes qui sont traitées dans le respect des normes de service par le Centre de paye. Les normes de service peuvent varier en fonction du type de transaction.
- De plus, plus de 2,4 milliards de dollars de paiements rétroactifs au titre des conventions collectives ont été versés aux employés
- Le Centre de contact avec la clientèle (CCC) demeure disponible pour fournir du soutien aux fonctionnaires, anciens ou actuels, aux prises avec des problèmes de paye
Mesures particulières en place pour la COVID-19
- SPAC a mis en place des mesures administratives provisoires à l’appui de la prestation des services de paye. Par exemple, nous avons pris des mesures sûres pour simplifier et accélérer le processus d’approbation d’un éventail de mouvements de paye
- Les employés qui ne peuvent pas accéder au réseau du gouvernement peuvent demander à recevoir leurs bordereaux de paye par la poste ou Connexion postel, en communiquant avec le CCC
- Le Centre des services de paye a suspendu tout nouveau recouvrement de trop-payés qui satisfait aux mesures de remboursement flexible :
- le Centre des services de paye continuera d’envoyer des lettres aux employés pour les informer de leur situation de trop-payés, toutefois, aucun recouvrement ne sera amorcé jusqu’à nouvel ordre
- les employés ont le droit, s’ils le souhaitent, d’effectuer le remboursement en un seul versement
- les plans de recouvrement existants resteront en place, toutefois, les employés qui éprouvent des difficultés financières peuvent demander que leur plan de recouvrement soit modifié, en communiquant avec le CCC
- Les employés aux prises avec des problèmes de paye continuent d’avoir accès à des avances de salaire d’urgence ou à des paiements prioritaires, le cas échéant
Budget supplémentaire des dépenses de 2020
- Afin de continuer de réaliser des progrès dans la stabilisation de la paye, SPAC a demandé un financement supplémentaire pour poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré des problèmes de paye des fonctionnaires, à maintenir les mesures visant à administrer la paye et à soutenir les employés, ainsi qu’à stabiliser la paye du gouvernement du Canada
- L’investissement annoncé dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021 représente 203,5 millions de dollars
- Ce nouveau financement aidera principalement à éliminer l’arriéré et à stabiliser le système de paye, pour ce faire, nous allons :
- maintenir l’effectif
- augmenter le taux de traitement
- automatiser le plus grand nombre de mouvements possible en apportant des améliorations au système
- Nous avons prévu d’apporter une série de changements pour adapter davantage le système de paye aux besoins complexes de la fonction publique
- Nous continuons de communiquer régulièrement l’information relative aux progrès réalisés aux employés et aux Canadiens par le biais de diverses plateformes et divers outils
Historique
À la suite de la recommandation de l’Agence de la santé publique du Canada, SPAC a demandé à tous ses employés, y compris ceux du Centre des services de paye de la fonction publique et du CCC, de travailler de la maison si possible, tout en veillant à assurer la prestation des services essentiels.
Le Centre des services de paye continue d’assurer la prestation de tous ses services de paye, dont la paye normale, les nouvelles embauches, le retour de congé, le congé de maternité et parental ainsi que l’assurance-invalidité.
Le CCC demeure le premier point de contact des fonctionnaires fédéraux, actuels et anciens, qui souhaitent obtenir de l’information ou de l’aide concernant la rémunération et les avantages sociaux. Toutefois, il se pourrait que les clients qui téléphonent au CCC aient à attendre plus longtemps avant d’obtenir une réponse.
Le soutien aux employés et la résolution des problèmes de paye sont au cœur des priorités et nous continuons de constater des progrès.
Du 29 avril au 27 mai 2020, l’arriéré de mouvements comportant des répercussions financières a diminué de 12 000. Depuis qu’il a atteint un sommet en janvier 2018, l’arriéré a diminué de 64 %, passant de 384 000 à 137 000 mouvements.
Budget supplémentaire des dépenses de 2020
L’investissement annoncé dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021 pour le système de paye représente 203,5 millions de dollars.
SPAC a demandé ce financement supplémentaire pour poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré des problèmes de paye des fonctionnaires, à maintenir les mesures visant à administrer la paye et à soutenir les employés, ainsi qu’à stabiliser la paye du gouvernement du Canada.
Pour ce faire, nous allons maintenir l’effectif, augmenter le taux de traitement et automatiser le plus grand nombre de mouvements possible en apportant des améliorations au système.
Depuis le lancement de Phénix, SPAC a mis en œuvre une série de mesures visant à stabiliser le système de paye.
Ces mesures consistent notamment à augmenter l’effectif de la rémunération, à offrir un meilleur soutien aux employés par l’entremise du Centre de contact avec la clientèle, à mettre en place le modèle d’équipes mixtes de paye, à mettre en œuvre une stratégie de réduction de l’arriéré par l’entremise du Secteur de l’engagement stratégique ainsi qu’à mettre en place des correctifs techniques qui permettent d’améliorer le traitement de la paye, comme automatiser davantage les mouvements.
Par conséquent, depuis qu’il a atteint un sommet en janvier 2018, l’arriéré de mouvements comportant des répercussions financières du Centre des services de paye a diminué de 64 % (passant de 384 000 à 137 000 mouvements).
SPAC a respecté les normes de service dans 65 à 75 % des cas au cours de la dernière année, comparativement à 57 % en moyenne en 2018 à 2019.
En moyenne à ce jour en 2020, les congés parentaux et les congés d’invalidité ont été traités selon les normes de service dans 98 % des cas (en date d’avril 2020).
Nous avons prévu d’apporter une série de changements pour adapter le système de paye aux besoins complexes de la fonction publique.
En plus des efforts en cours, nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires, y compris les experts, les syndicats du secteur public fédéral et le secteur privé, afin de trouver des solutions novatrices pour accélérer la stabilisation de la paye.
Nous continuons de communiquer régulièrement l’information relative aux progrès réalisés aux employés et aux Canadiens par le biais de diverses plateformes et divers outils.
Contrat avec IBM et modifications
En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d'un processus d'appel d'offres ouvert et transparent. Depuis, 48 modifications ont été apportées au contrat initial, dont la valeur totale se chiffre à 447 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications constituent un élément habituel du processus de gestion des contrats et étaient prévues au moment de l'attribution du contrat.
La plus récente modification a été apportée en mars 2020, et était nécessaire pour exercer les options de maintenance du logiciel et maintenir les services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye et à la version 9.2 de PeopleSoft.
Depuis l'émission du contrat initial, l'État a passé à un modèle de services de gestion des applications, qui constitue une norme de l’industrie conçue en fonction de contrats axés sur les résultats. Ainsi, le travail prévu au contrat est considéré comme terminé lorsque certains résultats ont été atteints, quel que soit le volume de travail requis pour les atteindre.
Avec ce changement dans le modèle contractuel, IBM assume un rôle plus important en assurant la prestation de plus d’activités quotidiennes et assume davantage les risques associés à l'administration de la paye. Le ministère pourra ainsi laisser le fournisseur se concentrer sur les opérations quotidiennes et libérer les fonctionnaires spécialisés pour qu'ils puissent se concentrer sur les processus et les améliorations stratégiques.
Réalisations à ce jour
- Consignation de l’ensemble des procédures d’exploitation à la base de l'élaboration de l'énoncé de travail nécessaire pour lancer un nouveau processus concurrentiel
- Augmentation du nombre de ressources pour renforcer les opérations de la paye
- Améliorations du système grâce à l'automatisation, amélioration du rendement de traitement de la base de données et de traitement de la paye
- En collaboration avec le personnel du gouvernement, IBM a conçu, créé et déployé un nombre important de correctifs de codes et d'améliorations au système qui ont permis d’améliorer l’ensemble des résultats en matière paye
- IBM continue de jouer un rôle important dans la production de la paye de base et le versement des paiements liés aux conventions collectives
Invitation à se qualifier pour le contrat de soutien en service du système de paye/services de gestion des applications
Le 8 mai 2020, SPAC a publié une invitation à se qualifier (IQ) concernant le soutien opérationnel pour le système de paye.
Ce processus d’approvisionnement vise à assurer la continuité des services de soutien pour Phénix après l’expiration du contrat actuel avec IBM en mars 2022 (si l’option est exercée).
Un surveillant de l’équité indépendant a été embauché pour observer le processus d’approvisionnement et en faire rapport, afin d’en garantir l’intégrité. Les résultats de l’IQ sont attendus en juillet 2020.
Les services de gestion des applications constituent un accord fondé sur les résultats selon lequel l’entrepreneur est chargé d’assurer la prestation des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin selon un prix fixe.
Nous devrons utiliser Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à effectuer la transition à un nouveau système de paye.
C’est principalement pour cette raison que le gouvernement du Canada continue d’investir dans Phénix – afin que les employés continuent de bénéficier de soutien et pour nous assurer que nous sommes bien préparés à faire la transition vers un nouveau système de paye le moment venu.
Navigation pour document « Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : juin 16 2020 »
- Date de modification :