Retour en milieu de travail : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – juillet 23 2020
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Enjeu
Alors que les efforts déployés à l’échelle mondiale visent à contenir l’éclosion de la COVID-19 et à en éviter la propagation, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) collabore avec les organismes centraux et l’industrie à la planification des activités de reprise des activités en vue d’un retour au travail progressif et échelonné des fonctionnaires et des occupants de son portefeuille de Services immobiliers (SI). SPAC a mis en place des mesures dans le portefeuille immobilier national pour contribuer à ces efforts.
Messages clés
- SPAC s’engage à offrir à ses clients des environnements de travail sains et propices à la productivité
- Nous continuons de communiquer avec l’employeur (Secrétariat du Conseil du Trésor [SCT]) et Santé Canada pour veiller à ce que les consignes diffusées aux ministères relativement au retour échelonné dans les bureaux et au travail à distance demeurent à jour, ainsi que pour déterminer les protocoles de nettoyage, d’exploitation et d’entretien appropriés pour nos immeubles pendant la pandémie de COVID-19. Si des mesures supplémentaires sont recommandées, SPAC est prêt à les mettre en œuvre
- Les préparatifs pour la réintégration des immeubles sont en cours
Contexte
Une grande partie de la fonction publique est passée au travail à domicile pendant la pandémie de COVID-19. Nos bureaux restent ouverts et sont entretenus pour que les travailleurs fournissant des services essentiels et critiques puissent contribuer aux efforts du gouvernement du Canada à l’échelle nationale. Guidés par les organismes de santé publique des administrations régionales, nous prévoyons un retour progressif dans les bureaux lorsque la courbe aura été aplatie et que nous serons en mesure de nous conformer à la capacité des autorités sanitaires.
En travaillant en collaboration avec les organismes centraux et en consultant les partenaires de l’industrie au sujet des pratiques exemplaires, les SI fournissent des consignes aux ministères pour les aider à établir leur plan de retour en milieu de travail. Les stratégies de retour en milieu de travail peuvent être fondées sur la nature du travail et des services fournis aux Canadiens ainsi que la configuration actuelle de leur milieu de travail. De nombreux facteurs doivent être pris en compte pour assurer l’éloignement physique, notamment les consignes fournies par les autorités sanitaires et les mesures d’adaptation prises dans le milieu de travail. Les stratégies efficaces de retour en milieu travail consisteront probablement à trouver un équilibre entre le travail au bureau et le travail à distance, à améliorer l’infrastructure et la bande passante du réseau, et à donner aux employés accès à des outils de mobilité, notamment des ordinateurs portables, des téléphones portables et des plateformes de collaboration virtuelle pour poursuivre l’exécution des programmes.
Puisque de plus en plus d’employés retourneront dans les immeubles, nous continuerons de nous conformer aux exigences réglementaires en ce qui concerne l’exploitation et l’entretien du système de bâtiment et d’offrir des environnements de travail sains. Nous suivrons les consignes des organismes de santé et de l’industrie concernant les pratiques exemplaires pour veiller à ce que les fonctions gouvernementales puissent être exécutées dans un environnement sûr. Du point de vue du milieu de travail, voici les mesures supplémentaires prévues :
- répartition équilibrée du travail à distance et de la présence au bureau au moyen d’une planification cyclique de la présence au bureau
- communications avec les clients et les entrepreneurs pour promouvoir les pratiques de protection individuelle, comme il est établi et/ou recommandé par les organismes de santé
- collaboration continue avec les organismes centraux pour veiller à ce que les mesures de SPAC soient adaptées aux pratiques exemplaires en évolution
- révision de notre façon de travailler dans le contexte de l’éloignement social et du nettoyage des espaces de bureau
Même si les niveaux d’occupation sont actuellement réduits, les immeubles de SPAC sont fonctionnels et toutes les activités obligatoires d’entretien et de vérification des systèmes de sécurité de personne se poursuivent selon le calendrier habituel, afin de veiller à ce que les fonctions essentielles du gouvernement puissent être assurées dans un environnement sécuritaire. Voici les autres mesures prises :
- les spécifications nationales en matière de nettoyage ont été modifiées de sorte que les aires communes et les surfaces souvent touchées soient nettoyées/désinfectées 2 fois par jour. La capacité de l’entrepreneur de nettoyage est adéquate pour répondre à cette nouvelle demande. SPAC continuera de respecter les nouvelles normes de désinfection plus rigoureuses jusqu’à ce qu’un vaccin soit trouvé. Il continue de travailler avec les fournisseurs de service et les clients afin de prévoir la demande future en services de nettoyage supplémentaires au fur et à mesure que progressent les efforts de réintégration, ce qui permet de mieux planifier les ressources
- en consultation avec Santé Canada, élaboration d’exigences relatives aux systèmes d’eau pour atténuer les risques de stagnation de l’eau et de croissance bactérienne connexe (par exemple Legionella). Les protocoles consistent notamment à rincer régulièrement les systèmes d’eau chaude et d’eau froide des immeubles pour assurer l’utilisation continue de l’eau ainsi qu’à vérifier la qualité de l’eau avant la réintégration
- mise en œuvre d’activités d’entretien supplémentaire du système de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC) pour favoriser le bien-être des occupants pendant la pandémie de COVID-19 et tenir compte des dernières constatations en matière de santé. Il s’agit notamment d’augmenter le débit d’air extérieur dans les immeubles, d’augmenter la filtration, d’éviter le risque de contamination croisée entre l’air d’évacuation et l’air soufflé ainsi que d’assurer le bon fonctionnement des tours de refroidissement pour contrer les risques liés à la bactérie Legionella. Une expertise qualifiée a été obtenue auprès de l’Agence de la santé publique du Canada et de la American Society of Heating and Refrigerating and Air Conditioning Engineers lors de l’élaboration des mesures révisées relatives à la COVID-19
- surveillance des travaux de recherche en matière de santé sur la transmission de la COVID-19 par les aérosols (dans l’air) – SPAC se conforme actuellement aux recommandations des experts en ce qui concerne le rendement adéquat des systèmes de ventilation et est prêt à mettre en œuvre toute nouvelle mesure recommandée par la communauté scientifique pour atténuer les risques de ce type
- des protocoles de signalement d’incidents et de désinfection spécialisée sont en place pour les cas présumés et confirmés de COVID-19. Au 9 juillet 2020, SPAC avait traité 623 demandes de désinfection spécialisée dans 359 immeubles, visant 53 ministères du pays
- des distributeurs de désinfectant pour les mains ont été installés à l’entrée des immeubles et les ministères s’en procurent également pour leurs espaces de travail internes
- en plus des affiches déjà en place sur la sensibilisation à la COVID-19 et les pratiques adéquates de lavage des mains, nous plaçons des pancartes et des indications au sol approuvées par le SCT et Santé Canada dans les ascenseurs, les toilettes et les aires communes pour promouvoir l’éloignement social, établir les restrictions de capacité et communiquer les protocoles de circulation
- application des règlements administratifs dans les espaces accessibles au public dans les biens de SPAC, lesquels ont trait au port de masques/couvre-visage dans les lieux publics fermés
- diffusion de divers communiqués aux clients et aux entrepreneurs pour mieux faire connaître les pratiques de protection individuelle ainsi que de messages ciblés au personnel de nettoyage sur la nécessité de suivre à la lettre les protocoles de nettoyage/désinfection et d’assurer la conformité dans l’exécution du contrat
- nous offrons du soutien aux clients qui doivent installer des barrières (comme du plexiglas) et effectuer un nettoyage spécialisé (comptoirs de service très utilisés) au lieu de travail afin d’offrir des services améliorés
- une communication continue avec les fournisseurs de services et l’industrie (Brookfield Global Integrated Solutions et la National Building Owners and Managers Association) permettra de veiller à ce que les mesures d’entretien demeurent à jour par rapport aux pratiques exemplaires en évolution à l’échelle nationale et mondiale
Prochaines étapes
Continuer de communiquer avec les organismes centraux pour collaborer à la mise à jour des consignes diffusées concernant les stratégies de retour en milieu de travail, au besoin.
Ces consignes consistent notamment à trouver l’équilibre entre le travail à distance et au bureau, à pratiquer l’éloignement physique dans l’environnement de travail ainsi que dans les aires communes et très achalandées, à répondre aux demandes de nettoyage spécial, à veiller au rendement adéquat des systèmes d’eau potable et de ventilation par rapport aux plus récentes recommandations de l’industrie et à veiller à ce que les ascenseurs et les autres aires de circulation (escaliers) soient bien entretenus.
Même si les taux d’occupation générale de nos immeubles sont actuellement réduits en raison de l’éloignement physique et du télétravail, SPAC sait que les préparatifs sont bien amorcés en vue du retour progressif au travail des ministères et des organismes fédéraux.
En résumé, en prévision de la réintégration progressive des ministères clients, SPAC met en œuvre des mesures pour promouvoir des environnements de travail sains et propices à la productivité dans nos immeubles.
Le nouveau scénario du milieu de travail GC
Le milieu de travail GC concerne notre façon de travailler, et non seulement le concept de milieu de travail. Il s’agit de servir une main-d’œuvre mobile et d’offrir de la souplesse aux employés.
De nombreux ministères ont commencé à prendre les mesures nécessaires pour favoriser le travail à distance et mobile en délivrant des appareils mobiles, en augmentant la capacité du réseau et en mettant en place des politiques de travail souple. Les concepts du milieu de travail GC permettent aux ministères de décider de l’utilisation de l’espace et de s’adapter facilement aux besoins changeants. Les employés peuvent choisir l’environnement de travail qu’ils préfèrent, ce qui signifie qu’ils peuvent respecter les mesures d’éloignement social et exercer leurs préférences en matière d’éloignement, et ne sont pas limités à un seul lieu de travail. Le caractère ouvert des milieux de travail GC permet un nettoyage facile et efficace.
Nous tenons compte de ce que l’industrie à l’échelle mondiale envisage après la COVID-19 pour déterminer si des modifications devraient être apportées au concept du milieu de travail et veillons à ce que les Normes d’aménagement du gouvernement du Canada relatives à l’initiative Milieu de travail correspondent aux pratiques actuelles. Par exemple, selon les nouvelles exigences, les corridors et les aires de circulation doivent être suffisamment larges pour permettre aux gens de passer. Le caractère facilement adaptable du milieu de travail GC moderne permet l’intégration de ce type de changements, mais il sera plus difficile d’en faire de même pour nos milieux de travail traditionnels.
Nous suivons de près les pratiques exemplaires de l’industrie et les consignes des organismes de santé concernant les espaces partagés, y compris les salles de réunion, les cuisines et les aires communes, afin d’évaluer la nécessité d’installer des postes de nettoyage à l’entrée des aires communes.
CotravailGC
CotravailGC permet aux ministères d’accéder à des locaux communs interministériels. De façon similaire au milieu de travail GC, les ministères qui utilisent les espaces de cotravailGC sont bien positionnés pour adopter des stratégies de retour au travail souple. Les milieux de cotravailGC sont bien positionnés pour faciliter le retour au travail dans un lieu de travail alternatif. Les 36 ministères intégrés auront accès à ces lieux de travail alternatifs, qui sont dotés de technologies, répondent aux exigences en matière de sécurité, de sécurité au travail et d’ergonomie des employés. À la réouverture des emplacements, plus de 25 ministères supplémentaires seront intégrés afin que nous puissions offrir plus de souplesse à l’appui des activités du gouvernement.
Afin d’assurer le respect des exigences de nettoyage et d’éloignement social, ces espaces peuvent être facilement reconfigurés et les points de travail peuvent être mis hors service. La souplesse du milieu de travail GC s’applique aussi à ces espaces. Nous étudions actuellement la mise en œuvre possible d’un système de réservation de locaux pour réduire au minimum les « visites ponctuelles », afin de mieux planifier l’utilisation de ces espaces partagés.
Chaque emplacement de cotravailGC dispose d’un représentant sur place, appelé coPro, dont le rôle est d’assurer le bon fonctionnement de l’emplacement, de veiller à la santé et à la sécurité sur place et des utilisateurs ainsi que de répondre aux diverses demandes des utilisateurs. Le coPro observe les activités à l’emplacement et complète le nettoyage régulier en nettoyant les points de travail après chaque utilisation. Des lingettes supplémentaires seront à la disposition des utilisateurs afin qu’ils puissent également nettoyer le point de travail avant de l’utiliser.
La rétroaction des utilisateurs est un élément clé de ces milieux de travail. Les utilisateurs des emplacements seront invités à remplir un sondage comprenant des questions sur la perception des utilisateurs à l’égard de la propreté et de l’efficacité de l’emplacement ainsi que de la santé et de la sécurité générales à cet emplacement. Cette rétroaction permettra d’orienter les activités qui y seront menées à l’avenir.
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