Activités immobilières : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – mars 24 2021
Navigation pour document « Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : mars 24 2021 »
Sur cette page
- Gestion des immeubles fédéraux durant la pandémie de COVID-19
- Efforts déployés par les Services immobiliers à l’appui des populations vulnérables touchées par la pandémie de COVID-19
- Mesures d’aide au loyer destinées aux locataires commerciaux du portefeuille de Services publics et Approvisionnement Canada
Gestion des immeubles fédéraux durant la pandémie de COVID-19
Contexte
Une grande partie de la fonction publique est passée au travail à domicile pendant la pandémie de COVID-19. Les bureaux gouvernementaux restent ouverts pour assurer la prestation des fonctions gouvernementales essentielles et les préparatifs de nombreux clients en vue d’un éventuel retour en milieu de travail sont en cours, dans le respect des recommandations des organismes de santé publique régionaux. Toutefois, la deuxième vague du virus de la COVID-19 au Canada pourrait susciter des préoccupations accrues quant à la façon dont les cas confirmés sont gérés et communiqués aux occupants des immeubles de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
Compte tenu des dispositions de télétravail en vigueur dans l’ensemble de la fonction publique fédérale, l’utilisation de l’éclairage intérieur et la consommation d’énergie par SPAC ont été remises en question par les médias.
Remarque
Le président du Conseil du Trésor, à titre d’employeur, devrait se charger de répondre aux questions relatives au retour des employés sur les lieux de travail.
Réponse suggérée
- SPAC s’engage à fournir des environnements de travail sains et propices à la productivité – nos installations restent ouvertes et les préparatifs en vue de la réintégration des immeubles se poursuivent afin que les occupants puissent retrouver un milieu de travail sain à leur retour au bureau
- Des protocoles de signalement des incidents et de désinfection spécialisée sont en place pour les cas soupçonnés ou confirmés de COVID-19
- Les spécifications nationales de nettoyage ont été renforcées afin que le nettoyage et la désinfection des surfaces fréquemment touchées aient lieu 2 fois par jour, conformément aux directives de Santé Canada
- Un rinçage périodique des systèmes d’approvisionnement en eau des immeubles est effectué afin de garantir en permanence la potabilité de l’eau
- Des mesures liées aux systèmes de chauffage, de ventilation et de conditionnement d’air ont été mises en œuvre afin d’augmenter l’apport d’air extérieur et de maximiser la filtration
- SPAC répond aux besoins des clients en ce qui a trait au désinfectant pour les mains, aux lingettes désinfectantes et à d’autres articles de protection nécessaires
- Nous veillons à ce que les mesures prises par SPAC soient conformes aux pratiques exemplaires mondiales en matière de gestion immobilière
Si l’on insiste au sujet des cas confirmés dans les immeubles de SPAC :
- les clients doivent signaler tous les cas soupçonnés ou confirmés de COVID-19 au Centre national d’appels de service de SPAC
- SPAC ou son fournisseur de services réagira rapidement et mobilisera les entrepreneurs de nettoyage pour la mise en œuvre des procédures de désinfection requises
- un plan de désinfection approprié est élaboré et peut inclure la désinfection des espaces de travail des employés, des boutons et des panneaux de commande des ascenseurs, des toilettes ainsi que de la cuisine et des coins-repas, ainsi que l’ajout d’affiches et d’indicateurs au sol pour promouvoir la distanciation physique dans les aires communes
- le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) fait le suivi des cas confirmés au sein de la fonction publique fédérale. En date du 11 mars 2021, le SCT a déclaré 3 027 cas confirmés de COVID-19 dans toute la fonction publique fédérale
Si l’on insiste sur la communication aux employés des cas confirmés de COVID-19 :
- SPAC s’engage à fournir des environnements de travail sains et propices à la productivité et prend au sérieux la responsabilité d’informer les organisations agissant à titre d’employeurs des cas confirmés de COVID-19
- les protocoles de signalement établis sont suivis, le Centre national d’appels de service étant avisé par l’organisation cliente afin que le nettoyage et la désinfection puissent commencer immédiatement
- conformément à la pratique courante, les représentants de l’employeur dans les immeubles sont informés et, à leur tour, envoient un avis à leurs employés comme le prévoient leurs responsabilités en vertu du Code canadien du travail
- SPAC et ses fournisseurs de services travaillent avec l’employeur et les autres intervenants concernés pour les aider à suivre les protocoles ci-dessus
Si l’on insiste sur la consommation d’énergie dans les immeubles à occupation réduite :
- les biens de SPAC restent opérationnels afin de maintenir la prestation des services gouvernementaux essentiels, et des efforts importants sont aussi déployés pour éviter que nos immeubles ne se détériorent durant les périodes de faible occupation.
- dans le cadre de son engagement envers l’économie d’énergie, SPAC éteint les lumières non essentielles, dans la mesure du possible, en dehors des heures de travail. Depuis le début de la pandémie, les lignes directrices générales consistent à garder les lumières éteintes durant les heures de travail, à l’exception de l’éclairage nécessaire :
- dans les zones occupées
- pour soutenir le nettoyage, l’entretien, la réalisation de projets, ou à des fins de sécurité
- pour respecter les exigences de la réglementation en matière de santé et de sécurité et en cas d’urgence dans les immeubles ainsi que le Code canadien du travail
- au cours de la dernière décennie, SPAC a contribué à l’atteinte des cibles relatives à l’objectif d’écologisation du gouvernement et a soutenu le gouvernement du Canada en mettant en œuvre un large éventail de mesures visant à réduire la consommation d’énergie, à améliorer l’efficacité énergétique et à réduire les émissions de gaz à effet de serre (GES) provenant des immeubles
- SPAC est à l’avant-garde du changement au sein de la collectivité de gestion des biens immobiliers. À ce jour, le Ministère est déjà parvenu à réduire les émissions de GES de 58 %, dépassant ainsi la cible de la Stratégie pour un gouvernement vert de 2020, qui consiste à réduire les émissions de 40 % d’ici 2025
- SPAC continue d’intégrer des facteurs relatifs au développement durable dans la prise de décisions, la gestion des risques, la planification et la réalisation de ses programmes et initiatives
Si l’on insiste sur le remboursement de mobilier de 500 $ pour les chaises de bureau utilisées à domicile par les employés fédéraux en télétravail :
- le Ministère s’engage à fournir aux employés l’équipement dont ils ont besoin pour être productifs et en bonne santé, quel que soit leur lieu de travail. Même si de nombreux employés disposaient déjà des outils nécessaires pour travailler à distance, certains avaient besoin d’équipement supplémentaire pour le faire en toute sécurité
- depuis le début de la pandémie, SPAC assure la continuité de ses opérations tout en respectant le Code canadien du travail. De ce fait, les employés se sont vu offrir un soutien, notamment un remboursement de 500 $ pour l’achat de mobilier de bureau comme des chaises et des surfaces de travail, afin qu’ils puissent travailler efficacement à partir de leur domicile
Historique
Coûts de nettoyage
Les coûts de nettoyage des immeubles de base sont demeurés relativement stables tout au long de la pandémie. Nous avons constaté une augmentation d’environ 9 % malgré le renforcement des protocoles de nettoyage. Toutefois, alors que progresse le retour sur les lieux de travail, les coûts de nettoyage des immeubles de base devraient augmenter. Bien qu’il y ait différents facteurs à prendre en considération, on estime qu’il y aura augmentation des coûts de nettoyage lorsque les taux d’occupation atteindront environ 30 % de l’occupation totale. Nous continuons à collaborer avec les fournisseurs de services et les locateurs à des fins de planification de ces coûts.
Coûts des services publics
Bien qu’une occupation réduite puisse laisser croire à une baisse des coûts des services publics, la réalité est que ces coûts sont demeurés stables par rapport aux coûts antérieurs à la pandémie. Cela est attribuable à de nombreuses variables, notamment les suivantes :
- les immeubles restent opérationnels et l’entretien se poursuit selon le calendrier habituel
- un rinçage des systèmes d’approvisionnement en eau est effectué pour réduire le risque de stagnation et de croissance de bactéries
- les protocoles relatifs aux systèmes de chauffage, de ventilation et de conditionnement d’air ont été renforcés pour favoriser le bien-être des occupants, notamment l’augmentation de l’apport d’air extérieur, ce qui a une incidence sur les possibilités d’économies d’énergie
- une occupation réduite se traduit par une diminution de la consommation d’électricité des ordinateurs personnels, mais cela signifie également pour l’immeuble une perte de gains de chaleur interne provenant des occupants et de l’équipement pendant la saison de chauffage, ce qui fait que les systèmes de bâtiment doivent fournir un chauffage supplémentaire
Prochaines étapes
Le ministère poursuit sa collaboration avec les organismes centraux, les clients et les agents de négociation à l’égard des directives. De plus, SPAC continuera de faire progresser les procédures visant à assurer des environnements de travail sains et propices à la productivité dans le cadre de l’assouplissement des restrictions et de la planification d’un retour en milieu de travail en toute sécurité à mesure que l’orientation évolue.
SPAC continuera de renforcer les protocoles de signalement des cas soupçonnés et confirmés de COVID-19 auprès des fournisseurs de services et des clients afin d’assurer une approche et une compréhension uniformes à l’échelle nationale.
SPAC continuera de faire le suivi des mesures de préparation des immeubles partout au pays et de tirer profit des occasions de démontrer la mise en œuvre des protocoles à cet égard afin d’instaurer la confiance et de réduire l’incertitude chez nos clients.
En outre, dans le cadre de la lettre de mandat supplémentaire de la ministre, celle-ci est appelée, en consultation avec les syndicats du secteur public, à travailler avec le président du Conseil du Trésor et le ministre du Gouvernement numérique afin d’explorer les possibilités pour accroître la flexibilité dans les modalités de travail des fonctionnaires fédéraux.
SPAC continuera de rappeler les lignes directrices relatives à l’éclairage non essentiel, tant à l’interne qu’aux fournisseurs de services immobiliers.
Remboursement de 500 $ pour le mobilier
Le processus visant à doter les employés de l’équipement nécessaire a été lancé au début de l’été. À la fin de l’automne, selon le système ministériel de dossiers, le Ministère avait dépensé 1 082 $ en équipement de bureau.
SPAC s’attend à ce que les employés continuent à profiter des modalités de travail souples après la COVID-19 et à ce qu’ils utilisent donc cet équipement de façon continue. C’est pourquoi SPAC continue d’examiner et d’adapter ses procédures internes pour s’assurer que ses processus favorisent une saine intendance dans la gestion de l’équipement acheté à l’aide de fonds publics. Ces processus suivent les procédures établies conformément à la Politique sur la gestion du matériel du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui concerne le suivi, la conservation, l’entretien et la récupération ou la cession de l’équipement et sont également conformes aux plus récentes directives reçues du Bureau du dirigeant principal des ressources humaines et du Bureau du contrôleur général.
Efforts déployés par les Services immobiliers à l’appui des populations vulnérables touchées par la pandémie de COVID-19
Contexte
Les personnes en situation d’itinérance ou faisant partie d’une population vulnérable ont un risque accru de contracter et de transmettre la COVID-19 en raison du surpeuplement des logements, de l’incapacité à s’isoler, du manque d’accès aux installations permettant de pratiquer une bonne hygiène et d’une forte précarité.
Rôle de Services publics et Approvisionnement Canada
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) répond aux besoins des populations vulnérables en tirant parti de son expertise et de ses biens immobiliers pour garantir l’accès à des installations et à des locaux pour toute une gamme d’éventualités. En avril 2020, SPAC et Emploi et Développement social Canada (EDSC) ont créé le Comité interministériel sur le logement des populations vulnérables afin de mettre en œuvre une approche pangouvernementale avec la participation de représentants de 14 ministères.
Enjeu
SPAC ne reçoit pas de financement pour loger les populations vulnérables; par conséquent, notre soutien consiste à partager notre expertise, à collaborer avec des partenaires intergouvernementaux et des associations nationales, à assurer la coordination avec les ministères et organismes responsables du financement, y compris le Conseil du Trésor (CT) pour les exemptions en matière de biens immobiliers, et à fournir un appui continu en cas d’urgence afin de recourir aux modes de soutien appropriés pour le logement et les services spécialisés.
Au fil de l’évolution des restrictions frontalières tout au long de la pandémie, SPAC aide Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) à trouver des établissements hôteliers partout au Canada. De plus, SPAC fournit des conseils et des pratiques exemplaires à Santé Canada, à EDSC, à l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC), au Bureau du Conseil privé (BCP) et à ses partenaires intergouvernementaux en ce qui concerne les besoins en logement pour les travailleurs étrangers temporaires ou les sites d’isolement destinés aux personnes asymptomatiques en vue de s’assurer que les interventions reposent sur les leçons apprises tout au long de la pandémie et de réduire les obstacles au sein de l’industrie.
Situation actuelle
SPAC a reçu 10 demandes officielles et au moins 10 demandes informelles par le biais d’un nouveau processus de réception permettant de trier les demandes de logement et de déterminer quels partenaires fédéraux sont les mieux placés pour répondre aux besoins de la communauté en termes de locaux, de financement et d’adoption des pratiques exemplaires. SPAC a traité plusieurs de ces demandes, les autres étant gérées par EDSC dans le cadre des programmes de soutien communautaire ou de l’Initiative pour la création rapide de logements de la Société canadienne d’hypothèques et de logement (SCHL).
SPAC a actuellement des baux en place à Yellowknife et à Montréal jusqu’en mars 2021 à une valeur nominale. La Ville de Montréal a un bail en place pour l’utilisation de l’ancienne installation du YMCA située dans le complexe Guy-Favreau. L’organisme sans but lucratif Bon Courage détient un bail pour l’ancien immeuble de l’Office national du film du Canada à Montréal, et la Société d’habitation des Territoires du NordOuest utilise le complexe d’appartements Aspen situé à Yellowknife (immeuble de 36 unités). SPAC a également obtenu les approbations préalables pour louer un site appartenant à l’État à Yellowknife qui est inoccupé et qui servira, au besoin, de refuge chauffé.
Risques
SPAC ne reçoit pas de financement pour fournir de l’hébergement à l’échelle communautaire; par conséquent, la clarté des rôles, le tri et la coordination des demandes sont essentiels et continus pour assurer la gestion des attentes et pour éviter le chevauchement des efforts d’intervention.
Prochaines étapes
SPAC continuera à soutenir les demandes ponctuelles et officielles tout au long de la deuxième vague et de la période de vaccination pour aider à répondre aux situations changeantes et aux urgences. Le Ministère cherche des moyens de prolonger les autorisations du CT pour les baux existants afin qu’elles se poursuivent au-delà de la période de vaccination et de la phase de mise hors service requise.
Mesures d’aide au loyer destinées aux locataires commerciaux du portefeuille de Services publics et Approvisionnement Canada
Contexte
Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a adopté des mesures pour atténuer la pression financière exercée sur ses locataires commerciaux pendant une période de faible occupation des immeubles découlant de la pandémie de COVID-19.
Réponse suggérée
- SPAC est déterminé à offrir aux occupants de ses immeubles et aux employés des environnements de travail sains et propices à la productivité
- Le 9 octobre 2020, le gouvernement a annoncé le nouveau Programme de Subvention d’urgence du Canada pour le loyer, administré par l’Agence du revenu du Canada, qui remplace le Programme d’Aide d’urgence du Canada pour le loyer commercial (AUCLC)
- Ce nouveau programme fournira un soutien au loyer et à l’hypothèque simple et facile d’accès jusqu’en juin 2021 pour les organismes admissibles touchés par la pandémie de COVID-19. La subvention pour le loyer sera versée directement aux locataires touchés, tout en soutenant les propriétaires des immeubles concernés
- Le Ministère demeure résolu à collaborer avec les locataires commerciaux de ses installations pendant la transition vers le nouveau programme
- SPAC a approché tous ses locataires et communiquera encore avec eux sous peu pour leur faire part des mesures d’aide au loyer supplémentaires dont leurs entreprises pourraient bénéficier pour assurer la poursuite de leur bien-être et de leur vitalité économique
- En ce qui concerne la Garderie Tunney’s Daycare, celle-ci était en activité depuis plus de 30 ans au moment où elle a fermé ses portes, en octobre 2020, en raison des répercussions de la pandémie de COVID-19 et des coûts connexes
- Depuis la fermeture de la garderie, des agents ministériels cherchent activement des solutions avec ses dirigeants pour que la Garderie Tunney’s Daycare puisse continuer à assurer son service communautaire essentiel. C’est avec joie que SPAC confirme que la garderie a rouvert ses portes le 1er mars 2021 et sera subventionnée par Santé Canada
Historique
Compte tenu des mesures de santé et de sécurité prises pour contrer la COVID-19, les immeubles gérés par SPAC sont, pour la plupart, vides. Les locataires commerciaux peuvent donc avoir vu leurs volumes d’activités diminuer.
Conformément aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) sur l’aide au loyer pour les locataires externes, SPAC a pris des mesures afin de permettre aux locataires de reporter de 6 mois le paiement de leur loyer à partir du 1er avril 2020 pour les entreprises dont les revenus ont souffert des mesures de confinement résultant de la COVID-19. À ce jour, 162 locataires (64 % des locataires) ont demandé un report de leur paiement de loyer, ce qui représente un total de 4,8 millions de dollars pour la période de 6 mois.
De plus, 106 locataires (58 % des locataires potentiellement admissibles) ont bénéficié d’une réduction de loyer de 75 % dans le cadre du programme d’AUCLC, soit un total de 1,8 million de dollars. Le Programme d’AUCLC a pris fin le 30 septembre 2020.
Le 9 octobre 2020, le gouvernement a annoncé le nouveau Programme de Subvention d’urgence du Canada pour le loyer (SUCL), administré par l’Agence du revenu du Canada, qui remplace le Programme d’AUCLC. Ce programme fournira un soutien au loyer et à l’hypothèque simple et facile d’accès jusqu’en juin 2021 (confirmé par le premier ministre le 3 mars 2021) pour les organismes admissibles touchés par la pandémie de COVID-19. La subvention pour le loyer sera versée directement aux locataires touchés, tout en soutenant les propriétaires des immeubles concernés.
La nouvelle subvention pour le loyer soutiendra les entreprises, les organismes de bienfaisance et les organismes sans but lucratif qui ont subi une baisse de revenus en subventionnant un pourcentage de leurs dépenses, selon une échelle mobile, pouvant atteindre 65 % des dépenses admissibles. Une subvention complémentaire pouvant atteindre 25 % sera offerte aux organismes qui ont dû fermer leurs portes temporairement en raison d’une ordonnance de santé publique obligatoire émise par une autorité de santé publique admissible (en plus de la subvention au taux de 65 %).
Au-delà du Programme de SULC et du Programme AUCLC), SPAC modifiera également des contrats de location de façon temporaire, au besoin, pour veiller à ce que les futurs loyers correspondent aux réalités économiques de ses locataires.
Parmi les modifications envisagées, notons le calcul des loyers en fonction d’un pourcentage des revenus bruts des locataires (pour que le loyer soit proportionnel à leur capacité à générer des revenus et à leur capacité de paiement) et la résiliation de bail d’un commun accord sans pénalité pour libérer les locataires de toute obligation financière future s’ils estiment que leur modèle d’entreprise n’est plus viable.
Renseignements propres à la Garderie Tunney’s Daycare :
- conformément à la Politique Garderies en milieu de travail du Conseil du Trésor, toute garderie doit recevoir l’appui d’un ministère principal et être entièrement autonome sur le plan financier, exception faite des frais d’aménagement et du loyer, qui sont subventionnés par le gouvernement fédéral
- en outre, pour que la garderie puisse être admissible à la pleine subvention de loyer, les parents de 70 % des enfants qui y sont inscrits doivent être des fonctionnaires. Autrement, la subvention est réduite de façon proportionnelle au pourcentage des locaux utilisés par les enfants de fonctionnaires
- depuis 1988, le loyer de la Garderie Tunney’s Daycare était entièrement subventionné (principalement par Statistique Canada) conformément à la politique du Conseil du Trésor. Au cours des dernières années, les contributions de différents ministères au titre de la subvention sont devenues inégales et difficiles à obtenir
- au moment du dernier renouvellement du bail, qui est entré en vigueur le 1er avril 2019, les ministères dont les employés utilisaient le service n’ont manifesté aucun intérêt à servir de ministère principal et à subventionner la garderie
- en définitive, SPAC a réussi à conclure avec Statistique Canada et Affaires mondiales Canada une entente selon laquelle ces ministères, en collaboration avec SPAC, devaient subventionner la première année du bail en place (d’avril 2019 à mars 2020) pour permettre à la garderie d’assumer la valeur marchande de son loyer au cours des 8 années restant au bail
- à la mi-octobre, SPAC a été informé que la Garderie Tunney’s Daycare allait fermer ses portes en raison des répercussions de la pandémie de COVID-19 et des coûts connexes
- le 28 octobre 2020, en réponse à une question qui lui a été adressée à la Chambre, le premier ministre a indiqué que les responsables de la garderie ont été informés que le paiement de leur loyer de novembre allait être reporté et que le gouvernement continuerait à travailler avec eux sur les prochaines étapes
- la garderie, soutenue par la communauté (conseil d’administration sortant, parents, Un enfant une place, Services à l’enfance Andrew Fleck), a proposé sa réouverture sous une nouvelle direction, moyennant une pleine subvention
- à la suite de discussions avec le SCT et le Bureau du Conseil privé, Santé Canada a accepté d’assumer le rôle de ministère principal et, du même coup, de subventionner le loyer de la garderie en totalité
- SPAC a négocié les modalités d’une nouvelle entente avec la garderie, avec une pleine subvention de loyer par Santé Canada, de façon conditionnelle à ce que la garderie soit exploitée dans le respect total de la politique du CT
- la nouvelle garderie, dirigée par un nouveau conseil d’administration, a signé son permis en février 2021, puis a rouvert ses portes le 1er mars 2021. Elle sera subventionnée par Santé Canada
Navigation pour document « Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : mars 24 2021 »
- Date de modification :