Phénix : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – mars 24 2021

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Équipe intégrée des Ressources humaines à la paye

Faits saillants

Une somme totale de 1,381 G$ a été investie pour administrer la paye et régler les problèmes de paye depuis le lancement de Phénix :

• 50 M$ en 2016 pour régler les problèmes survenus après le déploiement de Phénix
• 142 M$ en 2017 pour augmenter la capacité, améliorer les technologies et fournir du soutien aux fonctionnaires (15 M$ au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et 127 M$ à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC))
• 431,4 M$ dans le budget de 2018 (comptabilité d’exercice), plus 16 M$ (SCT) pour continuer les travaux relatifs au nouveau système de paye, plus 5,5 M$ (Agence du revenu du Canada (ARC)) pour faciliter le traitement des réévaluations des déclarations de revenus
• 523,3 M$ sur une période de 5 ans dans le budget de 2019 (comptabilité d’exercice), à compter de 2019 à 2020, afin de disposer des ressources nécessaires pour gérer les problèmes de paye
• un montant supplémentaire de 9,2 M$ à l’ARC pour effectuer les réévaluations nécessaires des déclarations de revenus en raison des problèmes de paye
• 203,5 M$ dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021 afin d’éliminer l’arriéré des problèmes de paye pour les fonctionnaires et d’assurer la prestation de la paye et la stabilisation du système connexe

Dans le cadre de l’initiative de transformation de l’administration de la paye, les services de paye de 46 ministères et organismes ont été regroupés et transférés au Centre des services de paye de la fonction publique, qui offre des services à plus de 220 000 employés.

Principaux enjeux

Capacité

• Le Centre des services de paye compte 14 bureaux partout au pays (le Centre des services de paye situé à Miramichi et les bureaux régionaux)
• L’effectif de la rémunération a quadruplé depuis 2016
• Le Centre des services de paye, le Centre de contact avec la clientèle et le Bureau de service à la clientèle comptent plus de 2 300 employés de la rémunération

Tableau de bord public (en date du  17 février 2021) :

• environ 270 000 mouvements sont en attente de traitement au Centre des services de paye, dont :
  • 184 000 mouvements ayant des répercussions financières, répartis comme suit :
    • 104 000 mouvements en sus de la charge de travail normale
    • 80 000 mouvements représentant la charge de travail normale
  • 45 000 mouvements n’ayant aucune répercussion financière ou demandes de renseignements généraux
  • 7 000 mouvements liés aux conventions collectives
  • 34 000 mouvements en attente de fermeture pour lesquels les employés ont déjà reçu un paiement

Conventions collectives

• En ce qui concerne la ronde de conventions collectives de 2014, ce sont 126 conventions collectives du SCT et d’employeurs distincts qui ont été traitées, ce qui comprend la mise à jour des taux de rémunération et représente des paiements de près de 2,5 G$ versés aux employés
• Un nouveau processus automatisé de rétroactivité de masse a été créé pour la ronde de négociations collectives de 2018. Nous prévoyons une moyenne globale d’environ 10 % des mouvements découlant de cette ronde de conventions collectives nécessiteront une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels
• À ce jour, les ajustements salariaux et les paiements rétroactifs découlant de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 ont été effectués pour 71 accords du SCT et d’employeurs distincts, ce qui représente plus de 910 M$ en paiements aux employés

Impôts

• Le plan fiscal de fin d’exercice comprend des directives claires pour des tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information en fin d’exercice au personnel de la rémunération et aux employés
• SPAC continue de collaborer activement avec les ministères et les organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets de renseignements fiscaux modifiés
• Les feuillets de renseignements fiscaux pour 2020 ont été envoyés aux employés de la fonction publique fédérale de façon échelonnée avant la fin du mois de février 2021
• La période des déclarations de revenus de 2020 s’est bien déroulée. Il y a eu moins de problèmes de données, aucun problème majeur de système et moins de demandes de renseignements de la part des clients

Trop-payés et options de remboursement

• Modification de la Directive sur les conditions d’emploi du SCT indiquant que le système ne procédera pas au recouvrement des trop-payés à moins que certaines conditions ne soient remplies
• Création du Bureau des réclamations du SCT pour indemniser les employés qui ont engagé des dépenses ou subi des pertes financières
• Modifications apportées à la Loi de l’impôt sur le revenu afin de permettre aux employés touchés de rembourser seulement le montant net du trop-payé reçu l’année précédente, plutôt que le montant brut
• Le travail a commencé sur les recouvrements des trop-payés en se concentrant sur les dossiers de 2016, et ceux de grande valeur (plus de 40 000$)

Contrat d’IBM

• Depuis juin 2011, 49 modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 545 M$ (taxes incluses)
• La modification la plus récente du contrat existant avec IBM était nécessaire pour exercer l’année d’option permettant de prolonger la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022

Innovation

• L’industrie a été consultée concernant plusieurs éléments jugés essentiels à la stabilisation de la paye (par exemple, automatisation robotisée des processus, services d’accélérateur)
• Un engagement continu des fonctionnaires dans l’évolution de MyGCPay, y compris le développement d’un nouveau bulletin de paie en ligne

Réalisations

• Depuis le mois de janvier 2018, les ministères clients du Centre des services de paye ont vu une diminution de 57 % du nombre de mouvements en attente, ce qui représente une réduction de plus de 363 000 mouvements (de 633 000 mouvements à 270 000) en date du  17 février 2021
• Au cours de la même période, les mouvements de l’arriéré comportant des répercussions financières en sus de la charge de travail normale ont diminué de 73 %, ce qui représente une réduction de 280 000 mouvements (de 384 000 mouvements à 104 000)
• La conclusion réussie du projet pilote des services d’accélérateur et début des activités de déploiement dans l’ensemble du centre de paiement
• Le Centre de contact avec la clientèle a été amélioré afin de mieux soutenir les employés, dont la capacité de résoudre les problèmes de paye plus rapidement et plus efficacement au premier point de contact
• Lancement de MaPayeGC, une application Web novatrice qui fournit aux employés une vue centralisée et simplifiée des renseignements relatifs à leur paye et à leurs avantages sociaux, et qui leur permet de déterminer plus tôt les problèmes de paye et de surveiller de façon plus détaillée leurs cas ouverts
• Mise en œuvre de la solution de refonte de la rétroactivité, qui améliore l’automatisation du traitement des mouvements tardifs individuels et des paiements rétroactifs de masse admissibles
• De nombreux changements techniques visant à stabiliser le système ont été mis en œuvre, y compris plus de 2 500 correctifs et améliorations de système

Tableau de bord du Centre des services de paye de la fonction publique en date du  17 février 2021

Mouvements financiers excédant la charge de travail habituelle du Centre des services de paye depuis 2018

Nous avons ajouté un graphique représentant l’arriéré des mouvements en attente de traitement au Centre des services de paye depuis 2018.

Mouvements financiers excédant la charge de travail habituelle du Centre des services de paye depuis 2018.

Mouvements financiers reçus et traités mensuellement par le Centre des services de paye depuis 2018

Nous avons aussi ajouté un graphique représentant les nouveaux mouvements financiers reçus ainsi que les nouveaux mouvements et les mouvements en retard traités mensuellement par le Centre des services de paye depuis 2018.

Mouvements financiers reçus et traités mensuellement par le Centre des services de paye depuis 2018.

Mouvements financiers excédant la charge de travail habituelle de 2018 jusqu’au présent

• 20 janvier 2021 : 112 000
• 17 février 2021 : 104 000
• Objectif : 0

Mouvements financiers excédant la charge de travail habituelle

Le nombre de mouvements financiers excédant la charge de travail habituelle a diminué de 8 000 mouvements entre le 20 janvier et le  17 février 2021.

Les baisses seront parfois suivies de ralentissements, voire d'augmentations. Depuis le pic atteint en janvier 2018, le nombre de mouvements financiers dépassant la charge de travail habituelle a diminué de 280 000 mouvements, passant de 384 000 à 104 000.

Bien que le nombre exact de mouvements change quotidiennement, on estime que près de la moitié des fonctionnaires sont aux prises avec un problème de paye quelconque, qu’ils soient ou non clients du Centre des services de paye. Il y a actuellement environ 270 000 mouvements prêts à être traités au Centre des services de paye, notamment:

• 184 000 mouvements ayant des répercussions financières, dont :
  • 104 000 dépassent notre charge de travail normale
  • 80 000 font partie de notre charge de travail normale
• 45 000 mouvements n’ayant aucune répercussion financière, ou demandes de renseignements généraux
• 7 000 mouvements concernant les conventions collectives
• 34 000 mouvements pour lesquels les employés ont déjà reçu un paiement doivent être fermés

Flux des mouvements au Centre des services de paye de la fonction publique

Entre le 20 janvier et le 17 février, le Centre des services de paye a reçu 69 000 mouvements et en a traité 77 000. De plus, il a traité 1 200 mouvements supplémentaires liés aux conventions collectives.

Pourcentage de mouvements traités selon les normes de service

• Taux moyen en 2020 : 72 %
• 17 février 2021 : 77 %
• Objectif : 95 %

Entre le 20 janvier et le 17 février, 77 % de mouvements non liés à la négociation de conventions collectives répondaient aux normes de service.

Services publics et Approvisionnement Canada accorde la priorité aux cas qui peuvent avoir un effet important sur la rémunération des employés. Par exemple, en 2020, les congés parentaux et d’invalidité ont été traités dans le respect des normes de service 99 % du temps en moyenne.

Diminution de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré du système Phénix

Contexte

La présente note est axée sur la baisse continue de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré, la mise en œuvre des conventions collectives, les impôts, les trop-payés et les moinspayés.

Réponse suggérée

• Les employés méritent d’être payés à temps et sans erreur
• La résolution des problèmes de paye est une priorité absolue et, grâce au travail acharné de nos employés de la rémunération, nous constatons des progrès à cet égard
• Au 17 février 2021, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières a diminué de 73 % par rapport au sommet atteint en janvier 2018, passant de 384 000 mouvements à 104 000, ce qui représente une réduction de 280 000 mouvements
• Au cours de la même période, le nombre de mouvements en attente de traitement au Centre des services de paye a diminué de 57 %, passant de 633 000 mouvements à 270 000, ce qui représente une réduction de 363 000 mouvements
• En février 2021, le Centre des services de paye a respecté les normes de service dans 77 % des cas, comparativement à une moyenne de 72 % en 2020 et de 57 % entre 2018 et 2019
• Nous avons également traité près de 2,5 milliards de dollars en paiements rétroactifs liés aux conventions collectives de 2014
• En outre, jusqu’à maintenant, nous avons traité plus de 910 millions de dollars en paiements rétroactifs liés aux conventions collectives, pour la ronde de négociation de 2018

Si l’on insiste sur l’adhésion incorrecte au Régime de pensions de retraite de la fonction publique :

• les employés devenus cotisants au régime de pensions de retraite de la fonction publique le 1er janvier 2013 ou après cette date ne sont pas assujettis aux mêmes règles et taux de cotisation que les employés devenus cotisants avant 2013
• les employés sont parfois inscrits dans le mauvais groupe du régime de pensions, ce qui entraîne un trop-payé ou un moins-payé de cotisations
• nous avons des mécanismes en place pour déceler ces erreurs et verser des remboursements ou percevoir des recouvrements. Grâce à ces mécanismes, les nouvelles erreurs relatives à l’adhésion sont repérées beaucoup plus rapidement

Si l’on insiste sur la mise en œuvre de la convention collective du groupe Services des programmes et de l’administration (PA) avec l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) :

• le 3 février 2021, SPAC a émis les paiements rétroactifs dus aux membres du groupe PA découlant de la convention collective de 2018, signée le 23 octobre 2020
• cette initiative particulièrement complexe a mené au traitement de plus de 1,5 million de mouvements additionnels dans le système de paye Phénix
• les paiements ont été versés en un paiement forfaitaire dans le but de respecter les délais convenus lors des négociations collectives. Les employés peuvent voir des renseignements détaillés sur les paiements, selon l’année du paiement, dans le système de paye
• près de 620 millions de dollars en paiements rétroactifs ont été versés aux employés du groupe PA, composé d’un peu plus de 132 000 employés actifs et inactifs

Si l’on insiste sur les trop-payés :

• notre priorité est de soutenir les employés et de résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible, y compris le recouvrement des troppayés
• le recouvrement de la plupart des soldes de trop-payé ne commencera pas tant que tous les mouvements de paye en attente de l’employé n’auront pas été traités, que l’employé n’aura pas reçu 3 payes exactes consécutives et qu’il n’aura pas précisé son option de remboursement privilégiée
• les employés sont informés du montant dû, de la cause du trop-payé et des possibilités de remboursement
• nous reconnaissons que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les employés, surtout dans les circonstances actuelles
• les employés qui ont déjà convenu d’un plan de remboursement, mais qui doivent maintenant le revoir peuvent également communiquer avec le Centre de contact avec la clientèle pour discuter des options offertes
• les employés qui éprouvent des problèmes de paye continuent d’avoir accès à des avances de salaire d’urgence ou à des paiements prioritaires, au besoin

Si l’on insiste sur les impôts :

• comme pour les 2 dernières années, nous avons mis en place un plan solide pour émettre des relevés d’impôts précis et aider les employés à remplir leurs déclarations de revenus pour l’année 2021
• le plan fiscal de la fin de l’année prévoit des tests rigoureux, des exercices d’essai et des communications au personnel de la rémunération et aux employés
• les relevés d’impôts pour 2020 ont été envoyés aux employés de la fonction publique fédérale de façon échelonnée selon le délai prévu par la loi, avant la fin du mois de février 2021

Historique

File d’attente et arriéré

Bien que nous nous attendions à ce que la tendance à la baisse des 3 dernières années se maintienne, le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre de conventions collectives et les tendances saisonnières.

Ces tendances comprennent des pointes de cas entrants à la fin de l’année civile et à la fin de l’exercice, ainsi qu’à la fin de l’été, où beaucoup de contrats d’étudiants et de travailleurs occasionnels viennent à échéance. Nous avons observé des tendances saisonnières semblables au cours des années précédentes.

Les pointes saisonnières sont un aspect normal du processus d’administration de la paye, et parfois, de grandes réductions peuvent être suivies de progrès plus lents et même d’augmentations.

Le nombre de mouvements excédant la charge de travail normale a été réduit de 81 000 en 2019 et de 101 000 en 2020.

Nouvelle solution de refonte de la rétroactivité

En octobre 2020, SPAC a mis en œuvre un nouveau processus de paiement rétroactif dans le système de paye Phénix.

La solution de refonte de la rétroactivité permettra d’automatiser davantage le traitement des mouvements tardifs individuels et des paiements rétroactifs de masse admissibles. La nouvelle solution devrait permettre le versement des paiements aux employés en temps opportun et la réduction du travail manuel à effectuer par les conseillers en rémunération.

De plus, le système de paye Phénix comprend maintenant une nouvelle page qui fournit des renseignements détaillés aux employés au sujet de leurs paiements rétroactifs automatisés.

Période de production des déclarations de revenus 2021

Le plan pour les impôts de 2020 comprend des tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information au personnel de la rémunération et aux employés. Les feuillets de renseignements fiscaux pour 2020 seront envoyés aux employés de la fonction publique fédérale à des dates échelonnées, avant la fin du mois de février 2021, conformément à la loi.

SPAC continue de collaborer activement avec des ministères et des organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets de renseignements fiscaux modifiés en raison de mouvements en attente dans leur dossier de paye.

Les préparatifs pour l’année d’imposition 2018 et 2019 ont permis d’éviter la modification de feuillets T4 découlant de problèmes liés au système Phénix. En février 2021, environ 67 000 feuillets de renseignements fiscaux modifiés ont été produits pour 2018, comparativement à environ 43 000 feuillets pour 2019, mais aucun de ces feuillets modifiés n’était lié au système de paye. En comparaison, environ 213 000 feuillets T4 modifiés ont été émis pour 2017.

Aux termes des lois en vigueur, l’Agence du revenu du Canada (ARC) cessera de réviser automatiquement tous les T4 modifiés de 2016 d’ici janvier 2021. Les clients devront demander des réévaluations, ce que l’ARC a convenu de faciliter. Des communications aux employés ont été envoyées, et de nouvelles sont en cours d’élaboration.

Trop-payés

Comme le système de paye Phénix ne fait pas la distinction entre les trop-payés véritables et les trop-payés administratifs, il n’est pas possible de fournir des statistiques exactes sur les trop-payés véritables, qui représentent les sommes dues au gouvernement.

Les trop-payés administratifs font partie intégrante du système et ne découlent pas d’un problème technique. Ils n’ont aucune incidence sur les employés étant donné que le remboursement est automatiquement généré et que le solde est annulé à la période de paye suivante. Ce type de trop-payé est créé pour veiller à ce que les employés reçoivent la paye à laquelle ils ont droit.

En reconnaissance des problèmes causés par les arriérés, le recouvrement de la plupart des soldes de trop-payés ne commencera pas avant que tous les mouvements en attente des employés aient été traités, que l’employé ait reçu 3 payes exactes consécutives et que l’employé ait choisi une option de remboursement.

Toutefois, ces mesures d’assouplissement ne s’appliquent pas aux mouvements courants; par exemple, les congés non payés de 5 jours consécutifs ou moins sont recouvrés à partir des premiers fonds disponibles.

En mars 2020, le Centre des services de paye a temporairement suspendu tous les nouveaux recouvrements de trop-payés qui étaient admissibles à des mesures de remboursement souples, dans le cadre de la réponse à la COVID-19.

À partir du 7 octobre 2020, le Centre des services de paye a recommencé à recouvrer ces troppayés qui étaient admissibles au recouvrement et qui étaient mis en attente.

De plus, le Centre des services de paye, en collaboration avec le Bureau du contrôleur général (BCG) et la Direction générale du receveur général et des pensions (DGRGP), a commencé à établir l’ordre de priorité des recouvrements des trop-payés, en s’attardant principalement aux dossiers de 2016 et aux dossiers ayant une valeur élevée (plus de 40 000 $).

Moins-payés

Les employés qui ont été sous-payés peuvent demander des avances de salaire d’urgence ou des paiements prioritaires de leur ministère.

Les montants non payés aux employés peuvent découler de mouvements de paye de routine qui n’ont pas encore été traités, comme le paiement d’heures supplémentaires et la rémunération d’intérim, ou encore d’erreurs.

Les moins-payés ne font pas automatiquement l’objet de suivis dans le système de paye Phénix parce qu’il est impossible d’obtenir des chiffres exacts avant que tous les mouvements de paye faisant partie de l’arriéré ne soient traités par les conseillers en rémunération.

Mise en œuvre des conventions collectives : Contrats de 2014 et de 2018

En ce qui concerne la ronde de 2014, 126 des conventions signées par le SCT et les employeurs distincts, de même que la mise à jour des échelles salariales, ont été traitées, ce qui représente près de 2,5 milliards de dollars en paiement aux employés.

Pour assurer l’exactitude des montants de paiement rétroactifs, SPAC a effectué un examen manuel de plus de 200 000 comptes. Ce travail manuel est sur la bonne voie pour être terminé d’ici la fin décembre 2020.

La mise en œuvre de la ronde de 2018 des conventions collectives progresse bien. Pour l’heure, les rajustements salariaux et les paiements rétroactifs découlant de la mise en œuvre des conventions collectives de 2018 ont été effectués pour 71 conventions collectives du SCT et d’employeurs distincts, ce qui représente 910 millions de dollars en paiements versés aux employés.

Les leçons retenues de la mise en œuvre de la ronde de 2014 de négociations ont permis à SPAC de collaborer avec les ministères et les organismes, ainsi que les agents négociateurs afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.

Selon le travail effectué jusqu’à maintenant, nous nous attendons à ce qu’une moyenne générale d’environ 10 % des mouvements de la ronde de négociations collectives de 2018 nécessitent une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels. Les résultats de chaque processus de paiement rétroactif devraient varier en fonction d’une combinaison de plusieurs facteurs, y compris la complexité de la convention et les volumes du projet.

En comparaison, pour la ronde de 2014, les conseillers en rémunération ont dû traiter et valider manuellement près de 90 % des mouvements découlant des conventions collectives.

Le SCT est responsable des consultations auprès de SPAC, des employés et des syndicats en ce qui concerne les conventions collectives et le dédommagement relatif à Phénix.

Soutien d’IBM et mises à niveau du système Phénix

Contexte

La présente note porte sur le soutien offert par les fournisseurs dans le dossier du système Phénix (IBM/défi de l’innovation) ainsi que sur la mise à niveau de logiciel du système de paye Phénix (version 9.2 de PeopleSoft).

Réponse suggérée

• Le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
• SPAC a mis en place plus de 2 500 améliorations et correctifs de systèmes qui ont contribué à faire évoluer le système de paye vers un environnement beaucoup plus stable
• Par conséquent, nous avons considérablement amélioré la stabilité et l’exécution du traitement de la paye dans le système
• Nous continuons à collaborer avec des spécialistes, des syndicats du secteur public fédéral et des acteurs du secteur privé afin de trouver des solutions novatrices pour améliorer la stabilisation du système de paye

Si l’on insiste sur la modification du contrat attribué à McKinsey pour des services d’accélérateur :

• en février 2020, un contrat a été attribué à McKinsey & Company pour la prestation de services d’accélérateur au Centre des services de paye. Plus tôt cette année, le contrat a été prolongé jusqu’à la fin d’août 2021
• les travaux accomplis jusqu’à maintenant ont permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail au sein des équipes du projet pilote au Centre des services de paye
• notre gouvernement prend les pratiques commerciales éthiques au sérieux. En ce sens, nous appliquons les normes du régime d’intégrité du gouvernement du Canada dans toutes nos activités d’approvisionnement
• le contrat avec McKinsey & Company a été accordé à l’issue d’un processus d’approvisionnement ouvert, équitable et transparent

Si l’on insiste sur l’attribution du contrat à IBM pour l’automatisation de processus robotisés (APR) :

• Nous utilisons des services d’automatisation de processus robotisés pour le traitement des mouvements manuels dans le système de paye Phénix. Toutes les 2 semaines, plus de 1 000 mouvements sont traités par processus robotisés
• Une demande de propositions a été lancée en octobre 2020 pour un nouveau contrat qui servira à poursuivre le travail accompli à ce jour
• À la suite d’une évaluation approfondie des soumissions présentées par les fournisseurs qualifiés, il a été déterminé que seul IBM répondait aux exigences obligatoires. Le contrat lui a donc été attribué le 19 janvier 2021

Si l’on insiste sur la réattribution du contrat visant le soutien en service du système de paye / contrat pour les services gérés d’applications :

• en juin 2019, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel en vue de trouver des fournisseurs qualifiés désirant fournir des services gérés d’applications pour un soutien opérationnel en tout temps (fonctionnel et technique) à la paye, une fois que le contrat actuel avec IBM Canada Limitée aura pris fin
• nous devrons nous en tenir à Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à passer à un nouveau système de paye
• un surveillant de l’équité indépendant observe le processus d’approvisionnement et rendra compte de son intégrité

Si l’on insiste sur la mise à niveau du système Phénix :

• dans le cadre de ses efforts continus pour stabiliser le système de paye, le Ministère procède à la mise à niveau de Phénix de la version 9.1 à la version 9.2 de PeopleSoft
• cette mise à niveau est nécessaire pour assurer le soutien continu du fournisseur et les mises à jour requises pour calculer la paye avec précision et à temps
• nous avons mis en place un plan de mise en œuvre exhaustif fondé sur les leçons tirées du déploiement de Phénix, afin que les employés ne soient pas touchés par cette mise à niveau
• cette mise à niveau, qui devrait être lancée au printemps 2021, n’aura pas d’incidence sur les quelque 30 systèmes de ressources humaines qui alimentent Phénix, et aucune mise à jour de ces systèmes ne sera nécessaire

Historique

Contrats d’IBM et modifications

En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent. Depuis, 49 modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 545 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications font partie du processus normal d’approvisionnement et elles étaient prévues au moment de l’attribution du contrat.

La modification la plus récente remonte à décembre 2020; il a fallu exercer l’année d’option afin de porter la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022. Exercer l’année d’option est nécessaire pour assurer le soutien opérationnel en tout temps (fonctionnel et technique) des services de paye dans le cadre du contrat pour les services gérés d’applications. Cela comprend la maintenance des logiciels et les services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft.

Soutien en service : Réapprovisionnement

Le contrat pour les services gérés d’applications est un accord fondé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur a pour responsabilité de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin pour un prix fixe.

En juin 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel en vue de trouver des fournisseurs qualifiés désirant fournir des services gérés d’applications pour un soutien opérationnel en tout temps (fonctionnel et technique) à la paye, une fois que le contrat actuel avec IBM Canada Limitée aura pris fin.

Un surveillant de l’équité indépendant observe le processus d’approvisionnement et rendra compte de son intégrité.

Nous devrons nous en tenir à Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à passer à un nouveau système de paye. L’arriéré des problèmes de paye doit également être traité pour permettre une transition sans heurt vers un nouveau système de paye, quel qu’il soit. C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue à investir dans Phénix : pour que les employés continuent d’être appuyés et pour s’assurer que nous sommes bien préparés à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu.

Mise à niveau du système Phénix (version 9.2 de PeopleSoft)

En effectuant la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft, SPAC s’assurera de continuer de recevoir les correctifs et les mises à jour fiscales dont Phénix a besoin pour générer une paye exacte.

La mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft consiste à mettre en œuvre une nouvelle version de l’application PeopleSoft, tout en limitant les répercussions et les interruptions pour les opérations et les utilisateurs. La portée de ce projet se limite au système de paye (Phénix) et ne comprend pas la mise à jour des systèmes de RH du Ministère. Des mises à l’essai approfondies sont en cours auprès de certains ministères et organismes afin de garantir que la mise à niveau n’aura aucune incidence sur la paye des employés.

SPAC estime que la mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (y compris la phase de planification), et le lancement officiel du système est prévu pour le printemps 2021.

Défi de l’innovation : Initiatives d’approvisionnement lié à la stabilisation de la paye

SPAC a lancé un processus d’approvisionnement en août 2018 afin de recruter des spécialistes du secteur privé en matière de solutions novatrices pour aider à stabiliser le système de paye. L’industrie a été consultée concernant plusieurs éléments considérés comme essentiels à la stabilisation de la paye. Ces éléments sont les suivants :

• automatisation des processus robotisés (un contrat a été octroyé le 19 janvier 2021)
• réduction de la file d’attente (2 contrats ont été attribués en mai 2019)
• amélioration de l’expérience utilisateur
• gestion améliorée de l’accès des utilisateurs
• formation
• services d’accélérateur (une prolongation de contrat a été accordée le 19 février 2021)

Automatisation des processus robotisés

L’automatisation des processus robotisés (APR) est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC envisage d’utiliser les services d’APR pour traiter des mouvements manuellement dans le système de paye Phénix. L’objectif est de permettre aux employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique de se concentrer sur les cas complexes et de traiter un plus grand nombre de mouvements en attente. SPAC a également deux initiatives d’approvisionnement en cours :

Le 13 octobre 2020, SPAC a lancé une nouvelle demande de propositions (DP) sur le site Achatsetventes.gc.ca dans le cadre du volet APR de l’initiative d’approvisionnement lié à la stabilisation de la paye.

La DP a été envoyée aux 10 fournisseurs qui se sont qualifiés pour le volet APR à la suite d’une invitation à se qualifier lancée le 30 octobre 2019 et fermée le 19 novembre 2020. Le 19 janvier 2021, à la suite d’une évaluation approfondie des soumissions présentées, le contrat a été attribué à IBM.

Cette nouvelle DP permettra à SPAC de poursuivre les travaux accomplis jusqu’à présent dans le cadre du volet APR et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. Grâce à cette nouvelle DP, SPAC bénéficiera des ressources supplémentaires ayant de l’expertise relative à l’APR afin d’appuyer toutes les activités connexes en cours, y compris le transfert des connaissances aux fonctionnaires.

Modification du contrat pour les services d’accélérateur

L’objectif du projet des services d’accélérateur est de rationaliser les processus et de normaliser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye.

En février 2020, le contrat pour les services d’accélérateur a été octroyé à McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le travail accompli jusqu’à maintenant a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du projet pilote au Centre des services de paye.

De ce fait, le 19 janvier 2021, SPAC a prolongé le contrat avec McKinsey & Company jusqu’à la fin août 2021 afin que le fournisseur poursuive la prestation de services d’accélérateur au Centre des services de paye.

Au titre de ce contrat, McKinsey & Company fournira des services de consultation afin d’améliorer les processus et les procédures de la paye en relevant les chevauchements ou le dédoublement inutile de tâches administratives et en renforçant la capacité grâce à de nouvelles façons de travailler.

Aussi, il mettra en œuvre des stratégies visant à augmenter l’efficience et à réduire les erreurs, ce qui permettra de réduire le temps de traitement des problèmes de paye des employés.

Grâce au travail de McKinsey & Company, environ 1 300 employés du Centre des services de paye recevront une formation sur les nouvelles méthodes de travail mises en place dans le cadre du contrat pour les services d’accélérateur.

Projet pilote ProGen avec le ministère du Patrimoine canadien

Le 14 octobre 2020, le ministre du Gouvernement numérique a annoncé que le ministère du Patrimoine canadien avait été sélectionné pour la première phase exploratoire du projet de ressources humaines et de paye de prochaine génération. Le gouvernement travaillera avec le fournisseur sélectionné (SAP) et le ministère du Patrimoine canadien pour élaborer une analyse de rentabilisation, une évaluation des incidences sur la vie privée, une approche de gestion du changement et d’autres considérations de planification afin de déterminer comment une future solution de ressources humaines (RH) et de paye peut intégrer les données de plusieurs systèmes de RH liés à la paye.

Cette phase se déroulera dans un environnement d’essai et n’aura pas d’incidence sur la paye actuelle des employés. Ces derniers continueront à être payés par l’entremise du système de paye Phénix jusqu’à la fin des essais. La phase de planification a commencé en octobre 2020, et les phases ultérieures seront fondées sur les résultats de la phase de planification.

Des fonctionnaires ainsi que des agents négociateurs ont participé au processus, et le gouvernement est déterminé à continuer de travailler avec eux au cours des prochaines étapes du projet. Les travaux à long terme visant à stabiliser le système de paye Phénix se poursuivront.

Le point sur la planification de la stabilisation de Phénix, les investissements et le soutien aux employés

Contexte

Cette note porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour stabiliser le système de paye et soutenir les employés, ainsi que sur les montants investis dans le système Phénix. 

Réponse suggérée

• Soutenir les employés qui éprouvent des problèmes de paye et veiller à ce qu’ils reçoivent une paye exacte en temps opportun est une priorité
• Aucun employé ne devrait être sans paye. Nous avons veillé à ce que les fonctionnaires qui ont des problèmes liés à la paye puissent demander des paiements d’urgence
• Nous avons également concentré nos efforts sur des dossiers prioritaires comme les congés parentaux, les congés d’invalidité, la paye des étudiants et la mise en œuvre des conventions collectives
• Nous avons lancé MaPayeGC dans tous les ministères et organismes. MaPayeGC est une nouvelle application Web qui fournit aux employés un aperçu centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux
• Parmi les mesures qui ont été prises, nous avons quadruplé l’effectif de la rémunération depuis 2016; il compte maintenant plus de 2 300 employés, augmentant notre capacité à traiter les travaux entrants selon les normes de service et à traiter les dossiers en souffrance
• Nous continuons d’établir de solides partenariats entre les ministères, les syndicats et tous les intervenants afin que les mouvements de paye puissent être traités rapidement et sans erreur
• De plus, notre gouvernement a créé le Bureau des réclamations du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) pour indemniser les employés qui ont engagé des frais ou subi des pertes financières en raison de la mise en œuvre du système de paye Phénix. Un nouveau processus de demande a été lancé à la mi-janvier pour indemniser les employés actuels et anciens qui ont subi de graves répercussions personnelles ou financières

Si l’on insiste sur les paiements versés aux employés selon l’entente d’indemnisation pour les dommages causés par Phénix :

• tous les fonctionnaires méritent une paye exacte en échange de leur travail. Le gouvernement du Canada continue de prendre des mesures sur tous les fronts pour résoudre les problèmes de paye
• nous reconnaissons que la mise en œuvre du système de paye Phénix a eu une incidence directe ou indirecte sur les employés
• le 23 octobre 2020, le gouvernement du Canada a conclu une entente avec l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) concernant les dommages causés par le système de paye Phénix et la mise en œuvre tardive des conventions collectives de 2014
• dans le cadre de la présente entente, le 3 mars 2021, la plupart des employés représentés par l’AFPC devraient recevoir un paiement pouvant aller jusqu’à 2 500 $ (assujetti aux retenues obligatoires), en plus de leur paye régulière, pour les dommages-intérêts généraux et l’indemnisation pour la mise en œuvre tardive des conventions collectives de 2014
• environ 175 000 employés devraient recevoir un paiement forfaitaire le 3 mars 2021

Si l’on insiste sur la rémunération au rendement versée aux cadres qui contribuent à corriger les problèmes liés à Phénix :

• le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
• depuis le lancement de Phénix en 2016, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a pris nombre de mesures et fait des progrès constants vers la stabilisation de la paye
• les cadres de la fonction publique ont le droit d’obtenir une rémunération au rendement conformément à la Directive sur les conditions d’emploi pour les cadres supérieurs du Conseil du Trésor
• entre 2016 et 2017 et entre 2019 et 2020, certains cadres ayant des tâches relatives à la réponse aux problèmes liés au système de paye Phénix ont reçu une rémunération au rendement selon des engagements en matière de rendement établis
• les cadres supérieurs responsables de la planification et de la mise en œuvre de Phénix n’ont pas reçu une rémunération au rendement pour leur travail dans le cadre de cette initiative entre 2015 et 2016, lors de la mise au point et du lancement de Phénix

Si l’on insiste sur le soutien accordé aux employés :

• nous sommes conscients que les problèmes de paye non résolus peuvent constituer une source de stress inutile et de difficultés pour nos employés et leur famille
• nous offrons et continuerons d’offrir une aide financière aux employés ayant une paye manquante. Cette aide peut prendre la forme d’une avance de salaire d’urgence ou d’un paiement prioritaire
• nous avons amélioré les services offerts par le Centre de contact avec la clientèle (CCC) pour offrir un meilleur soutien aux employés, y compris la capacité de résoudre les problèmes liés à la paye plus rapidement et plus efficacement au premier point de contact
• le CCC transmet aux niveaux supérieurs les cas de difficultés financières afin qu’on puisse y remédier rapidement, et les agents sont formés pour intervenir dans les situations où les employés pourraient être en détresse
• dans l’ensemble du gouvernement, des mesures ont été prises pour sensibiliser davantage les gens à la santé mentale. Nous poursuivons nos efforts pour mieux outiller les gestionnaires, les spécialistes et les dirigeants afin qu’ils soient en mesure de gérer les problèmes de santé mentale liés à la paye, et pour informer les employés des services et des outils mis à leur disposition, y compris les options de remboursement souples

Historique

Demandes et indemnisation : Système de paye Phénix

Le 14 janvier 2021, le gouvernement du Canada a lancé un nouveau processus de demande afin d’indemniser les employés actuels et anciens ayant subi de graves répercussions personnelles ou financières en raison des problèmes relatifs au système de paye Phénix.

Ce processus de demande constitue un autre élément de l’entente concernant les dommages causés par Phénix élaborée en collaboration avec les syndicats de la fonction publique fédérale en juin 2019. Ces ententes visent à indemniser environ 121 000 employés actuels et 25 000 anciens employés pour les préjudices causés par le système de paye Phénix.

Les demandes d’indemnisation pour des répercussions graves personnelles ou financières peuvent concerner des pertes financières, une souffrance morale ou d’autres répercussions associées aux problèmes de paye occasionnés par le système Phénix. Les employés ayant pris un congé de maladie ou un autre type de congé payé ou non payé pour des raisons de maladie découlant de problèmes avec la paye sont également admissibles à présenter une demande dans le cadre de ce nouveau processus.

Les processus de demande pour frais, pertes financières ou revenus de placement perdus, ainsi que l’indemnisation générale des anciens employés, sont toujours offerts.

Ce processus de demande ne s’adresse pas aux employés actuels et anciens visés par l’entente sur les dommages causés, signée en octobre 2020, entre le SCT et l’AFPC. Le SCT continue de collaborer avec l’AFPC en vue d’établir les processus de demande au titre de cette entente, et de plus amples renseignements seront communiqués au cours des prochains mois.

Le SCT est responsable des consultations auprès de SPAC, des employés et des syndicats en ce qui concerne les conventions collectives et le dédommagement relatif à Phénix.

Mesures liées à la COVID-19

Les services liés à la paye sont considérés comme essentiels, et des mesures sont en place pour garantir que les exigences opérationnelles sont respectées. Pour faire suite à la recommandation de l’Agence de santé publique du Canada, SPAC a demandé à tous ses employés, y compris ceux du Centre des services de paye de la fonction publique et du CCC, de travailler à domicile si possible, tout en assurant la prestation des services essentiels.

Le Centre des services de paye continue à fournir tous ses services de paye, qui comprennent ceux liés à la paye normale, aux nouvelles embauches, aux retours de congé, aux congés de maternité et aux congés parentaux, ainsi qu’à l’assurance-invalidité.

Le soutien aux employés et l’élimination de l’arriéré restent nos grandes priorités, et nous continuons à constater des progrès.

Le CCC demeure le premier point de contact pour les fonctionnaires actuels et anciens qui ont besoin d’information ou d’assistance concernant la rémunération et les avantages sociaux, de même que pour les questions techniques liées à l’utilisation des applications Web de la rémunération ou à MaPayeGC. Cependant, les clients peuvent connaître des temps d’attente plus longs lorsqu’ils appellent le CCC.

Nous avons mis en œuvre des mesures administratives provisoires pour simplifier et accélérer le processus d’approbation d’une série de mouvements liée à la paye.

Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires – employés, syndicats, bureaux des députés, ministères et leurs représentants des ressources humaines et de la paye – pour leur apporter l’assistance nécessaire en cette période difficile.

Le total des investissements pour administrer la paye et régler les problèmes de paye s’élève à 1 381 milliards de dollars :

• 50 millions de dollars (2016) SPAC – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
• 142 millions de dollars (2017) – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés. Ce montant comprenait 15 millions de dollars pour le SCT et 127 millions de dollars pour SPAC
• 431,4 millions de dollars (budget de 2018) SPAC/SCT – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
• 5,5 millions de dollars (budget de 2018) Agence du revenu du Canada (ARC) – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
• 16 millions de dollars (budget de 2018) SCT – Travailler de concert avec des experts, les syndicats de la fonction publique fédérale et les fournisseurs de technologies à l’élaboration d’un nouveau système de paye
• 523,3 millions de dollars (budget de 2019) SPAC – Mettre en place les ressources adéquates pour gérer les problèmes de paye, apporter des améliorations au système
• 9,2 millions de dollars (budget de 2019) ARC – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
• 203,5 millions de dollars (Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021) – Poursuivre l’élimination de l’arriéré de problèmes de paye des fonctionnaires et maintenir les mesures d’administration de la paye, de soutien aux employés et de stabilisation de la paye pour le gouvernement du Canada

Financement du plan triennal approuvé pour 2020

• La demande de financement déposée par SPAC pour un plan triennal de stabilisation de la paye a été approuvée par le Conseil du Trésor. Le profil de financement a été rendu public dans le Portrait économique et budgétaire 2020
• Cet investissement de 910 millions de dollars sur 3 ans servira à éliminer l’arriéré des problèmes de paye des fonctionnaires et à maintenir l’administration et la stabilisation de la paye pour le gouvernement du Canada
• Ce chiffre comprend des montants pour l’intégrité des pensions (8,7 millions de dollars par année sur 3 ans) et 70,4 millions de dollars pour le renouvellement d’un contrat de services visant à ajuster et modifier le système de paye entre 2022 et 2023
• Le plan a pour priorités l’augmentation de la productivité pour le traitement des cas, la réduction du nombre de cas entrants et l’accélération de la mise en œuvre des améliorations du système
• Il vise à éliminer l’arriéré d’ici la fin de 2022, date à laquelle il donnera la priorité à l’amélioration de la qualité des données et à la préparation en vue de l’adoption de la solution de la paye et de RH de prochaine génération

Depuis le lancement de Phénix, SPAC a mis en œuvre une série de mesures axées sur la stabilisation du système de paye.

Ces mesures comprennent l’augmentation du personnel de rémunération, un soutien accru aux employés par l’entremise de notre Centre de contact avec la clientèle, l’introduction du modèle d’équipes mixtes, la mise en œuvre d’une stratégie de réduction de l’arriéré par notre Secteur de l’engagement stratégique et l’application de correctifs techniques ayant permis d’améliorer le traitement de la paye, notamment l’automatisation accrue de mouvements.

Pour 2020, les congés parentaux et d’invalidité ont été traités dans les délais prescrits par les normes de service dans 99 % des cas, en moyenne.

En plus des efforts en cours, nous collaborons de près avec tous les intervenants, y compris des spécialistes, des syndicats du secteur public fédéral et des acteurs du secteur privé, afin de trouver des solutions novatrices pour accélérer la stabilisation de la paye.

Nous continuons de communiquer régulièrement des renseignements sur l’état d’avancement du projet aux employés et à la population canadienne par le biais de différentes plateformes et de différents outils.

MaPayeGC

MaPayeGC est une application Web mise au point par SPAC pour aider à rétablir la confiance des employés du gouvernement fédéral dans l’intégrité de leur paye. Cette application apporte aux employés une vision centralisée et simplifiée de leur paye et de leurs avantages sociaux. Elle leur permet de déceler plus tôt les problèmes de paye et de surveiller plus en détail leurs cas en cours.

L’application permet aux employés de faire ce qui suit :

• voir l’information la plus à jour sur leur paye et leurs avantages sociaux
• imprimer des documents importants, comme les feuillets d’impôt et la preuve d’emploi
• détecter les problèmes de paye plus tôt et, si le ministère actuel ou passé d’un employé est client du Centre des services de paye, surveiller les demandes de renseignements et les cas ouverts en détail
• accéder à des renseignements sur les antécédents, à des chèques de paye, à des régimes d’avantages sociaux, à des demandes de renseignements et à des cas du Centre des services de paye remontant jusqu’à 2016

Pour faire suite aux consultations avec les employés du gouvernement du Canada, l’équipe de MaPayeGC a élaboré un nouvel état des gains amélioré.

L’équipe a temporairement retiré la nouvelle fonction d’état des gains de MaPayeGC pendant qu’elle règle des problèmes techniques. Toutes les autres fonctions de MaPayeGC demeurent accessibles, et les employés peuvent continuer d’accéder à leurs états des gains au moyen du système de paye Phénix et des applications Web de la rémunération.

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Date de modification :

2023-05-10