Phénix : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – 29 avril 2022
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Initiatives d’approvisionnement Phénix IBM et de stabilisation de la paye
Messages clés
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 3 000 améliorations et corrections de système qui ont contribué à rendre le système de paye beaucoup plus stable
- Par conséquent, nous avons accru la stabilité globale du système et amélioré le rendement pour le traitement de la paye
- Nous continuons de consulter des experts, les syndicats du secteur public et le secteur privé pour trouver des solutions novatrices afin d’aider à stabiliser davantage le système de paye
- Par exemple, le cabinet McKinsey & Company a fourni une expertise pour rationaliser les processus et normaliser le travail au Centre des services de paye. Cette expertise a permis d’accroître l’efficience des processus et de réduire les délais de traitement des mouvements de paye, ainsi que de renforcer les capacités grâce à de nouvelles méthodes de travail
- Le travail effectué jusqu’à présent a permis d’augmenter considérablement la productivité et l’exactitude du travail des équipes du Centre des services de paye
Principaux points de données
- Investissements dans Phénix :
- l’investissement initial pour la mise au point de Phénix était de 309 M$. Cette somme englobait le contrat attribué à IBM, d’autres contrats de services professionnels et les coûts du programme (par exemple, les coûts d’exécution de l’initiative de transformation de l’administration de la paye)
- les investissements supplémentaires visant à faire en sorte que les fonctionnaires soient payés correctement et à temps totalisent 2,134 G$. Ces investissements sont essentiels pour assurer la disponibilité des ressources adéquates afin de poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré, à maintenir le versement de la paye, à soutenir les employés et à stabiliser la paye. De plus, ces investissements ont permis d’accroître la capacité, d’améliorer la technologie et de soutenir la main-d’œuvre qui se charge de traiter les mouvements de paye afin d’éliminer l’arriéré
- Valeur totale du contrat attribué à IBM :
- système de paye Phénix, de 2011 à 2022 – 545 M$ (taxes incluses)
- contrat de soutien relatif au système de paye Phénix, y compris les services gérés d’application pour Phénix, les activités de stabilisation, les améliorations et les services de soutien optionnels à Services partagés Canada (SPC) pour le système de prochaine génération – 108,9 M$ (taxes et imprévus inclus)
- Valeur totale du contrat attribué au cabinet McKinsey & Company pour les services du projet Accélérateur : 27,7 M$ (taxes incluses)
Contexte
Contrat avec IBM et modifications
En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité. De juin 2011 à décembre 2020, 50 modifications ont été apportées à ce contrat, portant sa valeur totale à 545 M$ (taxes incluses). La modification la plus récente a eu lieu en décembre 2020, et était nécessaire pour exercer l’année d’option afin de prolonger la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022. Cette prolongation avait pour but d’assurer la continuité des services gérés d’application pour un soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps en matière de paye. Ces services comprenaient également les services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la récente mise à niveau du logiciel PeopleSoft utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2.
En mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs pour assurer un soutien opérationnel continu du système de paye Phénix à l’échéance du contrat original de 2011 avec IBM Canada Limitée, soit en mars 2022.
Trois entreprises ont répondu à l’appel d’offres, mais seule IBM a satisfait aux exigences obligatoires. Un nouveau contrat en vigueur jusqu’au 31 mars 2023 et d’une valeur de 108,9 M$ (taxes et imprévus inclus) a été attribué à IBM. Au titre du contrat, IBM fournira un soutien à l’égard des aspects fonctionnels, des aspects techniques et des fonctions de traitement de la paye au moyen d’un modèle de services gérés d’application pour le système de paye Phénix. Le contrat est également assorti de 11 options de prolongation d’un an qui pourront être exercées selon les besoins. Un surveillant de l’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité.
Automatisation robotisée des processus : Demande de propositions
L’automatisation robotisée des processus est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise actuellement des services d’automatisation robotisée des processus afin d’automatiser les mouvements hautement répétitifs qu’il fallait, auparavant, effectuer manuellement dans le système de paye Phénix. Cette mesure a augmenté l’efficience et la précision du traitement de la paye. De plus, les employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique peuvent se concentrer sur les cas plus complexes et traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré. À l’issue d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, ce qui a permis à SPAC de faire fond sur le travail d’automatisation robotisée des processus effectué à ce jour et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye.
Modification au contrat de service pour le projet Accélérateur
L’objectif du projet Accélérateur est de rationaliser les processus et de normaliser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat de service du projet Accélérateur a été octroyé au cabinet McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le 31 mai 2021, SPAC a modifié le contrat afin d’améliorer le traitement et le rendement au sein d’un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye. Le 10 décembre 2021, SPAC a de nouveau modifié le contrat afin de finaliser le déploiement des services du projet Accélérateur à un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye et d’étendre les services à un nouveau secteur. La valeur totale du contrat est maintenant de 27 699 266 $ (taxes incluses).
Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey & Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, notamment les pratiques et outils de gestion, et ainsi améliorer la productivité des opérations et l’expérience de nos clients, y compris nos organisations clientes. Le cabinet a aussi mis en œuvre des stratégies visant à augmenter l’efficience et à réduire les erreurs, ce qui permettra de diminuer les délais de traitement des problèmes de paye des employés.
Trop-payés de Phénix
Dans cette section
Messages clés
- Le recouvrement des trop-payés salariaux a toujours fait partie des activités du gouvernement du Canada, même avant la mise en œuvre du système de paye Phénix
- Dans son rôle d’intendance, le gouvernement a l’obligation de procéder au recouvrement des trop-payés. Depuis le lancement de Phénix, des milliers d’employés actuels et d’anciens employés du gouvernement fédéral ont déjà remboursé leurs trop-payés ou établi des ententes pour le faire
- Nous savons bien que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les personnes touchées, et de multiples mesures ont été mises en place pour aider celles qui éprouvent des difficultés financières, notamment sous la forme d’options de remboursement souples
- Les lettres d’avis de trop-payé envoyées aux employés fournissent des renseignements détaillés sur les événements de paye qui ont mené au trop-payé et sur les étapes à suivre si les employés ont des questions au sujet des montants de trop-payés indiqués
- Les employés qui reconnaissent leur trop-payé dans les 4 semaines suivant la date de la lettre continueront d’avoir droit aux mesures d’assouplissement pour le remboursement
- Un plan de remboursement souple peut ainsi être mis en place et les recouvrements commenceraient seulement lorsque :
- tous les mouvements de paye en attente de l’employé sont achevés
- l’employé a reçu 3 payes exactes consécutives
- une entente de recouvrement a été confirmée par l’employé
Principaux points de données
- Depuis le lancement de Phénix, environ 338 000 employés ont reçu un trop-payé administratif ou un trop-payé véritable, ce qui représente un montant total de 2,9 milliards de dollars
- Au 14 mars 2022, environ 222 000 de ces employés avaient remboursé leurs trop-payés, ce qui représente un montant total d’environ 2,3 milliards de dollars en fonds recouvrés
- Au 14 mars 2022, environ 116 000 employés avaient un solde de trop-payé. Le montant des trop-payés salariaux non recouvrés s’élève à environ 554 millions de dollars
Contexte
Le recouvrement des trop-payés cadre avec le mandat du gouvernement du Canada qui consiste à régler de manière définitive les problèmes de paye des fonctionnaires qui sont attribuables au système de paye Phénix. Les trop-payés salariaux ont une incidence sur les employés actuels et les anciens employés de la fonction publique dans l’ensemble des ministères et organismes à la grandeur du pays.
En collaboration avec le Bureau du contrôleur général, Services publics et Approvisionnement Canada a établi des stratégies de recouvrement :
- pour les employés actuels, la priorité est accordée aux trop-payés datant de 2016 afin de protéger le droit de l’État de recouvrer ces paiements
- pour les pensionnés, le receveur général a mis en place une stratégie pour recouvrer les trop-payés à partir de la pension, par l’entremise du Centre des pensions du gouvernement du Canada
- pour les anciens employés ne recevant pas de pension, le receveur général fournit un soutien et une orientation aux ministères et aux organismes à cet égard
Afin de protéger le droit de l’État de recouvrer les trop-payés dans le délai de 6 ans prescrit par la loi, les employés actifs doivent d’abord reconnaître leurs trop-payés pour se prévaloir des options de remboursement souples mises en place par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines – Relations avec les employés et rémunération globale. Ces options permettent à l’employé de reporter le recouvrement du trop-payé jusqu’à ce que son dossier de paye ait été rapproché et qu’il ait reçu 3 payes exactes consécutives.
Les employés actifs qui ne peuvent se prévaloir des options de remboursement souples seront assujettis aux mesures de recouvrement décrites dans la lettre d’avis de trop-payé. Les anciens employés ne sont pas admissibles aux options de remboursement souples, et l’État a le droit de recouvrer leurs trop-payés à même les premiers fonds disponibles.
La Direction générale du receveur général et des pensions a repris le recouvrement des trop-payés auprès des pensionnés qui ont déjà été employés par un ministère ou un organisme client du Centre des services de paye de la fonction publique.
Il incombe aux ministères et organismes non clients du Centre des services de paye de la fonction publique de recouvrer les fonds auprès de leurs employés actuels et anciens employés. Le Centre des pensions du gouvernement du Canada leur offrira toutefois une aide en ce qui concerne les pensionnés, sur demande.
Trop-payés administratifs et trop-payés véritables
Les trop-payés administratifs faisaient partie du processus normal d’administration de la paye et servaient à s’assurer que les employés étaient correctement rémunérés. Ces trop-payés étaient générés lorsque l’affectation intérimaire d’un employé était saisie tardivement, et le trop-payé était automatiquement récupéré lorsque le paiement rétroactif de l’affectation intérimaire était versé. Ce mécanisme permettait au système de paye de rapprocher automatiquement, lors des périodes de paye subséquentes, la différence entre le taux salarial normal de l’employé et le taux salarial du poste intérimaire sans que la rémunération de l’employé soit touchée. En octobre 2020, un nouveau processus a été mis en place, et il n’est plus nécessaire de créer ce type de trop-payé.
Les trop-payés véritables se produisent habituellement quand certains mouvements de paye ne sont pas soumis ou traités dans les délais prescrits. Dans certains cas, ces trop-payés sont attribuables à une saisie tardive ou à un traitement tardif où le respect des délais par le gestionnaire délégué des ressources humaines (RH) est primordial. Dans d’autres cas, les trop-payés véritables découlent d’événements imprévus liés au travail et à la vie professionnelle. Ces cas font partie des activités courantes de rémunération.
Initiative des ressources humaines et paye de la prochaine génération
Messages clés
- Chaque fonctionnaire doit être payé avec exactitude et à temps, chaque fois
- L’initiative prochaine génération (ProGen) RH et paye explore des options pour une solution de ressources humaines et de paye future qui répond aux besoins des utilisateurs et suit les processus modernes de gestion des personnes
- Cette initiative vise à élaborer une solution axée sur l'utilisateur, accessible et infonuagique à l’échelle de l’entreprise qui répondra aux besoins complexes du gouvernement du Canada, aujourd'hui et à l'avenir
- ProGen RH et paye fait partie de nos efforts plus vastes pour développer des approches de technologie de l’information (TI) d’entreprise dans l’ensemble du gouvernement, en remplaçant les systèmes existants par des solutions numériques modernes
- Les travaux sont en cours avec les communautés de RH et de paye du gouvernement pour moderniser et rationaliser les processus de RH et de paye afin de les aligner sur un logiciel disponible dans le commerce
- L’équipe de ProGen RH et paye a mobilisé une vaste représentation de plus de 1 400 participants dans le gouvernement du Canada
- Au cours de la dernière année, une série de tests pilotes ont été réalisés avec le ministère du Patrimoine canadien. Comme ces tests sont effectués à l’extérieur du système de paye actuel, ils n’ont pas d’incidence sur la paye des employés
- Des essais pilotes supplémentaires avec le ministère des Pêches et des Océans, la Garde côtière canadienne et Développement économique Canada pour les régions du Québec nous aideront à élargir notre compréhension des complexités des systèmes de RH et de paie. Le travail se poursuivra avec Patrimoine canadien
- ProGen RH et paye travaille aussi avec Ceridian en vue d’offrir des options et des recommandations concernant un nouveau système de RH et de paye intégré pour les employés du gouvernement du Canada. On prévoit que les recommandations seront soumises au Secrétariat du Conseil du Trésor en 2023
Éléments de données clés
- Plus de 890 participants ont participé à plus de 100 séances de travail depuis septembre 2020
- Plus de 1 000 participants ont participé à des séances « Posez-moi toutes vos questions »
- Le budget de 2019 a attribué 113,1 M$ en financement pour l’initiative Ressources humaines et paye de la prochaine génération jusqu’en 2023, qui, en date du 5 avril 2022 inclut les contrats suivants :
- Ceridian Canada Ltd est fixé à 39 467 228 $ (taxes incluses) et consiste à fournir des services pour appuyer la deuxième phase de conception et expérimentation
- SAP Canada Inc. était fixé à 6 455 757 $ (taxes incluses) et était pour les premières phases exploratoires; il n’est plus actif
- Workday est fixé à 29 312 395 $ (taxes incluses) et consiste à examiner la viabilité future de la mise en œuvre de la solution logicielle logiciel en tant que service (SaaS) de gestion du capital humain dans le nuage, en mettant l’accent sur un nuage plus sécurisé afin d’appuyer les organisations hautement sécurisées du gouvernement du Canada
Contexte
Dans le budget de 2018, le gouvernement a annoncé son intention d’éventuellement remplacer le système de paye actuel et de commencer à en élaborer un nouveau qui sera plus adapté à la complexité de la structure de ressources humaines et de paye au gouvernement fédéral.
En septembre 2019, le gouvernement a annoncé un investissement de 113,1 M$ dans la conception et la réalisation conjointes de projets pilotes pour la solution de Ressources humaines et paye de la prochaine génération. Ces projets pilotes mettront à l’essai des solutions potentielles par rapport aux complexités réelles des systèmes de ressources humaines et de paye du gouvernement fédéral. Cet investissement confirme l’engagement du budget de 2019 d’éventuellement r remplacer le système de paye Phoenix, en vue d’en adopter un qui répond davantage aux besoins actuels et futurs de la fonction publique de classe mondiale du Canada.
À ce moment-là, le gouvernement a également annoncé qu’il avait choisi SAP, Workday et Ceridian comme fournisseurs jugés qualifiés pour réaliser la solution ProGen RH et paye pour le gouvernement du Canada.
En mars 2020, par suite d’évaluations et de tests exhaustifs, on a annoncé que SAP avait été choisi pour travailler en collaboration à un projet pilote pour une nouvelle solution de RH et de paye. SAP a été choisie grâce à un processus d’évaluation rigoureux ouvert et transparent qui était centré sur les utilisateurs. Les évaluations comprenaient des aspects comme la mesure des fournisseurs relative aux normes numériques et à la protection des renseignements personnels et de sécurité, ainsi que la mise à l’essai de centaines de scénarios de RH et de paye, simples et complexes.
Le 1er avril 2020, la direction de ProGen RH et paye a été transférée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada à SPC. La dirigeante principale des ressources humaines au SCT demeure la responsable opérationnelle et une collaboratrice clé de l’initiative ProGen RH et paye.
Le 14 octobre 2020, on a annoncé la sélection du ministère du Patrimoine canadien pour la phase exploratoire de l'initiative ProGen RH et paye. Patrimoine canadien a été choisi comme ministère pilote pour la Phase exploratoire parce que son organisation procure une bonne représentation de la complexité des ressources humaines du gouvernement, notamment les divers groupes professionnels, la représentation régionale, les heures supplémentaires et d’autres considérations.
Par suite de l’achèvement réussi de la phase exploratoire en avril 2021, le gouvernement du Canada s’est tourné vers un nouveau fournisseur. Le 14 septembre 2021, il a conclu une modification de contrat avec Ceridian pour les 18 prochains mois pour la phase conception et expérimentation de l’initiative ProGen RH et paye.
Le 27 juillet 2021, le gouvernement du Canada a annoncé l’élargissement des tests pour inclure le ministère des Pêches et des Océans et la Garde côtière canadienne, ainsi que Développement économique Canada pour les régions du Québec.
Les 3 fournisseurs sont restés qualifiés pour travailler avec le gouvernement à des solutions de RH et de paye futures. Cela procure au gouvernement une souplesse maximale pour accéder aux solutions des meilleurs fournisseurs de leur catégorie, ce qui est crucial pour l’approche de ProGen RH et paye.
Tout test réalisé n'aura aucune incidence sur la paye réelle des employés. Tous les tests de l’initiative ProGen RH et paye continueront d’être effectués en parallèle avec les systèmes de RH et de paye existants, et tous les tests ont été conçus de façon à assurer le respect de la vie privée et la protection des renseignements personnels.
Tout au long de ce processus, l'équipe de ProGen RH et paye s'engage avec des employés de la fonction publique, des dirigeants, des conseillers en ressources humaines et des spécialistes techniques, le secteur privé et d’autres gouvernements, tout en travaillant main dans la main avec les agents négociateurs à l'élaboration d'une solution de RH et de paye axée sur l'utilisateur.
Bien qu’elle ne fasse pas partie de l’initiative ProGen en matière de RH et de rémunération, il est important de noter que la stabilisation continue du système de rémunération actuel du gouvernement du Canada demeure une priorité absolue pour le gouvernement et qu’elle est gérée par Services publics et Approvisionnement Canada.
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