Items généraux : Comité permanent des comptes publics – 27 mai 2021

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Mot d’ouverture

Merci, Madame la Présidente et Mesdames et Messieurs les membres du comité.

Je suis heureux d’être ici pour discuter de la façon dont Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) répond à l’audit de la vérificatrice générale du Canada sur l’approvisionnement en solutions de technologie de l’information complexes, déposé l’hiver dernier.

Je suis accompagné par Lorenzo Ieraci, le sous-ministre adjoint par intérim d’Approvisionnement.

Madame la Présidente, en tant qu’acheteur de biens et de services du gouvernement du Canada, notre ministère s’est engagé à veiller à ce que nos processus d’approvisionnement atteignent les résultats souhaités tout en étant justes, ouverts et transparents. Nous modernisons aussi nos pratiques d’approvisionnement afin qu’elles soient plus efficientes et efficaces, tant pour nos clients que pour ceux avec qui nous faisons affaire.

Cette approche est particulièrement importante lorsqu’il est question de solutions informatiques complexes telles que celles citées dans le rapport, à savoir le système de paye de la prochaine génération, la modernisation du versement des prestations et le réseau des télécommunications du gouvernement.

Il convient de noter que la vérificatrice générale a formulé dans son rapport 3 recommandations qui ont trait à notre travail. Nous acceptons ces 3 recommandations et nous y donnons suite.

Madame la Présidente, je commencerai par une brève explication de ce qu’est l’approvisionnement agile et de son lien avec les projets de technologie informatique (TI) complexes du gouvernement.

Contrairement aux processus d’approvisionnement conventionnels, qui sont linéaires et aboutissent à l’attribution d’un gros contrat, le processus d’approvisionnement agile est itératif – autrement dit, il est possible d’apporter des corrections au cours des différentes phases du processus – et il peut donner lieu à la participation de plusieurs fournisseurs à un seul projet.

L’approvisionnement agile implique l’établissement d’une collaboration étroite entre les experts en approvisionnement, les fournisseurs du secteur privé et les utilisateurs finaux, ainsi que le maintien de cette collaboration tout au long du processus. Cette collaboration est particulièrement importante dans les projets complexes, lorsqu’il est difficile de savoir au début quel type de solution permettra de répondre aux besoins opérationnels.

La première des recommandations de la vérificatrice générale vise à ce que notre ministère travaille avec le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Services partagés Canada afin d’élaborer, à l’intention des employés, des directives et une formation plus complètes sur l’approvisionnement agile pour les projets de technology de l'information (TI) complexes.

Pour donner suite à cette recommandation, SPAC a mis sur pied un Centre d’innovation et d’approvisionnement agile qui est chargé de soutenir les agents d’approvisionnement et leurs clients dans la mise en œuvre des processus d’approvisionnement agile.

Par ailleurs, nous avons établi un groupe de travail chargé de diriger l'élaboration des documents de formation et d'orientation. Il en a résulté la publication d'un guide qui explique les principes de l'approvisionnement agile et les méthodes d'approvisionnement collaboratives, ainsi que le moment et la manière de les utiliser.

En ce qui concerne la troisième recommandation de la vérificatrice générale sur l'analyse des données, SPAC s'est déjà engagé à établir un plan en bonne et due forme pour opérationnaliser la fonction d'analyse et d'exploration des données d'ici la fin de décembre 2021.

Nous avons aussi l'intention de consulter les intervenants concernés afin d’élaborer et de mettre en œuvre, d'ici la fin du présent exercice, des lignes directrices sur la correction des anomalies détectées grâce à l'analyse des données. Nous pourrons ainsi mieux déterminer et prévenir les problèmes potentiels, ce qui nous aidera à renforcer l'intégrité des approvisionnements au sein de SPAC.

Madame la Présidente, pour donner suite à la cinquième recommandation de la vérificatrice générale sur l'amélioration de nos pratiques de gestion de l'information, SPAC a tenu des séances virtuelles sur la gestion de l'information liée aux marchés à l’intention des agents d’approvisionnement. Nous continuons également de mettre à jour nos directives sur la gestion de l'information.

À plus long terme, comme nous migrons vers notre solution d'achats électroniques, nous avons commencé à mettre à jour le Guide des approvisionnements afin d'y donner des indications sur la tenue des dossiers électroniques liés aux contrats. Ce contenu fera partie de la formation obligatoire destinée aux agents d'approvisionnement. Nous sommes par ailleurs à élaborer une stratégie de gestion de l'information concernant les projets de marché complexes de longue durée, afin de nous assurer de tenir des dossiers qui démontrent l'équité avec laquelle nous menons nos processus d'approvisionnement.

Madame la Présidente, la mise en œuvre de ces recommandations deviendra plus facile au fur et à mesure que nous passerons à la solution d'achats électroniques appelée AchatsCanada.

Ce système infonuagique sans papier permet aux entreprises enregistrées de répondre plus facilement aux appels d’offres et de gérer les contrats et les commandes de biens et de services du gouvernement.

Cette solution permettra d’éliminer les obstacles auxquels sont confrontées les petites et moyennes entreprises et celles dirigées par des groupes sous-représentés.

SPAC emploie déjà cette solution pour les approvisionnements relatifs à la COVID-19, tels que les blouses et les masques en tissu.

La transition vers AchatsCanada est itérative et progressive pour que nous puissions apporter des ajustements, au besoin. La mise en œuvre du projet se poursuit selon la portée et le budget établis et doit prendre fin d’ici l’automne 2022.

En conclusion, Madame la Présidente, la vérificatrice générale a constaté que nous avons réalisé de bons progrès vers l’adoption de l’approvisionnement agile pour les grands systèmes de TI.

En nous concentrant sur les domaines dans lesquels nous pouvons apporter des améliorations, nous serons bien placés pour accroître l’utilisation de l’approvisionnement agile afin de faire progresser les projets de transformation complexes de TI.

Merci.

Analyse des médias

Résumé

Le 25 février 2021, le dépôt au Parlement du rapport de la vérificatrice générale (VG) du Canada intitulé L’approvisionnement en solutions de technologie de l’information complexes a suscité une couverture médiatique modérée. La couverture était principalement factuelle et équilibrée et soulignait qu’à la suite de multiples échecs en matière d’approvisionnement, comme pour le système de paye Phénix, le système de courriel unique et la modernisation des centres de données, le gouvernement fédéral a appris de ses erreurs, mais doit s’engager à faire davantage pour améliorer ses processus d’approvisionnement. Plusieurs articles ont noté que le gouvernement fédéral applique une nouvelle approche appelée l’« approvisionnement agile », consistant à subdiviser les mégaprojets en projets plus petits et à consulter les utilisateurs finaux et les fournisseurs du secteur privé pour recueillir leurs commentaires sur les solutions de technologie de l’information avant de lancer les projets.

Le système de paye Phénix

Le journal The Hill Times a publié un article sur le rapport de la VG, en particulier sur le système de paye Phénix. L’article note que Phénix a fait l’objet d’un processus d’approvisionnement lancé en 2016, qui devait permettre d’économiser environ 70 millions de dollars par an; au lieu de cela, il a coûté plus de 1,2 milliard de dollars. L’article mentionne que le système n’a pas été testé correctement avant son déploiement, l’une des principales raisons de son échec. L’article mentionne également que les répercussions du système de paye Phénix ont incité Services publics et Approvisionnement Canada à adopter une approche d’approvisionnement agile. Cette approche repose sur une collaboration entre les experts en approvisionnement, les fournisseurs et les personnes destinées à utiliser le système. En outre, SPAC a publié son plan « Mieux acheter », afin de fournir un système d’approvisionnement plus simple, plus accessible et mieux adapté. L’article souligne que ces nouvelles meilleures pratiques devraient permettre de prévenir les problèmes majeurs tels que ceux rencontrés lors de la mise en place du système de paye Phénix et de veiller à ce qu’ils ne se produisent plus.

L’approvisionnement agile

Plusieurs médias ont présenté des informations factuelles sur les principales conclusions du rapport de la VG. Les articles notent que 4 ministères fédéraux, dont SPAC, ont adopté un modèle d’approvisionnement agile qui comporte un nombre important de consultations avec des fournisseurs potentiels, mais ils ajoutent que les employés ne sont pas toujours équipés ou formés correctement. Les articles notent également que le rapport établit la nécessité de recourir davantage à l’analyse de données afin d’aider à repérer les cas potentiels de truquage d’offres, ce qui contribuerait à garantir l’équité des processus d’achat. Après avoir examiné 3 projets de TI : la modernisation de la prestation des avantages sociaux, la solution de ressources humaines et de paye de prochaine génération (ProGen) et les services de communication en milieu de travail, Karen Hogan, la VG, a observé que les gestionnaires de TI du gouvernement fédéral ont généralement fait de « bons progrès », mais a souligné chez les gestionnaires de Services partagés Canada (SPC) et de SPAC « un manque déconcertant » d’utilisation de logiciels pour détecter les schémas de fraude parmi les fournisseurs du gouvernement, même si ces logiciels sont largement disponibles (La Presse canadienne, The Hill Times, The Ottawa Citizen, iPolitics).

Le journal The Ottawa Citizen a publié un article neutre sur le même sujet, mais a noté que « Karen Hogan a attribué des notes élevées au projet de prestation des avantages sociaux pour avoir inclus de nombreux projets pilotes et la consultation des personnes destinées à utiliser réellement le nouveau système. L’équipe d’approvisionnement de SPAC a notamment fait appel à quelques centaines d’employés du gouvernement pour tester la facilité d’utilisation des fonctions libre-service du nouveau système et a largement consulté les fournisseurs ».

Citations  

Karen Hogan, vérificatrice générale du Canada

Citation dans l’article du Hill Times :

« J’ai constaté que certaines leçons ont été tirées, mais il est toujours possible de continuer à maintenir la pression, et à présent il faudrait probablement élaborer de meilleurs guides de formation »

Joyce Murray, ministre du Gouvernement numérique

Citations dans l’article du Hill Times :

« Auparavant, un ministère pouvait passer des années à s’occuper de l’approvisionnement initial et de tous les obstacles politiques qu’il devait franchir à l’interne – faire une description détaillée de tout le projet, établir le budget pour l’ensemble du projet – et il se peut qu’au moment de son achèvement la technologie ait évolué »

« L’idée est donc de procéder en suivant un processus agile, ce qui signifie que l’on subdivise le projet en tranches, on travaille sur une tranche et on s’en sert pour déterminer s’il convient de passer à la tranche suivante avec ce fournisseur »

« Cette approche agile consiste notamment à éviter de se cantonner à un seul fournisseur dès le départ. C’est pourquoi nous avons pris le temps d’examiner les différents fournisseurs potentiels et de les faire participer aux discussions sur la réalité des besoins du gouvernement du Canada en matière de ressources humaines (RH) [et] de paye, et progressivement, au fil d’une série de consultations, nous avons réduit le nombre de fournisseurs à Ceridian, Workday et SAP »

Citation dans l’article du Hill Times :

« Ils soutiendront davantage nos efforts visant à améliorer la gouvernance et l’équité de nos processus d’approvisionnement et à les rendre encore plus ouverts et transparents, et je souhaite continuer à évaluer avec honnêteté le bon fonctionnement de nos processus »

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