Prise électronique obligatoire des empreintes digitales

Le 1er février 2017, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en œuvre un nouveau processus obligatoire de vérification de casier judiciaire. Prenez connaissance des situations où la prise d'empreintes digitales est obligatoire et pourquoi le Programme de sécurité des contrats a mis en œuvre ces changements. De plus, prenez connaissance de la période de validité ainsi que des mesures que doivent prendre les demandeurs et les agents de sécurité d'entreprise pour respecter la nouvelle exigence.

Nouvelle vidéo de formation

Pourquoi la prise électronique d'empreintes digitales fait-elle maintenant partie du processus de vérification de casier judiciaire? Vos employés doivent-ils se soumettre à la prise électronique d'empreintes digitales?

Visionnez la nouvelle vidéo de formation sur les changements apportés au processus de vérification de casier judiciaire pour apprendre comment vous conformer à cette nouvelle exigence.

Sur cette page

Au sujet de prise électronique obligatoire des empreintes digitales

La Gendarmerie royale du Canada (GRC), principal organisme responsable des demandes de renseignements relatives à l'application de la loi, a abolit le processus de vérification nominale des antécédents judiciaires. Elle le remplace par un nouveau processus de vérification de casier judiciaire par l'entremise de la prise électronique obligatoire des empreintes digitales.

Validité de l'attestation

Le processus de vérification de casier judiciaire n'a aucune incidence sur la validité d'une attestation de sécurité du personnel existante émise par SPAC.

Période de validité des résultats de la vérification de casier judiciaire

Les résultats de la nouvelle vérification de casier judiciaire, ainsi que le numéro de contrôle de document (NCD), transmis à SPAC, sont valides pendant un an à compter de la date du prélèvement.

À l'intérieur de cette même année, le NCD peut être utilisé de nouveau pour d'autres demandes d'enquête de sécurité telles que :

en autant que le NCD a été généré pour une attestation de sécurité du personnel obtenue par le biais de SPAC.

Remarque

Le NCD ne peut pas être transféré ou utilisé par d'autres ministères ou agences.

Coûts de la prise d'empreintes

La GRC ne perçoit pas les frais de traitement pour les empreintes digitales dans le cadre de la vérification du casier judiciaire pour les contrats du gouvernement du Canada. Le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur indique clairement que les empreintes digitales sont prélevées dans le cadre d'une autorisation de sécurité du gouvernement, et que les résultats seront transmis directement au Programme de sécurité de SPAC. Bien que la GRC ne perçoive aucuns frais de traitement, le tiers fournisseur de services dactyloscopiques exigera tout de même des frais de 40 à 65 $ pour ses services. Ces prix sont déterminés par le marché.

Les frais exigés varient d'un fournisseur à l'autre. Le Programme de sécurité des contrats ne reçoit aucun financement des fournisseurs de services dactyloscopiques et ne tire pas profit de ces services. Les demandeurs qui ont besoin d'une attestation de sécurité doivent assumer les coûts de prélèvement.

Protéger l'identité du demandeur

SPAC ne reçoit pas de copies des empreintes digitales des demandeurs. Le tiers fournisseur de service envoie les empreintes par voie électronique à la GRC. La GRC utilise ces empreintes pour faire une recherche dans leur base de données. La GRC donne seulement les résultats de cette recherche à SPAC.

La GRC ne garde pas des copies des empreintes digitales des civils dans leur système. Dès que les vérifications du casier judiciaire sont complétées et que les résultats sont transmis à SPAC, ces résultats sont supprimés du système de la GRC. Les copies des empreintes digitales des civils ne seront en aucun temps conservées dans la base de données de la GRC.

Problèmes de correspondances

La GRC transmettra les résultats de la vérification de casier judiciaire directement au Programme de sécurité des contrats de SPAC. Celui-ci utilisera le NCD fourni par le demandeur ainsi que sa date de naissance pour faire correspondre la demande d'enquête de sécurité du personnel aux résultats fournis par la GRC. Ces données doivent être exactes et correspondantes afin que la demande d'enquête de sécurité puisse être traitée.

Le Programme de la sécurité des contrats recommande aux demandeurs de demander une copie de la fiche de transaction de soumission des résultats électroniques de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), qui précise le numéro de contrôle de document (NCD) du demandeur et confirme l'emplacement où seront envoyés les résultats de la vérification de casier judiciaire. Ce document pourrait permettre de valider le NCD associé aux résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur et aider la Programme à cerner tout enjeu potentiel de mise en correspondance.

Si les données soumises ne sont pas exactes, le Programme de la sécurité des contrats de SPAC contactera l'agent de sécurité d'entreprise ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant et pourrait demander des informations supplémentaires.

Remarque

Il est important de s'assurer que le numéro indicatif unique de l'agence émettrice (IND), qui se trouve aussi sur le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur, soit correctement entré dans le système du tiers fournisseur de service lorsque les empreintes digitales sont soumises à la GRC. L'IND est PQ80800. Le numéro de contrôle du document permet d'envoyer les résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur directement des bases de données de la GRC à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à des fins de traitement.

Il est très important de se rappeler que SPAC ne peut pas faire correspondre les résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur à sa demande si, lorsque la prise d'empreintes a été effectuée et que le NCD a été généré, le système du prestataire de service N'A PAS inclus le numéro de référence PQ80800.

Trouver un fournisseur de services de dactyloscopie électronique

Consulter la liste de fournisseurs de services autorisés à soumettre électroniquement des empreintes digitales directement à la GRC. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive. Il y a d'autres entreprises qui sont accréditées par la GRC en vue de fournir des services d'empreintes digitales électroniques.

Quand les empreintes digitales sont requises

Veuillez lire attentivement les critères et conditions.

Nouvelles demandes

Des empreintes digitales seront requises pour toutes les nouvelles demandes d'enquêtes de sécurité (cote de fiabilité, attestation de sécurité Secrète ou Très Secrète).

Demandes de mise à niveau

La prise électronique d'empreintes digitales sera aussi obligatoire pour les mises à niveau.

Les demandes de mise à niveau comprennent celles présentées par un employé qui demande une cote de sécurité de niveau supérieur à celle qu'il détient.

Remarque

Puisque les résultats de la vérification du casier judiciaire seront valides pour une période d'un an, les personnes qui demandent une mise à niveau avec le Programme de la sécurité des contrats à l'intérieur d'un an, ne seront pas tenues de fournir de nouvelles empreintes digitales. Le programme utilisera les résultats de la GRC des empreintes digitales précédentes pour traiter les demandes de mise à niveau.

Demandes de renseignement d'origine électromagnétique

Le nouveau processus de vérification de casier judiciaire n'affecte pas les demandes d'accès spécial SIGINT. Les empreintes digitales par voie électronique sont toujours obligatoires pour les demandes d'accès spécial SIGINT.

Demandes de réactivation

La prise électronique d'empreintes digitales est obligatoire pour réactiver les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel inactives depuis plus d'un an.

Les demandes de réactivation concernent les employés ayant détenu une attestation/cote de sécurité du personnel dans une entreprise du secteur privé inscrite dans le Programme de sécurité des contrats.

On considère l'attestation/cote de sécurité du personnel comme inactive lorsqu'une cessation d'une telle attestation/cote est soumise au Programme de sécurité des contrats pour l'employé en question.

Demandes de mises à jour (renouvellement)

Pour de telles demandes, la prise électronique d'empreintes digitales est obligatoire, sauf dans les cas où le demandeur a déjà fait l'objet d'une vérification de casier judiciaire par l'intermédiaire du Programme de sécurité des contrats au cours de l'année précédant la date de soumission de la demande de mise à jour (renouvellement).

Quand les empreintes digitales ne sont pas requises

Veuillez lire attentivement les critères et conditions.

Demandes de transfert

La prise électronique d'empreintes digitales n'est pas obligatoire pour des demandes de transfert, sauf si l'attestation/cote de sécurité du personnel du demandeur doit être mise à jour (renouvellement).

On utilise une demande de transfert lorsqu'un organisme doit transférer l'attestation/cote de sécurité du personnel d'un employé auprès d'un autre ministère.

Demandes de duplication

La prise électronique d'empreintes digitales n'est pas obligatoire pour ce type de demande à moins d'un changement de situation.

Une demande de duplication est utilisée lorsqu'un organisme doit dupliquer l'attestation/cote de sécurité du personnel d'un employé auprès d'une autre organisation du secteur privé.

Demandes d'accès spécial aux niveaux Organisation du Traité de l'Atlantique Nord et COSMIC Très secretNote de bas de page 1

Comme ces demandes ne constituent pas une mise à niveau, les demandeurs n'ont pas besoin de fournir leurs empreintes digitales s'ils détiennent déjà une cote de sécurité Secrète ou Très secrète.

Remarque

Des mesures supplémentaires peuvent s'appliquer selon l'exigence.

Comment soumettre une demande d'enquête de sécurité sur le personnel ou d'attestation de sécurité du personnel exigeant la prise électronique d'empreintes digitales

Veuillez suivre les étapes suivantes lorsque les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel exigent la prise électronique d'empreintes digitales.

Étape 1

L'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) détermine si un employé doit demander une attestation/cote de sécurité du personnel.

Étape 2

L'ASE/ASER remet le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur à l'employé (le demandeur).

Étape 3

L'employé remet le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur et 2 pièces d'identité délivrés par le gouvernement à une des sociétés de dactyloscopie accréditées qui est accrédité par la GRC pour transmettre les empreintes par voie électronique.

Au moins une de ces pièces doit comporter une photo.

Les pièces d'identité suivantes, émises par le gouvernement du Canada, sont acceptées :

Remarque

Les cartes d'assurance-maladie provinciale ne sont pas acceptées.Note de bas de page 2

Étape 4

Le fournisseur de services procède à la prise électronique des empreintes digitales. Une confirmation, numéro de contrôle de document (NCD), est générée et indiqué sur le reçu du fournisseur de services. Le fournisseur de service doit inscrire le NCD à 20 chiffres sur le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur.

Remarque importante : Il est très important que l'employé reçoive l'original du reçu du fournisseur de services avec le NCD ou une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur comportant le NCD.

Le programme recommande aux demandeurs de demander une copie de la fiche de données de la réponse de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), qui précise le NCD du demandeur et confirme l'emplacement où seront envoyés les résultats de la vérification de casier judiciaire.

Veuillez conserver des copies de tous les documents associés à l'empreinte digitale jusqu'à ce que la demande de l'employé ait été complétée.

Étape 5

Le fournisseur de services transmet les empreintes digitales du demandeur à la GRC par voie électronique.

Si le demandeur travaille dans une région éloignée au Canada, ses empreintes peuvent être prises sur papier dans un bureau de la GRC d'une région éloignée. Le demandeur devra envoyer les copies de ses empreintes sur papier et encre à un bureau central de fournisseur de services. Veuillez vous assurer que le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur soit attaché au formulaire (papier et encre) des empreintes qui est envoyé au bureau central. Le fournisseur de services du bureau central procèdera alors au balayage des empreintes et les soumettra électroniquement à la GRC.

Dans un cas comme celui-ci, le NCD généré par la prise d'empreintes digitales doit être inclus dans la demande d'enquête de sécurité du personnel.

Étape 6

Le demandeur remet une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur ou le reçu à l'ASE/ASER. L'ASE/ASER fait alors une demande d'enquête de sécurité sur le personnel ou d'attestation de sécurité du personnel par voie électronique par l'intermédiaire du système des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI).

Soumission des formulaires remplis en ligne (recommandé)

La soumission des formulaires en ligne est un service pratique et efficace qui accroit la précision des demandes et permet au programme de procéder plus rapidement.

Pour les demandes électroniques, l'ASE/ASER doit inscrire le numéro de confirmation de 20 chiffres dans le système SEDSI.

Veuillez noter que les soumissions de formulaires remplis à la main peuvent être assujetties à des délais de traitement.

Pour les demandes manuelles, le Programme de sécurité des contrats recommande à l'ASE/ASER :

Dans les 2 cas, le NCD est requis pour prouver que les empreintes digitales ont été prélevées électroniquement et pour permettre au programme de faire correspondre les résultats de la GRC à la demande en question.

Étape 7

Le programme examine la demande d'enquête de sécurité sur le personnel procède aux autres vérifications et détermine si la demande peut être accordée. Si la demande est accordée, l'ASE/ASER en est avisé, et l'on demande à l'employé (demandeur) de lire et de signer le certificat de sécurité.

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Renseignements supplémentaires

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