Prise électronique obligatoire des empreintes digitales

Validité de l'attestation

Le processus de vérification de casier judiciaire n'a aucune incidence sur la validité d'une attestation de sécurité du personnel existante émise par le PSC de SPAC.

Période de validité des résultats de la vérification de casier judiciaire

Les résultats de la nouvelle vérification de casier judiciaire, ainsi que le numéro de contrôle de document (NCD), transmis au PSC de SPAC, sont valides pendant 1 an à compter de la date du prélèvement.

À l'intérieur de cette même année, le NCD peut être utilisé de nouveau pour d'autres demandes d'enquête de sécurité telles que :

• nouvelles attestations de sécurité du personnel
• demandes de renouvellement
• demandes de mise à niveau

Coûts de la prise d'empreintes

La GRC ne perçoit pas les frais de traitement pour les empreintes digitales dans le cadre de la vérification du casier judiciaire pour les contrats du gouvernement du Canada. Le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur indique clairement que les empreintes digitales sont prélevées dans le cadre d'une autorisation de sécurité du gouvernement, et que les résultats seront transmis directement au PSC de SPAC. Bien que la GRC ne perçoive aucuns frais de traitement, le tiers fournisseur de services dactyloscopiques exigera tout de même des frais de 40 à 65 $ pour ses services. Ces prix sont déterminés par le marché.

Les frais exigés varient d'un fournisseur à l'autre. Le PSC de SPAC ne reçoit aucun financement des fournisseurs de services dactyloscopiques et ne tire pas profit de ces services. Les demandeurs qui ont besoin d'une attestation de sécurité doivent assumer les coûts de prélèvement.

Protéger l'identité du demandeur

Le PSC de SPAC ne reçoit pas de copies des empreintes digitales des demandeurs. Le tiers fournisseur de service envoie les empreintes par voie électronique à la GRC. La GRC utilise ces empreintes pour faire une recherche dans leur base de données. La GRC donne seulement les résultats de cette recherche au PSC de SPAC.

La GRC ne garde pas des copies des empreintes digitales des civils dans leur système. Dès que les vérifications du casier judiciaire sont complétées et que les résultats sont transmis au PSC de SPAC, ces résultats sont supprimés du système de la GRC. Les copies des empreintes digitales des civils ne seront en aucun temps conservées dans la base de données de la GRC.

Problèmes de correspondances

La GRC transmettra les résultats de la vérification de casier judiciaire directement au PSC de SPAC. Celui-ci utilisera le NCD fourni par le demandeur ainsi que sa date de naissance pour faire correspondre la demande d'enquête de sécurité du personnel aux résultats fournis par la GRC. Ces données doivent être exactes et correspondantes afin que la demande d'enquête de sécurité puisse être traitée.

Le PSC de SPAC recommande aux demandeurs de demander une copie de la fiche de transaction de soumission des résultats électroniques de la GRC, qui précise le numéro de contrôle de document (NCD) du demandeur et confirme l'emplacement où seront envoyés les résultats de la vérification de casier judiciaire. Ce document pourrait permettre de valider le NCD associé aux résultats de la vérification de casier judiciaire du demandeur et aider le Programme à cerner tout enjeu potentiel de mise en correspondance.

Si les données soumises ne sont pas exactes, le PSC de SPAC contactera l'agent de sécurité d'entreprise (ASE) ou l'agent de sécurité d'entreprise remplaçant (ASER) et pourrait demander des informations supplémentaires.

Nouvelles demandes

Des empreintes digitales seront requises pour toutes les nouvelles demandes d'enquêtes de sécurité (cote de fiabilité, attestation de sécurité Secrète ou Très Secrète).

Demandes de mise à niveau

La prise électronique d'empreintes digitales sera aussi obligatoire pour les mises à niveau.

Les demandes de mise à niveau comprennent celles présentées par un employé qui demande une cote de sécurité de niveau supérieur à celle qu'il détient.

Demandes de renseignement d'origine électromagnétique

Le processus de vérification de casier judiciaire n'affecte pas les demandes d'accès spécial SIGINT. Les empreintes digitales par voie électronique sont toujours obligatoires pour les demandes d'accès spécial SIGINT.

Demandes de réactivation

La prise électronique d'empreintes digitales est obligatoire pour réactiver les demandes d'enquête de sécurité sur le personnel inactives depuis plus d'un an.

Les demandes de réactivation concernent les employés ayant détenu une attestation/cote de sécurité du personnel dans une entreprise du secteur privé inscrite dans le PSC de SPAC.

On considère l'attestation/cote de sécurité du personnel comme inactive lorsqu'une cessation d'une telle attestation/cote est soumise au PSC de SPAC pour l'employé en question.

Demandes de mises à jour (renouvellement)

Pour de telles demandes, la prise électronique d'empreintes digitales est obligatoire, sauf dans les cas où le demandeur a déjà fait l'objet d'une vérification de casier judiciaire par l'intermédiaire du PSC de SPAC au cours de l'année précédant la date de soumission de la demande de mise à jour (renouvellement).

Demandes de transfert

La prise électronique d'empreintes digitales n'est pas obligatoire pour des demandes de transfert, sauf si l'attestation/cote de sécurité du personnel du demandeur doit être mise à jour (renouvellement).

On utilise une demande de transfert lorsqu'une organisation doit transférer l'attestation/cote de sécurité du personnel d'un employé auprès d'un autre ministère ou agence du gouvernement du Canada.

Demandes de duplication

La prise électronique d'empreintes digitales n'est pas obligatoire pour ce type de demande à moins d'un changement de situation.

Consultez l’Annexe A : Lignes directrices sur les responsabilités des agents de sécurité d’entreprise et des agents de sécurité d'entreprise remplaçants – section VI.D Changement dans la situation personnelle pour en apprendre davantage sur les changements de situation.

Une demande de duplication est utilisée lorsqu'un organisme doit dupliquer l'attestation/cote de sécurité du personnel d'un employé auprès d'une autre organisation du secteur privé.

Apprenez-en plus sur le processus des demandes de duplication.

Demandes d'accès spécial aux niveaux Organisation du Traité de l'Atlantique Nord et Control of Secret Material in an International Command Très secret^{Note de bas de page 1}

Comme ces demandes ne constituent pas une mise à niveau, les postulants qui demandent un accès spécial aux niveaux Organisation du Traité de l'Atlantique Nord et Control of Secret Material in an International Command (COSMIC) n'ont pas besoin de fournir leurs empreintes digitales s'ils détiennent déjà une autorisation de sécurité Secrète ou Très secrète.

Étape 1

L'ASE ou l'ASER détermine si un employé doit demander une attestation/cote de sécurité du personnel.

Étape 2

L'ASE/ASER remet le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur à l'employé (le demandeur).

Étape 3

L'employé remet le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur et 2 pièces d'identité délivrés par le gouvernement à une des compagnies de dactyloscopie accréditées.

Au moins une de ces pièces doit comporter une photo.

Les pièces d'identité suivantes, émises par le gouvernement du Canada, sont acceptées :

• passeport valide
• carte de citoyenneté
• permis de conduire
• carte de résident permanent
• autre pièce d'identité délivrée par le gouvernement, émise au Canada et indiquant la date de naissance

Étape 4

Le fournisseur de services procède à la prise électronique des empreintes digitales. Une confirmation, numéro de contrôle de document (NCD), est générée et indiqué sur le reçu du fournisseur de services. Le fournisseur de service doit inscrire le NCD à 20 chiffres sur le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur.

Remarque importante : Il est très important que l'employé reçoive l'original du reçu du fournisseur de services avec le NCD ou une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur comportant le NCD.

Le Programme recommande aux demandeurs de demander une copie de la fiche de données de la réponse de la GRC, qui précise le NCD du demandeur et confirme l'emplacement où seront envoyés les résultats de la vérification de casier judiciaire.

Veuillez conserver des copies de tous les documents associés à l'empreinte digitale jusqu'à ce que la demande de l'employé ait été complétée.

Étape 5

Le fournisseur de services transmet les empreintes digitales du demandeur à la GRC par voie électronique.

Si le demandeur travaille dans une région éloignée au Canada, ses empreintes peuvent être prises sur papier dans un bureau de la GRC d'une région éloignée. Le demandeur devra envoyer les copies de ses empreintes sur papier et encre à un bureau central de fournisseur de services. Veuillez vous assurer que le formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur soit attaché au formulaire (papier et encre) des empreintes qui est envoyé au bureau central. Le fournisseur de services du bureau central procèdera alors au balayage des empreintes et les soumettra électroniquement à la GRC.

Dans un cas comme celui-ci, le NCD généré par la prise d'empreintes digitales doit être inclus dans la demande d'enquête de sécurité du personnel.

Étape 6

Le demandeur remet une copie du formulaire de demande de prise d'empreintes digitales du demandeur ou le reçu à l'ASE/ASER. L'ASE/ASER fait alors une demande d'enquête de sécurité sur le personnel ou d'attestation de sécurité du personnel par voie électronique par l'intermédiaire du système des services en direct de sécurité industrielle (SEDSI).

Étape 7

Le Programme examine la demande d'enquête de sécurité sur le personnel procède aux autres vérifications et détermine si la demande peut être accordée. Si la demande est accordée, l'ASE/ASER en est avisé, et l'on demande à l'employé (demandeur) de lire et de signer le certificat de sécurité.