Lignes directrices pour les représentants désignés

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1. Nomination des représentants désignés

Aux termes de l’article 10 du Règlement sur les marchandises contrôlées, une des conditions essentielles à l'inscription au Programme des marchandises contrôlées (appelé le programme dans ces lignes directrices) est la nomination d'un représentant désigné. Le représentant désigné est un employé qui consent à se soumettre à une évaluation de sécurité, qui est ensuite approuvée par le programme. Si la personne inscrite (appelée l'inscrit dans ces lignes directrices) est un particulier, celui-ci est considéré comme le représentant désigné et doit faire l'objet d'une évaluation de sécurité par les responsables du programme. Le représentant désigné doit être un citoyen canadien résidant habituellement au Canada ou un résident permanent du Canada résidant habituellement au Canada. L'autorité, la responsabilité et l'intégrité du représentant désigné au sein de l'organisation devraient être suffisantes pour lui permettre de mener à bien les évaluations de sécurité.

L'inscrit doit veiller à ce que seules les personnes inscrites, exemptées d'inscription ou exclues aient accès aux marchandises contrôlées dans leur organisation respective, conformément au Règlement sur les marchandises contrôlées (appelé le règlement dans ces lignes directrices). En tant que représentant sur place de l'inscrit, le représentant désigné est bien placé pour évaluer les cadres, administrateurs, employés et étudiants locaux qui ont accès aux marchandises contrôlées, et pour déterminer dans quelle mesure ces personnes risquent de transférer une marchandise contrôlée à une personne ou à une entreprise non autorisée.

2. Programme de certification des représentants désignés

Le Programme de certification des représentants désignés offre une formation complète et gratuite sur le Programme des marchandises contrôlées pour aider les représentants désignés à s'acquitter de leurs tâches et de leurs responsabilités.

Une fois certifié, le représentant désigné pourra :

Pour s'inscrire au programme de certification, une personne doit être nommée comme représentant désigné par l'inscrit. Le représentant désigné nommé doit alors suivre le programme de certification, tandis que les responsables du Programme des marchandises contrôlées effectuent une évaluation de sécurité du représentant désigné nommé.

2.1 Contenu du programme de certification

Le Programme de certification des représentants désignés, une exigence du Programme des marchandises contrôlées, est une formation offerte gratuitement en ligne. Le programme de certification comprend une série de 6 modules offerte dans les 2 langues officielles :

  • introduction au Programme des marchandises contrôlées
  • obligations légales
  • obligations et responsabilités des représentants désignés
  • exemptions
  • processus d'évaluation de sécurité
  • examen de certification

Le participant doit réussir l’examen de certification et répondre au formulaire d'évaluation de la formation avant que le certificat ne lui soit octroyé.

L'information fournie dans chaque module est relative aux tâches dont le représentant désigné doit s'acquitter aux termes de la loi. Une durée d'environ 4 à 5 heures est nécessaire pour passer en revue tous les modules, y compris l'examen écrit de certification, qui comprend des questions à choix multiples et une étude de cas.

Le représentant désigné qui termine avec succès le Programme de certification des représentants désignés reçoit un certificat comme preuve qu'il a réussi la formation requise. Si le représentant désigné change d'employeur, le certificat demeure à lui et n'est pas transférable à une autre personne.

2.2 Processus de certification

Voici les étapes menant à la certification des représentants désignés :

  • le programme invite le représentant désigné à s'inscrire à la formation;
  • le représentant désigné participe à la séance de formation en ligne une fois l'inscription à la formation approuvée;
  • le représentant désigné passe l'examen de certification et le remet, avec l'évaluation du cours;
  • le programme assure le suivi auprès du représentant désigné après l'examen au besoin;
  • le représentant désigné sera avisé dans les 15 jours ouvrables du résultat de son examen;
  • le représentant désigné qui a échoué son premier examen, aura la possibilité de le prendre une seconde fois;
  • le représentant désigné qui ne réussit pas l'examen après sa deuxième tentative, devra reprendre la formation et reprendre l'examen de certification.

3. Effectuer des évaluations de sécurité

Un représentant désigné doit procéder à des évaluations de sécurité de la manière prescrite. Avant d'autoriser l'accès à des marchandises contrôlées, le représentant désigné doit :

Les représentants désignés peuvent se référer à la liste de vérification pour la demande d'évaluation de sécurité pour obtenir de plus amples renseignements.

3.1 Consentement à l'évaluation de sécurité

Toutes les personnes devant avoir accès à des marchandises contrôlées dans l'exercice de leurs fonctions doivent d'abord consentir à faire l'objet d'une évaluation de sécurité. Aucune évaluation de sécurité n'est requise pour les employés, administrateurs et cadres qui n'ont pas accès à des marchandises contrôlées. Les personnes qui ne consentent pas à une telle évaluation ne doivent pas avoir accès à des marchandises contrôlées. Le consentement à une évaluation de sécurité est décrit dans le formulaire de demande d'évaluation de sécurité et s'obtient en remplissant la section « Consentement ».

3.2 Autorisation de sécurité du gouvernement du Canada et habilitation de sécurité en matière de transport de Transports Canada

Le représentant désigné doit recueillir et valider des renseignements pour déterminer si un cadre, un administrateur ou un employé peut examiner, avoir en sa possession ou transférer des marchandises contrôlées. Ceci fait partie du processus d'évaluation de sécurité du représentant désigné.

Pour rendre le processus d'évaluation plus rapide, le représentant désigné peut choisir d'accepter :

  • une autorisation de sécurité valide du gouvernement du Canada de niveau Secret (niveau II) ou supérieur;
  • une habilitation de sécurité en matière de transport valide de Transports Canada.

Le représentant désigné doit suivre les conditions soit de la section 3.2.1 Accepter une autorisation de sécurité du gouvernement du Canada ou de la section 3.2.2 Accepter une habilitation de sécurité en matière de transport de Transports Canada de ces lignes directrices afin de respecter les conditions requises pour accepter une autorisation de sécurité du gouvernement du Canada ou une habilitation de sécurité en matière de transport de Transports Canada.

3.2.1 Accepter une autorisation de sécurité du gouvernement du Canada

Afin de respecter les conditions requises pour accepter une autorisation de sécurité du gouvernement du Canada de niveau Secret ou supérieur, le représentant désigné doit conserver les documents suivants bien remplis dans le dossier de la personne :

3.2.2 Accepter une habilitation de sécurité en matière de transport de Transports Canada

Afin de respecter les conditions requises pour accepter une habilitation de sécurité en matière de transport de Transports Canada, le représentant désigné doit conserver les documents suivants bien remplis dans le dossier de la personne :

Remarque

Le fait de suivre le processus décrit ci-dessus ne libère pas le représentant désigné de ses obligations décrites à l’article 13 du règlement ni de son obligation à mener une autre évaluation de sécurité, au besoin, comme le prévoit le paragraphe 15(5) du règlement.

3.3 Cadres, administrateurs et employés

Les inscrits au programme doivent veiller à ce que leurs employés aient fait l’objet d'une évaluation de sécurité avant qu'ils n'aient accès à des marchandises contrôlées. Le représentant désigné est responsable d'effectuer l'évaluation de sécurité de chaque, cadre, administrateur, employé ou étudiant local devant examiner, avoir en sa possession ou transférer des marchandises contrôlées. Les responsables du programme peuvent vérifier une évaluation de sécurité réalisée par un représentant désigné dans l'établissement d'un inscrit en tout temps au cours de la durée de validité de l'inscription. Ils peuvent aussi le faire pendant les 2 années suivant le départ du cadre, de l’administrateur ou de l’employé de l'entreprise inscrite.

Le formulaire demande d'évaluation de la sécurité doit être utilisé par toutes les personnes soumises à l'évaluation de sécurité pour l'accès aux marchandises contrôlées (sauf les personnes en cours d'évaluation par le représentant désigné qui ont l'autorisation de sécurité requise, comme indiqué à la section 3.2 Autorisation de sécurité du gouvernement du Canada et habilitation de sécurité en matière de transport de Transports Canada ci-dessus), que l'évaluation de sécurité soit effectuée par un représentant désigné ou directement par des représentants du programme.

Une personne faisant l'objet de l'évaluation de sécurité doit fournir tous les documents à l'appui suivants :

  • 2 pièces d'identité délivrées par un organisme gouvernemental, dont au moins 1 avec photo :
    • comme preuve de citoyenneté une photocopie est acceptable (par exemple, passeport canadien, certificat de naissance ou carte de résident permanent);
    • comme preuve d'adresse actuelle une photocopie est acceptable (par exemple, permis de conduire, document officiel émis par le gouvernement avec adresse ou facture de chauffage ou d'électricité);
  • un rapport sur les antécédents criminels;
  • un rapport de crédit (si le représentant désigné le demande).

Le représentant désigné doit veiller à ce que le risque de transfert non autorisé soit évalué suivant les consignes du ministre des Services publics et de l'Approvisionnement Canada. Ainsi, selon le contexte de l'évaluation de sécurité, le représentant désigné doit tenir compte de tous les renseignements fournis par la personne dans sa demande d'évaluation de sécurité. Le représentant désigné doit aussi s'assurer de l'identité de cette personne.

Les cadres, administrateurs ou employés d'une société sont considérés, aux termes de l’article 46 de la loi, comme des coauteurs des infractions à cette loi commises par leur société, s'ils ont ordonné ou autorisé une infraction, ou s'ils y ont consenti ou participé, ils peuvent être considérés comme tels, peu importe si la société a été poursuivie ou reconnue coupable.

3.4 Personnes autorisées

Les personnes autorisées doivent faire l'objet d'une évaluation de sécurité par les responsables du programme et non par le représentant désigné. Un formulaire de demande d'évaluation de sécurité dûment rempli et accompagné des documents à l'appui énumérés à la section 3.3 Cadres, administrateurs et employés ci-dessus, doit être présenté au programme. Cette démarche est obligatoire pour toutes les nouvelles inscriptions et doit être accompagnée du formulaire de demande d'inscription.

Dans le cas d'une demande de « renouvellement », si la personne autorisée a fait l'objet d'une évaluation de sécurité et qu'elle n'a pas atteint sa date d'échéance de 5 ans, il n'est pas nécessaire de refaire une demande d'évaluation de sécurité. Si la personne autorisée d'un inscrit a changé pendant la période d'inscription, le formulaire de demande d'évaluation de sécurité doit être envoyé avec une modification d'inscription.

3.5 Visiteurs

Il incombe au représentant désigné de vérifier le formulaire de demande d'évaluation de sécurité et d'exemption d'inscription pour visiteur et de veiller, au meilleur de ses capacités, à ce que les renseignements contenus dans la demande soient complets et exacts.

Le cas échéant et au meilleur de ses capacités, le représentant désigné est également responsable de recueillir les renseignements requis pour une exemption, en vertu de l’article 16 du règlement (personnes exclues aux termes de l'International Traffic in Arms Regulations (ITAR).

3.6 Travailleurs temporaires et étudiants étrangers

Le représentant désigné est responsable de vérifier les renseignements contenus dans la formulaire de demande d'exemption pour l'inscription – travailleur temporaire ou étudiant étranger et la formulaire de demande d'évaluation de sécurité – travailleur temporaire ou étudiant étranger, et de veiller, au meilleur de ses capacités, à ce que ces renseignements soient complets et exacts.

Un étudiant étranger devant examiner, posséder ou transférer des marchandises contrôlées pendant ses études doit être exempté d'inscription (voir la définition à l'article 1 du règlement). Une évaluation de sécurité est effectuée dans le cadre du programme aux termes de l’article 15 du règlement et l’article 19 du règlement.

L'inscrit responsable de la présentation de la demande au programme, au nom de l'étudiant étranger, est désigné à l'endroit où l'étudiant effectue son travail ou ses recherches. Voici certains scénarios possibles :

3.7 Étudiant domestique

Un représentant désigné doit traiter un étudiant local sous son autorité qui est citoyen canadien ou résident permanent et qui a accès à des marchandises contrôlées comme un employé. Tout étudiant local qui effectue un stage rémunéré avec un inscrit doit être traité comme un employé s’il a accès à des marchandises contrôlées.

Remarque

Les inscrits doivent assurer le respect du droit de tous les pays concernant les enfants et les jeunes personnes.

Le représentant désigné est chargé de mener une évaluation de sécurité d'un étudiant local selon l'emplacement des activités de recherche ou le type de travail que l'étudiant entreprend. Voici certains scénarios possibles :

  • les étudiants sous la supervision d'une personne employée dans une entreprise inscrite où ils doivent examiner, avoir en leur possession ou transférer des marchandises contrôlées doivent se soumettre à une évaluation de sécurité par le représentant désigné de cette entreprise (par exemple participer à un programme coopératif, faire des recherches sur place afin de rédiger une thèse ou avoir conclu une autre entente similaire avec l'entreprise);
  • les étudiants sous la supervision d'une personne employée dans un établissement d'enseignement inscrit devant examiner, avoir en leur possession ou transférer des marchandises contrôlées dans un établissement d'enseignement inscrit doivent se soumettre à une évaluation de sécurité par le représentant désigné de cet établissement;
  • les étudiants qui participent à un projet commun pouvant les amener à examiner, à avoir en leur possession ou à transférer des marchandises contrôlées dans l'entreprise inscrite et dans un établissement d'enseignement inscrit peuvent se soumettre à une évaluation de sécurité soit par le représentant désigné de l'établissement d'enseignement, soit par le représentant désigné de l'entreprise. Le représentant désigné qui n'a pas effectué l'évaluation de sécurité peut réévaluer l'étudiant.

3.8 Propriétaires

Les propriétaires individuels détenant au moins 20 % des intérêts ou des actions avec droit de vote en circulation de l'entreprise font l'objet d'une évaluation de sécurité par les responsables du programme et non par le représentant désigné. Un formulaire de demande d'évaluation de sécurité dûment rempli, ainsi que les documents à l'appui exigés, doivent être présentés au programme. Cette démarche est obligatoire pour toutes les nouvelles inscriptions et doit être accompagnée du formulaire de demande d'inscription.

Dans le cas d'une demande de renouvellement, si le propriétaire a fait l'objet d'une évaluation de sécurité et qu'elle n'a pas atteint sa date d'expiration de 5 ans, il n'est pas nécessaire de refaire une demande d'évaluation de sécurité. Si le propriétaire d'un inscrit a changé pendant la période d'inscription, le formulaire de demande d'évaluation de sécurité doit être envoyé avec le formulaire de demande d’inscription.

3.9 Confirmation de l'intégralité des renseignements

Le représentant désigné doit examiner les demandes d'évaluation de sécurité dûment remplies pour s'assurer que tous les renseignements demandés ont été fournis. Une section peut porter la mention « s.o. » (sans objet) si elle ne s'applique pas à la personne. Si le représentant désigné juge une demande incomplète, il doit obtenir de son auteur les renseignements manquants. Avant d'effectuer l'évaluation de sécurité, le représentant désigné doit être certain que cette personne a fourni tous les renseignements demandés et les documents à l'appui.

Voici la liste de tous les documents à l'appui requis lors de l'évaluation de la sécurité :

  • un formulaire de demande d'évaluation de sécurité dûment rempli;
  • 2 pièces d'identité fournies par un organisme gouvernemental (dont au moins 1 pièce d'identité valide avec photo) :
    • comme preuve de citoyenneté, une photocopie est acceptable (par exemple, certificat de naissance, passeport ou carte de résident permanent);
    • comme preuve d'adresse actuelle une photocopie est acceptable (par exemple permis de conduire, document officiel émis par le gouvernement avec adresse ou facture de chauffage ou d'électricité);
  • soit une attestation de vérification de casier judiciaire basé sur les empreintes digitales ou un rapport de vérification nominale de casier judiciaire effectuée dans le système du Centre d'information de la police canadienne (CIPC) de la Gendarmerie Royale du Canada (GRC);
  • un rapport de crédit (si demandé).

Après l'évaluation de sécurité, le représentant désigné constitue un dossier à l'aide du formulaire de sommaire de l'évaluation de sécurité par le représentant désigné qui réalise l’évaluation de sécurité d’un employé, d’un administrateur ou d’un cadre qui en contient un résumé ainsi que ses recommandations et ses conclusions. Ce formulaire et les documents à l'appui doivent être conservés au dossier de l'évaluation.

4. Évaluer les risques

Le représentant désigné doit considérer différents éléments quand il procède à l'évaluation de sécurité d'une personne et de déterminer dans quelle mesure cette personne risque de transférer une marchandise contrôlée à une personne non autorisée.

La matrice des risques est un outil conçu pour aider le représentant désigné dans l'évaluation du niveau de risque de transfert non autorisé que pose une personne, et pour déterminer si cette personne aura accès ou non à des marchandises contrôlées. Le représentant désigné validera ou évaluera les renseignements de la demande d'évaluation de sécurité à ceux de la matrice des risques. Les procédures d'évaluation de la matrice des risques, sont fournies au représentant désigné par les responsables du programme.

Le représentant désigné doit vérifier ou évaluer les renseignements suivants sur la personne :

Remarque

Comme indiqué à l’alinéa 11(b) du règlement et à l’alinéa 13(c) du règlement, le représentant désigné doit suive la formation du Programme de certification des représentants désignés avant de recevoir les procédures d'évaluation de la matrice des risques. Les procédures d'évaluation de la matrice des risques sont un outil essentiel pour effectuer les évaluations de sécurité. Dans certains cas, l’outil peut être fourni avant la formation du Programme de certification des représentants désignés.

4.1 Renseignements biographiques

Les renseignements biographiques demandés dans la section E du formulaire de demande d'évaluation de sécurité doivent être vérifiés par le représentant désigné. Il doit aussi vérifier l'identité et l'adresse de la personne par l’entremise de 2 pièces d'identité émises par le gouvernement, comme son permis de conduire ou son passeport, dont 1 avec photo. Une copie lisible de chaque document vérifié doit être conservée au dossier de la personne.

4.2 Anciens lieux de résidence

Le demandeur doit préciser les adresses de ses lieux de résidence des 5 dernières années en s'assurant de n'omettre aucun renseignement et de couvrir la période entière. Le représentant désigné vérifiera sa stabilité, sa fiabilité et la cohérence de l'information fournie.

4.3 Antécédents professionnels et historique d’éducation

Les antécédents professionnels aident à évaluer la fiabilité de la personne dans son emploi actuel et ses emplois précédents. De plus, l'examen de son niveau d'études permet de déterminer si elle a dit la vérité sur son passé, ses anciens emplois et ses compétences professionnelles.

4.4 Historique des voyages

En faisant la revue de cette section, le représentant désigné étudiera la fréquence, la durée des voyages de la personne et les lieux/pays qu’elle a visités.

4.5 Risques financiers

La matrice des risques contient des précisions sur l'évaluation des risques financiers. Il convient toutefois de souligner que si la vérification du crédit n'est pas obligatoire pour toutes les évaluations, elle est nécessaire dans certains cas.

4.6 Antécédents criminels

Une attestation de vérification de casier judiciaire basé sur les empreintes digitales est obligatoire dans les évaluations de sécurité d'un représentant désigné, mais une vérification nominale de casier judiciaire effectuée dans le système du Centre d'information de la police canadienne (CIPC) de la GRC peut suffire dans celles des cadres, des administrateurs et des employés. Tous les noms que la personne a portés dans sa vie doivent être vérifiés (par exemple, son nom de jeune fille, son nom marital, des noms francisés ou des versions de ses noms dans lesquels les prénoms et les noms de famille sont transposés). Par conséquent, une attestation de vérification de casier judiciaire basé sur les empreintes digitales peut s'avérer la méthode la plus simple et la moins dispendieuse pour obtenir le compte rendu requis.

4.7 Références personnelles

Pour vérifier les renseignements dans la demande, le représentant désigné doit communiquer avec au moins 2 des personnes citées comme références personnelles. Cela lui permettra d'établir des comparaisons et de cerner les incohérences possibles dans les renseignements fournis.

Les membres de la famille immédiate ne peuvent pas être cités comme références. Font partie de ce groupe :

  • l'époux ou le conjoint de fait;
  • le père;
  • la mère;
  • les beaux-parents (les parents de l'époux ou du conjoint de fait);
  • les enfants (notamment les enfants adoptés et ceux de l'époux ou du conjoint de fait);
  • les frères et sœurs adoptés ou non (notamment les frères ou sœurs adoptés ainsi que les demi-frères et les demi-sœurs);
  • les cohabitants.

Les références personnelles appropriées qui peuvent être utilisées sont les amis, les collègues ou les relations d'affaires.

4.8 Risque de transfert non autorisé

Le représentant désigné doit évaluer le risque que la personne faisant l'objet de l'évaluation de sécurité transfère une marchandise contrôlée à une personne ou à une entreprise non autorisée. Cette évaluation peut se faire à l'aide de la matrice des risques.

Compte tenu de tous les renseignements fournis, le représentant désigné déterminera le seuil de risque et décidera de permettre ou non à la personne d'avoir accès à des marchandises contrôlées. En cas de seuil de risque modéré, le représentant désigné peut transférer le formulaire de demande d'évaluation de sécurité au programme pour une évaluation approfondie des résultats, alors qu'en cas de seuil de risque élevé, le transfert de la demande d'évaluation de sécurité au programme est obligatoire. Cet aspect est approfondi dans la section 5. Renvois au Programme des marchandises contrôlées.

5. Renvois au Programme des marchandises contrôlées

Lors d'une évaluation de sécurité, le représentant désigné doit renvoyer au programme un employé ayant un seuil de risque élevé pour l'aider à prendre une décision. Les employés ayant un seuil de risque modéré peuvent être renvoyés au programme à la discrétion du représentant désigné.

Le programme a pour objectif de traiter ces demandes dans un délai de 30 jours ouvrables. Cependant, certains dossiers peuvent nécessiter un examen par des partenaires des secteurs du renseignement et de la sécurité, ce qui peut entraîner des retards dans le traitement des demandes. Les responsables du programme, lorsque possible, avertiront les représentants désignés s'ils prévoient des retards dans le traitement d'un dossier renvoyé.

Les renseignements suivants devraient être inclus dans le renvoi :

Les renseignements énumérés ci-dessus peuvent être envoyés par courriel, par télécopieur ou par courrierNote de bas de page 1 :

Courriel :
tpsgc.ssidmcura-isscgdiau.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca
Télécopieur :
1-613-948-1722
Adresse postale :
Programme des marchandises contrôlées
Services publics et Approvisionnement Canada
3e étage
2745 rue Iris
a/s de la Salle de courrier principale de SPAC
Portage III, 0B3
11 rue Laurier
Gatineau QC  K1A 0S5

6. Refus d'accès à des marchandises contrôlées

Lorsqu'un représentant désigné détermine que le demandeur ne remplit pas les critères d'évaluation pour accéder à des marchandises contrôlées, cette personne ne peut être autorisée à accéder à des marchandises contrôlées.

La personne ayant fait l'objet d'une évaluation de sécurité et qui s'est vu refuser l'accès à des marchandises contrôlées doit en être formellement avisée avec le formulaire d’évaluation de sécurité et refus (évaluation défavorable). Il n'est pas nécessaire d'envoyer ce formulaire au programme, mais une copie doit être conservée avec les dossiers internes.

7. Effectuer une nouvelle évaluation de sécurité

Le représentant désigné doit procéder à une nouvelle évaluation de sécurité d'une personne s'il apprend qu'il y a des changements dans ses antécédents criminels. Le représentant désigné peut également procéder à une nouvelle évaluation d'une personne qui s'est vu refuser l'accès à des marchandises contrôlées dans le cas d'une évaluation défavorable, s'il existe des motifs raisonnables de le faire. Une personne qui s'est vu refuser l'accès à des marchandises contrôlées dans l'exercice de ses fonctions à la suite d'une évaluation des risques doit avoir la possibilité de fournir des renseignements supplémentaires pouvant modifier le résultat de l'évaluation.

8. Autorisation d’accès aux marchandises contrôlées et durée de validité d’une évaluation de sécurité favorable

Quand un représentant désigné détermine qu’un demandeur satisfait aux critères d’accès aux marchandises contrôlées, l’individu en question sera autorisé à accéder aux marchandises contrôlées. Une évaluation qui s'est soldée par une autorisation d'accès à des marchandises contrôlées est valide pour 5 ans, pourvu que la personne demeure employée ou associée (cadres ou administrateurs) du même inscrit. En tout temps au cours de ces 5 ans, le représentant désigné peut procéder à une nouvelle évaluation s'il estime que des changements dans les circonstances le justifient. Une évaluation de sécurité réalisée dans le cadre du programme n'est pas transférable si la personne est employée par un autre inscrit au programme. Une évaluation de sécurité doit être effectuée par le nouvel employeur.

Les personnes qui ont été soumises à l'évaluation de sécurité et qui ont reçu l'autorisation d'accéder à des marchandises contrôlées doivent être informées au moyen du formulaire d’avis d'évaluation de sécurité et autorisation (évaluation favorable).

9. Registres des évaluations de sécurité

Conformément à l’alinéa 10(b) du règlement, l'inscrit doit tenir un registre des dernières évaluations de sécurité et conserver les documents à l'appui relatifs à chaque cadre, administrateur, employé, travailleur temporaire, étudiant étranger et visiteur qui examine, a en sa possession ou transfère des marchandises contrôlées pendant la période d'inscription et pour une période de 2 ans après que la personne en cause cesse d'être cadre, administrateur, employé, travailleur temporaire, étudiant étranger ou visiteur de l’inscrit.

Le registre doit inclure, sans toutefois s'y limiter, les documents à l'appui suivants :

Si l'évaluation de sécurité a été effectuée avec une autorisation de sécurité de niveau « Secret » ou supérieur, le dossier doit comprendre les renseignements ci-dessus, en plus des documents suivants :

Si l'évaluation de sécurité a été effectuée avec une habilitation de sécurité en matière de transport de Transports Canada, le dossier doit comprendre les renseignements ci-dessus, en plus des documents suivants :

10. Exemptions

Pour être exempté de l'inscription au programme, il faut être un visiteur d'un inscrit ou un travailleur temporaire ou un étudiant étranger employé par un inscrit au programme, ou encore un cadre, un administrateur ou un employé d'un inscrit en vertu de l’ITAR des États-Unis. Les exemptions pour les travailleurs temporaires, les étudiants étrangers et les visiteurs doivent être demandées au programme par un inscrit.

Les facteurs suivants sont pris en considération au moment de décider d'accorder une exemption à une personne conformément à l’article 20 du Règlement sur les marchandises contrôlées :

Les certificats d'exemption sont délivrés sur la base des renseignements fournis par le représentant désigné dans la demande d'exemption. Toutefois, les responsables du programme peuvent exiger des renseignements supplémentaires. La décision d'exempter une personne d'inscription ou non est effectuée conformément à l’article 39.1 de la loi.

Le rôle du représentant désigné pour ce qui est de l'obtention de renseignements complets et exacts, de la vérification de ces renseignements et de leur présentation dans le cadre d'une demande soumise aux responsables du programme, ainsi que du suivi à cet égard, est essentiel à la sécurité des marchandises contrôlées.

11. Exemptions d'inscription accordées aux visiteurs

Un visiteur est une personne qui n'est pas un cadre, un administrateur ou un employé d'un inscrit et qui n'est pas un citoyen canadien résidant habituellement au Canada ni un résident permanent résidant habituellement au Canada. Une personne qui visite le Canada pour transférer des marchandises contrôlées à un inscrit, et dans le cas où il n'y a pas transfert de marchandises contrôlées de l'inscrit au visiteur, cette personne n'est pas tenue de faire une demande de certificat d'exemption.

Les visiteurs qui n'examinent, ne possèdent ou ne transfèrent pas de marchandises contrôlées n'ont pas besoin d'obtenir d'exemption d'inscription. Un inscrit est tenu de demander une exemption d'inscription pour chaque visiteur qui aura accès à des marchandises contrôlées, pour chaque établissement où des marchandises contrôlées seront accessibles, et doit préciser la nature des marchandises contrôlées auxquelles le visiteur aura accès.

11.1 Présentation d'une demande d'exemption d'inscription pour visiteur

Un inscrit doit présenter le formulaire de demande d'évaluation de sécurité et d'exemption d'inscription pour visiteur au programme pour chaque visiteur allant dans un établissement où se trouvent des marchandises contrôlées, et qui, au cours de sa visite, aura accès à des marchandises contrôlées. Le représentant désigné est responsable de vérifier les renseignements contenus dans le formulaire, et de veiller, au meilleur de ses capacités, à ce que ces renseignements soient complets et exacts.

La demande d'exemption d'inscription et d'évaluation de sécurité pour visiteur doit comprendre les éléments suivants :

  • nom de l'inscrit (par exemple nom de l'entreprise);
  • adresse de l'établissement où la visite aura lieu;
  • nom complet, tous les surnoms et anciens noms, date de naissance, citoyenneté et l'adresse résidentielle du visiteur;
  • nom, adresse et site web de l'employeur du visiteur;
  • description, y compris le pays d'origine dans le cas d'un pays autre que le Canada, des marchandises contrôlées que le visiteur examinera, aura en sa possession ou transférera, y compris le groupe et le numéro d'article inscrits sur la Liste des marchandises contrôlées;
  • durée prévue de la visite;
  • raison de la visite ainsi que la raison pour laquelle le visiteur doit examiner, posséder ou transférer des marchandises contrôlées;
  • renseignements sur le permis d'exportation valide entre l'inscrit et l'employeur du visiteur relativement aux marchandises contrôlées qui seront examinées, possédées ou transférées (s'il y a lieu);
  • une déclaration signée et datée par le représentant désigné indiquant que la personne faisant l'objet de la demande d'exemption répond aux exigences précisées dans la définition de « visiteur »;
  • une déclaration signée et datée par le représentant désigné de la personne faisant l'objet de la demande d'exemption indiquant que, autant qu'il sache, les renseignements qui figurent dans la demande sont véridiques, exacts et complets;
  • un consentement à l'évaluation de sécurité signé par le visiteur.

Le représentant désigné est chargé de veiller à ce que le visiteur faisant l'objet d'une demande d'exemption d'inscription corresponde à la définition d'un visiteur et que les renseignements contenus dans la demande sont véridiques, complets et exacts. Le représentant désigné et les responsables du programme doivent être en mesure de vérifier la véracité, l'intégralité et l'exactitude des renseignements fournis dans le formulaire de demande d'exemption d'inscription pour qu'elle soit considérée comme valide.

Afin de déterminer la mesure dans laquelle un visiteur risque de transférer des marchandises contrôlées à une personne qui n'est ni inscrite ni exemptée d'inscription, le programme procédera à une évaluation de sécurité du visiteur avant de décider d'exempter ou non une personne en vertu de la loi et du règlement.

L'inscrit doit informer le programme, dans les 5 jours ouvrables, de tout changement apporté aux renseignements fournis dans le formulaire de demande d'exemption d'inscription pour visiteur, en particulier si la visite doit s'étendre à d'autres sites, être prolongée ou s'il y a des ajouts ou des modifications aux marchandises contrôlées que le visiteur examinera, aura en sa possession ou transférera. Le formulaire demande d'évaluation de sécurité et d'exemption d'inscription pour visiteur doit être utilisé à cette fin.

11.2 Attribution d'un certificat d'exemption d'inscription pour visiteur

En application du règlement, il est de la responsabilité de l'inscrit d'offrir au visiteur une copie du certificat d'exemption (y compris les conditions restrictives). L'inscrit demeure toutefois responsable en tout temps de la conformité aux conditions d'exemption, ainsi que de la sécurité des marchandises contrôlées en sa possession.

Le paragraphe 39.1(2) de la loi permet au programme de fixer les conditions qui sont, à son avis, appropriées. Ces conditions doivent être énoncées dans le certificat d'exemption. Ce dernier est attribué à une personne en particulier et il ne peut être transféré ou utilisé de quelque façon par toute autre personne.

11.3 Durée de validité d'un certificat d'exemption pour visiteur

La période pendant laquelle le certificat d'exemption sera valide est établie par les responsables du programme au cours du processus d'examen de la demande. Pour déterminer la durée de cette période, les responsables s'appuient principalement sur les 3 facteurs suivants :

  • raison de la visite;
  • durée de la visite;
  • visites futures prévues.

La durée de validité maximale est pour une période ne dépassant pas 3 ans à compter de la date d'approbation, conformément à l’article 23 du règlement. Pour renouveler un certificat d'exemption, l'inscrit doit présenter un nouveau formulaire de demande d'évaluation de sécurité et d'exemption d'inscription pour visiteur au programme.

11.4 Visites périodiques

Pendant la durée de validité du certificat d'exemption, le visiteur peut se rendre à plusieurs reprises au même endroit et avoir accès aux mêmes marchandises contrôlées. Un certificat n'est valide que pour le visiteur nommé, pour la durée, la raison et les marchandises contrôlées déclarées. Pour effectuer une visite à un site de l'inscrit ou pour accéder à une marchandise contrôlée différente (ou pour prolonger une visite), il appartient à l’inscrit d'informer les responsables du programme avant le changement de site et de confirmer la validité continue de l'exemption avec les responsables du programme soit en présentant une nouvelle demande ou en modifiant la demande actuelle, le cas échéant.

11.5 Registres des visiteurs

Un visiteur est admissible à une exemption d’inscription du Programme des marchandises contrôlées, si l’inscrit présente une demande en leur nom au programme et que le visiteur consente à une évaluation de sécurité.

L'inscrit doit tenir les plus récents registres, y compris les documents à l'appui, de tous les visiteurs qui examineront, auront en leur possession ou transféreront des marchandises contrôlées à l'établissement de l'inscrit et des registres de transfert des marchandises contrôlées. L'inscrit doit tenir des registres des visiteurs pendant toute la durée de son inscription et les conserver pendant une période de 2 ans suivant le jour où le visiteur cesse d’agir en cette qualité.

Le registre peut comprendre, sans toutefois s'y limiter, les documents à l'appui suivants :

12. Exemptions d'inscription accordées aux travailleurs temporaires ou aux étudiants étrangers

Un travailleur temporaire ou un étudiant étranger est admissible à une exemption d'inscription au programme seulement si un inscrit présente une demande en son nom au programme et si le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger consent à une évaluation de sécurité.

On entend par « travailleur temporaire » un administrateur, cadre ou employé d'un inscrit qui n'est pas citoyen canadien résidant habituellement au Canada ou un résident permanent résidant habituellement au Canada.

On entend par « étudiant étranger » une personne physique autorisée par un permis d’études ou par le Règlement sur l’immigration et la protection des réfugiés à étudier au Canada et qui n’est pas administrateur, cadre ou employé d’un inscrit au titre du règlement.

Un inscrit doit demander (par l'entremise de son représentant désigné) une exemption d'inscription pour chaque travailleur temporaire ou étudiant étranger qui aura accès à des marchandises contrôlées, pour chaque site où des marchandises contrôlées seront accessibles, et doit préciser la nature des marchandises contrôlées auxquelles le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger aura accès.

Cette exemption doit être accordée par le programme avant que le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger examine, possède ou transfère des marchandises contrôlées.

12.1 Présentation d’une demande d'exemption pour travailleur temporaire ou étudiant étranger

Le représentant désigné doit soumettre le formulaire de demande d'exemption pour l'inscription – travailleur temporaire ou étudiant étranger et le formulaire de demande d'évaluation de sécurité – travailleur temporaire ou étudiant étranger pour chaque travailleur temporaire ou étudiant étranger.

L'inscrit doit informer le programme, dans les 5 jours ouvrables, de tout changement apporté aux renseignements fournis dans le formulaire de demande d'exemption pour l'inscription – travailleur temporaire ou étudiant étranger, en particulier si les tâches du travailleur temporaire ou de l’étudiant étranger doivent être prolongées, s'étendre à d'autres sites ou comprendre davantage de marchandises contrôlées. Le formulaire de demande d'exemption pour l'inscription – travailleur temporaire ou étudiant étranger doit être utilisé à cette fin et doit comprendre les éléments suivants :

  • nom et adresse postale de l'inscrit (par exemple, nom de l'entreprise);
  • nom complet, date de naissance et citoyenneté(s) du travailleur temporaire ou de l’étudiant étranger;
  • adresse du lieu de travail au Canada où le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger examinera, aura en possession ou transférera des marchandises contrôlées;
  • preuve que le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger est légalement autorisé à travailler au Canada (par exemple permis de travail ou permis d’études fourni par Citoyenneté et Immigration Canada);
  • dans le cas d’un permis d’études, l’étudiant étranger doit présenter un document de son établissement d’enseignement indiquant que le travail effectué pour l’inscrit fait partie intégrante de ses études;
  • durée prévue de l'emploi du travailleur temporaire ou l’étudiant étranger :
    • une exemption peut être accordée pour une période maximale de 3 ans et ne peut excéder la date à laquelle le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger peut être légalement employé au Canada, à savoir la date d'expiration sur le permis de travail ou permis d’études;
  • description (y compris le pays d'origine dans le cas d'un pays autre que le Canada) des marchandises contrôlées que le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger examinera, aura en sa possession ou transférera;
  • déclaration signée et datée par le représentant désigné affirmant que la personne faisant l'objet de la demande d'exemption répond aux exigences précisées dans la définition de travailleur temporaire ou de l’étudiant étranger et, qu'autant qu'il sache, les renseignements fournis dans la demande sont exacts et complets.

Le formulaire de demande d'évaluation de sécurité – travailleur temporaire ou étudiant étranger doit comprendre les éléments suivants :

  • type de demande (nouvelle or réévaluation);
  • langue de correspondance;
  • renseignements d'affaires;
  • description des marchandises contrôlées que le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger va examiner, posséder ou transférer, en incluant les numéros de groupe et d'article fournis dans la Liste des marchandises contrôlées;
  • énoncé sur la Loi sur la protection des renseignements personnels signé et daté par le représentant désigné;
  • consentement à une évaluation de sécurité (y compris son utilisation par les agences de crédit), signé et daté par le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger;
  • nom complet, date de naissance et citoyenneté(s) du travailleur temporaire ou l’étudiant étranger;
  • pour la période de 5 ans précédant immédiatement la date du consentement à une évaluation de sécurité par le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger, un historique complet comprenantNote de bas de page 2 :
    • les anciens lieux de résidence (remarque : n'omettre aucun renseignement);
    • l'éducation et les antécédents professionnels (remarque : n'omettre aucun renseignement);
    • les antécédents criminels (c'est à dire la copie originale du certificat original de bonne conduite de chaque pays où le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger a résidé pendant 6 mois consécutifs ou plus);
    • l'historique des voyages;
    • les références personnelles (remarque : doivent comprendre l'adresse complète du domicile de chaque personne citée en référence. Une référence personnelle ne peut être un cohabitant ou un membre de la famille);
  • renseignement sur toute autorisation de sécurité valide que pourrait détenir le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger (le cas échéant);
  • renseignement relatif au rapport de crédit du travailleur temporaire ou de l’étudiant étranger, si requis.

Les demandes doivent être présentées au programme à tpsgc.ssidmcura-isscgdiau.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.caNote de bas de page 1.

12.2 Attribution d'un certificat d'exemption à un travailleur temporaire ou étudiant étranger

Le paragraphe 39.1(2) de la loi autorise le programme à établir les conditions qu'il juge nécessaires. Ces conditions doivent être énoncées dans le certificat d'exemption ou en tant que politique générale publiée. Le paragraphe 21(2) du règlement précise qu'il appartient à l'inscrit de fournir au travailleur temporaire ou à l’étudiant étranger une copie du certificat d'exemption dans un délai d’un jour ouvrable, y compris les conditions restrictives. Même une fois que le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger a obtenu un certificat d'exemption, l'inscrit demeure responsable de l'application des conditions d'exemption, ainsi que de la sécurité des marchandises contrôlées en sa possession.

Un certificat n'est valide que pour le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger nommé sur ce certificat, et pour la période précisée au recto, ainsi que pour l'accès aux marchandises contrôlées décrites dans le formulaire de demande d'exemption pour l'inscription – travailleur temporaire ou étudiant étranger. Un certificat d'exemption est attribué à une personne en particulier et il ne peut être transféré ou utilisé de quelque façon par toute autre personne ou tout autre inscrit.

12.3 Durée de validité d'un certificat d'exemption pour travailleur temporaire ou étudiant étranger

La durée de validité d'un certificat d'exemption est établie par les responsables du programme au cours du processus d'examen de la demande. Pour déterminer cette date, les responsables s'appuient principalement sur les 2 facteurs suivants :

  • validité du permis de travail ou du permis d’études et du passeport;
  • durée de la période d'emploi tel qu'énoncé dans la demande.

La durée de validité maximale est de 3 ans à compter de la date d'approbation, tel que défini à l’article 23 du règlement. Pour recevoir un nouveau certificat d'exemption d'inscription, l'inscrit doit présenter une nouvelle demande d'évaluation.

12.4 Affectations périodiques

Pendant la durée de validité du certificat d'exemption, le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger peut se rendre à plusieurs reprises au même endroit et y avoir accès aux mêmes marchandises contrôlées pour les fins qui sont indiquées dans la demande d'exemption. Toute modification apportée aux renseignements fournis à l'appui d'une demande d'exemption doit être communiquée aux responsables du programme dans un délai de 5 jours ouvrables. Si l'inscrit souhaite que le travailleur temporaire ou l’étudiant étranger ait accès à d'autres marchandises contrôlées ou veut prolonger la durée de son emploi, il appartient à l’inscrit d'en informer les responsables du programme avant le changement et de confirmer auprès d'eux la validité de l'exemption, soit en présentant une nouvelle demande, soit en modifiant la demande déjà soumise, selon ce qui est préférable.

12.5 Registres des travailleurs temporaires ou des étudiants étrangers

L'inscrit doit tenir des registres et des documents à l'appui de chaque travailleur temporaire ou étudiant étranger qui examine, a en sa possession ou transfère des marchandises contrôlées sur le lieu d'affaires de l'inscrit.

Le registre doit inclure, mais sans s'y limiter, les documents à l'appui suivants :

  • demande d'exemption;
  • demande d'évaluation de sécurité dûment remplie;
  • certificat d'exemption;
  • copie du permis de travail ou permis d’études.

13. Exemptions additionnelles

La catégorie particulière de personnes comprenant les cadres, les administrateurs ou les employés travaillant pour des personnes inscrites et admissibles à l'accès aux marchandises contrôlées en vertu de l'International Traffic in Arms Regulations (ITAR) des États-Unis est exemptée de l'inscription au programme conformément à l’article 16 du règlement.

13.1 Personnes inscrites aux termes de l'International Traffic in Arms Regulations des États-Unis

En ce qui concerne les travailleurs temporaires qui sont des administrateurs, des cadres ou des employés de personnes inscrites aux termes de l'International Traffic in Arms Regulations (ITAR), une personne est exemptée d'inscription à partir de la date à laquelle elle a fourni à l'inscrit, qui lui donnera accès aux marchandises contrôlées, les preuves suivantes :

  • une preuve du statut de la personne en tant qu'administrateur, cadre ou employé de l’inscrit aux termes de l'ITAR;
  • une preuve de l'inscription et de l'admissibilité de l’inscrit aux termes de l'ITAR;
  • une preuve de l'admissibilité de la personne aux termes de l'ITAR.

Par admissibilité on entend ne pas être radié ou suspendu en vertu de l'ITAR et pouvoir donc, aux termes de celui-ci, participer directement ou indirectement à l'exportation ou à l'importation d'articles liés à la défense, y compris des données techniques, ou à la fourniture de services de défense pour lesquels une licence ou une approbation est requise.

14. Refus, suspension, modification et révocation de l'exemption

Une exemption peut être refusée, suspendue, modifiée ou révoquée à la lumière des renseignements fournis par le représentant désigné ou recueillis par les responsables du programme, particulièrement si l'on juge qu'un visiteur risque, dans une mesure inacceptable, de transférer des marchandises contrôlées à une personne qui n'est ni inscrite ni exemptée d'inscription.

Les situations suivantes peuvent être un motif de suspension ou de révocation conformément à l’article 27 du règlement :

Le programme peut refuser d'attribuer un certificat d'exemption à un visiteur à la lumière des faits et des renseignements crédibles recueillis sur la base de la législation, y compris les renseignements fournis dans la demande d'exemption. Conformément à l’article 22 du règlement, un avis de refus avec motifs doit être donné à l’inscrit.

15. Personnes exclues

Conformément au règlement, les catégories de personnes suivantes sont exclues de l'inscription :

La partie 2 de la loi ne s'applique pas aux personnes exclues, conformément à l’article 36 de la loi.

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