Réponse de l’Agence canadienne d’évaluation environnementale

De Services publics et Approvisionnement Canada

Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario) K1A 0A3

Monsieur,

En réponse à votre lettre du 2 novembre 2017 adressée aux administrateurs généraux, je profite de l’occasion pour vous présenter les mesures prises par l’Agence canadienne d’évaluation environnementale (l’Agence) et qu’elle continuera de prendre afin de contribuer à la stabilisation de l’administration de la paye.

Il est essentiel pour moi et pour l’équipe des cadres supérieurs de l’Agence que nous fournissions à nos employés des services de paye justes en temps opportun. Un certain nombre de mesures ont été mises en œuvre pour mieux soutenir le personnel et la direction en ce qui a trait à la prévention, l’identification, le suivi, l’acheminement et la résolution des problèmes de rémunération des employés. Plus particulièrement, voici les mesures que nous avons prises et que nous poursuivrons :

  • Surveillance accrue de la direction dans le cadre de réunions régulières du vice-président des Services intégrés et du chef des RH avec les collègues des services de rémunération et du portefeuille de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour assurer le suivi et rendre compte des défis et des enjeux liés au système de paye;
  • Réaffectation des ressources humaines de l’Agence (un AS-04, un AS-02 et un étudiant) pour établir une fonction de liaison centralisée au sein de l’Agence afin de s’assurer qu’un soutien continu est offert aux employés et à la direction pour relever les irrégularités, rendre des comptes, assurer un suivi ainsi qu’acheminer et résoudre les problèmes liés à la paye;
  • Dotation intégrée avec des fonctions de soutien à la liaison de la paye pour assurer une perspective plus complète en matière de RH et de système de paye;
  • Effectuer un examen des transactions et des problèmes en suspens afin de mieux comprendre le type de transactions qui présentent un risque plus élevé et la cause des problèmes;
  • Mise en œuvre de mesures pour prévenir et détecter rapidement les problèmes, en particulier pour les transactions à haut risque, par exemple :
    • Les adjoints à la dotation ont désormais accès à Phénix aux fins de consultation pour valider les entrées des données de dotation et s’assurer qu’elles sont transmises avec exactitude de Mes RHGC à Phénix;
    • Les agents de liaison de la paye examinent les talons de paye des employés qui reviennent progressivement au travail à la suite d’un congé d’invalidité pour s’assurer qu’ils sont payés avec exactitude et à temps lorsqu’ils entrent leurs heures dans Phénix;
    • La surveillance active de la rémunération des étudiants pour s’assurer qu’ils sont payés au taux approprié (par défaut, Phénix adopte automatiquement le taux du niveau d’entrée) et qu’il n’y a pas de problèmes en suspens.
  • De nombreuses communications avec le personnel et la direction, notamment :
    • Messages pour sensibiliser les employés, partager des conseils et les encourager à signaler les problèmes;
    • Des messages ciblés adressés au Réseau de soutien administratif et au Comité de la haute direction pour renforcer une approche proactive en matière de dotation, de surveillance des congés, de départs et d’enjeux liés aux rapports;
    • Des messages contextuels hebdomadaires ont été introduits dans Outlook pour inciter les gestionnaires délégués à examiner régulièrement leur liste de travail dans Phénix, à examiner les demandes de congé dans Mes RHGC et à soumettre de façon proactive les données sur les nominations.
  • Le personnel des ressources humaines et les gestionnaires ont terminé la formation disponible et les prochaines séances de formation seront offertes à l’échelle de l’Agence;
  • Des rapports hebdomadaires sont remis à la direction des ressources humaines concernant les cas ouverts ou fermés pour assurer un suivi des progrès et des tendances et des rapports sont aussi remis aux cadres supérieurs toutes les deux semaines;
  • Une capacité auxiliaire supplémentaire a été établie auprès d’Environnement et Changement climatique Canada (ECCC) et des Services de ressources humaines partagés de SPAC pour assurer la capacité de rendre compte du temps de travail dans Phénix pendant les absences;
  • Mise en œuvre d’un protocole d’entente temporaire avec les Services de ressources humaines partagés de SPAC qui prévoit des conseillers en rémunération qui se consacreront à régler les transactions de paye en suspens de l’Agence et aideront à régler les retards accumulés au Centre des services de paye.

Pour replacer les mesures décrites ci-dessus dans leur contexte, avant la consolidation des services de la paye et la mise en œuvre de Phénix, l’Agence obtenait des services de paye et avantages sociaux pour environ 300 personnes grâce à un protocole d’entente avec ECCC. Au sein de l’Agence, moins de la moitié de 1 ETP s’est vu confier des responsabilités de coordination et de liaison avec ECCC.

Les efforts de liaison de l’Agence étaient limités et seules des questions ponctuelles occasionnelles devaient être transmises au chef de l’équipe de la rémunération d’ECCC pour être réglées rapidement. Dans le nouveau contexte opérationnel, l’Agence a investi beaucoup plus de ressources et de coordination dans la liaison, le suivi et la production de rapports sur les questions de rémunération pour aider à résoudre les problèmes de rémunération des employés.

Au sein de l’Agence, l’accent a été mis sur la prévention des situations pouvant entraîner un problème de rémunération pour un employé. Cela a été un défi pour l’Agence en raison des retards de traitement au Centre des services de la paye, qui ont retardé le transfert des employés entre les ministères et organismes. Le retard dans le transfert des employés contribue à d’autres problèmes dans l’administration efficace des congés, des heures supplémentaires, des nominations intérimaires et des promotions pour les employés dont la mutation de leur ministère précédent au ministère où ils travaillent actuellement n’a pas été faite.

Je terminerai en reconnaissant le défi et l’ampleur du changement. La fonction publique du Canada est dynamique et performante, et la rémunération et les avantages sociaux de nos employés doivent suivre le rythme des changements rapides pour répondre à leurs attentes et à celles des Canadiens. L’administration de la paye ne doit pas empêcher de recruter des employés talentueux pour réaliser notre mandat et répondre aux attentes de tous les Canadiens en ce qui a trait à l’atteinte des résultats de programmes.

Vous pouvez compter sur mon soutien continu pour remédier à cette situation le plus rapidement possible.

Veuillez agréer, Monsieur, mes meilleures salutations.

Ron Hallman
Président

c.c. : L’honorable Catherine McKenna, C.P., députée, ministre de l’Environnement et du Changement climatique
Les Linklater, sous-ministre adjoint, Services publics et Approvisionnement Canada
Yaprak Baltacioglu, secrétaire du Conseil du Trésor
Catrina Tapley, sous-secrétaire du Cabinet (Opérations), Bureau du Conseil privé

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