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Mise à jour sur les progrès réalisés : Mesures prises par le gouvernement pour stabiliser le système de paye de la fonction publique

De Services publics et Approvisionnement Canada

Cette page présente une mise à jour sur les mesures prises pour stabiliser le système de la paye de la fonction publique, en date de mai 2018.

Lisez au sujet des priorités pour l’exercice 2018 à 2019. Nous ferons un suivi trimestriel des progrès réalisés dans la mise en œuvre des mesures prioritaires du gouvernement pour l’exercice 2018 à 2019.

Mesures pour stabiliser la paye de la fonction publique

En novembre 2017, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a présenté une série de mesures visant à stabiliser la paye dans quatre grands domaines : prise de décisions responsables et éclairées, partenariats et mobilisation, amélioration des processus et de la technologie, et renforcement de la capacité et de la prestation des services. L’objectif du plan est d’éliminer l’arriéré de mouvements de paye et d’améliorer le système et les processus de façon à ce que les nouveaux mouvements de paye puissent être traités le plus rapidement possible et à ce que les délais d’attente des employés soient réduits au minimum.

Depuis lors, des progrès ont été réalisés à l’égard de plusieurs mesures, ce qui nous a permis de renforcer la gouvernance, de fournir de meilleures données pour la prise de décisions, d’accroître notre collaboration avec les ministères et les organismes et d’améliorer le soutien aux employés.

Nous comprenons à quel point cette situation peut être frustrante pour les employés, et nous faisons tout en notre pouvoir pour la régler le plus rapidement possible. Même s’il y a encore beaucoup de travail à faire et qu’il n’y a aucune solution rapide, nous continuerons à prendre toutes les mesures nécessaires pour que les employés puissent être payés avec exactitude et à temps.

Prise de décisions responsables et éclairées

Objectifs

Communiquer avec des experts tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du gouvernement pour aider à remettre en question nos hypothèses actuelles, à déterminer la source des échecs et à modifier nos plans et nos priorités.

Établir un modèle de gouvernance qui comprend les ministères et les organismes afin de nous assurer que nous prenons des décisions fondées sur des données probantes, les expériences et les points de vue de l’ensemble du gouvernement. 

Réalisations

Le travail de l’Équipe intégrée des RH à la paye a été soutenu par un solide système de gouvernance qui rassemble les points de vue et les expériences de l’ensemble de la fonction publique.

Une équipe intégrée de hauts fonctionnaires de SPAC et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) dirige les efforts visant à stabiliser le système de paye, coordonne les activités et assure le suivi des progrès et l’établissement de rapports connexes.

En outre, un groupe de travail composé de ministres, un comité de surveillance des sous‑ministres ainsi que des groupes de travail interministériels composés de sous-ministres adjoints et de directeurs généraux continuent de se rencontrer régulièrement pour prendre des décisions concernant les priorités, fournir une rétroaction sur les propositions et les nouvelles activités, et échanger de l’information.

SPAC travaille également en collaboration avec des experts dans diverses administrations provinciales qui partagent les leçons apprises de leurs expériences dans la transition vers de nouveaux systèmes de paye.

Enfin, des tableaux de bord sont produits à chaque période de paye et fournis aux ministères et aux organismes afin de les aider à comprendre les problèmes de paye dans leurs organisations et à prendre les mesures qui s’imposent pour améliorer leurs processus et mieux soutenir leurs employés.

Partenariats et mobilisation

Objectifs

Fournir aux cadres supérieurs, aux gestionnaires et aux syndicats des renseignements à jour et fiables au sujet de la paye et des problèmes liés à celle-ci, ce qui permettra aux employés de se sentir mieux soutenus au sein de leur organisation.

Réduire au minimum les problèmes fiscaux.

Fournir aux employés qui travaillent dans le domaine de la rémunération des façons plus rapides et plus efficaces de travailler.

Réalisations

Nous poursuivons notre collaboration étroite avec les syndicats afin d’échanger de l’information et d’obtenir des conseils par l’entremise de comités et de sous-comités syndicaux-patronaux qui se réunissent régulièrement et traitent à la fois des questions techniques et des communications avec les employés.

Nous continuons aussi à travailler en collaboration avec l’Agence du revenu du Canada (ARC) afin de réduire au minimum les problèmes fiscaux. À la lumière des leçons apprises de la période de déclarations de revenus de 2016, des améliorations incluant des changements au système ont été apportées afin d’accroître l’exactitude des feuillets d’impôt. Plus de 545 000 feuillets d’impôt (T4, T4A, RL1 et RL2) pour l’année d’imposition 2017 ont été émis. SPAC, l’ARC et le SCT ont assuré une communication continue avec les employés concernant les impôts et l’aide fiscale par l’entremise du bulletin mensuel sur la paye, des médias sociaux et de renseignements sur les sites Web.

L’équipe intégrée continue de fournir des renseignements à la collectivité des RH afin de mieux soutenir les employés en envoyant chaque semaine des renseignements sur les mises à jour et les changements liés aux processus de paye, les améliorations au système et des trucs et des astuces pour travailler efficacement dans Phénix. Le Ministère a mis au point une page Web pour les employés qui explique les différentes sections du talon de paye et continue de mettre à jour les renseignements sur son site Web.

SPAC continue d’organiser des forums pour les intervenants lors desquels les fournisseurs, les syndicats, la communauté de la TI et les ministères et les organismes formulent des commentaires, des conseils et une orientation sur les améliorations à apporter aux processus et aux systèmes, à la capacité et à la gestion du changement.

Les employés du Centre des services de paye à Miramichi ont simplifié les processus de façon à ce que les mouvements de paye puissent être traités de façon plus efficace. Par exemple, un nouveau processus a été mis en place pour simplifier et accélérer le traitement des dossiers des nouveaux employés. Ces pratiques sont également communiquées aux ministères et organismes non clients du Centre des services de paye.

Les ministères et organismes reçoivent maintenant des rapports du Centre des services de paye qui montrent comment l’information reçue au Centre des services de paye est exacte et obtenue en temps opportun. Cela leur permettra de concentrer leurs efforts et leurs ressources sur les processus internes et les procédures qui pourraient retarder la transmission de l’information au Centre des services de paye. En outre, une formation obligatoire lancée à la fin de l’année 2017 a connu un taux de participation de 85 % dans l’ensemble de la fonction publique centrale, fournissant ainsi des outils supplémentaires au personnel sur la façon d’éviter les problèmes avec les futurs mouvements de paye.

Amélioration des processus et de la technologie

Objectif

Améliorer les processus et la technologie, et évaluer et améliorer la façon dont le système de paye interagit avec les systèmes des RH. Cela réduira la frustration pour les employés, les gestionnaires et le personnel de la rémunération qui doivent saisir et traiter les données. Les mouvements de paye seront traités plus rapidement, ce qui réduira l’arriéré et les délais d’attente.

Réalisations

Des solutions technologiques sont mises en œuvre pour améliorer le traitement de la paye et fournir aux conseillers en rémunération de meilleurs outils et rapports. D’autres fonctions d’automatisation ont été mises en œuvre, comme la présentation de renseignements liés à la paye aux compagnies d’assurance collective. Ces solutions signifient que le personnel de la rémunération doit consacrer moins de temps et d’efforts pour effectuer des transactions, et qu’une paye plus exacte est versée en temps opportun aux employés.

Un groupe de travail interministériel a été créé à l’automne 2017 pour déterminer les causes profondes des problèmes des RH en matière de paye. À la suite d’un examen des documents et des données ministérielles, le groupe de travail a présenté ses conclusions et ses recommandations dans trois grands thèmes : le système, les processus opérationnels et la gestion du changement. Ces aspects ont été classés selon leur priorité et sont traités. Nous avons découvert que de nombreux retards de paye actuels sont attribuables aux processus et aux pratiques des RH qui ne fonctionnent tout simplement pas bien avec Phénix. Nous évaluons actuellement de nouvelles façons de traiter les mouvements de paye problématiques communs, dont les mutations d’employés, les nominations intérimaires et les cessations d’emploi. SPAC réglera également les paiements en trop qui, nous le savons, créent des situations frustrantes et des problèmes fiscaux pour les employés. Les nouveaux processus et les nouvelles pratiques exemplaires seront mis en œuvre rapidement dans l’ensemble du gouvernement.

En outre, le Centre des services de paye restructure actuellement les processus de travail en formant des groupes d’employés de la rémunération qui se concentreront sur des ministères et des organismes précis. Le projet pilote, qui visait à créer une plus grande efficacité et à permettre au personnel de la rémunération de fournir un soutien plus adapté aux employés, a eu beaucoup de succès. Depuis décembre 2017, mois du lancement du projet pilote, l’arriéré global pour les trois ministères visés par le projet pilote a été réduit de 24 %, le nombre d’employés avec des problèmes de paye a diminué de 11 % et les normes de service pour les nouveaux mouvements entrants ont été respectées 88 % du temps à l’aide de cette nouvelle approche. À la suite du succès du projet pilote, l’approche du module de paye sera mise en œuvre pour les autres ministères desservis par le Centre des services de paye au cours de la prochaine année, et 12 ministères et organismes supplémentaires seront intégrés à la fin du mois de mai.

En ce qui concerne la technologie, nous avons entrepris une analyse pour évaluer les problèmes entre Phénix et la mosaïque des 32 systèmes des RH qui sont actuellement utilisés au sein du gouvernement. Ce travail aide à repérer les conflits techniques et opérationnels entre les systèmes qui contribuent aux problèmes de paye. Les corrections et les changements aux systèmes continuent d’être mis en œuvre pour améliorer le traitement de la paye grâce à l’automatisation grandissante des mouvements de paye. Nous nous pencherons aussi sur une meilleure approche à l’égard de la prestation du soutien technique dans le but d’améliorer la façon dont les corrections et les améliorations aux systèmes sont gérées et mises en œuvre.

Renforcement de la capacité et de la prestation des services

Objectif

Une capacité accrue permettra au Centre des services de paye de traiter les mouvements de paye plus rapidement, réduisant ainsi l’arriéré et les délais d’attente. Les employés recevront un meilleur service et des renseignements plus utiles lorsqu’ils téléphoneront pour demander de l’aide.

Réalisations

Une plus grande capacité est nécessaire pour réduire l’arriéré et les délais d’attente pour les employés. C’est pourquoi le gouvernement du Canada a annoncé, en mai 2017, qu’il consacrerait 142 millions de dollars pour embaucher d’autres conseillers en rémunération.

En date d’avril 2018, plus de 1 500 employés travaillaient dans les opérations de la paye. De ce nombre :

Reconnaissant la nécessité de fournir un soutien plus utile aux employés sur tous les fronts, nous avons également amélioré notre Centre de contact avec la clientèle. Les fonctionnaires sont maintenant disponibles pour répondre aux appels et ont un accès direct à Phénix ainsi qu’à d’autres systèmes. Cela permet aux employés d’obtenir des renseignements détaillés sur leurs dossiers de paye directement auprès des fonctionnaires travaillant au Centre.

Des documents de formation obligatoires adaptés à des systèmes précis des RH ont été élaborés pour les employés, les gestionnaires et le personnel de la rémunération et des ressources humaines.

En outre, nous avons redéfini les contrats déjà établis en vue d’améliorer l’appui dont bénéficie le Ministère en matière de technologie de l’information; en fait, nous adoptons un modèle de services gérés, qui est plutôt axé sur les résultats que les tâches, nous permettant ainsi de régler les problèmes avec une plus grande efficacité.

Le gouvernement continue de prendre des mesures pour fournir de l’aide aux employés qui éprouvent des problèmes de paye. D’autres assouplissements ont été introduits pour le remboursement des paiements en trop. Les employés qui ont dû engager des dépenses personnelles parce qu’ils étaient sous-payés ou dont les prestations gouvernementales ont été touchées peuvent présenter une demande et être remboursés. Les employés pourraient également demander une indemnisation fiscale pouvant aller jusqu’à 200 $ pour l’année d’imposition 2017.

SPAC a lancé une campagne de sensibilisation au début d’avril 2018 afin d’aider les employés et les gestionnaires à mieux comprendre l’importance de la formation ainsi que de la saisie et des approbations rapides des mouvements de paye.

Pour obtenir une mise à jour sur les progrès réalisés, lisez les mesures pour stabiliser le système de paye.

Priorités pour l’exercice 2018 à 2019

Le travail identifié dans la série de mesures se poursuivra en concentrant les efforts sur les mesures prioritaires du gouvernement pour 2018-2019 afin d'aider à stabiliser le système de rémunération :

Améliorations du système Phénix

Nous continuerons à apporter des changements et des corrections au système Phénix pour qu’il fonctionne mieux. Cela comprend une plus grande automatisation des fonctions de manière à réduire le travail manuel fastidieux qui ralentit notre capacité à traiter les mouvements de paye. Nous travaillons également avec des fournisseurs pour améliorer la façon dont les systèmes des RH et Phénix « communiquent » entre eux afin de réduire les erreurs de données. Au fil du temps, les employés commenceront à constater un traitement de la paye plus rapide et plus précis.

Nous améliorons la demande d’intervention de paye afin de passer du formulaire papier actuel à un formulaire électronique, et nous simplifierons le formulaire lui-même afin de réduire le nombre d’erreurs et de formulaires rejetés. Cela vise à accélérer le traitement des demandes des employés relatives à la paye.

Processus simplifiés et efficaces

Nous poursuivrons le travail visant la simplification des quatre processus des RH qui créent les problèmes de paye les plus communs pour les employés : les affectations intérimaires, les mutations, les cessations d’emploi et les paiements en trop. Améliorer la façon dont nous traitons ces mouvements de paye nous permettra d’accélérer notre capacité de les traiter.

Capacité accrue

Nous embauchons et formons davantage d’employés au Centre des services de paye et dans les bureaux satellites pour accélérer le traitement des mouvements de paye et mieux soutenir les employés. Des fonds étaient prévus dans le budget de 2018 pour embaucher des employés supplémentaires, portant ainsi notre effectif total à Miramichi et dans nos bureaux satellites à plus de 1 500 employés. Cette capacité supplémentaire nous aide à traiter la file d’attente des mouvements de paye.

Nous améliorons les outils utilisés par les conseillers en rémunération afin d’améliorer notre capacité de traiter les mouvements de paye et de réduire le nombre de calculs manuels.

Le déploiement de l’approche du module de paye permettra d’accroître notre capacité de respecter les normes de service, de réduire la file d’attente et d’offrir un meilleur service aux ministères et aux organismes desservis par le Centre et payer leurs employés.

Amélioration de la rapidité et de l’exactitude de la saisie des données de RH

Pour améliorer la rapidité et l’exactitude de la saisie des données de RH dans le système de paye, nous travaillons avec les ministères et les organismes afin d’offrir un encadrement sur la saisie de données et d’améliorer leurs pratiques internes. Cela contribuera à un traitement plus exact de la paye et à un moins grand nombre d’interventions manuelles par les conseillers en rémunération.

Mobilisation continue des intervenants

Nous continuerons à travailler en collaboration avec les ministères, les organismes, les syndicats et les experts pour cerner les problèmes, élaborer des solutions et créer un environnement propice à la gestion efficace du changement.

Par exemple, des renseignements et une formation sont offerts aux gestionnaires et aux employés afin qu’ils puissent aider à prévenir les problèmes et les retards de paye. Nous continuerons à fournir des renseignements aux employés par l’entremise de notre bulletin mensuel sur la paye, de notre site Web et des médias sociaux.

La voie à suivre

En plus des priorités déterminées pour l’exercice 2018 à 2019, nous examinerons et modifierons nos structures de gouvernance existantes pour nous assurer de continuer à mobiliser nos collègues et à prendre des décisions éclairées pour stabiliser la paye. Nous mettrons à jour et adapterons notre plan au besoin et à mesure que nous évaluons l’incidence de notre travail, en mettant l’accent sur la réduction de l’arriéré des mouvements de paye et le soutien des employés. Nous continuerons à fournir des mises à jour périodiques sur nos progrès par l’entremise du tableau de bord mensuel.

Contexte du système de paye

En 2009, le gouvernement du Canada a approuvé l’Initiative de transformation de l’administration de la paye en vue de moderniser la manière dont les employés sont payés. Cette initiative comprenait le regroupement des postes de conseiller en rémunération de 46 ministères au Centre des services de paye à Miramichi et la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de paye pour l’ensemble du gouvernement, connu sous le nom de Phénix.

Depuis ce temps, des examens du gouvernement et d’experts indépendants ont relevé de sérieuses lacunes dans la planification et la mise en œuvre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye, notamment une mauvaise évaluation et une compréhension déficiente de la portée et la complexité du projet. Ces lacunes ont été aggravées par l’élimination de plus de 700 postes de conseillers en rémunération expérimentés avant le lancement de Phénix, ce qui a rendu impossible le retour au système précédent. Peu après la mise en œuvre de Phénix, d’importants problèmes de paye se sont donc manifestés, qui n’ont toujours pas été réglés.

Étape 1 : Gestion de la crise

À la suite du regroupement du personnel de rémunération au Centre des services de paye à Miramichi, Phénix a été mis en œuvre pour 101 ministères et organismes en deux phases : la première mise en œuvre a eu lieu en février 2016 et la deuxième en avril 2016. Les rapports préliminaires concernant des erreurs liées à la paye étaient considérés comme des cas isolés et prévisibles dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de technologie de l’information de grande envergure. Toutefois, à partir de juin 2016, il est devenu évident que le système comportait de graves lacunes. Nos efforts pour régler les problèmes de paye toujours croissants ont rapidement dépassé notre capacité de réaction.

Les employés du Centre des services de paye n’étaient pas en mesure de répondre aux problèmes de paye émergents, tout en traitant un arriéré de 40 000 cas d’employés antérieurs à Phénix et le flux constant de nouveaux mouvements de paye généré chaque jour. Un besoin criant en nouveaux conseillers en rémunération s’est manifesté. Ainsi, le gouvernement du Canada a :

Ces mesures ont permis de régler des problèmes urgents. Elles ont permis de réduire la fréquence des problèmes de paye les plus graves (les employés ne recevant pas de paye du tout). Elles ont également permis d’accroître notre capacité à traiter plus de cas, comme l’embauche d’étudiants.

De plus, nous avons considérablement réduit les retards de paiement pour deux types de mouvements clés, que les syndicats nous avaient demandé de traiter en priorité, soit les congés parentaux et les congés d’invalidité. À l’heure actuelle, le Centre des services de paye traite ces mouvements dans les 20 jours suivant leur réception, dans 95 % des cas.

Pour ce qui est des ministères et des organismes qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye, la courbe d’apprentissage abrupte associée à l’utilisation de Phénix a nui à leur capacité de traiter les mouvements de paye. De l’orientation et de la formation supplémentaires ont été fournies à ces organisations pendant cette période.

Même si ces mesures ont permis d’améliorer la situation, il restait beaucoup de problèmes à régler. Le personnel à Miramichi était aux prises avec un important inventaire de cas qui n’avaient pas été réglés avant la mise en œuvre de Phénix et un arriéré de nouveaux mouvements s’était accumulé au Centre des services de paye. Par la suite, le gouvernement a conclu la négociation de 20 conventions collectives, dont certaines remontaient à quatre ans. Cela signifiait que le personnel de rémunération devait traiter des augmentations salariales, des primes de signature et des paiements rétroactifs pour quelque 184 000 employées, tout en gérant l’arriéré.

Ce travail supplémentaire s’est avéré beaucoup plus complexe que prévu. Par exemple, il n’est pas inhabituel que le dossier de paye d’un employé comprenne différents mouvements sur une période de quatre ans, comme des nominations intérimaires et des promotions. Par conséquent, le calcul des paiements rétroactifs nécessite des données provenant de l’ancien système de paye du gouvernement, maintenant hors service, et d’importants calculs manuels.

En raison de ce travail supplémentaire, l’arriéré de mouvements au Centre des services de paye a cru. En date du 18 octobre 2017, il y avait 265 000 mouvements ayant une incidence financière en attente de traitement. Si l’on tient compte des autres demandes, y compris les les paiements découlant de la mise en œuvre des conventions collectives et les demandes n’ayant aucune incidence financière (comme les changements administratifs et les demandes de renseignements généraux), il reste environ 520 000 mouvements au Centre des services de paye. Pour les employés, cela représente des périodes d’attente plus longues et plus d’argent manquant.

C’est alors que la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement a demandé au vérificateur général du Canada d’examiner la planification et la mise en œuvre de Phénix.

Étape 2 : Stabilisation de la paye

Alors que des efforts étaient déployés pour gérer les pressions immédiates liées aux problèmes de rémunération les plus graves et traiter les mouvements prioritaires, nous commencions à examiner les causes fondamentales des problèmes et les solutions requises. Nous avons réalisé des études, et une équipe interministérielle a examiné les principaux problèmes techniques du système. Les syndicats, le personnel en rémunération et des spécialistes en ressources humaines (RH) de l’ensemble du gouvernement ont fourni de précieux commentaires.

Deux importantes réalités sont ressorties. Premièrement, parce que les processus de RH sont inextricablement liés à la paye des employés, il était essentiel d’utiliser une approche intégrée des RH et de la paye pour régler les problèmes. Deuxièmement, il était clair que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ne pouvait pas à lui seul cerner et mettre en œuvre des solutions. Nous devions adopter une approche pangouvernementale.

À cette fin, le gouvernement du Canada a commencé à mettre en œuvre une série de mesures visant à stabiliser le système de paye. L’objectif est d’éliminer l’arriéré de mouvements en retard et d’apporter des améliorations au système et aux processus de façon à ce que les nouveaux mouvements puissent être traités le plus rapidement possible afin de réduire le temps d’attente des employés.

Nos mesures de stabilisation, validées par des commentaires d’employés, de syndicats et de représentants ministériels, visent quatre grands secteurs :

Nous continuerons à afficher régulièrement des mises à jour sur nos progrès.

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