Services publics et Approvisionnement Canada
Sommaire des conclusions et recommandations : Évaluation du Programme des Services immobiliers

Bureau de la vérification et de l'évaluation, Services publics et Approvisionnement Canada – Juin 2018

Description de l'initiative

Le Programme des Services immobiliers (SI) relève de la Direction générale des services immobiliers (DGSI) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Dans le cadre du programme des SI, SPAC offre des services immobiliers pour tous les immeubles et les autres biens immobiliers dont il a la garde. De plus, le Ministère offre des services immobiliers aux autres ministères et organismes fédéraux : à titre facultatif aux gardiens et à titre obligatoire aux locataires des immeubles dont SPAC a la garde.

Ces services englobent un large éventail d'activités, qu'il s'agisse de l'administration des baux, de l'entretien continu, de réparations importantes d'immobilisations et de travaux de réaménagement. Les services offerts dans le cadre du programme des SI se divisent en 3 principaux secteurs de services : la réalisation de projets, la gestion des immeubles et des installations et les services consultatifs.

Objectif, portée et méthode de l'évaluation

L'évaluation avait pour objectif d'évaluer la pertinence (exigence des lois ou des politiques pour le programme, harmonisation avec les priorités gouvernementales et ministérielles et nécessité continue du programme) et le rendement (obtention de résultats immédiats, efficience) du programme des SI. Les auteurs de l'évaluation ont aussi examiné la conception du programme (la mesure dans laquelle les responsabilités du programme sont exprimées clairement et bien comprises par SPAC et les clients; la mesure dans laquelle la base de données du programme soutient efficacement la gestion du programme, l'évaluation et la surveillance du rendement).

Le programme a été évalué en fonction des sources de données suivantes : examen des documents; examen comparatif; analyse financière; entrevues; analyse des données et enquêtes.

Contraintes et limites de l'évaluation

Les limites comprenaient le manque de données d'organisations de comparaison, l'incapacité d'interroger la haute direction des autres ministères qui sont des clients du programme des SI, la taille limitée de la population visée par l'enquête, et les difficultés relatives aux données du programme, y compris les lacunes dans les données pour certains champs et les difficultés de rapprochement avec les états financiers du programme.

Résultats du programme

Les gardiens des biens immobiliers fédéraux ont accès à une supervision ainsi qu'à une gestion de l'exécution de projet opportune et de qualité en matière de biens immobiliers fédéraux ce qui répond aux exigences et aux normes des clients et autres parties.

Les gardiens des biens immobiliers fédéraux ont accès à une supervision ainsi qu'à une gestion des activités et d'entretien opportune et de qualité en matière de biens immobiliers fédéraux, et conformes aves les exigences et les normes des clients et des autres parties.

Les gardiens des biens immobiliers fédéraux ont accès à de l'information et des conseils opportuns et de qualité en appui des prises de décisions informées liées aux biens immobiliers.

Les gardiens des biens immobiliers fédéraux bénéficient des services efficaces qui, du point de vue du gouvernement, sont sans coûts supplémentaires grâce à des économies d'échelle. (Cet aspect ne figure pas dans la portée de l'évaluation; il sera évalué au cours d'une méta-évaluation future de tous les programmes de locaux et de services immobiliers).

Constatations de l'évaluation

Pertinence

Le programme est-il toujours pertinent? Oui

SPAC est tenu par des lois et des politiques d'offrir des services immobiliers. Le programme s'harmonise avec le résultat stratégique de SPAC qu'est la saine intendance, ainsi qu'avec les priorités stratégiques du Ministère : l'optimisation des ressources, les solutions novatrices et l'excellence du service. Le programme répond en outre à une nécessité continue de services immobiliers. La demande à l'égard des services du programme des SI a augmenté de 23 % de 2012 à 2013 à 2016 à 2017, et 86 % des clients s'attendent à une demande accrue à l'avenir. Le programme a en outre joué un rôle clé pour la réalisation du Programme accéléré d'infrastructures (PAI). Cependant, le degré de nécessité pourrait être touché au cours des prochaines années, étant donné que le financement du PAI prendra fin.

Le programme est-il efficient? Oui

Les coûts de programme associés à la gestion et à la surveillance de son principal entrepreneur du secteur privé, qui exécute une partie substantielle du programme, se situent à un niveau semblable à celui du contrat précédent, alors que le programme offre un régime de gestion et de surveillance plus complet. De plus, les frais de personnel interne facturés aux clients sont appropriés, compte tenu de la structure de coût sous-jacente du programme. Par contre, celui-ci bénéficierait d'une plus grande clarté quant aux frais d'autres directions générales qui sont recouvrés à l'aide de transferts internes, lorsque ceux-ci ne sont assujettis à aucun protocole d'entente (PE). En dernier lieu, les recettes par employé à temps plein, malgré une légère baisse de 2013 à 2014 à 2014 à 2015, ont augmenté de 17,4 % au cours de la période visée par l'évaluation.

Rendement

Le programme atteint-il ses résultats escomptés? Oui, en grande partie.

Le programme atteint ses résultats immédiats en grande partie : garantir que les gardiens ont accès à des services immobiliers de qualité en temps opportun. Les clients attribuent une note assez élevée à la qualité et à la rapidité d'exécution des services du programme des SI. Les projets de plus de 1 million de dollars sont achevés dans le respect du calendrier et du budget, selon les données ministérielles. Cependant, les projets ne se conforment pas entièrement aux exigences de SPAC au titre du Système national de gestion de projet (SNGP). Le taux de conformité est actuellement de 66 %, comparativement à un taux cible de 90 %.

La conception du programme est-elle efficace? La conception du programme pourrait être améliorée.

Les documents d'entente avec les clients ne définissent pas systématiquement les responsabilités générales par rapport aux programmes ou aux projets de travaux, créant la possibilité de malentendus de la part des clients. La base de données du programme qui est tenue à jour dans le système ministériel SIGMA manque de documentation adéquate et comporte plusieurs champs qui semblent se chevaucher et d'autres qui ne sont pas remplis uniformément. De plus, les données financières qui se trouvent dans ce système ne peuvent être facilement rapprochées avec les autres sources de renseignements financiers sur le programme.

Recommandations

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services immobiliers devrait veiller à ce que la réalisation de l'évaluation annuelle de conformité au SNGP soit centralisée, à ce que la rigueur du processus fasse l'objet d'améliorations et à ce que les résultats servent à favoriser l'amélioration continue de la conformité.

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services immobiliers devrait prendre des mesures afin de s'assurer que les responsables du programme des SI comprennent bien les pouvoirs, les méthodes de répartition et la justification actuelle pour ce qui est des frais imputés au programme au moyen d'autres transferts internes qui ne font pas l'objet de PE.

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services immobiliers devrait examiner et mettre à jour les documents relatifs aux ententes avec ses clients afin de s'assurer qu'ils fournissent tous des renseignements précis et cohérents sur l'ensemble des obligations de SPAC et des ministères clients à l'égard des programmes, des projets ou des travaux, et qu'ils sont signés.

Le sous-ministre adjoint de la Direction générale des services immobiliers devrait procéder à l'examen approfondi de la base de données SIGMA des SI en vue d'améliorer l'information de la base de données, de veiller à l'exactitude des données financières et de projet, d'éliminer les éventuelles répétitions et de s'assurer que les renseignements relatifs aux projets qui sont saisis dans la base de données sont exhaustifs et cohérents.