Services publics et Approvisionnement Canada
Audit interne : Audit du modèle d’imputation

Revenus nets en vertu d’un crédit

Nous avons constaté que les rôles et les responsabilités liés au modèle d’imputation étaient établis, documentés et clairement communiqués aux employés travaillant dans les secteurs de la fourniture d’espace et de stationnement. Par exemple, un schéma de processus identifiant les rôles et les responsabilités des différentes parties concernant les revenus provenant des accords d’occupation et les revenus provenant des locations commerciales a été fourni.

Les employés interrogés dans le secteur de la production et distribution de l’énergie ont décrit le processus d’imputation utilisé. Nous avons été informés qu’il y avait des rôles et des responsabilités dans la pratique et qu’ils étaient remplis, mais non documentés. En raison de l’absence de documentation, nous n’avons pas pu confirmer si les rôles et les responsabilités ont été communiqués aux employés.

L’absence de rôles et de responsabilités documentés dans le secteur de la production et distribution de l’énergie pourrait entraîner un manque d’uniformité dans l’application du modèle d’imputation, une diminution du rendement opérationnel et un risque accru que certains rôles ne soient pas remplis. La définition et la communication des rôles et des responsabilités permettent aux membres du personnel de savoir ce dont ils sont responsables et permettent également de garantir l’efficacité opérationnelle en réduisant la confusion et les redondances.

À la suite de la phase d’examen, nous avons été informés que les Services immobiliers sont en train de documenter officiellement les rôles et les responsabilités pour le secteur de recettes de la production et distribution de l’énergie.

Fonds renouvelable

Nous avons constaté que les rôles et les responsabilités étaient établis, documentés et clairement communiqués aux employés en ce qui concerne les activités de recouvrement des coûts associées au Fonds renouvelable. On a mis en place un cadre formel des rôles et des responsabilités afin de déterminer les coûts et l’approche d’imputation pour couvrir ces coûts, et les responsabilités ont été attribuées aux différents intervenants participant à ce processus. Par exemple, il a été précisé que les chefs de projet étaient chargés de veiller à ce que le modèle d’imputation soit appliqué à leurs projets, notamment en s’assurant que les coûts des tiers et la main-d’œuvre directe sont associés aux bons projets dans le fonds. Ils étaient également responsables de la négociation de l’accord avec le client au début du projet, ce qui est conforme aux exigences de la procédure d’imputation de SPAC.

En conclusion, les rôles et responsabilités ont été établis, documentés et communiqués dans tous les secteurs examinés, à l’exception de celui de la production et distribution de l’énergie.

Revenus nets en vertu d’un crédit

Nous avons constaté que les recettes associées aux revenus nets en vertu d’un crédit étaient prévues sur une base annuelle dans le cadre de la préparation du plan annuel des recettes. Les montants initiaux des revenus ont été fournis à la Direction des programmes et des ressources des Services immobiliers, qui a effectué un examen d’assurance de la qualité pour s’assurer que les revenus prévus étaient aussi exacts que possible. La haute direction a examiné et approuvé ces prévisions. Le plan annuel des recettes a tenu compte des présentations des chefs des directions générales sur les prévisions de recettes, y compris des chiffres approuvés par le sous-ministre adjoint et les Services immobiliers. Une fois le plan mis au point, il a été approuvé par le dirigeant principal des finances et présenté à la haute direction (Comité de gestion financière et Comité de direction de SPAC) aux fins d’approbation de la stratégie proposée qui a été présentée dans le plan annuel des recettes. BDPAER n’a pas effectué des tests pour corroborer le processus du plan annuel des recettes.

Nous avons constaté qu’une surveillance était en place au niveau des secteurs d’activité pour assurer l’enregistrement des revenus dans SIGMA en temps opportun et avec exactitude, ce qui garantit l’exactitude des rapports de gestion ministériels. Cependant, pour la production et la distribution de l’énergie, il n’y a pas eu de surveillance des recettes perçues par rapport aux prévisions. Après notre phase d’examen, le BDPAER a été informé que le secteur de la production et distribution de l’énergie a commencé à surveiller les revenus perçus par rapport aux prévisions pour l’exercice 2020 à 2021.

La surveillance des revenus est importante, car elle permet à SPAC d’identifier et de traiter les écarts, de prendre des décisions éclairées et de prendre des mesures correctives. Étant donné que le secteur de la production et distribution de l’énergie impute les frais selon le principe du recouvrement des coûts, le fait de ne pas comparer les recettes réelles aux recettes prévues limite la capacité du secteur d’activité à déterminer si les recettes sont en mesure de couvrir les coûts ou si des rajustements aux taux facturés sont nécessaires. Par conséquent, cela peut augmenter le risque que les revenus soient perçus en sus de ce qui est nécessaire pour couvrir les coûts, ou que des revenus insuffisants soient imputés pour couvrir les coûts sous-jacents.

Dans le cadre de la surveillance effectuée, le Centre d’expertise en gestion des immeubles et des installations a procédé à un contrôle mensuel des recettes commerciales perçues par les gestionnaires des immeubles et des installations afin de déterminer si les recettes ont été perçues et si elles sont conformes aux contrats de location en vigueur. La surveillance mensuelle des accords d’occupation a été effectuée par le superviseur, agent de politique et de contrôle de la gestion des immeubles et des installations, qui a comparé les services à facturer par SIGMA sur une base mensuelle avec les instruments d’occupation sous-jacents. Cela a permis aux secteurs d’activité d’examiner les écarts par rapport aux revenus prévus. La directive de SPAC sur l’établissement des prévisions exige que les gestionnaires surveillent les prévisions sur une base mensuelle.

Fonds renouvelable

Nous avons constaté que les activités génératrices de revenus étaient correctement prévues pour le Fonds renouvelable et surveillées en temps opportun. Le processus du plan annuel des recettes mentionné à la section Prévision des revenus : Revenus nets en vertu d’un crédit, Revenus nets en vertu d’un crédit, s’applique aussi au Fonds renouvelable. Les revenus, ainsi que les coûts associés à la génération de ces revenus, ont été prévus sur une base annuelle, et les prévisions ont été examinées et approuvées par la haute direction des Services immobiliers. Chaque mois, les prévisions de revenus et les budgets connexes ont été surveillés par le Secteur de la gestion des programmes et des ressources des Services immobiliers, par le biais des processus relatifs au rapport de gestion ministériel et au tableau de bord des recettes. Chaque mois, on a comparé les recettes réelles et l’utilisation du budget par rapport aux prévisions au niveau des secteurs de service afin de cerner et de traiter les problèmes potentiels.

En conclusion, les revenus ont été prévus de manière appropriée et en temps opportun dans tous les secteurs examinés, à l’exception du secteur de la production et distribution de l’énergie.

Revenus nets en vertu d’un crédit

La Politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur la gestion des biens immobiliers exige que les transactions immobilières respectent le principe de la valeur marchande. Il précise en outre que les montants facturés doivent correspondre approximativement à ce que générerait un bien immobilier comparable, et être établis par une analyse de marché. Notre examen de la politique s’est concentré sur les éléments liés au processus d’imputation, et nous avons constaté que SPAC utilisait le modèle d’imputation basé sur le taux du marché pour la fourniture d’espace et de stationnement et de biens de location commerciale. Puisqu’on a utilisé le taux du marché dans la facturation des coûts au client, une procédure d’établissement des coûts n’a pas été élaborée et n’était pas nécessaire.

Par conséquent, les revenus provenant de la fourniture d’espace et de stationnement et de biens de location commerciale n’ont pas été perçus selon le principe du recouvrement des coûts pour l’occupation. Le modèle d’imputation basé sur le prix du marché a été approuvé par la circulaire 1985-29 du Conseil du Trésor, et les exigences de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor. Les revenus étaient basés sur les taux du marché qui étaient déterminés au moment de la signature de l’accord d’occupation et de stationnement, ou de l’accord de location commerciale avec les clients.

Nous avons constaté que des procédures d’établissement des prix pour la fourniture d’espace et de stationnement étaient en place, s’alignaient sur le plan de recettes annuel et étaient communiquées au personnel. Au cours des entretiens et de l’examen des documents, nous avons constaté qu’un processus documenté était en place pour les accords d’occupation et de stationnement. Le processus, qui était conforme aux exigences de la Politique sur la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor, donnait des directives pour assurer que le prix des accords d’occupation était établi conformément au modèle d’imputation. Les taux facturés dans les accords d’occupation devaient être étayés par une étude de marché qui identifiait le taux du marché pour les frais de location de locaux comparables dans la même zone géographique. Les accords d’occupation indiquent que le taux annuel sera indexé chaque année et comprennent des frais d’administration de 3 % lorsque l’immeuble occupé est un immeuble loué (les frais ne s’appliquent pas aux installations appartenant à l’État). En outre, les revenus provenant de biens de location commerciale doivent refléter le loyer actuel du marché que la valeur de l’immeuble pourrait très probablement imposer sur le marché, tel qu’il est établi par une analyse de marché, et documenté dans un contrat de location.

Bien que des frais d’administration de 3 % puissent être facturés selon une décision du Conseil du Trésor^{Note de bas de page 3} prise en 1984, nous n’avons pas pu déterminer si ces frais devraient rester à 3 % en raison de l’absence de comparaison. Nous n’avons pas non plus été en mesure d’obtenir des preuves établissant qu’un examen avait été effectué pour déterminer si ces frais correspondaient au coût réel associé à la fourniture de ce service aux clients. Étant donné que cette décision a été prise il y a plus de 35 ans, les Services immobiliers devraient réévaluer les coûts de la prestation des services et déterminer si les frais sont suffisants pour couvrir les coûts associés à la fourniture d’espace et de stationnement aux clients dans les locaux loués.

Les documents à l’appui des taux du marché facturés dans le cadre des accords d’occupation ont été conservés par les Services d’évaluation de SPAC. Les documents d’appui des accords d’occupation et de stationnement ont été conservés sur papier pendant la durée du bail par les conseillers des Services aux clients, tandis que les détails de ces accords étaient saisis dans SIGMA.

Nous avons constaté que les processus d’établissement des coûts et des prix étaient suivis pour le secteur de production et distribution de l’énergie, mais ils n’étaient pas documentés, et la pratique en place ne s’alignait pas sur le plan annuel des recettes en ce qui concerne les frais de gestion de 15 % qui devraient être facturés. Le plan annuel des recettes n’est pas le mécanisme pour établir le taux des frais, cependant, les directions générales et les régions indiquent le taux qui devrait être utilisé. Selon le plan annuel des recettes, des frais de gestion de 15 % devraient être facturés pour les services publics vendus à d’autres ministères non gérés par SPAC, et à des clients tiers. Nos tests ont confirmé que ces frais n’ont pas été facturés pendant la période couverte par notre audit, soit l’exercice 2019 à 2020. Nous avons été informés que les frais de 15 % n’auraient pas dû être inclus dans le plan annuel des recettes, car ils n’avaient pas été facturés depuis de nombreuses années en raison d’une décision de la direction. La direction n’a pu nous fournir de document sur la décision d’arrêter d’imputer ces frais ni aucune pièce justificative pour justifier le coût de la prestation de ce service.

Lors de notre réunion de suivi avec la direction, nous avons été informés que la décision de retirer la mention des frais de gestion n’avait pas été communiquée à l’équipe de gestion du programme responsable de l’élaboration du plan annuel des recettes. À la suite de nos réunions de validation, nous avons été informés par la Direction générale des finances que les Services immobiliers avaient retiré la mention des frais de gestion de 15 % du plan annuel des recettes de 2022 à 2023. Afin d’appuyer leur affirmation selon laquelle les frais de 15 % ne sont pas nécessaires, les Services immobiliers ont fourni une analyse du total des recettes et des coûts du service de chauffage et de refroidissement pour les 3 exercices financiers de 2018 à 2021. L’analyse présentait des revenus nets de 2018 à 2020, mais une perte nette de 2020 à 2021. Nous avons été informés que cette fluctuation est prévue étant donné que les taux de consommation sont établis 6 mois à l’avance et que les conditions météorologiques sont imprévisibles. Les attentes sont que ces revenus et ces coûts s’équilibrent au cours du cycle opérationnel habituel de SPAC (de 5 à 10 ans), ce qui correspond au caractère souple et aux variations de ce type de service. Il convient de noter qu’environ 77 % des revenus sont générés par les immeubles dont SPAC a la garde. Les différences entre les revenus et les coûts de ces immeubles se nivèlent au niveau global du programme Locaux fédéraux et infrastructure, et sur le plan de l’administration, il est plus efficace de gérer les variations de revenus et de coûts de manière centralisée au moyen du budget des installations plutôt que de devoir apporter des changements à chacun des budgets de fonctionnement individuels des immeubles.

La Politique sur la gestion des biens immobiliers du Secrétariat du Conseil du Trésor mentionne que les administrateurs généraux doivent s’assurer qu’un cadre de gestion convenable pour les biens immobiliers est en place et maintenu afin de prendre rapidement des décisions éclairées sur la gestion des biens immobiliers et de générer des résultats prometteurs pour les programmes. Le cadre de recouvrement des coûts de SPAC indique que le recouvrement des coûts reposera sur la consommation, l’utilisation et les augmentations non discrétionnaires des prix. Faute d’une documentation sur les processus d’établissement des coûts et des prix, nous n’avons pas été en mesure de confirmer si tous les coûts pertinents figuraient dans le modèle de recouvrement des coûts utilisé. L’absence de processus formels accroît le risque que le modèle utilisé en pratique n’intègre pas avec exactitude tous les coûts directs et indirects pertinents, et limite sa capacité à démontrer la conformité au cadre de SPAC.

En ce qui concerne les résultats des tests des 4 flux de rentrées, un niveau de confiance de 80 % et une marge d’erreur de 15 % ont été appliqués. Ainsi, un taux de conformité de 85 % a été jugé acceptable pour avoir une assurance de niveau modéré (voir l’annexe C : Stratégie d’échantillonnage).

Pour vérifier la mise en œuvre du processus dans le secteur de la fourniture d’espace et de stationnement, nous avons échantillonné 18 contrats de location. Dans l’ensemble, les baux étaient facturés dans SIGMA selon les contrats, ou les accords d’occupation et de stationnement signés. Nous avons constaté que 16 contrats sur 18 (89 %) étaient cohérents entre les flux de trésorerie enregistrés dans SIGMA et les contrats, et que dans 16 contrats sur 18 (89 %), le taux de location était étayé par une documentation sur le taux du marché. Pour ce qui est des 2 articles où les flux de trésorerie étaient différents du contrat, dans le premier cas, un écart de 12 437 $ représentait le montant d’un coût d’indexation entré par erreur dans SIGMA pour lequel les Services de gestion des locaux des clients des Biens immobiliers ont trouvé l’erreur et procédé au rajustement nécessaire, sans facturer le client. Le coût d’indexation approprié de 8 989 $ a été facturé. Dans le deuxième cas, il y avait un écart de 51 294 $. Étant donné que la fin de l’exercice financier était proche, les Services immobiliers ont dû estimer un montant à facturer afin de créer une estimation des créances en fin d’exercice, ce qui était approprié. Une fois l’information pertinente reçue, les Services immobiliers l’ont entré dans SIGMA, mais n’ont pas facturé le montant actualisé. Le client a reçu une facture de 51 294 $ plutôt que de 56 919 $, soit une différence de 5 625 $, ce qui était non matériel. Il convient de noter que lors de nos tests, nous n’avons pas pu obtenir toutes les pièces justificatives sur la façon dont le taux de location a été calculé, de sorte que le personnel a recalculé manuellement certains des taux de location que nous avons examinés. Non seulement cela augmente le risque d’erreur humaine, mais il faut aussi beaucoup de temps pour refaire le calcul chaque fois.

Pour vérifier la mise en œuvre du processus dans le secteur de la fourniture de biens de location commerciale, nous avons échantillonné 19 baux commerciaux. Tous les baux étaient loués au taux du marché, et 18 sur 19 (95 %) comportaient des documents justifiant les montants facturés au client. Cependant, un tiers s’est vu facturer un autre montant que celui facturé par le fournisseur à SPAC. La facture du fournisseur s’élevait à 5 449,82 $, mais un montant de 5 921,64 $ a été facturé au client. L’équipe des Services des biens immobiliers n’a pas pu expliquer la différence entre les montants.

Pour vérifier la mise en œuvre du processus dans le secteur de la production et distribution de l’énergie, nous avons échantillonné 19 factures de projets de chauffage et de climatisation liées à 19 contrats différents. Les résultats étaient les suivants : 8 factures sur 19 n’exigeaient pas d’avoir un contrat, car elles faisaient partie du portefeuille de SPAC. Ainsi, lorsqu’on retire ces 8 factures, 10 factures sur 11 (91 %) comportaient tous les documents, dont un accord de service spécifique signé ou un contrat conclu avec le client. L’équipe des Services de gestion des services publics n’a pas été en mesure de fournir des documents attestant qu’un accord de service spécifique ou un contrat était en place pour le seul client concerné par ces facturations. De plus, les 19 factures comprenaient toutes des relevés de compteur pour justifier la consommation du client, et un justificatif du taux de facturation utilisé pour facturer les frais au client sur la base de cette hypothèse.

Parmi les autres résultats, 14 sur 19 (74 %) étaient cohérents et appropriés par rapport au modèle de calcul des coûts et des prix utilisé par les Services de gestion des services publics. Nous n’avons pas effectué de tests supplémentaires, car les 5 exceptions en question étaient toutes liées à la centrale de chauffage et de refroidissement du pré Tunney, et les 5 factures étaient accompagnées d’un accord de service spécifique ou de contrats conclus avec le client, et un relevé du compteur justifiant la consommation était disponible. Bien qu’il soit obligatoire, conformément à la politique, aux directives et aux lignes directrices, d’établir un taux annuel de tous les coûts pertinents pour l’exploitation de chaque centrale, nous avons été informés qu’en raison du roulement du personnel, il semble que ce processus n’ait pas été effectué pour la centrale de chauffage et de refroidissement de Tunney. Au lieu de cela, les coûts de 2018 à 2019 ont été utilisés. Si le calcul des coûts pour facturer des frais aux clients n’est pas à jour, cela augmente le risque que le modèle de recouvrement des coûts ne permette pas de récupérer les coûts pertinents, ou que des montants supérieurs aux coûts soient facturés aux clients.

Selon l’information ultérieure reçue, les fluctuations relatives au chauffage et au refroidissement à la centrale de chauffage et de refroidissement du pré Tunney ne changent pas de manière significative

• Chauffage :
  • 2016 à 2017 : 28,98 $
  • 2017 à 2018 : 29,12 $
  • 2018 à 2019 : 30,85 $
  • 2019 à 2020 : 31,45 $
• Refroidissement :
  • 2016 à 2017 : 31,73 $
  • 2017 à 2018 : 32,56 $
  • 2018 à 2019 : 34,44 $
  • 2019 à 2020 : 34,70 $

Pour tenter de calculer l’incidence de la différence des taux utilisés de 2018 à 2019 et de 2019 à 2020, nous avons utilisé la consommation relative au service de chauffage (183 688 gigajoules) et de refroidissement (69 856 gigajoules) pour la période de 2019 à 2020, multipliée par les taux utilisés pour la période de 2018 à 2019 et de 2019 à 2020. La différence était de l’ordre de 110 212 $ (2 %) pour le chauffage et de 18 162 $ (1 %) pour le refroidissement. Ces montants ne semblent pas significatifs étant donné que le coût total de 2019 à 2020 s’élevait à 5,8 millions de dollars pour le chauffage et à 2,4 millions de dollars pour le refroidissement.

Fonds renouvelable

Nous avons constaté que des lignes directrices, des directives et des procédures relatives à l’établissement des coûts et des prix étaient en place pour le Fonds renouvelable, qu’elles étaient révisées chaque année et qu’elles démontraient clairement les hypothèses qui sous-tendent la structure des prix, y compris les frais répercutés, le coût de la main-d’œuvre directe et les frais généraux connexes. Les lignes directrices sur l’établissement des coûts et des prix ont été communiquées au personnel et un processus était en place pour les mettre à jour, au besoin, en réponse aux changements apportés aux lignes directrices du ministère et du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Le cadre budgétaire du Fonds renouvelable a déterminé le modèle d’imputation des dépenses des tiers, des débours tels que les honoraires professionnels pour la conception et la construction, les frais d’inspection des ascenseurs et les matériaux, qui ont été imputées sans majoration au coût du projet associé. Les heures de main-d’œuvre directe (employés des Services immobiliers) ont été facturées au projet associé à un taux horaire facturable spécifié, majoré du multiple de 1,8^{Note de bas de page 4}. Le cadre était soutenu par la directive des Services immobiliers sur le recodage du temps facturable et non facturable, accessible sur l’intranet de SPAC, qui indiquait la manière dont les coûts de main-d’œuvre étaient alloués dans la Direction générale des services immobiliers aux fins du respect du cadre. Le multiple de 1,8 a été conçu pour qu’on puisse récupérer les frais indirects du coût du service, qui comprenaient :

• les coûts indirects de fonctionnement et d’entretien, composés des loyers et d’autres coûts de fonctionnement et d’entretien non directement liés aux projets
• les frais généraux liés à la main-d’œuvre du Fonds renouvelable, qui représentent la valeur des heures passées par l’employé du Fonds renouvelable à administrer et à gérer les ressources humaines et financières associées au Fonds
• les frais pour services de soutien, qui comprennent le montant imputé au Fonds pour les services de soutien obtenus auprès d’autres directions générales de SPAC (comme les directions générales des ressources humaines et des finances) et des fournisseurs externes (comme Services partagés Canada et le ministère de la Justice).

Nous avons été informés que la pratique d’établissement des prix des Services immobiliers consistait à appliquer un multiple de 1,8 fois les taux horaires facturables aux affectations (ou projets) liées aux portefeuilles immobiliers de SPAC composés du programme Locaux fédéraux et infrastructure et du programme de la Colline du Parlement et ses environs. Pour les autres ministères clients, l’équipe des Services immobiliers a appliqué une pratique d’établissement des prix en utilisant le multiple de 1,8 lorsque les clients s’engageaient au début de l’exercice financier dans un programme de travail important. Une majoration allant jusqu’à 2,0 fois les taux horaires facturables a été appliquée aux clients qui demandaient un projet sur une base individuelle ou ponctuelle, ou lorsqu’ils soumettaient leur demande tard dans l’année. L’équipe des Services immobiliers a expliqué qu’elle utilisait cette approche pour encourager une planification précoce de la part de ses clients, leur permettant ainsi de réaliser des économies et d’éviter des temps d’arrêt excessifs. Enfin, l’équipe des Services immobiliers a indiqué que les projets pluriannuels étaient facturés avec un multiple de 1,8 sur les taux horaires facturables indépendamment de la date de début du projet au cours de l’exercice financier. Dans notre échantillon de projets testés, nous n’avons pas observé de cas où le multiple de 2,0 était appliqué.

Une évaluation du programme du Bureau de l’audit et de l’évaluation réalisée en 2018 a indiqué que le multiple de 0,8 sur le taux horaire facturable semblait approprié, étant donné qu’il reflétait avec précision la structure de coûts sous-jacente du programme des Services immobiliers. Nous n’avons pas effectué de travaux supplémentaires pour confirmer le caractère approprié du multiple de 0,8.

Nous avons examiné un échantillon de 19 dossiers associés au Fonds renouvelable pour vérifier si les coûts étaient correctement imputés au bon projet et si les heures de travail étaient facturées selon le multiple de 1,8. Les résultats étaient les suivants : 18 des 19 (95 %) dossiers échantillonnés présentaient des justificatifs pour les débours tels que les honoraires professionnels pour la conception et la construction, les frais d’inspection des ascenseurs et les matériaux qui correspondaient au montant facturé, et pour 1 dossier, un projet interne de SPAC, le multiple n’était pas de 1,8, mais plutôt de 1,5. En 2020, les Services immobiliers ont réalisé qu’il y avait environ 3 600 erreurs non traitées dans SIGMA, ce qui a entraîné une incidence non significative sur les recettes d’une perte globale de 24 000 $, qui n’a pas été ajustée. L’erreur relevée dans notre échantillon a été incluse dans les erreurs répertoriées. Nous avons été informés que les erreurs étaient dues au fait que certaines entrées de feuilles de temps n’ont pas été transférées d’un module à l’autre en raison d’un manque de budget dans le projet. En octobre 2021, nous avons été informés que ces erreurs ont été réduites à 51 parce que les erreurs générées par SIGMA ont été contrôlées et traitées quotidiennement pour éviter que la situation ne se reproduise. Nous n’avons pas validé l’efficacité du processus de contrôle qui était utilisé pour éliminer les erreurs relevées dans SIGMA.

En conclusion, des politiques, processus et procédures d’établissement des coûts et des prix existent, sont mis en œuvre et communiqués aux employés concernés dans tous les secteurs examinés, à l’exception de celui de la production et distribution de l’énergie.

Revenus nets en vertu d’un crédit

Nous avons constaté que les activités d’établissement des prix pour la fourniture d’espace et de stationnement étaient soutenues par une formation appropriée. Une formation SIGMA spécifique était requise en ce qui concerne la fourniture d’espace, de stationnement et de biens de location commerciale. Certains cours de formation devaient être suivis par les employés avant qu’ils n’aient accès au codage dans SIGMA pour saisir les accords d’occupation. La formation a été soutenue par le schéma du processus de location qui déterminait chaque étape du processus de préparation et d’administration des accords d’occupation. De plus, dans la région de la capitale nationale, les conseillers des Services aux clients ont élaboré un guide de formation informelle pour aider à s’assurer que toutes les étapes nécessaires du processus relatif aux accords d’occupation sont exécutées.

Nous avons également constaté qu’une formation obligatoire était requise pour la location commerciale. Cette formation visait à s’assurer que les modalités des contrats de location étaient correctement saisies dans SIGMA afin de garantir que la facturation ultérieure était effectuée conformément aux modalités du contrat. La formation a été soutenue par des guides de processus opérationnels, tels que le « Revenue Collection and Letting Administration for Commercial and Retail Letting » (Guide de perception des recettes et de gestion des ententes de location commerciale et au détail).

En ce qui concerne le secteur de la production et distribution de l’énergie, nous n’avons pas trouvé de formation ou de documentation officielle sur le processus d’établissement des coûts et des prix ni sur la façon d’utiliser l’outil et ses diverses estimations. Les employés interrogés ont indiqué qu’ils avaient reçu une formation en cours d’emploi et qu’ils n’avaient pas de problème à utiliser les outils. Nous n’avons pas pu confirmer si la formation était appropriée pour soutenir les activités de calcul des coûts et des prix, car les processus n’étaient pas documentés.

Comme nous l’avons déjà mentionné, les processus qui ne sont pas documentés augmentent le risque que les activités de calcul des coûts et des prix soient effectuées de manière incorrecte. Si les employés parviennent à comprendre le processus en pratique, leur départ peut entraîner la perte des connaissances organisationnelles et l’incapacité des nouveaux employés à effectuer efficacement le travail requis. Il existe une possibilité d’amélioration, soit d’élaborer une formation à l’application du modèle de recouvrement des coûts pour le secteur de la production et distribution de l’énergie afin de s’assurer qu’il est utilisé de manière cohérente et correcte.

Fonds renouvelable

Nous avons constaté que l’établissement des coûts et des prix pour le Fonds renouvelable s’appuyait sur un mélange de formation officielle et de formation en cours d’emploi. Les entretiens ont permis de constater qu’une formation supplémentaire était dispensée aux chefs de projet et aux gestionnaires opérationnels par le biais du centre d’expertise en gestion des activités. Cette formation s’est poursuivie tout au long de l’année afin de prendre en compte toute modification des processus et des procédures. En outre, une variété d’autres formations basées sur SIGMA étaient offertes aux employés de SPAC assumant des fonctions immobilières liées à SIGMA.

En conclusion, la formation était en place pour soutenir les activités de recouvrement des coûts dans tous les secteurs examinés, à l’exception de celui de la production et distribution de l’énergie.

Revenus nets en vertu d’un crédit

Dans l’ensemble, nous avons constaté que SPAC disposait d’un mécanisme de surveillance efficace des revenus nets en vertu d’un crédit, qui comprenait un examen des recettes par les secteurs d’activité concernés et par la haute direction de SPAC, comme il est indiqué à la section Prévision des revenus : Revenus nets en vertu d’un crédit. La surveillance a été effectuée tout au long de l’année par le biais du suivi qu’on a mis en œuvre pour les processus relatifs à l’examen des rapports de gestion ministériels et au tableau de bord des recettes. Ces processus ont été utilisés pour cerner les écarts importants concernant les recettes réelles par rapport aux prévisions de recettes. Notre audit n’a pas comporté d’examen des processus relatifs au rapport de gestion ministériel et au tableau de bord des recettes puisque selon la directive de SPAC sur l’établissement de prévisions, tous les gestionnaires de SPAC sont tenus de préparer leurs prévisions mensuelles à l’aide de SIGMA, dans le respect des délais fixés.

En outre, la surveillance a été effectuée par le biais de l’exercice du tableau de bord des recettes auquel a procédé la Direction générale des finances à partir des informations fournies par le groupe de gestion des programmes et des ressources des Services immobiliers, qui a coordonné l’exercice à l’échelle nationale au nom des Services immobiliers, y compris les régions. Le tableau de bord des recettes a permis d’assurer une surveillance efficace au niveau des activités de recouvrement des coûts, y compris une surveillance constante au cours de l’exercice avec le plan annuel des recettes comme point de référence. Le tableau de bord des recettes et le rapport de gestion ministériel ont été présentés périodiquement à la haute direction (Comité de gestion financière et Comité de direction de SPAC) aux périodes 3, 6, 8, 10, 12 et en fin d’exercice.

Bien que des mécanismes de surveillance aient été mis en place, nous ne pouvons pas conclure à leur efficacité dans le secteur de la production et distribution de l’énergie, car aucune surveillance régulière des recettes n’a été effectuée au niveau opérationnel. Le secteur de la production et distribution d’énergie représentait environ 4 % des revenus nets en vertu d’un crédit inclus dans notre portée, par conséquent l’incidence peut ne pas être importante. Toutefois, il existe un risque que les cadres supérieurs ne disposent pas des données correctes pour fournir des conseils et des recommandations afin d’atteindre les résultats escomptés et d’améliorer les processus.

Fonds renouvelable

En outre, la haute direction a assuré une surveillance efficace du Fonds renouvelable en participant aux différentes étapes des prévisions annuelles et à la surveillance subséquente, comme il est décrit à la section Prévision des revenus. Les processus de préparation du budget et de surveillance sont décrits dans le cadre budgétaire annuel.

En conclusion, des mécanismes de surveillance étaient en place pour tous, mais nous ne pouvons pas confirmer s’ils étaient efficaces dans le secteur de la production et distribution de l’énergie.

Revenus nets en vertu d’un crédit

Pour la fourniture d’espace et de stationnement et des espaces de location commerciale, un contrat qui inclut toutes les données de facturation pertinentes est signé au début du contrat; le processus ne comprenait donc pas l’émission d’une facture. Les facturations ont été automatiquement générées dans SIGMA sur une base mensuelle, en fonction des modalités qui ont été saisies dans SIGMA pour chaque contrat d’occupation ou contrat de location.

Pour le secteur de la production et distribution de l’énergie, nous avons été informés que les factures étaient envoyées au client après la fin du mois pour le chauffage et la climatisation utilisés ce mois-là. Nous avons constaté que les factures indiquaient le montant total dû à SPAC pour le chauffage et la climatisation, ainsi que l’immeuble pour lequel ces frais avaient été encourus, mais qu’elles ne fournissaient pas d’informations détaillées sur les frais, comme le taux par gigajoule du chauffage ou de climatisation facturé, ou le relevé du compteur pour cet immeuble. Des courriels contenant les détails de ces frais ont été envoyés aux clients. Nous avons constaté que 5 des 19 (26 %) factures échantillonnées avaient été envoyées dans les 30 jours suivant la fin du mois, tandis que les 14 autres factures avaient été envoyées dans les 2 mois. Il s’agit d’une étape du processus qui n’était pas suivie de manière systématique, d’où la possibilité d’améliorer la facturation des clients dans un délai maximum de 30 jours après la prestation des services, conformément aux exigences de la norme de facturation du ministère. Il est important de facturer en temps opportun pour éviter les retards de paiement et améliorer le flux de trésorerie, ce qui aidera le ministère à réduire le risque de subir des pertes.

Les résultats de notre test d’exactitude et d’exhaustivité pour le secteur de la production et distribution de l’énergie étaient les suivants : 19 des 19 (100 %) factures de chauffage et de climatisation étaient accompagnées d’un rapport sur les relevés de compteurs des Services de gestion des services publics. Le relevé du compteur, multiplié par le taux d’imputation correspondant à cette centrale, correspondait au montant imputé au client sur sa facture pour 14 des 19 (74 %) factures. Nous n’avons pas effectué d’autres tests car la cause profonde de l’exception était liée aux services publics fournis par 1 centrale de chauffage et de refroidissement. Ces 5 factures restantes étaient toutes pour la centrale de chauffage et de refroidissement du pré Tunney. Les frais étaient en harmonie avec le rapport sur les relevés de compteurs, mais le coût de 2018 à 2019 a été utilisé. La direction nous a informés qu’en raison du départ de l’employé qui était chargé d’établir le coût de 2019 à 2020, le coût de 2018 à 2019 a été utilisé à la place.

Fonds renouvelable

Pour ce qui est du Fonds renouvelable, certains projets échantillonnés ne comportaient pas de débours, et la quantité de débours variait selon le projet. Si la facture ne comportait aucun débours, elle ne comportait que le coût de la main-d’œuvre, qu’on a calculé en multipliant le taux horaire facturable de l’employé par le nombre d’heures facturées. Sur les 19 projets de l’échantillon, 12 projets ont fait l’objet de débours, soit 49 débours, pour un montant de 1,6 million de dollars, qui ont été examinés par l’équipe d’audit. Chaque projet a un nombre variable de factures en fonction du nombre de débours associés aux projets et du nombre de débours facturés sur chaque facture de SPAC. Les résultats de nos tests étaient les suivants : 47 des 49 débours (96 %) étaient accompagnés de pièces justificatives appropriées. Les documents justificatifs de 2 débours, d’un montant total de 547 $, n’ont pas pu être fournis.

En outre, pour le Fonds renouvelable, sur les 12 projets échantillonnés, 22 factures SPAC ont été fournies, ce qui représente 11 des 12 projets (92 %). On n’a pas pu fournir de document justificatif sous forme de factures SPAC pour 1 projet. Sur les 22 factures examinées, 16 (73 %) ont été envoyées conformément aux modalités d’envoi dans les 30 jours suivant la réception de la facture du tiers, les autres ayant été envoyées environ 2 mois après la réception de la facture du tiers. Nous n’avons pas effectué de tests supplémentaires, car ces factures comprenaient l’accumulation de factures de tiers de faible valeur. Nous avons été informés que la Direction générale des services immobiliers avait pour habitude de cumuler un total de factures de petits montants de tiers avant de les imputer à leurs clients.

Nous avons constaté que les factures du Fonds renouvelable examinées ne fournissaient pas d’informations détaillées. Si les factures fournissaient suffisamment d’informations pour permettre de rattacher clairement les frais au client et au projet concernés, elles ne donnaient que peu d’informations sur la nature des débours et ne fournissaient que le montant facturé au taux majoré. Par exemple, les factures de tiers sous-jacentes justifiant les débours imputés n’ont pas été envoyées au client. Pour ce qui est de la main-d’œuvre directe figurant sur la facture, on indiquait le nom de la personne qui imputait des heures de travail au projet, le nombre d’heures en question et le montant facturé; toutefois, il n’y avait pas de ventilation du taux horaire de facturation ni de la composante du multiple de 1,8. Si les détails sont limités, il sera difficile pour les clients de comprendre exactement ce qui leur est facturé.

Au cours de la phase d’examen, nous avons été informés que des informations plus détaillées étaient fournies aux clients sur demande. Lorsqu’on lui a demandé si les demandes de renseignements supplémentaires étaient fréquentes, la direction a répondu que les plaintes des clients concernant les coûts n’étaient pas fréquentes. Lorsque les clients ont besoin de renseignements supplémentaires, les détails sont envoyés par courriel. Nous avons également été informés que le faible niveau de détails sur la facture était dû aux limitations de SIGMA. SIGMA n’a pas la capacité d’inclure des détails comme les taux appliqués et la consommation utilisée.

Nous avons également noté que dans le cadre de l’évaluation des Services immobiliers de 2018, l’équipe d’évaluation a inclus une question dans son sondage auprès des clients, leur demandant si les coûts du projet étaient une préoccupation dans leurs projets. Sur les 21 répondants qui ont répondu à la question, 7 (33 %) ont indiqué qu’ils étaient préoccupés par les coûts, 1 seul ayant cité la majoration des coûts de la main-d’œuvre comme une préoccupation. La principale préoccupation concernait la communication relative aux coûts, et non les coûts eux-mêmes.

Il est possible d’améliorer la situation en veillant à ce que les factures fournissent des informations suffisantes pour justifier la facturation des services rendus, car le fait de ne pas fournir une facture détaillée augmente le risque que les clients ne comprennent pas la base de ce qui leur est facturé. Cela pourrait être source du temps supplémentaire passé par le personnel de SPAC à expliquer le processus de facturation au client et à fournir des pièces justificatives pour la facture. Cela limite également la capacité des clients à exercer correctement leur obligation financière en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Il existe également une possibilité d’amélioration pour que les clients reçoivent une facture au plus tard 30 jours après la prestation des services, conformément aux exigences de la norme de facturation du ministère. Il est important de facturer en temps opportun pour éviter les retards de paiement et améliorer les flux de trésorerie, ce qui aidera le ministère à réduire le risque de subir des pertes.

En conclusion, dans l’ensemble, les factures étaient exactes, mais certaines d’entre elles manquaient d’informations détaillées et n’avaient pas été envoyées aux clients en temps opportun.

Revenus nets en vertu d’un crédit

Nous avons constaté que des informations suffisantes et fiables étaient conservées dans le système financier pour la fourniture d’espace, de stationnement et de biens de location commerciale. Cependant, elles n’ont pas été utilisées pour fixer le prix de ces services. Contrairement au Fonds renouvelable et au secteur de la production et distribution de l’énergie, le secteur de la fourniture d’espace, de stationnement et de biens de location commerciale ne fonctionne pas selon le principe du recouvrement des coûts. Les accords d’occupation et de stationnement, ainsi que les baux commerciaux, sont basés sur le taux du marché à la signature de l’accord, conformément à la décision du Conseil du Trésor. Les informations enregistrées dans le système financier sont utilisées pour contrôler les flux de rentrées pour la fourniture d’espace, de stationnement et de biens de location commerciale afin de s’assurer que les revenus perçus correspondent aux revenus prévus, et pour enquêter sur les écarts.

Les résultats de notre échantillon présentés à la section Politiques, processus et procédures d’établissement des coûts et des prix ont confirmé que les informations contenues dans SIGMA étaient fiables. Dans le secteur de la fourniture d’espace et de stationnement, 16 contrats sur 18 (89 %) ne présentaient pas d’écarts entre les flux de trésorerie et les contrats (explication au point 5.1.3), et dans 16 contrats sur 18 (89 %), le taux de location était étayé par une documentation sur le taux du marché. Dans le cas de la première exception, une analyse du marché n’était pas disponible aux fins de comparaison avec le taux dans SIGMA et nous n’avons ainsi pas été en mesure de confirmer si le taux dans SIGMA était correct. Dans le cas de la deuxième exception, il y avait une analyse de marché, mais lorsque l’employé a recalculé le montant, celui-ci ne correspondait pas au montant dans SIGMA et était de 8 736 $ inférieur au contrat de location. Comme mentionné précédemment, le personnel a recalculé manuellement certains des taux de location que nous avons examinés et par conséquent, une erreur humaine est possible. Dans le secteur de la fourniture de biens de location commerciale, 19 des 19 (100 %) baux commerciaux ont été loués au taux du marché, et 18 des 19 (95 %) avaient des frais qui étaient entièrement étayés.

Comme nous l’avons mentionné précédemment, nous avons constaté que les informations conservées dans le système financier n’étaient pas toujours suffisantes et fiables pour l’établissement des coûts du secteur de la production et distribution de l’énergie, qui était exploité selon un mécanisme de recouvrement des coûts. Les informations saisies dans le système financier ont été utilisées pour déterminer les coûts associés au fonctionnement des centrales de chauffage et de refroidissement. Cependant, au cours de notre audit, les taux de 2018 à 2019 ont été utilisés pour 1 des 3 centrales, car aucun n’a été calculé pour 2019 à 2020. En outre, on n’a pas utilisé les informations contenues dans le système pour surveiller les revenus perçus afin de cerner d’éventuels écarts.

Fonds renouvelable

Nous avons constaté que l’information enregistrée dans le système financier était suffisante et fiable pour l’établissement des coûts et la production de rapports sur les activités du Fonds renouvelable des Services immobiliers. Les informations contenues dans le système financier (SIGMA) sont utilisées pour une surveillance continue. Les résultats de notre échantillonnage, présentés à la section Politiques, processus et procédures d’établissement des coûts et des prix, ont confirmé que les informations contenues dans SIGMA étaient fiables, puisque 18 des 19 (95 %) dossiers échantillonnés présentaient des justificatifs des débours imputés qui correspondaient au montant facturé.

Des renseignements fiables sont importants à des fins de production de rapports et de suivi. S’il existe des divergences entre les informations conservées dans le système financier et les informations communiquées, la direction risque de ne pas disposer de renseignements pertinents pour la surveillance financière et la prise de décision.

En conclusion, dans l’ensemble, les informations trouvées dans le système financier étaient fiables, mais des améliorations pouvaient être apportées.