Services publics et Approvisionnement Canada
Rapport d’assurance : Audit du processus de Services publics et Approvisionnement Canada relatif à la vaccination – Phase 2

Validation des attestations de vaccination

Pour appuyer le processus de validation des attestations de vaccination, la direction générale a préparé plusieurs documents examinés à la phase 1, comme :

• la « Procédure de validation des attestations et de vérification de la preuve de vaccination contre la COVID-19 » qui décrit les processus et les procédures relatifs à la validation des attestations de statut vaccinal
• le « Guide de l’équipe de vérification des attestations de la Direction générale des ressources humaines », qui présentait des informations supplémentaires concernant les rôles et les responsabilités du coordonnateur ainsi que des membres/auditeurs de l’équipe de vérification des attestations et des Relations de travail

La direction générale a fourni une liste Microsoft Excel des 1 007 employés qui ont fait l’objet de l’analyse réalisée par l’équipe de la Direction générale des ressources humaines. La taille de l’échantillon de 1 007 a été calculée à l’aide de la « Ligne directrice sur l’échantillonnage pour la vérification des formulaires d’attestation et de consentement » élaborée par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines afin de faciliter la mise au point de processus de vérification et de s’assurer qu’ils répondent aux exigences d’audit. La liste comprenait des renseignements comme le nom de l’employé, la date de vaccination, la date des réunions et la vérification du statut vaccinal.

Afin de confirmer que le processus a été mis en œuvre et suivi adéquatement, nous avons sélectionné un échantillon aléatoire de 279 employés (28 %) parmi les 1 007 employés (détails à l’annexe C : Stratégie d'échantillonnage). Au cours de notre analyse, nous avons vérifié que les principales étapes identifiées, comme la tenue de réunions de vérification avec la Direction générale des ressources humaines et des employés, ont été menées à bien. Nous avons examiné les notes de la réunion entre la Direction générale des ressources humaines et l’employé, puisqu’aucune preuve des renseignements sur la vaccination de l’employé n’était consignée. Les renseignements comme le nom de l’employé, la date de la réunion, la date de la vaccination et s’il s’agissait de la première ou de la deuxième dose de vaccination figuraient dans les notes de la réunion. Ces renseignements ont ensuite été compilés dans une liste d’attestation.

Au cours de notre examen, nous avons comparé les renseignements obtenus lors de la réunion à ceux figurant dans le Système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC). Cette comparaison a permis de s’assurer que les renseignements sur la vaccination obtenus lors de la réunion étaient conformes à ceux figurant dans la liste du SSAV-GC utilisée pour effectuer le suivi du statut vaccinal de l’employé. Il convient de noter qu’en octobre 2021, lors de la réalisation des attestations de vaccination, la liste du SSAV-GC était extraite chaque semaine, mais après la date d’attestation finale du 29 octobre 2021, les rapports étaient générés de façon ponctuelle lorsqu’il fallait effectuer un suivi auprès des employés.

Au cours de notre analyse, nous avons identifié 5 cas où il était impossible de confirmer les dates des réunions des employés au moyen du calendrier de la Direction générale des ressources humaines. Nous avons été informés que les réunions avaient été organisées par courriel ou par Microsoft Teams, et notre examen des preuves supplémentaires a confirmé que les réunions étaient organisées par l’équipe des Ressources humaines, de sorte que l’absence d’invitation officielle n’a pas été considérée comme une exception.

Nous avons également relevé 8 cas où il manquait des renseignements sur le processus. Par exemple :

• dans le cas de 4 employés, les dates d’attestation de vaccination ne figuraient pas dans la liste d’attestation Excel, et les noms des employés ne figuraient pas dans la liste du SSAV-GC
• dans le cas de 3 employés, les dates d’attestation de vaccination ne figuraient pas dans la liste d’attestation Excel
• dans le cas de 1 employé, son nom ne figurait pas sur la liste du SSAV-GC

En ce qui concerne les 8 cas, bien que les renseignements n’aient pas été inclus dans la liste d’attestation Excel, nous avons vérifié que les employés avaient tous été entièrement vaccinés avant la date limite requise et avons examiné leurs attestations remplies ainsi que les preuves de la tenue des réunions de validation. Ces cas sont tous liés au manque de documentation des activités clés dans le processus de validation des attestations de vaccination établi, et non pas aux employés qui ne respectent pas les exigences de vaccination. Nous avons constaté que tous les employés de notre échantillon avaient été vaccinés avant la date limite requise.

Cependant, les 8 exceptions sur notre échantillon de 279 ont donné un taux d’erreur de 2,9 %, ce qui est inférieur à notre seuil de 5 %. Lorsque nous avons extrapolé le taux d’erreur de 2,9 % sur l’ensemble de la population de 1 007 employés, nous nous attendions à 29 exceptions.

En outre, nous n’avons trouvé aucun cas où un employé avait fait une fausse attestation dans notre échantillon de 279 dossiers. La Direction générale des ressources humaines nous a également informés qu'elle n’avait relevé aucune fausse attestation parmi les 1 007 dossiers. Nous avons conclu que, dans l’ensemble, les processus et les procédures opérationnels de la direction générale relatifs aux attestations de vaccination, tels que documentés dans la phase 1, ont été adéquatement mis en œuvre et suivis.

Obligation de prendre des mesures d’adaptation

La direction générale a élaboré des documents clés, qui ont été examinés lors de la phase 1, afin de soutenir les situations d’obligation de prendre des mesures d’adaptation, tels que le « Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination » qui a mis en place des processus et des procédures de gestion pour les employés non vaccinés qui demandent des mesures d’adaptation, et « L’attestation de l’employé indiquant qu’il n’est pas vacciné et qu’il demande des mesures d’adaptation : Processus pour les gestionnaires » qui décrit le processus qu’un gestionnaire doit suivre lorsqu’il reçoit une demande de mesure d’adaptation. Les types de demandes de mesure d’adaptation comprenaient des demandes liées à une contre-indication médicale (symptôme ou problème de santé justifiant qu’une personne ne reçoive pas un traitement ou une intervention en particulier en raison de leur possible nocivité), des motifs religieux et tout autre motif de discrimination interdit en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

La direction générale nous a fourni une liste Excel des 326 employés qui ont demandé une mesure d’adaptation, parmi lesquels nous avons choisi un échantillon de 177 (54 %) devant faire l’objet d’une vérification (détails à l’annexe C : Stratégie d'échantillonnage). La liste comprenait des renseignements tels que le nom de l’employé, la demande de mesure d’adaptation, la décision de la direction et le statut à différentes dates. Nous avons analysé les contrôles aux étapes suivantes du processus relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation : Demande de mesure d’adaptation, recommandation des Relations de travail, recommandation du Groupe consultatif ad hoc, approbation du directeur général et communication des décisions et des prochaines étapes au demandeur, le cas échéant.

Au cours de notre analyse, nous avons identifié un cas où le Comité consultatif ad hoc n’avait pas formulé de recommandation sur la demande de mesure d’adaptation, conformément aux processus et aux procédures relatifs à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Dans ce cas, l’évaluation a été mise en attente parce que le demandeur était en congé de maladie prolongé et que la date de son retour au travail était inconnue. L’employé a été informé de la suspension de la politique et de l’évaluation. Comme le dossier a été mis en attente, nous ne l’avons pas considéré comme une exception.

Dans notre échantillon de 177 dossiers, on comptait 103 échantillons où les employés n’avaient pas obtenu de mesures d’adaptation. Dans tous les cas, la Direction générale des ressources humaines avait fourni des preuves confirmant que toutes les étapes requises dans le cadre du processus de mesures d’adaptation avaient été respectées. Une fois que le processus a permis de conclure qu’aucune mesure d’adaptation ne serait mise en œuvre, l’employé serait placé en congé administratif non payé ou il pourrait recevoir le vaccin afin d’éviter d’être placé en congé administratif non payé.

Comme nous avons vérifié un échantillon d’employés dans le cadre de la vérification de la validation des attestations de vaccination et des analyses relatives aux congés administratifs non payés, nous n’avons pas effectué d’analyses supplémentaires afin de vérifier si les employés qui n’avaient pas bénéficié des mesures d’adaptation avaient ensuite reçu le vaccin ou s’ils ont été placés en congé administratif non payé. Les résultats de notre analyse de la validation de l’attestation de vaccination et des congés administratifs non payés sont présentés dans ce rapport sous leurs rubriques respectives.

Sur la base de notre analyse, nous avons conclu que la Direction générale des ressources humaines disposait de preuves confirmant qu’elle avait suivi et mis en œuvre adéquatement les processus et les procédures opérationnels établis pour répondre aux demandes de mesures d’adaptation des employés.

Congé administratif non payé

Le document “Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination” examiné à la phase 1 présentait des processus et des procédures de gestion pour placer un employé en congé non payé. Les employés qui devaient être placés en congé non payé étaient clairement définis. Le processus détaillait une liste de mesures, les échéances connexes et les personnes responsables des mesures. La direction générale a fourni une liste Excel de 226 employés qui ont été placés en congé administratif non payé. De cette population, nous avons choisi 143 employés (63 %) à des fins de validation (détails à l’annexe C : Stratégie d'échantillonnage). La liste comprenait des renseignements tels que le nom de l’employé, la raison du congé non payé et la date du début du congé. La direction générale a également fourni la liste du portail Ma RessourceRH dans laquelle sont consignés les renseignements sur les employés qui ont été placés en congé administratif non payé, y compris les dates du début du congé.

Dans le cadre de notre analyse, nous avons examiné les courriels ainsi que la lettre de congé non payé que les gestionnaires ont envoyé aux employés non vaccinés, ce qui a confirmé que le gestionnaire avait communiqué le statut de congé non payé à l’employé. Le statut non vacciné et la date du début du congé non payé figuraient dans les courriels et les lettres de congé non payé. Nous avons également comparé les dates du début des congés non payés indiquées dans les lettres destinées aux personnes figurant sur la liste du portail Ma RessourceRH pour confirmer qu’il s’agissait de la même date. Nous avons également examiné la liste du portail Ma RessourceRH afin de vérifier si les gestionnaires avaient suivi le processus de congé non payé figurant dans le système. L’existence du nom de l’employé sur la liste du portail a confirmé que les gestionnaires avaient mené à bien les processus.

Nous avons identifié 5 échantillons comportant des exceptions à l’exécution des principales activités du processus de congé administratif non payé, mais nous avons effectué des analyses supplémentaires afin de confirmer que les employés avaient été placés adéquatement en congé administratif non payé. Voici les renseignements manquants pour chacun des 5 échantillons.

• échantillon A : le gestionnaire n’a pas envoyé de courriel de congé non payé à l’employé
• échantillon B et échantillon C : lettres de congé non payé manquantes et courriels de congé non payé envoyés par le gestionnaire à l’employé
• échantillon D : la date du début du congé non payé figurant dans la lettre de congé non payé différait d’un jour par rapport à la date figurant sur la liste du portail Ma RessourceRH
• échantillon E : le gestionnaire n’a pas envoyé de courriel de congé non payé à l’employé, et la date du début du congé non payé indiquée dans la lettre de congé non payé différait d’un jour par rapport à la date figurant sur la liste du portail Ma RessourceRH

Nous avons suivi les procédures supplémentaires suivantes afin de confirmer que l’employé a été correctement placé en congé administratif non payé.

• échantillon A : nous avons vérifié l’exactitude des renseignements figurant sur la lettre de congé non payé de l’employé, et nous avons vérifié la liste du portail Ma RessourceRH et confirmé que l’employé avait été placé en congé conformément à la lettre
• échantillon B et échantillon C : Nous avons examiné les captures d’écran de MesRHGC où figuraient les dates du début du congé non payé, ce qui nous a permis de confirmer que les employés avaient été placés en congé
  • nous avons comparé les dates de début des congés non payés à celles figurant dans la liste du portail Ma RessourceRH, et nous avons confirmé que les dates étaient identiques
• échantillon D : nous n’avons pas pu trouver de justification supplémentaire pour expliquer la différence d’un jour entre les dates de début
• échantillon E : nous avons vérifié l’exactitude des renseignements figurant sur la lettre de congé non payé de l’employé, nous avons vérifié la liste du portail Ma RessourceRH et confirmé que l’employé avait été placé en congé conformément à la lettre. Cependant, nous n’avons pas pu trouver de justification supplémentaire pour expliquer la différence d’un jour entre les dates de début

Les exceptions notées étaient toutes liées au manque de documentation des activités clés dans le processus de congé administratif non payé établi, mais nous avons constaté que tous les employés de notre échantillon avaient été placés adéquatement en congé administratif non payé.

Les 5 exceptions sur notre échantillon de 143 ont donné un taux d’erreur de 3,5 %, ce qui est inférieur à notre seuil de 5 %. Lorsque nous avons extrapolé le taux d’erreur de 3,5 % sur 226 employés, nous nous attendions à 8 exceptions.

Les travaux effectués nous ont permis de conclure que, dans l’ensemble, la Direction générale des ressources humaines disposait des preuves nécessaires pour confirmer et valider que les gestionnaires avaient mis en œuvre et suivi adéquatement le processus de mise en congé administratif.

Retour au travail après un congé

Le document "Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination” examinée à la phase 1 présentait des processus et des procédures de gestion pour les employés revenant d’un congé non payé. Le processus détaillait une liste de mesures, les échéances connexes et les personnes responsables des mesures. Selon la politique, si un employé s’est fait vacciner et qu’il a présenté une formule d’attestation au gestionnaire pour indiquer son nouveau statut, il pourrait retourner au travail après un congé non payé.

La Direction générale des ressources humaines nous a fourni une liste de 38 employés qui sont retournés au travail après un congé non payé. Nous avons choisi un échantillon de 35 employés (92 %) à des fins de validation (détails à l’annexe C : Stratégie d'échantillonnage). Nous avons examiné la liste des congés non payés afin de confirmer que les employés figuraient dans la population des employés placés en congé administratif non payé. Nous avons également vérifié que le nom de l’employé était le même que celui figurant dans le rapport du SSAV-GC afin de confirmer que l’employé avait reçu au moins une dose de vaccin avant son retour, car il était admissible à retourner au travail après avoir présenté la confirmation de sa vaccination d’une dose. La Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, stipule qu’une fois qu’un employé a reçu sa première dose de vaccin, il dispose de 10 semaines pour recevoir sa deuxième dose, sans quoi il serait placé en congé non payé.

Nous avons constaté que pour 34 des 35 échantillons, les employés avaient été placés en congé administratif non payé en raison de leur statut non vacciné et qu’ils avaient reçu au moins une dose de vaccin avant leur retour au travail. Nous avons également trouvé le nom de tous les employés figurant sur la liste du portail Ma RessourceRH, ce qui confirme que les gestionnaires ont mené à bien le processus de retour au travail.

Il convient de noter que sur les 34 employés, nous avons reçu des preuves :

• que 16 d’entre eux avaient été entièrement vaccinés et étaient retournés au travail
• que 9 ont vu leur demande de mesure d’adaptation acceptée, et ont été autorisés à retourner au travail sans vaccination
• que, enfin, 9 d’entre eux avaient reçu la première dose de vaccin et étaient retournés au travail

En ce qui concerne les 9 employés qui avaient reçu la première dose de vaccination et qui étaient retournés au travail, selon la date de la dose, nous avons remarqué que les 8 employés qui avaient reçu leur première dose afin de pouvoir retourner au travail auraient dû recevoir leur deuxième dose à la suite de la suspension de la politique de vaccination, c’est pourquoi ils ne figurent pas dans la portée de cet audit. Un employé a reçu sa première dose en décembre 2021, de sorte qu’il aurait dû recevoir sa deuxième dose en février 2022. Cette personne serait incluse dans notre population faisant l’objet d’une analyse de la validation des attestations de vaccination qui ont permis de confirmer que tous les employés échantillonnés étaient entièrement vaccinés. Comme il a été mentionné précédemment, la politique a été suspendue en juin 2022, et n’entre donc pas dans la portée de cet audit.

Pour la seule exception, nous avons examiné la communication de l’employé à son gestionnaire lui indiquant qu’il avait reçu sa première dose, mais l’attestation n’avait pas été mise à jour dans le SSAV-GC et aucune autre preuve d’attestation n’avait été fournie. Nous avons conclu qu’il ne s’agissait pas d’une preuve suffisante pour prouver le statut partiellement vacciné de l’employé avant son retour au travail.

La seule exception sur notre échantillon de 35 a donné un taux d’erreur de 2,9 %, ce qui est inférieur à notre seuil de 5 %. Lorsque nous avons extrapolé le taux d’erreur de 2,9 % sur 38 employés, nous nous attendions à une exception.

À la lumière de nos constatations, nous avons conclu que la Direction générale des ressources humaines dans son ensemble disposait de preuves confirmant que les processus et les procédures opérationnels relatifs au retour au travail des employés avaient été mis en œuvre et suivis adéquatement.

Méthodologie

La méthodologie de l’examen comprend ce qui suit :

• la phase de planification comprendra la collecte et l’examen de documents, ainsi que des entretiens avec des intervenants clés de la Direction générale des ressources humaines
• la phase d’examen comprendra l’analyse d’un échantillon de dossiers d’employés (voir les détails sur la méthode de sélection de l’échantillon à l’annexe C : Stratégie d'échantillonnage)
• à la fin de la phase d’examen, on demandera à l’organisation qui fait l’objet d’un audit de valider les constatations
• au cours de la phase de production du rapport, l’équipe d’audit documentera les constatations, les conclusions et les recommandations de l’audit dans l’ébauche du rapport du directeur
• ce rapport fera l’objet d’une approbation interne au moyen de la fonction d’évaluation de la qualité du Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque
• l’organisation qui fait l’objet d’un audit sera invitée à examiner l’ébauche du rapport du directeur et à formuler des commentaires
• les commentaires seront évalués et intégrés dans l’ébauche du rapport du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque
• ce rapport sera ensuite transmis à l’organisation ayant fait l’objet de l’audit à des fins d’approbation finale
• la direction devra fournir une réponse au rapport ainsi qu’un plan d’action de la gestion pour donner suite aux recommandations, le cas échéant
• l’ébauche du rapport final, la réponse de la direction et le plan d’action de la direction, le cas échéant, seront déposés au cours d’une réunion du comité ministériel d’audit à des fins d’approbation finale