Services publics et Approvisionnement Canada
Archivé – Annexe A : Évaluation des contrôles internes en matière de gestion financière

1. Introduction

Le présent document fournit de l'information sommaire sur les mesures prises par Services publics et Approvisionnements Canada pour maintenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers, y compris des renseignements sur le contrôle interne en matière de gestion financière de même que sur les résultats d'évaluation et les plans d'action connexes.

Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les activités de programme du Ministère se trouvent dans le Rapport sur les résultats ministériels 2017 à 2018 et dans le Plan ministériel 2017 à 2018.

2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière

2.1 Gestion du contrôle interne

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) est doté d'une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d'évaluation et de surveillance de son système de contrôle interne. Le cadre de gestion financière de SPAC comprend un cadre ministériel de contrôle interne, lequel sert les objectifs de base suivants :

• les ressources publiques sont utilisées avec prudence et dans un souci d'économie
• les processus de gestion financière sont efficaces et efficients
• les lois, les règlements et les instruments de politique de gestion financière pertinents sont respectés
• les processus décisionnels sont proactifs et axés sur les risques
• une surveillance adéquate est en place

De plus, le cadre de gestion financière et le cadre de contrôle interne aident à faire en sorte que :

• des dossiers permettant de faire un portrait fidèle des états financiers sont conservés
• la tenue des dossiers sur les opérations financières permet de préparer des renseignements, des rapports et des états financiers internes et externes conformes aux instruments de la politique de gestion financière
• les dépenses sont effectuées conformément aux pouvoirs délégués, et les transactions non autorisées qui pourraient avoir une incidence importante sur les états financiers sont évitées ou détectées en temps opportun
• les ressources financières sont protégées contre les pertes matérielles attribuables au gaspillage, aux abus, à la mauvaise gestion, aux erreurs, à la fraude, aux omissions et aux autres irrégularités

Le cadre de contrôle interne comprend :

• les structures de responsabilisation organisationnelles, y compris les rôles et responsabilités des cadres supérieurs
• le code de valeurs et d'éthique
• la communication et la formation continues sur les exigences, les politiques et les procédures légales
• les pratiques de gestion axées sur les risques
• l'examen périodique des résultats et des mesures correctives par la haute direction

Le Comité de vérification et d'évaluation fournit des conseils à l'administrateur général sur la pertinence et le fonctionnement des cadres et processus internes de gouvernance, de contrôle et de gestion des risques. Il se réunit environ 5 fois par année et est composé du sous-ministre, du sous-ministre délégué et de 3 personnes ne faisant pas partie de l'administration publique fédérale. Une de ces personnes en assume la présidence. Le dirigeant principal des finances assiste également aux réunions du Comité de vérification et d'évaluation.

Afin de fournir une assurance raisonnable que les contrôles financiers sont mis en place et fonctionnent comme prévu, SPAC effectue des évaluations axées sur les risques, met à profit les programmes de surveillance continue et mène des examens de fin d'exercice particuliers, visant notamment :

• les contrôles informatiques généraux intégrés surveillant le système ministériel de gestion financière ainsi que ses systèmes sources
• l'examen par nos conseillers financiers des budgets et des prévisions de gestion des programmes
• des évaluations de la gestion du rendement fondées sur le cadre de gestion financière
• la sensibilisation et la surveillance des vérifications et des évaluations du contrôle financier interne effectuées par la direction du programme
• les résultats de la vérification des contrôles ainsi que des évaluations du cadre de responsabilisation de gestion effectuées par le Bureau du contrôleur général
• la documentation et l'évaluation des contrôles internes par les fournisseurs de services communs

Ces activités permettent de s'assurer :

• qu'aucun arrangement financier ou contrat n'est conclu avant que les fonds nécessaires soient disponibles
• que les biens et services ne sont payés que lorsqu'ils sont reçus ou une fois que les modalités des contrats ou d'autres ententes ont été respectées
• que les paiements ont été dûment autorisés

Par ailleurs, SPAC met à profit les résultats et les constatations des vérifications effectuées par les vérificateurs externes et le Bureau de la vérification et de l'évaluation dans le cadre de ses évaluations de l'environnement de contrôle, soient :

• les vérifications des états financiers annuels concernant les fonds renouvelables, effectuées par un vérificateur indépendant
• les vérifications des comptes publics menées par le Bureau du vérificateur général

2.2 Ententes de services relatives aux états financiers

Services publics et Approvisionnement Canada confie à d'autres organismes le traitement de certaines opérations qui sont divulguées dans ses états financiers.

2.2.1 Entente sur les services communs

Services publics et Approvisionnement Canada offre des services communs à d'autres organismes en ce qui a trait au traitement de certaines opérations divulguées dans leurs états financiers. SPAC a également recours à des services fournis par d'autres organisations :

• le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des services liés à l'assurance du secteur public couvrant les employés de SPAC. Il administre, de façon centralisé, le paiement de la part de l'employeur des cotisations aux régimes d'avantages sociaux prévus par la loi (c'est-à-dire le Régime de retraite de la fonction publique, le Régime d'assurance-emploi, le Régime de pensions du Canada, le Régime des rentes du Québec et le Régime de prestations supplémentaires de décès de la fonction publique) au nom de Services publics et Approvisionnement Canada
• le ministère de la Justice du Canada fournit des services juridiques à Services publics et Approvisionnement Canada
• Services partagés Canada fournit à Services publics et Approvisionnement Canada des services d'infrastructure de technologie de l'information axés sur les centres de données et les réseaux. L'étendue des services et les responsabilités de chacun sont décrites dans l'entente entre Services partagés Canada et Services publics et Approvisionnement Canada

Les lecteurs de la présente annexe peuvent consulter les annexes des organismes susmentionnés pour mieux comprendre les systèmes de contrôle interne à l'égard de l'information financière liés aux services particuliers.

SPAC fournit à d'autres ministères et organismes fédéraux des services communs dans les domaines de l'approvisionnement, de la gestion des locaux, de la sécurité des contrats et de la traduction, ainsi que de l'administration de la paye des employés fédéraux, et des pensions aux retraités de la fonction publique fédérale.

De plus, le receveur général du Canada administre plusieurs systèmes au nom du gouvernement du Canada, notamment :

• le système normalisé des paiements
• le système bancaire gouvernemental
• le grand livre du système de paye
• le grand livre général du receveur général

2.2.2 Ententes particulières

Services publics et approvisionnement Canada compte sur d'autres fournisseurs de services externes pour le traitement de certaines transactions ou de certains renseignements consignés dans ses états financiers :

• SPAC offre des services de gestion des installations et des services par l'entremise d'un contrat avec un fournisseur de services externe responsable de la gestion des biens et des installations à l'échelle du gouvernement. Il établit également des baux et des ententes avec des tiers, et assure l'administration des baux et l'exécution des projets, pour tous les sites de Services publics et approvisionnement Canada appartenant à l'État, et loués par l'État, dans l'ensemble du Canada. Le fournisseur de services externe est responsable de ses propres contrôles internes visant à assurer la conformité de ses services aux directives. Ces contrôles sont encore renforcés par l'ajout d'un programme officiel de vérification après paiement géré par la Direction générale des biens immobiliers, et pourraient faire l'objet d'une vérification des comptes nationaux du ministère en raison de sa méthode d'échantillonnage aléatoire et statistique
• Services publics et approvisionnement Canada fournit à Services partagés Canada une plateforme de systèmes de gestion financière SAP pour saisir et déclarer les opérations financières
• un fournisseur de services externe, en vertu d'un contrat avec le gouvernement du Canada, administre l'application de gestion des voyages utilisée par Services publics et approvisionnement Canada pour fournir des services de voyage partagés à divers ministères
• un fournisseur de services externe, en vertu d'un contrat avec le gouvernement du Canada, administre le programme de réinstallation offert aux employés dans l'ensemble de la fonction publique fédérale

3. Résultats de l'évaluation ministérielle pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018

Le programme de surveillance continue du contrôle financier de Services publics et approvisionnement Canada SPAC évalue, sur une base cyclique, l'état des principaux processus de contrôle financier exécutés par la Direction de l'administration des finances de Services publics et approvisionnement Canada SPAC, et les activités de contrôle financier menées directement par les directions générales chargées de l'exécution des programmes. Cette double approche permet d'obtenir une meilleure vision d'ensemble de l'environnement global de contrôle financier du ministère et d'étayer les assertions figurant dans la déclaration de responsabilité de la direction.

Pour les processus et sous-processus à maturité, nous effectuons des tests selon un cycle de 3 ans. Chaque année, nous procédons à une évaluation des risques liés aux principaux contrôles de communication de l'information financière pour lesquels existe un risque résiduel d'anomalies substantielles. Cette approche axée sur les risques appuie nos décisions quant à la portée et à l'étendue des tests d'efficacité opérationnelle requis. Au cours du présent exercice, nous avons concentré nos efforts sur les sous-processus pour lesquels un risque moyen ou élevé d'anomalies substantielles avait été relevé, avant l'application des contrôles et des stratégies d'atténuation.

Dans le cadre de notre surveillance continue, nous examinons la documentation des sous-processus et effectuons des tests d'efficacité de la conception et de l'efficacité des opérations sur certains contrôles clés. En plus de la surveillance continue des processus de contrôles financiers et des tests d'efficacité opérationnelle, nous effectuons des procédures de corroboration dans tous les environnements de contrôle afin d'obtenir suffisamment d'indications fiables appuyant l'affirmation selon laquelle l'environnement des contrôles financiers en place est solide.

3.1 Examen des processus

3.1.1 Processus opérationnels à maturité

Le tableau suivant résume l'état d'avancement des activités de surveillance continue effectuées dans le cadre de l'examen du contrôle interne des processus opérationnels à maturité, pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018. Cet examen était conforme au plan de rotation de l'exercice précédent.

Sommaire des mesures correctives requises

À la suite des tests de conception et d'efficacité opérationnelle des contrôles clés pour les processus opérationnels à maturité examinés, Services publics et approvisionnement Canada a cerné les mesures correctives suivantes :

• la gestion ministérielle des risques doit être renforcée et intégrée aux niveaux inférieurs des processus, car elle est présentement effectuée au niveau de l'entité, et doit être documentée aux niveaux des processus et des transactions dans l'organisation
• en général, pour tous les sous-processus testés, l'amélioration de la séparation des tâches, de la protection de l'information et de la surveillance des activités renforcera nettement la rigueur du régime de contrôle et l'efficacité des stratégies d'atténuation, ce qui appuiera les résultats et le rendement ministériels
• l'information fournie aux employés responsables de la mise en œuvre des contrôles et des examens doit être perfectionnée renforcée et communiquée plus fréquemment
• il est nécessaire d'améliorer la documentation des examens et des pistes de vérification afin d'obtenir une meilleure preuve du rendement des contrôles et de la diligence raisonnable

3.1.2 Nouveaux processus opérationnels

Conformément aux exigences de la nouvelle Politique sur la gestion financière du Conseil du Trésor, Services publics et approvisionnement Canada ajoute plusieurs domaines d'examen en raison de leur importance pour la gestion financière du ministère ou d'autres ministères étant donné notre rôle de fournisseur de services communs. 

Résumé du travail effectué et des résultats

Les processus d'établissement des budgets et de prévision en étaient aux premières étapes de l'examen, soit celles de la planification et de l'examen de la documentation disponible sur les processus opérationnels. Aucune mesure corrective n'a été cernée.

Le nouveau système de paye mis en œuvre et transféré au Centre des services de paye, à la suite de l'Initiative de transformation de la paye, a été une entreprise majeure ayant connu des défis. Le ministère dirige des efforts considérables en vue de régler les problèmes de rémunération. Nous avançons en étroite collaboration avec les autres ministères, les organismes centraux, les unités de négociation et les intervenants. Au cours de l'exercice se terminant le 31 mars 2018, nous avons documenté les processus et évalué l'efficacité de la conception des contrôles pour les opérations du Centre des services de paye, y compris le cadre de contrôle du Centre des services de paye. Nous avons commencé à tester l'efficacité opérationnelle du processus de vérification après paiement. Les tests se poursuivent.

À la lumière des résultats, le Ministère a dégagé les mesures correctives suivantes :

• la gestion ministérielle des risques doit être renforcée et intégrée aux niveaux inférieurs des processus
• en général, pour tous les sous-processus testés, l'amélioration de la surveillance des activités renforcera la rigueur du régime de contrôle et l'efficacité des stratégies d'atténuation, ce qui appuiera les résultats et le rendement des services de paye ministériels
• le cadre de contrôle doit être mis à jour pour refléter les opérations actuelles
• l'information fournie aux employés responsables de la mise en œuvre des contrôles et des examens doit être renforcée et communiquée plus fréquemment
• il est nécessaire d'améliorer la documentation des examens et des pistes de vérification qui permettraient d'obtenir une meilleure preuve du rendement des contrôles et de la diligence raisonnable

Étant donné le contexte actuel, le processus de paye du ministère a été amélioré afin de relever les défis liés aux rapports sur les dépenses salariales découlant des problèmes du système de paye Phénix et Services publics et approvisionnement Canada a mis en œuvre d'autres contrôles internes importants, notamment :

• un processus de vérification des comptes avant et après paiement pour la paye
• l'amélioration des procédures d'examen analytique pour corroborer les dépenses salariales et les éléments d'actif et de passif connexes à la fin de l'exercice

4. Plan d'action ministériel pour le prochain exercice et les exercices suivants

4.1 Suivi continu des examens de contrôle interne des processus d'affaires à maturité

Pour l'exercice se terminant le 31 mars 2019, nous poursuivrons l'examen cyclique de nos processus de contrôle interne à maturité et nous améliorerons notre méthodologie d'évaluation des contrôles internes afin de renforcer l'efficacité et l'écologisation des opérations. Notre approche s'appuiera sur les évaluations axées sur les risques pour déterminer les meilleures stratégies d'atténuation et les meilleures techniques d'essai des contrôles internes en vue de maximiser les économies et d'assurer la fiabilité des processus.

De plus, les stratégies d'assainissement identifiées dans les plans d'action de la direction pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018 feront l'objet d'un suivi.

4.2 Autres processus de gestion financière importants

Le plan d'évaluation des autres processus de gestion financière importants sera établi une fois que l'évaluation axée sur les risques sera terminée. Notre plan triennal initial est le suivant :

4.3 Processus de services communs

En tant que fournisseur de services communs en matière de paye, de pensions, de trésorerie, de services bancaires, d'approvisionnement, de traduction et d'interprétation, de gestion des locaux et de sécurité dans la négociation de contrats, Services publics et approvisionnement Canada a effectué une évaluation axée sur les risques des contrôles internes liés à certains services.

Le plan d'action pour cette évaluation annuelle pour l'année qui vient et les années suivantes est présenté ci-dessous.