Services publics et Approvisionnement Canada
Audit du processus de Services publics et Approvisionnement Canada relatif à la vaccination : Phase 1
Rapport final
Bureau du dirigeant principal de l’audit, de l’évaluation et de gestion du risque
Introduction
Le 6 octobre 2021, le gouvernement du Canada a annoncé que tous les employés de l’administration publique centrale, y compris ceux de la Gendarmerie royale du Canada, devaient obligatoirement être vaccinés conformément à la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada. Toutefois, il est important de noter que la Politique a été suspendue le 20 juin 2022. Ainsi, depuis cette date, la vaccination ne compte plus parmi les conditions d’emploi des fonctionnaires fédéraux.
L’exigence concernant la vaccination contre la COVID-19 s’appliquait que « les employés […] travaillent sur place, à distance [ou] en télétravail (à temps plein et à temps partiel) ». Le personnel contractuel qui était tenu de se rendre sur les lieux de travail du gouvernement fédéral afin d’effectuer des travaux pour le gouvernement du Canada devait également être vacciné. Au titre de la section 4.1.7 de la Politique, les administrateurs généraux étaient tenus d’« effectuer des audits sur les formulaires d’attestation et de consentement ».
Contexte
Conformément à la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada, les gestionnaires pouvaient, à tout moment, vérifier l’attestation de vaccination d’un employé en exigeant des documents justificatifs, comme une preuve de vaccination. En outre, les organismes de l’administration publique centrale étaient tenus de consigner et d’appliquer un processus de vérification afin de confirmer la validité des attestations de vaccination. Pour les aider dans cette tâche, une fonction supplémentaire a été ajoutée au Système de suivi des attestations de vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC) afin de permettre aux gestionnaires de confirmer la validité de la preuve de vaccination.
Par ailleurs, le Conseil du Trésor a élaboré le document Ligne directrice sur l’échantillonnage pour la vérification des formulaires d’attestation et de consentement pour favoriser l’exécution de l’obligation d’effectuer des vérifications des attestations et des formulaires de consentement au titre de la section 4.1.7 de la Politique. Pour respecter la section 4.1.7 de la Politique, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a préparé une procédure pour mener à bien cette activité et vérifier le statut vaccinal (ou les dossiers) de 1 007 employés. L’élaboration et la mise en œuvre de la procédure de SPAC pour la validation des attestations et la vérification de la preuve de vaccination contre la COVID-19 ont été dirigées par la Direction générale des ressources humaines (DGRH).
Cette dernière a également élaboré des processus et des procédures opérationnels pour les employés qui ont demandé une mesure d’adaptation, qui ont été placés en congé administratif non payé, ainsi que pour le retour au travail après un congé lié au processus d’attestation relatif à la vaccination contre la COVID-19.
Piloté par le Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque, le présent audit déterminera si les processus et procédures applicables aux attestations de vaccination, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, aux congés administratifs non payés et au retour au travail après un congé ont été adéquatement consignés et appliqués au sein du Ministère.
Objet de l’audit
Le présent audit a été intégré au Plan d’audits axé sur les risques de 2022 à 2025 du Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque.
Importance de l’audit
Le présent audit est important, car il confirme le travail effectué par la DGRH pour se conformer à l’exigence de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada voulant que les administrateurs généraux devaient effectuer des audits sur les formulaires d’attestation et de consentement.
Objectif
La présente mission d’assurance vise à déterminer si les processus et procédures relatifs à l’attestation de vaccination ont été adéquatement consignés et appliqués à SPAC. Les processus et procédures comprennent l’attestation relative à la vaccination, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, le congé administratif non payé et le retour au travail après un congé.
En raison de la suspension de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada en juin 2022, la DGRH, a dû traiter le retour au travail d’employés, ce qui a limité sa capacité à fournir les preuves requises pour l’audit interne en temps opportun. Comme les éléments de preuve requis n’ont pas été obtenus pour respecter les délais de production des rapports, l’audit sera réalisé en 2 phases. La phase 1 portera sur les documents et la communication, et la phase 2 sur la mise en œuvre de la politique. Les détails sont décrits dans la section Secteurs d’intérêt de l’annexe A : Méthodologie et critères d’audit.
Portée
La présente mission d’assurance vise les procédures et les processus opérationnels associés à l’attestation de vaccination des employés de l’administration publique centrale, y compris l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, les congés administratifs non payés et le retour au travail après un congé.
La portée de la mission exclut les sous-traitants, puisque la Politique de vaccination ne s’appliquait qu’aux employés de l’administration publique centrale.
L’audit vise la période allant du 6 octobre 2021 (date d’entrée en vigueur de la Politique sur la vaccination contre la COVID-19 applicable à l’administration publique centrale, y compris à la Gendarmerie royale du Canada) au 20 juin 2022 (date à laquelle la Politique a été suspendue). Les renseignements pertinents obtenus après la période visée par l’audit seront pris en considération.
Pour ce qui est des attestations de vaccination, nous vérifierons lors de la phase 2 un échantillon statistique aléatoire sélectionné à même le bassin des 1 007 employés qui ont fait l’objet d’une vérification par la DGRH. L’échantillon de la Direction générale comprenait tous les employés de SPAC, qu’ils travaillent dans une direction générale ou dans une région. Nous vérifierons également un échantillon statistique aléatoire des employés appartenant à 3 catégories, soit ceux qui ont demandé des mesures d’adaptations, ceux qui ont été mis en congé administratif non payé et ceux qui ont été réintégrés après un congé. Le rapport de la phase 2 devrait être présenté au Comité ministériel d’audit en novembre 2022.
Nous procéderons à un examen des documents pertinents et mènerons des entretiens avec des employés clés de la Direction générale.
Méthodologie, sources et critères d’audit
La méthodologie, les sources des critères et les critères sont présentés à l’annexe A : Méthodologie et critères d’audit.
La phase d’examen de l’audit s’est déroulée de juin 2022 à août 2022.
L’audit a été mené conformément aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, comme le confirment les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.
Constatations et les observations générales
Les procédures et les processus opérationnels relatifs aux attestations de vaccination, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, au congé administratif non payé et au retour au travail après un congé ont été conçus, consignés, examinés et approuvés de manière adéquate par la haute gestion de la DGRH.
De plus, l’information pertinente concernant les 4 processus a été communiquée en temps opportun aux intervenants (comme le personnel de la Direction générale et les gestionnaires d’employés participant au processus).
Constatations, recommandations et action de la direction en réponse à la recommandation
Le présent rapport ne comprend aucune recommandation.
Procédures et processus
À la suite de notre examen, nous avons constaté que la Direction générale avait conçu et consigné adéquatement les procédures et les processus opérationnels relatifs aux attestations de vaccination, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, au congé administratif non payé et au retour au travail après un congé. Comme il s’agissait de procédures et de processus opérationnels, les documents n’ont pas été officiellement approuvés. Toutefois, les auditeurs internes ont examiné des preuves attestant qu’ils ont bien été examinés par la haute direction avant d’être mis en œuvre.
Les procédures et les processus relatifs à la validation des attestations de vaccination, de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, du congé administratif non payé et du retour au travail après un congé ont été conçus, consignés et approuvés de manière adéquate par la haute gestion.
Nous nous attendions à ce que les procédures et les processus opérationnels relatifs aux attestations de vaccination, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, le congé administratif non payé et le retour au travail après un congé soient conçus, consignés et approuvés de façon adéquate par la haute direction.
Validation des attestations de vaccination
Pour soutenir le processus de validation des attestations de vaccination, la Direction générale a préparé les documents clés suivants :
- Procédure de validation des attestations et de vérification de la preuve de vaccination contre la COVID-19
- Guide de l’équipe de vérification des attestations de la Direction générale des ressources humaines
- Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination
- Trousse d’outils du gestionnaire pour la mise en œuvre de la vaccination obligatoire
Vous trouverez ci-dessous de plus amples informations sur le contenu et l’objectif de ces documents.
La Procédure de validation des attestations et de vérification de la preuve de la vaccination contre la COVID-19 décrit les procédures et les processus de validation des attestations de vaccination. Le document comportait 3 sections qui fournissaient des instructions détaillées sur le processus de vérification. La première section demandait aux utilisateurs de vérifier la preuve de vaccination d’un échantillon d’employés ayant attesté être adéquatement vaccinés. La deuxième section demandait à l’utilisateur de vérifier, mensuellement, la preuve de vaccination d’un échantillon de nouveaux employés de SPAC, d’employés revenant de congé et d’employés dont le statut est passé de partiellement à adéquatement vacciné. La troisième section demandait à l’utilisateur de vérifier toutes les situations spéciales, y compris les demandes de mesures d’adaptation, les personnes non conformes et les cas suspects. Les instructions comprenaient différentes procédures que l’utilisateur devait employer lorsque la preuve de vaccination était crédible, lorsqu’il ne pouvait pas tirer de conclusion concernant la validité de la preuve et lorsque la preuve n’était pas crédible. Le document fournissait aux utilisateurs des processus clairs qu’ils devaient suivre, ainsi que des procédures claires pour vérifier l’état vaccinal.
Le Guide de l’équipe de vérification des attestations de la DGRH présentait des informations supplémentaires concernant les rôles et les responsabilités du coordonnateur ainsi que des membres/vérificateurs de l’équipe de vérification des attestations et des Relations de travail. Le document fournissait un processus de vérification détaillé, ainsi qu’un processus d’escalade et de renvoi. Il indiquait également aux utilisateurs comment mettre en œuvre le processus de vérification de la preuve vaccinale, en décrivant clairement chaque rôle dans le processus.
Le Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la Politique de vaccination fournissait des procédures et des processus de gestion pour différents scénarios, y compris :
- le processus pour lorsqu’un employé devait soumettre un formulaire d’attestation papier
- le processus pour les employés non vaccinés (actifs), les employés qui n’avaient pas attesté leur statut vaccinal avant le 29 octobre 2021 (employés non vaccinés ou ceux qui n’avaient pas soumis leurs attestations avant la date limite)
- le processus pour les employés non vaccinés et les employés qui n’avaient pas soumis leurs attestations avant la date limite (employés revenant de congé après le 29 octobre 2021)
Chaque processus détaillait une liste d’action, les dates d’échéance connexe et les personnes qui les avaient effectuées. En détaillant tous les scénarios qu’un utilisateur pourrait avoir à gérer, l’outil permettait de s’assurer que le processus de vérification des attestations de vaccination était bien respecté dans les situations inhabituelles.
Enfin, la Trousse d’outils du gestionnaire pour la mise en œuvre de la vaccination obligatoire, mise à la disposition de tous les gestionnaires d’employés sur le site intranet de SPAC, fournissait des instructions sur la marche à suivre lorsqu’un employé ne pouvait ou ne voulait pas attester de son statut vaccinal. La Trousse fournissant des instructions supplémentaires concernant le Système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC) et sur la manière de consigner la vérification de la vaccination des employés. La Trousse a permis de compléter les autres informations fournies aux utilisateurs, garantissant ainsi leur capacité à vérifier efficacement les attestations de vaccination.
Obligation de prendre des mesures d’adaptation
La Direction générale a élaboré les documents clés ci-dessous pour répondre aux demandes de mesures d’adaptation.
- Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination
- Trousse d’outils du gestionnaire pour la mise en œuvre de la vaccination obligatoire
- L’attestation de l’employé indique qu’il n’est pas vacciné et il demande des mesures d’adaptation : Processus pour les gestionnaires
Le document Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination présente les procédures et les processus de gestion lorsque des employés non-vaccinés demandaient des mesures d’adaptation. Il comprenait 3 scénarios : mesure d’adaptation permanente, mesure d’adaptation temporaire et aucune mesure d’adaptation. Chaque scénario détaillait une liste d’actions, les échéances connexes et qui devaient les effectuer. Ce document a fourni aux utilisateurs des processus clairs qu’ils devaient suivre lorsque des personnes non vaccinées demandaient des mesures d’adaptation.
En complément, la Trousse d’outils du gestionnaire pour la mise en œuvre de la vaccination obligatoire comportait une foire aux questions sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation en ce qui concerne les contre-indications médicales, la religion, les autres motifs de distinction illicite et les questions générales.
Et finalement, dans le document L’attestation de l’employé indique qu’il n’est pas vacciné et il demande des mesures d’adaptation : Processus pour les gestionnaires, on décrivait le processus qu’un gestionnaire devait suivre lorsqu’il recevait une demande de mesures d’adaptation. Les types de demandes de prise de mesures d’adaptation comprennent les demandes liées à une contre-indication médicale, les demandes fondées sur des motifs religieux et les demandes liées à tout autre motif de discrimination interdit par la Loi canadienne sur les droits de la personne.
Congé administratif non payé
Le document Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination présentait des processus et des procédures de gestion pour placer un employé en congé non payé. Les employés qui devaient être mis en congé non payé étaient clairement définis. Le processus détaillait une liste d’actions, les échéances connexes et les personnes responsables des actions. Ce document fournissait aux utilisateurs des processus clairs et documentés que la direction de SPAC leur demandait de suivre lorsqu’ils plaçaient quelqu’un en congé administratif non payé. En outre, la Trousse d’outils du gestionnaire pour la mise en œuvre de la vaccination obligatoire comportait une foire aux questions sur le congé non payé et d’autres répercussions sur l’employé. Ce document était complémentaire aux autres processus et procédures connexes mentionnés dans le présent document.
Retour au travail après un congé
Le document Processus de gestion de SPAC concernant la mise en œuvre de la politique de vaccination présentait des processus et des procédures de gestion pour les employés revenant d’un congé non payé. Le processus détaillait une liste d’actions, les échéances connexes et les personnes responsables des actions. Ce document fournissait aux utilisateurs des processus clairs et consignés qu’ils étaient tenus de suivre lorsqu’une personne revenait d’un congé administratif non payé.
Communication de l’information en temps opportun
Dans l’ensemble, d’après notre examen, nous avons constaté que la DGRH avait communiqué de façon claire et uniforme les renseignements clés à tous les employés et groupes d’intervenants de SPAC concernant les politiques de vaccination et les processus subséquents de validation des attestations. La Direction générale a partagé l’information en utilisant les canaux existants comme les courriels à l’échelle de la Direction générale et les communications ciblées à des groupes d’intervenants précis. En outre, elle a organisé un minimum de 5 réunions ouvertes à tous les gestionnaires d’employés de SPAC sur le processus d’attestation de vaccination afin de s’assurer qu’ils comprenaient bien leur rôle. De multiples autres réunions ont été organisées ponctuellement pour aider davantage les gestionnaires de personnel. Selon notre examen, l’information sur la façon d’administrer le processus de validation des attestations de vaccination a été partagée avec les gestionnaires d’employés en temps opportun.
L’information pertinente a été communiquée en temps opportun à tous les intervenants participant au processus de validation des attestations de vaccination.
Nous nous attendions à ce que la Direction générale communique clairement les informations pertinentes concernant la Politique de vaccination à tous les intervenants en temps opportun. Les principaux intervenants dans le processus de vaccination étaient les employés de la DGRH, les gestionnaires d’employés et tous les employés du Ministère.
La Direction générale a d’abord élaboré des procédures et des processus relatifs aux attestations de vaccination pour tous les employés de SPAC. Comme décrit dans la section ci-dessus, ce processus a été approuvé par la Direction générale et décrivait de façon appropriée le rôle des employés de la DGRH dans le processus. Leur rôle consistait principalement à fournir de la formation, à répondre aux questions des gestionnaires et des employés, et à effectuer la vérification des attestations de vaccination pour tous les employés. Les employés de Direction générale ont eu accès aux instructions internes relatives aux attestations de vaccination et aux documents d’appui au début du mois d’octobre 2021, ce qui leur a donné le temps d’apprendre et de maîtriser le processus avant que les attestations des employés ne soient exigées le 29 octobre 2021.
La haute direction de la DGRH a travaillé sur les directives de vérification des attestations à partir de décembre 2021. À la mi-décembre 2021, elle a fait appel à notre bureau pour confirmer la pertinence de la taille de l’échantillon d’attestation. Nous avons été informés que la Direction générale des ressources humaines a eu des communications informelles avec la haute direction et le personnel concernant les directives de vérification des attestations de vaccination. Le 28 février 2022, les employés de la Direction générale ont reçu les directives finalisées de vérification des attestations de vaccination, dans lesquelles un échantillon des attestations originales devait être vérifié pour assurer l’exactitude du processus d’attestation original. Le processus de vérification du statut vaccinal, qui s’étend sur plusieurs semaines, a débuté le 8 mars 2022.
L’information fournie aux gestionnaires d’employés leur a permis d’assumer leur rôle en aidant les employés à préparer les attestations de vaccination que les employés de la Direction générale devaient valider. Au cours du processus de vaccination, les employés de SPAC ont reçu des informations directes sur le processus de vaccination par courrier électronique et ont été invités à communiquer avec leurs gestionnaires ou avec la Direction générale pour obtenir un soutien supplémentaire au besoin.
Voici une chronologie générale de la façon dont ces intervenants ont été mobilisés et soutenus tout au long du processus :
Le 6 octobre 2021 : La première série de communications a pris la forme d’un courriel intitulé De la part du sous-ministre (SM) et du sous-ministres délégués (SMD) dans lequel était présentée la date limite d’attestation de vaccination (le 29 octobre 2021). Des informations supplémentaires sur la vaccination et des liens concernant l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, le congé administratif non payé et le retour au travail après un congé ont également été fournis à tous les employés. La communication a été envoyée 3 semaines avant la date limite, donnant ainsi le temps aux employés de se conformer à l’exigence de vaccination.
Le 8 octobre 2021 : Suite à l’annonce concernant la mise en œuvre de la Politique de vaccination, tous les gestionnaires d’employés ont reçu la Trousse d’outils pour les gestionnaires. Ce document comportait des instructions détaillées, des modules de formation et des ressources pour que les gestionnaires d’employés puissent aider les employés de SPAC à respecter le processus complet de vaccination, y compris les attestations de vaccination, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, le congé administration non payé et le retour de congé.
Le 12 octobre 2021 : Un deuxième rappel concernant la date limite d’attestation et des renseignements sur la Politique de vaccination ont été inclus dans le bulletin Dans le coup. Les principales ressources d’information sur la vaccination ont été partagées et des outils permettant à l’utilisateur de prendre des rendez-vous pour la vaccination ont été mis en lien directement dans le bulletin d’information. En outre, des renseignements et des liens ont été transmis à tous les employés concernant l’attestation relative à la vaccination, l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, le congé administratif non payé et le retour au travail après un congé processus.
Le 13 octobre 2021 : La Direction générale a organisé des séances d’information à l’intention des gestionnaires d’employés afin de les préparer davantage à leur rôle dans le processus d’attestation de vaccination qui devait débuter le 29 octobre 2021, et de répondre à leurs questions.
Décembre 2021 : Des communications régulières ont commencé entre la Direction générale et le Bureau du dirigeant principal de l’audit, de l’évaluation et de la gestion du risque concernant l’approche de SPAC à l’égard du processus de vérification des attestations de vaccination. Les 2 parties ont discuté des méthodes d’échantillonnage possibles que la Direction générale pourrait adopter afin de s’assurer que son travail de vérification atteigne les objectifs stratégiques.
Le 2 mars 2022 : La Direction générale a informé tous les gestionnaires d’employés qu’une vérification supplémentaire de la vaccination serait effectuée pour un échantillon d’employés. Les employés ont été informés en temps utile afin qu’ils puissent se préparer à la vérification qui devait débuter le 8 mars 2022.
Le 4 mars 2022 : La Direction générale a indiqué à tous les employés par courriel qu’elle vérifierait les attestations de vaccination en testant un échantillon des attestations de vaccination soumises à compter du 8 mars 2022. Dans le courriel envoyé aux employés, la méthode de sélection de l’échantillon était indiquée. Il était indiqué que l’échantillon serait un échantillon aléatoire d’attestations stratifié pour représenter toutes les directions générales et régions de SPAC.
De plus, au moins tous les 2 mois, d’octobre 2021 à juin 2022, la Direction générale a communiqué des mises à jour de l’état d’avancement aux gestionnaires d’employés de SPAC par le biais de courriels, de GCdocs (le dépôt de documents de SPAC) et de réunions virtuelles. D’après notre examen des ordres du jour des réunions et les entretiens avec les gestionnaires d’employés qui ont participé aux réunions, on leur a présenté des informations clés et des mises à jour concernant l’état du processus de vaccination.
Selon les informations examinées, nous pouvons conclure que la Direction générale a clairement communiqué des informations pertinentes sur la vaccination à tous les intervenants. Cette information a été partagée en temps opportun, ce qui a permis aux intervenants de disposer d’un délai approprié pour répondre aux exigences de la Politique.
Conclusion
À la lumière de notre examen, nous avons constaté que les procédures et les processus opérationnels relatifs aux attestations de vaccination, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, au congé administratif non payé et au retour au travail après un congé étaient conçus, consignés, examinés et approuvés de façon adéquate par la haute direction de la DGRH.
De plus, l’information pertinente concernant les 4 processus a été communiquée en temps opportun aux intervenants (comme les employés de la Direction générale et les gestionnaires d’employés participant au processus).
Remerciements
En conclusion, nous tenons à remercier la Direction générale pour le temps qu’elle nous a consacré et les informations qu’elle nous a fournies au cours de cette mission d’audit.
Annexes
Vous trouverez ci-dessous 2 annexes relatives aux critères, et à la méthodologie d’audit et aux termes utilisés dans le présent rapport.
Annexe A : Méthodologie et critères d’audit
| Secteurs d’intérêt | Critère |
|---|---|
1. Attestations de vaccination : Les procédures et les processus opérationnels relatifs aux attestations de vaccination ont été consignés et appliqués de manière adéquate. |
1.1 (Phase 1) Le processus de validation des attestations de vaccination est mis au point, consigné et approuvé par la haute direction de manière adéquate. |
| 1.2 (Phase 1) Les renseignements pertinents sont communiqués en temps opportun aux intervenants, comme les employés de la DGRH et les gestionnaires concernés. | |
| 1.3 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents permettant de confirmer et de vérifier que le processus a été suivi et mis en œuvre de manière adéquate. | |
| 1.4 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents pour confirmer et vérifier que le processus a été mis en œuvre de façon adéquate dans les cas où les employés ont fait de fausses attestations. | |
2. Obligation de prendre des mesures d’adaptation : Les procédures et les processus opérationnels relatifs à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation ont été consignés et appliqués de manière adéquate. |
2.1 (Phase 1) Le processus relatif à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation est mis au point, consigné et approuvé par la haute direction de manière adéquate. |
| 2.2 (Phase 1) Les informations pertinentes sont partagées en temps utile avec les intervenants comme les employés de la Direction générale des ressources humaines, et les gestionnaires d’employés concernés. | |
| 2.3 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents permettant de confirmer et de vérifier que le processus a été suivi et mis en œuvre de manière adéquate. | |
| 2.4 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents indiquant les étapes suivies si un employé n’a pas bénéficié de mesures d’adaptation. | |
3. Congé administratif non payé : Les procédures et les processus et opérationnels relatifs aux congés administratifs non payés ont été consignés et appliqués de manière adéquate. |
3.1 (Phase 1) Le processus relatif au congé administratif non payé est mis au point, consigné et approuvé par la haute direction de manière adéquate. |
| 3.2 (Phase 1) Les informations pertinentes sont partagées en temps utile avec les intervenants comme les employés de la Direction générale des ressources humaines et les gestionnaires d’employés concernés. | |
| 3.3 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents permettant de confirmer et de vérifier que le processus a été suivi et mis en œuvre de manière adéquate. | |
| 3.4 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents confirmant que les processus ont été suivis par les gestionnaires (puisque la mise en congé administratif non payé est une responsabilité des gestionnaires). | |
4. Retour au travail après un congé : Les procédures et les processus relatifs au retour au travail après un congé étaient consignés et appliqués de manière adéquate. |
4.1 (Phase 1) Le processus de retour au travail après un congé est conçu, consigné et approuvé de manière adéquate par la haute direction. |
| 4.2 (Phase 1) Les informations pertinentes sont partagées en temps utile avec les intervenants comme les employés de la Direction générale des ressources humaines, les gestionnaires d’employés concernés. | |
| 4.3 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents permettant de confirmer et de vérifier que le processus a été suivi et mis en œuvre de manière adéquate. | |
| 4.4 (Phase 2) La Direction générale des ressources humaines dispose de documents permettant de confirmer que le processus a été suivi de manière adéquate par les gestionnaires d’employés. |
Méthodologie
La méthodologie de l’examen comprend ce qui suit :
- l’étape de planification comprendra la collecte et l’examen de documents, ainsi que des entretiens avec des intervenants clés de la Direction générale des ressources humaines
- l’étape d’examen comprendra des entretiens approfondis avec des employés clés du Ministère, ainsi qu’un examen supplémentaire de la documentation
- à la fin de l’étape d’examen, on demandera à l’organisme audité de valider les constatations
- pendant l’étape d’établissement du rapport, l’équipe d’audit consignera ses constatations, ses conclusions et ses recommandations dans un rapport provisoire du directeur
- ce rapport fera l’objet d’une approbation interne au moyen de la fonction d’évaluation de la qualité du Bureau du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque
- l’organisme audité sera invité à examiner le rapport provisoire du directeur et à formuler des observations
- les observations seront évaluées et intégrées dans le rapport provisoire du dirigeant principal d’audit, d’évaluation et de gestion du risque
- le rapport sera ensuite transmis à l’entité vérifiée pour acceptation finale
- la direction devra fournir une réponse au rapport ainsi qu’un plan d’action de la gestion pour donner suite aux recommandations, le cas échéant
- l’ébauche du rapport final, la réponse de la direction et le plan d’action de la direction, le cas échéant, seront déposés au cours d’une réunion du Comité de vérification ministériel aux fins d’approbation finale
Annexe B : Lexique
- Système de suivi pour l’attestation à la vaccination du gouvernement du Canada (SSAV-GC)
- Système qui permet aux employés de déclarer leur statut vaccinal actuel.
- Obligation de prendre des mesures d’adaptation
- Obligation de l’employeur de répondre aux besoins d’adaptation des employés qui ne peuvent pas être entièrement vaccinés en raison d’une contre-indication médicale, d’un motif religieux ou d’un autre motif de discrimination interdit, tel que défini dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.
- Congé administratif non payé
- Situation dans laquelle un employé s’absente temporairement du travail sans être payé avec la permission de l’employeur en raison du statut non vacciné de l’employé.
- Retour au travail après un congé
- Les employés qui prennent un congé ou qui ont été placés en congé administratif non payé doivent retrouver le poste qu’ils occupaient au début du congé.
- Date de modification :