Système de paye Phénix : Comité plénier – 19 mai 2022
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Initiatives d’approvisionnement Phénix IBM et de stabilisation de la paye
Dans cette section
Principaux points de données
- Investissements dans Phénix :
- l’investissement initial pour la mise au point de Phénix était de 309 M$. Cette somme englobait le contrat attribué à IBM, d’autres contrats de services professionnels et les coûts du programme (par exemple, les coûts d’exécution de l’initiative de transformation de l’administration de la paye)
- les investissements supplémentaires visant à faire en sorte que les fonctionnaires soient payés correctement et à temps totalisent 2,134 G$. Ces investissements sont essentiels pour assurer la disponibilité des ressources adéquates afin de poursuivre les efforts visant à éliminer l’arriéré, à maintenir le versement de la paye, à soutenir les employés et à stabiliser la paye
- de plus, ces investissements ont permis d’accroître la capacité, d’améliorer la technologie et de soutenir la main-d’œuvre qui se charge de traiter les mouvements de paye afin d’éliminer l’arriéré
- Valeur totale du contrat attribué à IBM :
- système de paye Phénix, de 2011 à 2022 – 545 M$ (taxes incluses)
- contrat de soutien relatif au système de paye Phénix, y compris les services gérés d’application pour Phénix, les activités de stabilisation, les améliorations et les services de soutien optionnels à Services partagés Canada (SPC) pour le système de prochaine génération (ProGen) – 108,9 M$ (taxes et imprévus inclus)
- Valeur totale du contrat attribué au cabinet McKinsey & Company pour les services du projet accélérateur : 27,7 M$ (taxes incluses)
Contrat avec IBM et modifications
- En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent appuyé par un surveillant de l’équité. De juin 2011 à décembre 2020, 50 modifications ont été apportées à ce contrat, portant sa valeur totale à 545 M$ (taxes incluses)
- La modification la plus récente a eu lieu en décembre 2020, et était nécessaire pour exercer l’année d’option afin de prolonger la date de fin du contrat actuel d’avril 2021 à mars 2022. Cette prolongation avait pour but d’assurer la continuité des services gérés d’application pour un soutien opérationnel (fonctionnel et technique) en tout temps en matière de paye. Ces services comprenaient également les services de maintenance et de soutien essentiels à la stabilisation de la paye, y compris la récente mise à niveau du logiciel PeopleSoft utilisé par le système de paye Phénix à la version 9.2
- En mai 2019, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs pour assurer un soutien opérationnel continu du système de paye Phénix à l’échéance du contrat original de 2011 avec IBM Canada Limitée, soit en mars 2022
- 3 entreprises ont répondu à l’appel d’offres, mais seule IBM a satisfait aux exigences obligatoires. Un nouveau contrat en vigueur jusqu’au 31 mars 2023 et d’une valeur de 108,9 M$ (taxes et imprévus inclus) a été attribué à IBM. Au titre du contrat, IBM fournira un soutien à l’égard des aspects fonctionnels, des aspects techniques et des fonctions de traitement de la paye au moyen d’un modèle de services gérés d’application pour le système de paye Phénix. Le contrat est également assorti de 11 options de prolongation d’un an qui pourront être exercées selon les besoins
- Un surveillant de l’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité
- En 2011, le contrat pour le système de paye Phénix a été accordé à l’entreprise IBM au terme d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent observé par un contrôleur d’équité
- Les modifications sont un élément habituel du processus de gestion des contrats et favorisent la progression des travaux
Automatisation robotisée des processus : Demande de propositions
- L’automatisation robotisée des processus est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC utilise actuellement des services d’automatisation robotisée des processus afin d’automatiser les mouvements hautement répétitifs qu’il fallait, auparavant, effectuer manuellement dans le système de paye Phénix
- Cette mesure a augmenté l’efficience et la précision du traitement de la paye. De plus, les employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique peuvent se concentrer sur les cas plus complexes et traiter un plus grand nombre de mouvements faisant partie de l’arriéré
- À l’issue d’un processus concurrentiel, un contrat a été attribué à IBM le 19 janvier 2021, ce qui a permis à SPAC de faire fond sur le travail d’automatisation robotisée des processus effectué à ce jour et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye
Modification au contrat de service pour le projet accélérateur
- L’objectif du projet accélérateur est de rationaliser les processus et de normaliser le travail au Centre des services de paye en vue d’augmenter l’efficience et de réduire le délai de traitement des mouvements de paye. En février 2020, le contrat de service du projet Accélérateur a été octroyé au cabinet McKinsey & Company à l’issue d’un processus d’approvisionnement concurrentiel. Le 31 mai 2021, SPAC a modifié le contrat afin d’améliorer le traitement et le rendement au sein d’un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye
- Le 10 décembre 2021, SPAC a de nouveau modifié le contrat afin de finaliser le déploiement des services du projet accélérateur à un plus grand nombre d’équipes du Centre des services de paye et d’étendre les services à un nouveau secteur. La valeur totale du contrat est maintenant de 27 699 266 $ (taxes incluses)
- Dans le cadre de ce contrat, le cabinet McKinsey & Company fournit des services-conseils dans le but de transformer les méthodes de travail, notamment les pratiques et outils de gestion, et ainsi améliorer la productivité des opérations et l’expérience de nos clients, y compris nos organisations clientes
- Le cabinet a aussi mis en œuvre des stratégies visant à augmenter l’efficience et à réduire les erreurs, ce qui permettra de diminuer les délais de traitement des problèmes de paye des employés
Soutien en service : Nouvelle attribution de contrat
- Les services gérés d’applications consistent en un accord axé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur est responsable de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin à un prix fixe
- En mai 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement concurrentiel qui visait à trouver des fournisseurs qualifiés pour assurer un soutien opérationnel continu du système de paye Phénix à l’échéance du contrat avec IBM Canada Limitée, soit en mars 2022
- 3 entreprises ont présenté une réponse à l’invitation à se qualifier (ISQ). Après une évaluation détaillée des 3 réponses reçues, il a été établi que seul IBM répondait aux exigences obligatoires énumérées dans l’ISQ
- SPAC a négocié un contrat avec IBM pour une période se terminant le 31 mars 2023 d’une valeur de 108,9 M$ de dollars, taxes et imprévus compris. Le contrat comprend 11 options de renouvellement pour une période d’un an qui seront utilisées au besoin
- Ce contrat vise à fournir un soutien pour les fonctions opérationnelles, techniques et de traitement de la paye au moyen d’un modèle de services gérés d’applications pour le système de paye Phénix
- Un contrôleur d’équité indépendant a observé le processus d’approvisionnement et n’a soulevé aucun problème d’équité. Le rapport concernant l’appel d’intérêt a été publié et celui portant sur l’ISQ le sera sous peu
- Nous devrons compter sur Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts procéder à la transition vers un nouveau système de paye. Nous devons aussi régler l’arriéré de problèmes de paye actuel si nous voulons parvenir à une transition en douceur vers quelque nouveau système de paye que ce soit
- C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue d’investir dans Phénix. Il s’agit de continuer de soutenir les employés et de bien nous préparer à la transition vers un nouveau système de paye, le moment venu
Investissement continu dans Phénix, IBM et McKinsey
- Nous avons besoin du système de paye Phénix pour verser aux employés une paye adéquate et en temps opportun jusqu’à ce qu’une nouvelle solution de ressources humaines (RH) et de paye soit prête à être lancée
- Depuis le lancement de Phénix en 2016, SPAC a mis en place plusieurs mesures et a fait des progrès constants et considérables en vue d’une stabilisation de la paye
- Les investissements ont contribué à l’amélioration substantielle de la stabilité du système de paye Phénix en plus d’augmenter la capacité de la prestation de services de paye. Ils nous ont également permis de soutenir davantage les employés et de nous préparer à une transition en douceur vers la solution de RH et de paye de prochaine génération
- Grâce à ces investissements, le CSPFP s’est assuré de respecter son mandat principal qui est l’administration de la paye à la quinzaine, tout en travaillant à résorber les arriérés
- Ces investissements sont essentiels au travail en cours qui vise à stabiliser les opérations de paye, réduire l’arriéré des transitions en suspens et assurer une transition en douceur vers la solution de RH et de paye de prochaine génération, une fois le temps venu
- Le présent contrat est une continuation des efforts soutenus déployés jusqu’à maintenant et offre un soutien essentiel en matière technique et de traitement de la paye, et ce, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par année. Un tel soutien est impératif pour assurer le versement de 11 millions de paiements par année
- En 2019, SPAC a lancé un processus d’approvisionnement portant sur le soutien en service et les services gérés d’applications. Trois entreprises ont répondu à l’appel et après une évaluation détaillée des 3 réponses reçues, il a été établi que seul IBM répondait aux exigences obligatoires
- Faire appel aux entreprises du secteur privé qui ont fait leurs preuves nous permet d’améliorer plus efficacement le rendement du traitement de la paye. Des entreprises telles que McKinsey aident, de différentes façons, à la stabilisation grâce à leur expertise à l’égard des transformations majeures
- De surcroît, nous avons octroyé un nombre limité de contrats pour soutenir davantage nos efforts afin de résoudre le plus rapidement possible les problèmes liés à la paye des fonctionnaires
- Le SPAC continuera de consulter les experts, les syndicats du secteur public et le secteur privé pour trouver des solutions novatrices afin d’aider à stabiliser davantage le système de paye
Trop-payés de Phénix
Principaux points de données
- Depuis le lancement de Phénix, environ 338 000 employés ont reçu un trop-payé administratif ou un trop-payé véritable, ce qui représente un montant total de 2,9 milliards de dollars
- Au 14 mars 2022, environ 222 000 de ces employés avaient remboursé leurs trop-payés, ce qui représente un montant total d’environ 2,3 milliards de dollars en fonds recouvrés
- Au 14 mars 2022, environ 116 000 employés avaient un solde de trop-payé. Le montant des trop-payés salariaux non recouvrés s’élève à environ 554 millions de dollars
- Des mesures d’assouplissement ont été mises en place pour aider à limiter les difficultés financières éprouvées par les employés en raison du remboursement des trop‑payés liés aux problèmes du système de paye Phénix. Les employés actuels et les pensionnés qui éprouvent des difficultés financières peuvent, sur demande, faire réduire le taux de recouvrement, lequel est habituellement établi à 10 % de leur paye ou pension normale
Soutien aux employés actuels et aux anciens employés du gouvernement fédéral
- Notre priorité consiste à offrir du soutien aux employés actuels et aux anciens employés et à régler les problèmes de paye en suspens le plus rapidement possible, y compris en procédant au recouvrement des trop‑payés
- Le recouvrement des trop-payés salariaux a toujours fait partie des activités du gouvernement du Canada, même avant la mise en œuvre du système de paye Phénix. Dans son rôle d’intendance, le gouvernement a l’obligation de procéder au recouvrement des trop‑payés
- Des milliers d’employés actuels et d’anciens employés du gouvernement fédéral ont déjà remboursé leurs trop‑payés ou ont établi des ententes pour le faire. Depuis le lancement de Phénix, des milliers d’employés actuels et d’anciens employés du gouvernement fédéral ont déjà remboursé leurs trop-payés ou établi des ententes pour le faire
- Nous savons bien que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les personnes touchées, et de multiples mesures ont été mises en place pour aider celles qui éprouvent des difficultés financières, notamment sous la forme d’options de remboursement souples
- Les lettres d’avis de trop-payé envoyées aux employés fournissent des renseignements détaillés sur les événements de paye qui ont mené au trop-payé et sur les étapes à suivre si les employés ont des questions au sujet des montants de trop-payés indiqués
Recouvrement des trop-payés salariaux
- Les trop-payés salariaux ont une incidence sur les employés actuels et les anciens employés de la fonction publique dans l’ensemble des ministères et organismes à la grandeur du pays
- Le recouvrement des trop-payés cadre avec le mandat du gouvernement du Canada qui consiste à éliminer l’arriéré des problèmes de paye qu’éprouvent les fonctionnaires actuels et les anciens fonctionnaires en raison de l’adoption du système de paye Phénix, dans le but de rétablir leur confiance dans l’intégrité de leur paye et de leur pension
- En collaboration avec le Bureau du contrôleur général et la Direction générale de l’administration de la paye, la Direction générale du receveur général et des pensions a commencé à mettre au point des stratégies de recouvrement :
- pour les employés actuels, la priorité est accordée aux trop-payés datant de 2016 afin de protéger le droit de l’État de recouvrer ces paiements
- pour les pensionnés, le receveur général a mis en place une stratégie pour recouvrer les trop-payés à partir de la pension, par l’entremise du Centre des pensions du gouvernement du Canada
- pour les anciens employés ne recevant pas de pension, le receveur général fournit un soutien et une orientation aux ministères et aux organismes à cet égard
- Le 12 octobre 2021, le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié un bulletin intitulé « Informations supplémentaires sur le recouvrement des trop-payés, des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires »
- le bulletin indique qu’afin que l’État conserve son droit de recouvrer le trop‑payé, l’employé doit reconnaître son trop‑payé par écrit pour pouvoir bénéficier des mesures d’assouplissement mises en place par le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines, Conditions d’emploi et Relations de travail
- ces mesures permettent à l’employé de reporter le recouvrement de son trop‑payé jusqu’à ce que son dossier de paye ait été rapproché et qu’il ait reçu une paye exacte pour 3 périodes de paye consécutives
- Depuis 2017, le Centre des services de paye de la fonction publique remet une lettre aux employés chaque fois qu’un mouvement traité manuellement se traduit par la création d’un trop‑payé. Par conséquent, la plupart des employés ont déjà été informés de l’existence d’un trop‑payé dans leur compte
- Dans le cas des anciens employés d’un ministère ou organisme client du Centre des services de paye de la fonction publique qui ne reçoivent pas une pension, le Centre des services de paye de la fonction publique fait 2 tentatives pour recouvrer les fonds au moment de la cessation d’emploi. Si ses tentatives sont infructueuses, il transfère le dossier au ministère ou à l’organisme employeur pour suivi
- Il incombe aux ministères et organismes non clients du Centre des services de paye de la fonction publique de recouvrer les fonds auprès de leurs employés actuels et anciens employés. Le Centre des pensions du gouvernement du Canada leur offrira toutefois une aide en ce qui concerne les pensionnés, sur demande
- Nous sommes conscients que le recouvrement des trop‑payés peut être une source de stress pour les personnes touchées. Le Centre de contact avec la clientèle est le premier point de contact pour les fonctionnaires fédéraux actuels et anciens qui cherchent à signaler un problème de paye, à obtenir une mise à jour sur leurs dossiers ou à recevoir une aide en cas de problèmes techniques (liés à l’utilisation des applications Web de la rémunération ou du système de paye Phénix), ainsi que pour les demandes de renseignements généraux
- Le Centre de contact avec la clientèle est disposé à répondre aux questions sur la paye et les avantages sociaux de tous les fonctionnaires fédéraux actuels et anciens
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