Portail en ligne du Système des services professionnels centralisés : Cadre d'évaluation
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Contexte
En 2006, le Bureau de la vérificatrice générale a défini l'exigence (Plan d'action de la gestion) d'établir un processus permettant d'assurer la surveillance et le contrôle de l'utilisation du système des Services professionnels (SP) en ligne, afin d'assurer que les ministères et organismes fédéraux :
- respectent la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor
- ne se servent pas de cet outil d'approvisionnement pour contourner les obligations du Canada en vertu des divers accords commerciaux
Il a été satisfait à cette exigence en 2008, par la mise en œuvre d'un cadre (processus) d'évaluation élaboré par la :
- Division des services en ligne
- Secteur de la gestion de l'approvisionnement en services et en technologies (SGAST)
- Direction générale des approvisionnements
- Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC)
En 2009, le cadre d'évaluation pour les SP en ligne a servi de point de référence pour l'élaboration d'un cadre (processus) d'évaluation pour les Services d'aide temporaire (SAT) en ligne.
En 2010, le Bureau de la vérification et de l'évaluation a établi un mandat pour :
- permettre à SPAC de s'acquitter de ses responsabilités en matière de surveillance de l'utilisation de ses mécanismes d'approvisionnement
- il a mis en œuvre un programme d'examen continu afin de surveiller l'utilisation des contrats attribués par les autres ministères par l'entremise de ces mécanismes
En 2011, en réponse au mandat du Bureau de la vérification et de l'évaluation, un projet d'évaluation pilote pour les SAT a été achevé en fonction du cadre d'évaluation élaboré en 2009 pour les SAT en ligne. Ces travaux ont fait intervenir le Secteur de l'engagement des clients : Bureau des moyennes et petites entreprises – Engagement stratégique (BMPE – ES) et la division des services en ligne.
En 2011, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a effectué un examen de l'outil d'approvisionnement en ligne des SP, y compris le cadre (processus) d'évaluation utilisé pour surveiller et contrôler l'utilisation de cet outil d'approvisionnement libre-service. Un rapport, réaffirmant la nécessité et les avantages d'un processus d'évaluation, a été publié.
Rapport : Examens des pratiques d'approvisionnement – Services professionnels en ligne
En avril 2012, des modifications au cadre (processus) d'évaluation pour les SP en ligne ont été apportées pour donner suite au rapport du BOA, et des évaluations de l'outil d'approvisionnement en ligne pour les SP ont été menées et parachevées en 2012 à 2013.
En 2013 à 2014, d'autres modifications ont été faites au cadre (processus) d'évaluation concernant des évaluations réalisées pour trois ministères utilisant le Système en direct pour les SAT. Ces modifications reflètent l'expérience acquise grâce aux évaluations de l'outil en ligne pour les SP, de même que les recommandations formulées par le BOA.
Objectif
Surveiller et contrôler l'utilisation des outils d'approvisionnement libre-service accessibles par le Portail en ligne du Système des services professionnels centralisés (SSPC).
Portée
En 2015 à 2016, dans le cadre de la Stratégie nationale d'approvisionnement en services professionnels, un cadre (processus) d'évaluation sera mis en œuvre quant aux méthodes d'approvisionnement du Portail en ligne du SSPC.
Selon ce processus annuel, on évaluera les dossiers (commandes subséquentes et contrats, le cas échéant) liés à toutes les méthodes d'approvisionnement dans le Portail en ligne du SSPC :
- services d'apprentissage
- services professionnels de soutien à la vérification (SPSV)
- ProServices
- services professionnels en informatique centrés sur les solutions (SPICS)
- services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT)
- services professionnels centrés sur les tâches et solutions (SPTS)
- les Services d’aide temporaire (SAT), depuis 2019
Documents
Les évaluations seront basées sur des règles opérationnelles harmonisées pour les méthodes d'approvisionnement dans le Portail en ligne du SSPC.
Document d'orientation
Un document d'orientation de l'évaluateur a été établi pour fournir des renseignements déterminés, tels qu'une description de la manière dont les constatations de l'évaluation devront être formulées et le type de constatations. Voici certains types de constatations :
- Non-conformité majeure (relativement aux politiques) : mesure prise (ou non) par le ministère fédéral utilisateur qui donne lieu à une violation de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du Conseil du Trésor ou des lois fédérales/provinciales
- Non-conformité majeure (relativement aux procédures) : mesure prise (ou non) par le ministère fédéral utilisateur qui donne lieu, par exemple, à l'usage inapproprié d'une méthode d'approvisionnement (MA) dans le Portail en ligne du SSPC
- Non-conformité mineure : mesure prise (ou non) par le ministère fédéral utilisateur qui donne lieu à une violation des règles sur l'utilisation d'une MA dans le Portail en ligne du SSPC :
- la non-conformité ne tient cependant pas compte des critères applicables à l'un ou l'autre des types de non-conformité majeure
- Observation : Ce type de constatation sera appliqué lorsque, par exemple, l'information requise pour déterminer la conformité ne peut être fournie, ce qui a déjà donné lieu à un avis de non-conformité majeure à un élément connexe
Le document d'orientation de l'évaluateur peut être modifié de temps à autre.
Rapport final préliminaire
Une fois l'évaluation terminée, un rapport final préliminaire sur les constatations, couvrant chaque commande subséquente ou contrat, sera fourni au ministère fédéral utilisateur, assorti d'un délai de suivi pour accepter les constatations ou en appeler. L'appel doit être logé par écrit et comprendre la justification et des données probantes à l'appui de l'appel.
Pour être jugé recevable, l'appel doit être fait dans les 60 jours civils suivant la date de la réception du rapport final préliminaire. S'il n'est pas donné suite au rapport dans le délai prescrit, les constatations seront considérées comme ayant été acceptées, et une note à cet effet sera incluse dans le rapport final.
Rapport final
À partir du résultat des discussions sur le rapport final préliminaire, un rapport final sera préparé et envoyé au :
- gestionnaire du ministère fédéral utilisateur
- Soutien en approvisionnement Canada (SAC), auparavant BMPE-ES :
- le BMPE-ES doit communiquer les constatations aux cadres supérieurs du ministère client évalué et travailler avec celui-ci à l'établissement de mesures correctives (par exemple, mesures pertinentes telles que le recyclage pour prévenir l'utilisation inadéquate de l'outil d'approvisionnement libre-service)
Processus de sélection (dossiers à évaluer)
Étape 1
La liste initiale des évaluations potentielles sera dressée à partir de l'un ou l'autre ou de l'ensemble des critères suivants :
- la liste des ministères fédéraux utilisateurs du Portail en ligne du SSPC, combinée à l'utilisation de données en matière de rapport, permettra de sélectionner les ministères parmi ceux dont le volume opérationnel est élevé ou l’un des ministère qui n’a pas été évalué auparavant
- l'information issue des évaluations antérieures permettra de choisir les candidats aux fins d'une évaluation de suivi
- la liste des ministères fédéraux utilisateurs du Portail en ligne du SSPC, et l'information obtenue du Secteur de la gestion de l’approvisionnement de solutions technologies et commerciales (SGASTC) auparavant SGAST témoignant de l'utilisation inadéquate éventuelle par un ministère client
Étape 2
Les ministères fédéraux utilisateurs seront avisés de la nécessité d'une évaluation et, dans un délai prescrit, ils devront :
- fournir l'information nécessaire sur l'activité quant à la commande subséquente ou au contrat à la Division des services professionnels centralisés pour déterminer quelle(s) commande(s) et quel(s) contrat seront évalués
- fournir une copie des renseignements requis pour procéder à l'évaluation
S'il n'est pas donné suite à l'avis ou si l'information susmentionnée n'est pas fournie dans le délai prescrit, le compte du ministère fédéral utilisateur du Portail en ligne du SSPC sera désactivé jusqu'à ce qu'une réponse soit reçue. Le responsable de la méthode d'approvisionnement sera informé de la désactivation effectuée par la Division des services professionnels centralisés ainsi que de la réactivation postérieure.
Étape 3
L'information sur la commande subséquente ou le contrat fournie dans le cadre de l'étape 2 sera examinée pour répertorier les dossiers potentiels à évaluer, en utilisant les critères ci-après notamment :
- la valeur monétaire élevée de la commande subséquente ou du contrat initial(e)
- les valeurs de commandes ou de contrats dépassant les plafonds monétaires prédéterminés applicables à la MA
- la valeur cumulative totale des modifications suite à une commande subséquente ou à un contrat dépassant 100 000 $ ou 100 pour 100 de la valeur de la commande ou du contrat initial(e)
- des renseignements permettant de penser que l'exception, moins de 40 000 $, a été utilisée de manière inappropriée
- des renseignements permettant de penser qu'il y a peut-être eu fractionnement de la commande subséquente ou du contrat
- des renseignements permettant de penser qu'il y a peut-être eu des commandes ou contrats consécutifs(ives)
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