Instructions relatives au rapport d'utilisation trimestriel

Introduction

Le gouvernement du Canada (GC) exige que les fournisseurs présentent des rapports d'utilisation de l'arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) et de l'offre à commandes (OC) sur une base trimestrielle au responsable.

Les fournisseurs recevront, par courriel, le modèle de rapport d'utilisation trimestriel le plus récent précédant la fin de chaque période visée par le rapport.

Date limite de soumission

L'achèvement du rapport est OBLIGATOIRE, et vous êtes tenu de le soumettre avant la date d'échéance indiquée ci-dessous.

Sommaire du tableau

La table suivante mentionne les dates que chaque trimestre doit couvrir aussi bien que leurs dates d'échéance.

Trimestre Période visée À transmettre le ou
1 du 1 avril au 30 juin 15 juillet
2 du 1 juillet au 30 septembre 15 octobre
3 du 1 octobre au 31 décembre 15 janvier
4 du 1 janvier au 31 mars 15 avril

Veuillez vous assurer de modifier les paramètres de sécurité en Excel de façon à permettre l'activation des macros. Cela vous permettra d'utiliser toutes les fonctionnalités de ce modèle de rapport d'utilisation.

Information à déclarer

Pour chaque OC ou AMA, ou les deux, attribués au fournisseur, le fournisseur doit déclarer :

  1. Le montant total (incluant les taxes) de toutes les commandes subséquentes et tous les contrats émis pendant la période en question (non ce qui a été facturé pour le trimestre)
  2. Toutes les modifications à la hausse des commandes subséquentes et des contrats émis pendant la période, peu importe la date à laquelle la commande subséquente ou le contrat d'origine a été émis. Les fournisseurs ne doivent pas signaler les modifications dont la valeur est zéro ou les modifications à la baisse. Les contrats qui sont prolongés en temps seulement sans en augmenter la valeur ne doivent pas être rapportés
  3. Pour les commandes subséquentes et les contrats qui contiennent un élément « sur demande » (par exemple : les contrats comportant des autorisations de tâches), les fournisseurs doivent indiquer uniquement la valeur originale de la commande subséquente ou du contrat. La valeur des modifications à la commande subséquente ou au contrat liées à l'élément « sur demande » (par exemple : les contrats comportant des autorisations de tâches) ne doit pas être indiquée

Achèvement du rapport

  1. Les fournisseurs doivent soumettre un rapport d'utilisation complet à l'aide du modèle de rapport d'utilisation le plus récent. Les rapports d'utilisation soumis qui sont fondés sur des versions antérieures du modèle de rapport d'utilisation seront retournés au fournisseur pour qu'il les soumettent à nouveau au moyen du modèle de rapport d'utilisation le plus récent.
  2. Les fournisseurs qui utilisent la version 2003 d'Excel ou une version antérieure doivent télécharger le logiciel de compatibilité sur le site de Microsoft pour pouvoir ouvrir le modèle de rapport d'utilisation. Ce logiciel est offert gratuitement sur à l'adresse suivante : Download Center (disponible en anglais seulement)
  3. Les fournisseurs doivent remplir toutes les sections applicables du modèle de rapport d'utilisation. À défaut de remplir les feuilles intitulées « II. Profil de l'organisation », « III. Fiche d'information – OC » (s'il y a lieu) et « IV. Fiche d'information – AMA » (s'il y a lieu) rapport d'utilisation sera retourné au fournisseur à des fins de correction
  4. Certains champs du modèle de rapport d'utilisation contiennent des listes déroulantes. Les fournisseurs doivent faire leur sélection à partir des listes déroulantes fournies
  5. Les renseignements du rapport d'utilisation transmis par télécopieur ou par courriel au lieu d'un modèle de rapport d'utilisation ne sont pas acceptables et seront retournés au retourné au fournisseur à des fins de correction
  6. Au moment de remplir les feuilles « Fiche d'information – OC » et « Fiche d'information – AMA », les fournisseurs doivent entrer seulement l'information sur l'utilisation se rapportant à la période visée par le rapport. Les rapports d'utilisation contenant de l'information qui ne date pas de la période visée seront renvoyés aux fournisseurs aux fins de correction
  7. Les rapports d'utilisation contenant des valeurs qui ne sont pas en dollars canadiens ou ne comprenant pas toutes les taxes applicables seront retournés au fournisseur à des fins de correction
  8. Pour une offre à commandes ou un arrangement en matière d'approvisionnement particulier, si aucune commande subséquente ou aucun contrat n'a été attribué à un fournisseur, ou si aucune modification aux commandes subséquentes/contrats n'a été apportée pendant la période en question, le fournisseur doit envoyer un courriel confirmant qu'il n'y a pas eu d'activités pendant la période visée en indiquant NUL avec la dénomination sociale dans la ligne de sujet au lieu de soumettre un rapport d'utilisation.

    Remarque : Veuillez consulter le Guide de référence rapide du modèle de rapport d'utilisation du fournisseur pour obtenir des instructions sur la façon de remplir le modèle de rapport d'utilisation.

Devise

Toutes les valeurs monétaires doivent être exprimées en dollars canadiens (CAN $) et doivent comprendre toutes les taxes applicables.

Modification de la présentation

Les fournisseurs ne doivent pas modifier la présentation de ce rapport. Veuillez transmettre vos suggestions à ce sujet à l'adresse courriel :

Soumission du rapport complété

Veuillez soumettre le rapport complété à :

Confidentialité

Le gouvernement du Canada traitera votre réponse de façon confidentielle.

Questions

Si vous avez besoin de précisions, veuillez transmettre vos questions par courriel à l'adresse suivante (n'oubliez pas d'inclure votre nom et votre numéro de téléphone) :

Date de modification :