11. Ressources de remplacement/autorisation de tâches – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement
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- 11.01 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – documentation du rapport d'évaluation
- 11.02 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique obligatoires (partie A)
- 11.03 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique obligatoires (partie B)
- 11.04 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique cotés (partie A)
- 11.05 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique cotés (partie B)
- 11.06 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique cotés (partie C)
- 11.07 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – cote de sécurité
11.01 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – documentation du rapport d'évaluation
Un ou plusieurs rapports d'évaluation englobant l'examen de toutes les ressources de remplacement/autorisation de tâches (AT) proposées ou les ressources couvertes par une AT, y compris toutes les précisions demandées et les notes prises pendant l'évaluation, doivent figurer au dossier.
- Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) (sous-sections 10.7.27, 12.3.1)
- Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (sous section 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
Si le fournisseur n'est pas en mesure de fournir les services de toute ressource spécifique déterminée dans le contrat, le fournisseur doit fournir une ressource de remplacement qui possède des qualifications et une expérience similaires à la ressource originale. L'acceptation des ressources de remplacement ne doit pas avoir une incidence sur le processus de sélection des fournisseurs.
Si des ressources autres que celles indiquées dans le contrat sont offertes dans le cadre d'une autorisation de tâches (AT), les ressources proposées dans le cadre de l'AT doivent avoir les mêmes qualifications et l'expérience que les ressources initialement offertes.
Le rapport d'évaluation technique est à la base des contrats émis. Sans celui-ci, il n'y a aucun moyen de vérifier si les ressources de remplacement/AT proposées ont été évaluées conformément aux modalités établies dans le document de demande de soumissions. Le rapport d'évaluation doit englober toutes les ressources de remplacement/AT offertes et doit comprendre l'évaluation effectuée à l'égard de la grille souple (s'il y a lieu), tous les critères d'évaluation technique obligatoires et les critères d'évaluation technique cotés (s'il y a lieu).
Remarque
- Le rapport d'évaluation figurant au dossier peut être individuel, consensuel ou les deux. On n'exige pas que les deux types figurent au dossier. La présence d'un rapport d'évaluation consensuel dans le dossier est idéale, puisqu'un tel rapport réglerait toute différence entre les rapports individuels
- Les exigences obligatoires au delà de celles indiquées dans la grille souple représentent les exigences obligatoires supplémentaires
- Besoins dont la valeur est inférieure à 40 000 $ – Dans les cas où l'autorité contractante invoque la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » et impose l'exigence à un fournisseur, il y aura tout de même des critères obligatoires, y compris, s'il y a lieu, la grille souple. Par conséquent, les exigences énoncées dans le présent élément s'appliquent
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Le rapport d'évaluation ou d'autres documents à l'appui (les précisions demandées, y compris la réponse du fournisseur et les notes prises par les évaluateurs) pour toutes les ressources de remplacement/AT offertes ne figure pas au dossier, et l'autorité contractante est incapable de les fournir. | Le défaut de confirmer que les ressources de remplacement/AT ont des qualifications et une expérience similaires aux ressources originales peut donner lieu à des travaux exécutés par un fournisseur qui aurait été jugé non-conforme selon les besoins contenus dans le document de demande de soumissions original. Dans de tels cas, le contrat devrait être résilié et on devrait lancer un nouveau processus d'acquisition. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous sections 10.7.27 et 12.3.1) |
| Observation (information insuffisante) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée car le contrat n’indique pas le nom de la ou des ressources qui vont exécutés les travaux. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
11.02 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique obligatoires (partie A)
Le rapport d'évaluation doit confirmer si les ressources de remplacement/AT ont été évaluées par rapport aux exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et aux critères d'évaluation technique obligatoires.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
Tous les rapports d'évaluation figurant au dossier doivent :
- confirmer que chaque ressource de remplacement/AT a été évaluée en fonction des exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et de toutes les autres exigences obligatoires
- indiquer la note obtenue par chaque ressource de remplacement/AT offerte à la suite de l'évaluation réalisée par rapport aux exigences de la grille souple (s'il y a lieu)
- confirmer si l'on a déterminé la conformité avec les exigences de la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires pour chaque ressource de remplacement/AT offerte
La « grille souple » est utilisée pour les approvisionnements qui sont fondés sur un AMA centré sur les tâches des SPTS ou les approvisionnements qui sont fondés sur ProServices (pour les catégories non centrées sur la TI). La « grille souple » doit être remplie pour chaque ressource de remplacement/AT offerte, et, une fois remplie, elle indique une note totale pour chaque ressource offerte. Cette note sert à déterminer si chaque ressource de remplacement/AT offerte obtient la note minimum requise pour la catégorie et le niveau requis. Les évaluateurs doivent consulter l'exemple cité à l'Arrangement en matière d'approvisionnement pour les Services professionnels centrés sur les tâches Annexe « A » Volets et Catégories ou l'AMA de ProServices – Grille souple pour obtenir d'autres directives.
Veuillez prendre note des scénarios suivants.
- Scénario no. 1 :
L'unique exigence obligatoire est la conformité avec la grille souple. Une déclaration selon laquelle la ou les ressources de remplacement/AT offertes répondent aux exigences de la grille souple n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans chaque rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, le nombre total de points attribués à chaque ressource de remplacement/AT, la façon dont le nombre total de points a été obtenu et si chaque ressource de remplacement/AT offerte se conforme aux exigences de la grille souple qui s'applique à la catégorie et au niveau requis. - Scénario no. 2 :
L'unique exigence obligatoire est une quantité minimale d'expérience propre au niveau sélectionné et à la catégorie sélectionnée. La grille souple ne s'applique pas. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource de remplacement/AT offerte répond à l'exigence minimale liée à l'expérience qui s'applique à la catégorie et au niveau requis. Une déclaration selon laquelle les ressources de remplacement/AT répondent aux exigences minimales n'est pas suffisante dans ce cas. - Scénario no. 3 :
La grille souple ne s'applique pas à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les ressources de remplacement/AT offertes répondent à toutes les exigences obligatoires n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource de remplacement/AT offerte se conforme à chaque critère obligatoire. - Scénario no. 4 :
La grille souple s'applique à l'exigence, et il y a plusieurs exigences obligatoires. Une déclaration générale selon laquelle les ressources de remplacement/AT ont répondu ou n'ont pas répondu aux exigences de la grille souple et de toutes les exigences obligatoires, ou les deux, n'est pas suffisante. L'évaluateur doit énoncer, dans un rapport ou courriel d'évaluation officiel, entre autres, si chaque ressource de remplacement/AT offerte répond aux exigences de la grille souple qui s'appliquent à la catégorie et au niveau requis, ainsi qu'à chaque critère obligatoire.
Remarque
- Les exigences énoncées dans cet élément s'appliquent aux besoins concurrentiels et aux besoins où la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » a été invoquée
- Si l'évaluation réalisée indique qu'une ressource ne répond pas à une exigence obligatoire, le processus d'évaluation peut, à la discrétion de l'autorité contractante, prendre fin à ce moment. Par exemple, la demande de soumissions originale comptait 5 critères d'évaluation obligatoires. La ressource de remplacement/AT offerte par le fournisseur est jugée non conforme avec le premier critère obligatoire. L'évaluation des 4 critères obligatoires restants n'est pas requise, puisque la ressource de remplacement/AT offerte doit respecter tous les critères obligatoires
- Dans les cas où la grille souple s'applique, l'autorité contractante devrait déterminer si la note minimale requise dans la grille souple pour la catégorie et le niveau requis a été obtenue. Si le nombre minimum de points requis n'a pas été obtenu, la ressource de remplacement/AT offerte doit être jugée non conforme, et l'autorité contractante peut mettre fin à l'évaluation à ce moment
- Dans les cas où l'autorité contractante invoque la règle « ne dépasse pas 40 000 $ » et impose l'exigence à un fournisseur, un rapport d'évaluation officiel n'est pas requis. Un courriel présentant les renseignements notés dans cette section est suffisant
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le rapport d'évaluation qui figure au dossier ne mentionne pas la conformité avec les exigences de la grille souple pour chaque catégorie et chaque niveau requis. | L'absence de ces renseignements pourrait entraîner l'exécution des travaux par un fournisseur qui aurait été jugé non conforme selon les besoins contenus dans le document de demande de soumissions original. Dans de tels cas, le contrat devrait être résilié et on devrait lancer un nouveau processus d'acquisition. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27.) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le rapport d'évaluation qui figure au dossier n'indique pas clairement que toutes les exigences obligatoires mentionnées dans le document de demande de soumissions ont été évaluées. | Voir la justification ci dessus. |
| Non-conformité mineure | Le rapport d'évaluation n'indique pas le nom des ressources de remplacement/AT évaluées. Le fournisseur a offert plusieurs ressources de remplacement/AT pour un poste ou des ressources de remplacement/AT pour des catégories ou niveaux multiples, ou les deux. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du rapport d'évaluation complet ne figure pas au dossier. | Si le rapport d'évaluation complet ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 11.01 : Ressource de remplacement/AT – Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
11.03 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique obligatoires (partie B)
La justification de la conformité ou de la non-conformité avec chaque critère d'évaluation technique obligatoire (si fourni) doit être documenté et valable.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.30, 5.40, 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
Les rapports d'évaluation doivent documenter la justification qui a servi à déterminer la conformité ou la non-conformité de chaque critère d'évaluation technique obligatoire. Dans les dossiers ou la grille souple est utilisée, le rapport d'évaluation doit fournir la justification des points attribués à la formation, aux certifications et à l'expérience. Lorsqu'un minimum d'expérience ou un nombre minimum de projets sont requis, le rapport d'évaluation doit fournir la justification (par exemple, les numéros de référence de la page, les numéros de référence du projet, etc.) utilisés pour déterminer la conformité. Dans certains cas, la justification est évidente tels que l'éducation et les désignations professionnelles ou les certificats, (par exemple, une copie du certificat confirmant le niveau d'éducation atteint).
Le simple fait d'indiquer qu'un ou plusieurs critères d'évaluation techniques obligatoires ont été satisfaits ou non est insuffisant. Dans tous les cas, la justification doit être justifiable.
Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification fournie par l'évaluateur à propos des critères obligatoires, sauf dans les circonstances suivantes :
- la justification est fondée sur un critère d'évaluation technique obligatoire qui n'est pas cohérent avec la catégorie sélectionnée ou le niveau sélectionné, ou
- une erreur évidente a été commise par l'évaluateur, ou
- l'évaluateur estime que la décision est erronée pour d'autres raisons
Dans de telles circonstances, l'évaluateur devrait n'examiner que les curriculum vitæ où l'évaluation de la ressource de remplacement/AT est remise en question.
Remarque
- Il peut y avoir des cas où la justification pour déterminer qu'une ressource de remplacement/AT était conforme s'appuyait sur une exigence qui n'était pas claire. Par exemple, le niveau d'éducation minimum requis était un diplôme de premier cycle en affaires, en comptabilité ou dans un « domaine connexe ». Le fournisseur offre une ressource de remplacement/AT qui possède un diplôme de premier cycle en ingénierie. La ressource de remplacement/AT a été déclarée conforme parce que son diplôme de premier cycle était en ingénierie, ce que l'évaluateur a considéré comme un domaine connexe. Toutefois, on ne sait pas clairement ce que l'on entendait par un diplôme de premier cycle dans un « domaine connexe »
- La conformité avec l'exigence relative à l'expérience de travail obligatoire, ou d'autres renseignements figurant dans le curriculum vitæ des ressources de remplacement/AT présentées, peut être validée à l'aide d'une entrevue ou en communiquant avec les répondants indiqués dans les curriculum vitæ présentés. Il peut y avoir des cas où le curriculum vitae soumis par le fournisseur indique la conformité, mais l'entrevue a confirmé que le minimum d'expérience requis n'était pas atteint. Cela doit être documenté dans le rapport d'évaluation
- Si le document de soumission contient la clause de certification pour l'éducation, sauf stipulation contraire dans le document d'invitation à soumissionner, une déclaration dans la proposition technique ou le résumé de la ou des ressource (s) de remplacement/AT offerte (s) l'éducation, la désignation professionnelle ou le certificat est suffisant. Les soumissionnaires ne sont pas tenus de fournir une copie du diplôme, de la désignation professionnelle ou du certificat
- Sauf avis contraire dans le document d'invitation à soumissionner, si le document d'invitation à soumissionner exigeait que les fournisseurs présentent une preuve d'éducation, des certifications, des attestations professionnelles, etc. il n'est pas permis à l'autorité contractante de demander au fournisseur de présenter des renseignements manquants après la date de clôture des soumissions
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La justification de la conformité de la ou des ressources de remplacement/AT offertes par le ou les fournisseurs, avec les exigences obligatoires énoncées dans la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires, n'était pas documentée. | La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La justification de la conformité de la ou des ressources de remplacement/AT offertes par le ou les fournisseurs, avec les exigences obligatoires énoncées dans la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires, était documentée mais non justifiable. | La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. Par conséquent, les déterminations selon lesquelles une exigence obligatoire a été respectée ou non doivent être valables. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité mineure | La décision de la conformité de la ou des ressources de remplacement/AT offertes par le ou les fournisseurs, avec les exigences obligatoires énoncées dans la grille souple (s'il y a lieu) et toutes les autres exigences obligatoires, a été effectuée par erreur. Toutefois, les erreurs n'auraient pas eu d'incidence sur le résultat du processus d'évaluation des soumissions, puisque dans l'ensemble, la ou les ressources de remplacement/AT offertes ne sont pas conformes à au moins un critère obligatoire. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (autre) | La décision de la conformité de la ou des ressources de remplacement/AT offertes par le fournisseur, avec les exigences obligatoires (autre que la grille souple) s'appuyait sur des critères qui n'étaient pas décrits clairement dans l'exigence. | Il n'y a pas suffisamment de renseignements disponibles pour que l'évaluateur soulève une non-conformité majeure ou mineure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du ou de plusieurs rapports d'évaluation (incluant la grille souple) ne figurent au dossier. | Si le rapport d'évaluation ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 11.01 : Ressource de remplacement/AT – Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la demande de soumissions ne figure pas au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
11.04 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique cotés (partie A)
Le rapport d'évaluation doit indiquer les points attribués à chaque critère d'évaluation coté, le sous total de la note (s'il y a lieu) et la note totale (s'il y a lieu) pour chaque ressource de remplacement/AT évaluée.
- Politique sur les marchés du CT (sous-section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous-section 5.40.5)
Orientation sur l'évaluation et notes
Le rapport d'évaluation, pour chaque ressource de remplacement/AT, doit indiquer :
- les points attribués à chaque critère d'évaluation technique cotée
- le sous-total de la note ou la note totale (s'il y a lieu)
Remarque
S'il y a une note minimum requise pour chaque critère coté et que l'évaluation réalisée indique qu'une ressource de remplacement/AT n'a pas obtenu la note minimum pour un critère coté, le processus d'évaluation peut, à la discrétion de l'autorité contractante, prendre fin à ce moment. Par exemple, la demande de soumissions originale compte 5 critères d'évaluation cotés. La ressource de remplacement/AT offerte n'a pas obtenu la note minimum requise pour le premier critère coté, et il est jugé non conforme. L'évaluation des 4 critères cotés restants n'est pas requise, puisque la ressource de remplacement/AT offerte doit obtenir la note minimum requise pour tous les critères cotés.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Des points n'ont pas été attribués à un ou plusieurs critères d'évaluation technique cotés pour les ressources de remplacement/AT évaluées. | Le défaut d'attribuer des points à un critère d'attribuer des points à un critère coté remet en question la validité de l'évaluation réalisée. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Une note exprimée en sous total ou en total pour une ou plusieurs ressources de remplacement/AT évaluées a été énoncée, mais, d'après la note attribuée à chaque critère d'évaluation technique coté, on n'a pas pu recréer la note exprimée en sous total, celle exprimée en total, ou les deux. | Le défaut de déterminer la note exprimée en sous total fait remettre en question la validité de l'évaluation réalisée. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27)
Remarque : Cette constatation ne s'applique pas dans les situations où la note totale n'a pas pu être recréée parce qu'une note n'a pas été attribuée à un ou plusieurs critères cotés. Dans de tels cas, une non-conformité majeure (plus précisément, celle ci dessus) aurait déjà été soulevée. |
| Non-conformité mineure | La note totale pour les ressources de remplacement/AT évaluées n'a pas été énoncée dans le rapport d'évaluation, mais une note a été attribuée à chaque critère d'évaluation technique coté. Des documents supplémentaires figurant au dossier ont confirmé la note totale qui avait été calculée, ce que l'évaluateur a vérifié. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du rapport d'évaluation ne figure pas au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
11.05 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique cotés (partie B)
L'attribution de points à chaque critère d'évaluation technique coté doit se faire en conformité avec le guide de notation figurant dans le document de demande de soumissions.
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.40.5)
Orientation sur l'évaluation et notes
Le guide de cotation décrit dans la demande de soumissions originale décrit la façon dont les points sont attribués. Les diverses méthodes d'attribution de points comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes :
- Les points par projet ou par tâche – les points sont habituellement attribués en fonction d'un projet ou d'une tâche. Sauf indication contraire, on ne peut attribuer de points partiels
- Points pour l'expérience – les points sont habituellement attribués pour des plages de niveau d'expérience. Par exemple, 5 points pour 5 à 7 années d'expérience, 10 points pour plus que 7 années d'expérience à 10 années d'expérience, 20 points pour plus que 10 années d'expérience
- Points pour un titre professionnel ou une attestation professionnelle – les points peuvent être attribués pour une attestation professionnelle pertinente. Par exemple, on peut attribuer 15 points pour une attestation de professionnel de la gestion de projets (PGP)
- Points pour l'éducation – les points peuvent être attribués selon le diplôme. Par exemple, 10 points peuvent être attribués pour un diplôme de premier cycle et 25 peuvent l'être pour un doctorat
Dans tous les cas, les évaluateurs doivent suivre le guide fourni. Par exemple, pour les éléments a) et b) ci dessus, si 10 points sont attribués par projet, l'évaluateur ne peut attribuer qu'une valeur de 0 ou de 10 (aucune valeur intermédiaire). Pour l'élément b) ci dessus, l'évaluateur ne peut attribuer que 5, 10 ou 20 points.
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | L'attribution de points à un ou plusieurs critères d'évaluation technique cotés n'a pas été faite en conformité avec le guide de notation figurant dans le document de demande de soumissions original. | Le défaut d'attribuer des points conformément au guide de notation décrit dans le document de demande de soumissions fait remettre en question la validité de l'évaluation réalisée. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Observation (autre) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce que le rapport d'évaluation n'indique pas clairement les points attribués à chaque critère d'évaluation coté. | Il n'y a pas suffisamment de renseignements pour que l'évaluateur attribue une non-conformité majeure ou mineure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du rapport d'évaluation ne figure pas au dossier. | Si le rapport d'évaluation ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 11.01 : Ressource de remplacement/AT – Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
11.06 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – rapport d'évaluation, critères d'évaluation technique cotés (partie C)
Le rapport d'évaluation doit énoncer la justification de l'attribution des points à chaque critère d'évaluation technique coté et déterminer la conformité avec la note minimum requise pour le total des points de l'évaluation ou la note minimum requise pour chaque critère d'évaluation selon le cas.
- Politique sur les marchés du CT (sous sections 10.7.27, 12.3.1)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
D'après les méthodes de sélection s'appliquant à des exigences cotées, la façon dont les points sont attribués peut avoir les effets suivants :
- une ressource de remplacement/AT est déclarée non conforme (c'est-à-dire, que la réponse mentionnant cette ressource de remplacement/AT ne pourrait pas être prise en considération pour l'attribution d'un contrat) parce qu'elle n'a pas obtenu la note minimum requise exprimée en total ou en sous total
- une ressource de remplacement/AT est déclarée non conforme pour ne pas avoir obtenu la note minimum pour chaque critère coté
- un contrat n'est pas attribué à un fournisseur parce que la note totale attribuée aux ressources de remplacement/AT évaluées était trop faible, entraînant un coût par point plus élevé, une note totale plus faible d'après une combinaison de mérite technique et de prix, ou encore une note totale plus faible fondée uniquement sur le mérite technique
Par conséquent, les rapports d'évaluation doivent documenter la justification utilisée pour déterminer le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation technique coté. Il ne suffit pas de déclarer simplement le nombre de points attribués à chaque critère d'évaluation coté. La justification utilisée pour déterminer la note attribuée doit être consignée et valable. Dans certains cas, la justification des points attribués (ou non, selon le cas) est évidente, même si aucune justification n'a été consignée. Par exemple, si les points sont attribués en fonction du niveau d'études (5 points pour un diplôme d'études secondaires, 10 points pour un diplôme d'études de premier cycle, 20 points pour une maîtrise) et que 20 points sont attribués à une ressource de remplacement/AT qui a prouvé qu'elle détient une maîtrise, la justification est évidente. Les évaluateurs ne doivent pas remettre en question la justification d'un évaluateur concernant les points attribués, sauf dans les circonstances suivantes :
- si la justification est basée sur un critère d'évaluation coté qui n'est pas cohérent avec la catégorie ou le niveau sélectionné, ou
- une erreur évidente a été commise par l'évaluateur,
- d'autres circonstances ont fait en sorte que l'évaluateur craigne que la décision fût prise par erreur
L'évaluateur ne doit examiner que les curriculum vitæ qui respectent les critères ci dessus.
Remarque
- Dans certains cas, le curriculum vitae décrit l'expérience acquise appliquée à un critère d'évaluation technique coté spécifique, mais l'entrevue a confirmé que l'expérience, décrite dans le curriculum vitae, ne répondait pas aux exigences requises pour l'attribution des points. Cela doit être documenté dans le rapport d'évaluation
- Il peut y avoir des cas où la justification des points attribués était basée sur une exigence qui n'était pas claire. Par exemple, le niveau de formation minimum requis pour atteindre un nombre spécifique de points était un diplôme de premier cycle en comptabilité ou dans un « domaine connexe ». Zéro point a été attribué à une ressource de remplacement/AT parce que son diplôme de premier cycle était en marketing et que l'évaluateur considérait que ce n'était pas un domaine connexe. Cependant, ce que l'on entendait par diplôme de premier cycle dans un « domaine connexe » n'était pas clair. Dans ce cas, une observation doit être faite
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La justification consignée des points attribués aux critères d'évaluation technique cotés pour les ressources de remplacement/AT n'était pas valable. | La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | Le rapport d'évaluation concernant les ressources de remplacement/AT offertes par le fournisseur ne comprenait pas de justification des points attribués aux critères d'évaluation technique cotés. | Le défaut de consigner la justification rend impossible, pour l'évaluateur, le fait de déterminer si les critères d'évaluation ont été strictement respectés. |
| Non-conformité mineure | La justification des points attribués aux critères d'évaluation technique cotés était erronée. Toutefois, l'erreur était de nature mineure et n'aurait pas eu d'incidence sur la note attribuée. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (autre) | La justification consignée pour les points attribués s'appuyait sur des critères qui n'étaient pas décrits clairement dans l'exigence. | Il n'y a pas suffisamment de renseignements pour que l'évaluateur attribue une non-conformité.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du rapport d'évaluation ne figure pas au dossier. | Si le rapport d'évaluation ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 11.01 : Ressource de remplacement/AT – Rapports d'évaluation – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie de la réponse à la demande de soumissions d'un ou de plusieurs fournisseurs évalués ne figure pas au dossier. | Si une ou plusieurs réponses d'un fournisseur à la demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 5.01 : Réponses à la demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'aucune copie du document de demande de soumissions ne figure au dossier. | Si le document de demande de soumissions ne figure pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 3.0.1 : Demande de soumissions – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
11.07 Ressource de remplacement/autorisation de tâches – cote de sécurité
La validité de la cote de sécurité de chaque ressource de remplacement/AT doit être confirmée et consignée avant le début de la tâche.
- Politique sur la sécurité du gouvernement du CT (sous section 6.1.6)
- Politique sur les marchés du CT (sous section 10.7.27)
- Guide des approvisionnements de SPAC (sous section 5.105)
Orientation sur l'évaluation et notes
L'autorité contractante doit s'assurer que la cote de sécurité de chaque ressource de remplacement/AT offerte est valide, non seulement au début de la tâche, mais aussi durant toute la période visée par la tâche. Les renseignements confirmant l'attestation de sécurité de chaque ressource doivent comprendre: le nom de la ressource de remplacement/AT; le niveau de sécurité actuel; le statut actuel (validité) de la cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT; et la date à laquelle la cote de sécurité expire ou celle à laquelle où elle est devenue valide. Consulter la section Orientation sur l'évaluation et notes sous l'élément 8.06 : Attestation de sécurité.
Duplication de la cote de sécurité :
La cote de sécurité d'une ressource de remplacement/AT reste avec cette ressource de remplacement/AT. Toutefois, la cote de sécurité que détient une ressource de remplacement/AT peut être dupliquée parmi plusieurs organisations, à conditions que les critères suivants soient respectés :
- la cote de fiabilité est toujours valide
- la cote de fiabilité n'est pas sur le point de devoir être mise à jour, et
- l'organisation demandant le duplicata est inscrite et est membre en règle du Programme de sécurité des contrats (PSC).
Cote de sécurité des fournisseurs :
Le niveau de la cote de sécurité que détient une ressource de remplacement/AT ne peut pas être plus élevé que celle du fournisseur. Si le PSC de SPAC, confirme la validité de la cote de sécurité d'une ressource de remplacement/AT à un niveau précis, le fournisseur doit également se trouver à ce niveau de sécurité. Par conséquent, l'attestation de la validité de la cote de sécurité d'une ressource de remplacement/AT auprès d'un fournisseur en particulier constitue une preuve acceptable de l'attestation de sécurité détenue par ce fournisseur.
Remarque
- Les attestations faites par l'entrepreneur concernant la cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT offerte ne sont pas acceptables. Les renseignements qui se rapportent à l'attestation de sécurité de la ressource de remplacement/AT doivent venir de PSC de SPAC ou de l'unité de sécurité de l'autorité contractante
- Les exigences énoncées dans cet élément s'appliquent aux marchés concurrentiels et à ceux invoquant la règle « ne dépasse pas 40 000 $ »
- La Politique sur la sécurité du CT (section 6.1.6) exige qu'une enquête de sécurité soit réalisée avant le début des travaux. La politique n'exige pas précisément que l'attestation de sécurité soit maintenue constamment durant les travaux
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Le dossier contractuel ne comporte aucun document qui confirme la validité de la cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT dont le nom figure dans le contrat. L'autorité contractante est incapable de fournir les documents requis. | La Politique sur la sécurité du gouvernement du CT exige que les personnes fassent l'objet d'une enquête de sécurité au niveau approprié avant le début des travaux. (Violation de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT, sous section 6.1.6) |
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Le dossier contractuel comprend des documents qui confirment que le transfert ou la duplication de la cote de sécurité est « en attente ». Toutefois, le dossier contractuel ne comprend pas de confirmation du transfert réussi ou de la duplication réussie de la cote de sécurité. | Les documents figurant au dossier doivent indiquer le transfert réussi ou la duplication réussie de la cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT. L'absence de tels documents rend impossible, pour l'évaluateur, le fait de confirmer la validité de la cote de sécurité de la ressource. (Violation de la Politique sur la sécurité du gouvernement du CT, sous section 6.1.6) |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La validité de cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT offerte n'a pas été confirmée avant le début des travaux. | Voir la justification ci dessus. |
| Non-conformité majeure – politique (autre) | La cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT visée par le contrat a été confirmée comme étant de niveau inférieur (par exemple, fiabilité) à celui énoncé dans le contrat (par exemple, secret). | La réponse offrant la ressource de remplacement/AT en question a été jugée conforme incorrectement. La Politique sur les marchés du CT exige que les facteurs d'évaluation soient établis au préalable et soient strictement respectés. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.27) |
| Non-conformité majeure – procédure | La validité de la cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT offerte a été confirmée avant le début des travaux. Toutefois, la période de validité de la cote de sécurité a expiré avant l'achèvement des travaux, et aucun document figurant au dossier ne confirme que la période de validité de la cote de sécurité a été prolongée. | Le fait de permettre à une ressource de remplacement/AT de continuer de travailler sans cote de sécurité valide n'est pas différent de l'absence même de cote de sécurité par la ressource de remplacement/AT. |
| Non-conformité majeure – procédure | Les documents figurant au dossier confirment que la cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT est valide, mais ils ne présentent pas les renseignements nécessaires afin de déterminer la date d'expiration de la cote de sécurité. | Les documents figurant au dossier doivent indiquer la date d'expiration de la cote de sécurité ou la date à laquelle la cote de sécurité a été émise, ainsi que le fait qu'elle est actuellement valide. L'absence de ces renseignements rend impossible, pour l'évaluateur, le fait de confirmer la validité de la cote de sécurité du fournisseur ou de la ressource de remplacement/AT. |
| Non-conformité mineure | La cote de sécurité de la ressource de remplacement/AT visée par le contrat n'a pas été validée avant le début des travaux. | Le défaut de se conformer à l'exigence ne correspond pas aux critères applicables à une non-conformité majeure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'émission d'une non-conformité majeure. |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie du contrat ne figure pas au dossier. | Si le document contractuel ne figurait pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 8.0.1 : Contrat – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
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