4. Communication durant la période de réponses – Document d'orientation de l'évaluateur – Exigences des arrangements en matière d’approvisionnement
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4.01 Demandes de précisions ou de réponses
Toutes les demandes de précisions et les questions que présentent des fournisseurs potentiels, ainsi que les réponses subséquentes, doivent être fournies à tous les fournisseurs invités à répondre à la demande de soumissions.
- Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) (sous section 10.7.2b))
- Guide des approvisionnements de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (sous section 4.80.5)
Orientation sur l'évaluation et notes
L'autorité contractante peut, au cours de la période de réponses, recevoir des demandes de précisions ou des questions de fournisseurs potentiels. Si la réponse à de telles demandes pourrait avoir une incidence sur l'offre présentée ou sur la décision, par un fournisseur, de répondre à la demande de soumissions, la demande de précisions ou la question elle même, accompagnée de la réponse, doit être fournie à tous les fournisseurs à titre d'addenda ou de modification de la demande de soumissions. L'autorité contractante doit conserver au dossier des documents qui confirment que tous les fournisseurs invités initialement et tous les fournisseurs qui faisaient partie des résultats de recherche initiaux et qui ont demandé une copie de la demande de soumissions ont reçu toutes les demandes de précisions ou les questions ainsi que les réponses correspondantes.
Remarque
- Dans certains cas, la réponse à une demande de précisions ou une question n'aurait pas d'incidence sur les offres présentées, et la réponse n'aurait donc pas à être donnée à tous les fournisseurs. Il s'agit par exemple d'une demande, par un fournisseur, de prolonger la période de réponses
- L'autorité contractante ne doit fournir aucun renseignement qui risque de compromettre le processus de demande de soumissions. Elle ne doit pas non plus transmettre des renseignements sur le fournisseur ayant présenté la demande
| Type | Description | Justification |
|---|---|---|
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Une copie de la documentation (le courriel) confirmant qu'une réponse aux demandes de clarification a été envoyée ne figure pas au dossier et l'autorité contractante est incapable de la fournir. | Sans une copie de la documentation requise, l'évaluateur est dans l'impossibilité de confirmer si tous les fournisseurs ont reçu les réponses de clarification. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 12.3.1.) |
| Non-conformité majeure – politique (documentation) | Une réponse à une demande de précisions ou à une question n'a pas été fournie à tous les fournisseurs pendant une ronde de demande de soumissions précise, ou elle n'a pas été fournie à tous les fournisseurs pendant une ou plusieurs rondes de demande de soumissions subséquentes. Les précisions ou les réponses données auraient pu avoir une incidence sur le processus de soumissions. | La Politique sur les marchés du CT exige que tous les fournisseurs potentiels reçoivent les mêmes renseignements. (Violation de la Politique sur les marchés du CT, sous section 10.7.2b)) |
| Observation (documentation) | La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce qu'une copie des résultats de recherche initiaux ou finaux ne figure pas au dossier. | Si les résultats de recherche initiaux ou finaux ne figurent pas au dossier, une non-conformité majeure aurait déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c'est-à-dire, l'élément 2.01 : Résultats de recherche – Documentation).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (autre) | Un ou plusieurs fournisseurs non identifiés dans la recherche initiale ont reçu la réponse aux demandes de clarification | Une non-conformité majeure a déjà été soulevée par rapport à un élément précédent (c’est-à-dire l’élément 3.17 : Liste des fournisseurs).
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (autre) | Les demandes de clarification émanant des fournisseurs invités à soumissionner ne sont pas au dossier. Compte tenu de la complexité du dossier évalué, il est extrêmement improbable qu’aucune demande de clarification n’ait été reçue. | L’évaluateur ne dispose pas de l’expertise ni des informations nécessaires pour attribuer une non-conformité majeure ou mineure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
| Observation (autre) | Une copie de la réponse à une demande de clarification et le courriel de couverture sont dans le dossier. La conformité avec cette exigence ne peut pas être déterminée parce que l'on n'a pas pu déterminer à qui la réponse à la demande de précisions ou à la question a été envoyée. | Cette situation survient lorsque, par exemple, l'adresse de courriel des fournisseurs invités à soumissionner a été inscrite dans la zone de la copie carbone invisible (Cci) du courriel. Dans de tels cas, la copie imprimée du courriel n'affichera pas les adresses de courriel. |
| Observation (renseignements insuffisants) | La demande de précisions ou la question n'a pas été fournie à tous les fournisseurs. On ne sait pas clairement si les précisions ou les réponses données auraient eu une incidence sur le document de demande de soumissions. | L'évaluateur ne possède pas l'expertise en la matière ou les renseignements nécessaires pour attribuer une non-conformité majeure ou mineure.
Remarque : La récurrence de cette constatation peut conduire à l'établissement d'une non-conformité majeure. |
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