ARCHIVÉE DR 1996-026

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Annexe « A » - Liste des messages de rejet et d'avertissement

le 4 juin 1996

Ottawa (Canada)
K1A 0S5

OBJET : Améliorations apportées au salaire-service - Intégrité des données

1. OBJECTIF

1.1 La présente directive vise à vous donner de l'information sur les changements apportés au système régional de paye (SRP). Ces changements permettront de s'assurer que l'on saisit immédiatement des données épurées dans le SRP, qui devrait fournir par la suite des données rétrospectives à la fois meilleures, plus exactes et utiles. On pourra ensuite se servir de ces données pour automatiser davantage les opérations lorsque des paiements rétroactifs doivent être effectués, pour mettre à jour le système de calcul des pensions grâce à des renseignements plus complets et pour faciliter le processus automatisé de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) 2000.

2. CONTEXTE

2.1 On a constaté que les données archivées à l'heure actuelle dans les systèmes de TPSGC sont parfois dégradées dans les comptes de certains employés. À cause de ces données, les extrants produits, qu'il s'agisse de paiements, de rejets ou d'autres renseignements, sont inexacts. En outre, au fil des années, les ministères et les bureaux de paye ont mis au point des moyens permettant d'utiliser le système régional de paye pour résoudre des problèmes de traitement de la paye afin d'obtenir le résultat de paiement voulu. Ce processus a eu pour effet de dégrader des applications et des systèmes en aval comme le salaire-service et le Système des cotisants. Ces systèmes en aval servent à appuyer d'autres activités opérationnelles comme les processus de rétroactivité de la paye et de calcul des pensions; les données qu'ils renferment doivent donc être exactes.

3. POLITIQUE

3.1 Le système régional de paye sera modifié en date du 14 juin 1996, afin de s'assurer que les opérations sont saisies correctement et traitées en bonne et due forme. Auparavant, les systèmes en aval rejetaient de nombreuses opérations, même si elles étaient saisies correctement par les ministères, et par la suite, les bureaux de paye devaient enregistrer de nouveau l'information. On a prévu des contrôles d'édition dès la saisie des données, de sorte qu'une fois les paiements saisis correctement, les données permettront de traiter et de mettre à jour exactement l'information dans les systèmes en aval, sans l'intervention du bureau de paye. On devrait ainsi pouvoir améliorer les niveaux de services pour la paye et les avantages sociaux et, ultimement, pour les employés.

Il faut signaler qu'il se pourrait que le fichier principal du salaire-service de TPSGC renferme actuellement des données dégradées. Par conséquent, au cours des premiers mois, le système pourrait ne pas accepter des opérations valables. Lorsque cela se produira, il est impératif que les ministères se mettent immédiatement en rapport avec leur bureau de paye pour apporter les corrections nécessaires au fichier salaire-service des employés visés, pour que les opérations puissent ensuite être saisies de nouveau et acceptées. Lorsque les fichiers seront corrigés, les données dégradées seront éventuellement éliminées, ce qui réduira le nombre d'interventions des bureaux de paye.

On a fait savoir aux bureaux de paye que ces demandes doivent être traitées de toute urgence et que les données dégradées doivent être corrigées immédiatement.

3.2 On est en train de donner la formation pertinente dans les ministères et les changements apportés au manuel seront publiés incessamment.

3.3 Voici la liste des écrans, processus et opérations touchés par ce projet  :

1. Écran rajustement de versement (RAV),
2. Rapports sur les congés non payés (CNP),
3. Renversement d'un CNP,
4. Congé payé continu (nouveau processus),
5. Renversement d'un CNP continu,
6. Équité salariale,
7. Date d'effet antérieure du Rayé (RE),
8. Rapports de CNP sur les temporairement rayé de l'effectif (TRE),
9. Consultation en direct du salaire-service.

4. PROCÉDURES - INSTRUCTIONS

4.1 Des changements seront apportés au système en date du 14 juin 1996, pour tenir compte des processus et procédures ci-après.

4.2 ÉCRAN RAV On a modifié cet écran pour permettre d'enregistrer uniquement les codes de versements suivants : 189 - Rétroactivité :

• Porté à l'effectif (PE),
• 199 - Rétroactivité : RE-PE,
• 148 - Indemnité de maternité.

Les ministères qui se servent de l'écran RAV pour effectuer des paiements dans le cas des codes d'admissibilité 001, 002, 171 et 401-405 constateront que le système rejette d'emblée les données, ce qui empêche le traitement des opérations. Les mesures à prendre consistent à utiliser les écrans correspondant à ces codes de versements. On a imposé cette restriction, puisque l'information saisie dans l'écran RAV court-circuite le fichier principal salaire-service, qui ne comprend donc pas l'information nécessaire et ce qui a pour effet de rendre inexacts certains paiements rétroactifs ultérieurs.

Lorsqu'on tape des codes inexacts dans l'écran RAV, le message d'erreur I03 « Code de retenue/versement erroné pour cette intervention de paye » s'affiche à l'écran pour les clients qui consultent le système en direct. Il faut alors respecter les procédures déjà définies dans le Guide d'entrée personnel-paye pour l'opération à enregistrer.

4.3. Rapports sur les CNP (15C301)

On a amélioré les contrôles de validation à effectuer pour s'assurer que les dates enregistrées correspondent au nombre et à la quantité de jours et de semaines saisis dans l'opération. Les contrôles d'édition sur les salaires porteront sur les salaires réels pour la durée des CNP, et non nécessairement sur le salaire actuel indiqué dans le fichier principal de paye.

On a amélioré la saisie des heures pour permettre d'établir des rapports sur la semaine de travail comprimée et le travail par postes; ainsi, il se pourrait que les employés fassent un plus grand nombre d'heures que celui de la semaine de travail normale selon leur convention collective (c.-à-d. 9,33 heures).

Il faut signaler que pour les CNP déclarés en heures, la différence entre le nombre de jours de CNP dans l'opération et le nombre de jours de la période comprise entre deux dates dans cette opération ne peut être supérieure à deux jours (selon la semaine désignée de travail - SDT).

Exemple :

SDT de l'employé = 30 heures, CNP à partir du 21-08-85(1), CNP jusqu'au 24-08-95(2), H/J/M = H, Nombre d'heures = 17 à saisir. La période de quatre jours notée ci-dessus serait calculée comme 24 heures en fonction de la SDT dans le fichier principal de 30 heures. Selon les nouvelles règles de validation, deux jours représenteraient 12 heures. Par conséquent, dans l'exemple ci-dessus, puisque la différence entre le nombre d'heures de CNP et le nombre d'heures visées par la période comprise entre deux dates dans l'opération ne dépasse pas deux jours (selon la SDT), cette transaction serait traitée. À l'inverse, si le CNP était égal à 10 heures, le seuil de deux jours ne serait pas respecté et par conséquent, l'opération serait rejetée.

On a imposé cette limite parce que de nombreux ministères enregistrent les CNP dans une période comprise entre deux dates et égale à un mois complet, alors que le CNP est en réalité inférieur à un mois entier. Par conséquent, désormais, les opérations portant sur les CNP et enregistrées pour le même mois seraient rejetées dans les systèmes en aval et dégraderaient de nouveau les données.

4.4. Renversement des CNP (18C401)

On a mis au point des règles de validation primaire pour s'assurer que lorsque l'on enregistre un renversement d'une période de CNP, une période correspondante sera enregistrée dans le fichier salaire-service. Il n'est pas nécessaire que le renversement porte sur la période complète; il doit toutefois être compris entièrement dans une période du fichier principal. Exemple  :

• Transaction d'origine : 15C301 du 01-08-95(1) au 04-08-95(2) = 4 jours.
• Période de renversement enregistrée comme suit : 18C401 du 02-8-95(1) au 03-98-95(2) = 2 jours.
• Le système enregistrerait correctement la période réelle du CNP comme suit :
  
  15C301 du 01-08-95(1) au 01-08-95-95(2) = 1 jour et du 04-08-95(1) au 04-08-95(2) = 1 jour.

On a amélioré les contrôles d'édition pour s'assurer que les dates enregistrées correspondent au nombre de jours ou de semaines saisi pour la même opération.

Il faut signaler que le processus actuel de saisie de journées ou de demi-journées complètes est toujours en vigueur. S'il faut enregistrer des CNP pour des fractions de journée (distinctes de 0,5), il faut inscrire des heures.

4.5. CNP continu (15C383)

On a créé ce code pour permettre de recouvrer les CNP en permanence, au lieu d'inscrire des opérations répétées pour des périodes déterminées. Ces cas se produisent lorsque l'employé revient d'un CNP et prend d'autres journées de CNP, ou encore lorsqu'il « réintègre » ses fonctions après un congé de réadaptation.

Le code 383 sera enregistré dans l'écran réduction commencer (RDC) existant ou en faisant appel à la fonction de mise en lots actuelle.

On peut aussi se servir de ce code pour les employés qui souhaitent prendre des périodes continues pour la garde de leurs enfants et de congé parental (code de motif A).

Ce code est traité de la même façon que le code 301; les retenues obligatoires comme les impôts, le Régime de pensions du Canada (RPC), l'Assurance Chômage, la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), l'Assurance d'invalidité (AI) ou l'Assurance-invalidité de longue durée (AILD), les Prestation supplémentaire de décès (PSD) et l'indemnité de 4 % entrent en ligne de compte dans le traitement de l'opération.

On ne peut se servir de ce code que pour les congés non payés continus. C'est pourquoi il faut continuer d'utiliser le Code d'intervention de paye (CIP) 15C301 pour enregistrer les CNP écoulés.

Voici comment on enregistre les données : La date d'effet selon le code 15C383 doit correspondre à la date de début de la période de paye en cours et la date de fin doit correspondre à la date de la fin d'une période de paye à venir, ou on peut ne rien indiquer. La base des taux doit être conforme au taux de base de l'employé; le taux doit correspondre au salaire actuel. Si l'employé occupe une fonction par intérim, il faut indiquer le salaire intérimaire. On doit enregistrer l'indicateur des heures, des jours et des semaines et le nombre de H/J/S doit correspondre à la réduction exacte à appliquer par période de paye. Autrement dit, si l'employé prend deux jours de CNP par période de paye, il faut indiquer deux jours dans cette zone. On doit taper le code de motif correspondant.

À nouveau, il faut noter qu'on ne peut enregistrer que des journées ou des demi-journées complètes. Il faut enregistrer sous forme d'heures toutes les autres fractions de journée. Si l'employé prend d'autres CNP pendant la période en cours, l'opération sera traitée selon le code 15C301 sans incidence sur le CNP en cours (15C383). Le système lance un message d'avertissement pour faire savoir qu'un autre CNP a été enregistré. Si l'opération 15C301 est exacte, il ne faut pas tenir compte de ce message.

Si une opération ne comprend pas de date de cessation ou qu'il faut modifier la date de fin déjà enregistrée, il faut se servir du nouvel écran CNP continu arrêter (CCA) pour apporter les changements voulus.

Voici les instructions à suivre pour la saisie des données : Les opérations enregistrées selon le code 15S383 doivent être accompagnées de la date d'effet originale selon le CIP 15C383 et à nouveau, la date de fin doit correspondre à la date de la fin d'une période de paye à venir.

Exemple :

15C383 date d'effet du 11-01-96 (1) au (date libre), 15S383 date d'effet du 11-01-96 (1) au 03-04-96 (2).

Si le CNP doit prendre fin pendant une période de paye, il faut créer une transaction (18C384) pour recouvrer les CNP pris par erreur.

4.6. Renversement des CNP continus (18C384)

On a créé ce code pour faciliter le renversement des opérations enregistrées selon le code 15C383.

Le code 384 est traité de la même façon que le code 401  : dans le traitement de l'opération, on tient compte des retenues obligatoires comme les impôts, le RPC, l'AC, la LPFP, l'AI ou l'AILD, les PSD et les indemnités de 4 %. Il faut se servir de l'écran Versement Commencer (VRC) actuel pour la saisie de ce code de versement.

Voici les instructions à suivre pour la saisie des données :

Les opérations passées selon le code 18C384 doivent être accompagnées d'une date d'effet correspondant à la date du début de la période de paye durant laquelle le renversement doit avoir lieu. La date de fin doit correspondre à la date de la fin de la période de paye durant laquelle la transaction de renversement doit être passée. Si une partie seulement du CNP devait être recouvrée pour une période de paye en particulier, il faudrait alors enregistrer une période terminée selon le code 15C301 pour corriger la différence, après avoir saisi l'opération selon le code 15C384. La base des taux doit être conforme au taux de base de l'employé; le taux doit correspondre au salaire actuel. Si l'employé exerce une fonction par intérim, il faut indiquer le salaire intérimaire. On doit taper l'indicateur des heures, des jours et des semaines et le nombre de H/J/S doit correspondre au nombre exact d'heures, de jours et de semaines à renverser.

Exemple :

CNP en cours à l'origine : 15C383 date d'effet du 13-07-95(1), date de fin en blanc, à raison de 15 heures.

Voici comment traiter la transaction de renversement : 18C384 date d'effet du 05-10-95(1) au 01-11-95(2) à raison de 30 heures.

Étant donné que cette transaction de renversement porte sur deux périodes de paye complètes, le système ne rejettera pas l'opération. Il faut signaler que si on passe une transaction de reversement dont la date de fin suit la date de la fin de la période de paye en cours, le système rejettera l'opération. Autrement dit, on ne peut pas passer de transaction de renversement pour une période de CNP à venir.

4.7. Équité salariale (codes 144, 245 et 288)

On a apporté cette amélioration pour mettre fin automatiquement à un paiement d'équité en cours lorsqu'un employé change de groupe Indicatif d'Unité de Négociation (IUN) (les trois premiers chiffres doivent être différents). On oblige ainsi à inscrire une date de fin une demi-journée antérieure à partir de la date d'effet du changement. Autrement dit, si le changement produit ses effets le 01-11-95(1), le système impose une date de fin du 31-10-95(2). Le système mettra fin au paiement en cours dans le SRP et une date de fin sera inscrite dans le salaire-service.

Dans les cas où on enregistre un salaire intérimaire pour une période déjà terminée, le système salaire-service met automatiquement fin à la ligne correspondant à l'équité salariale et ouvre une nouvelle ligne sans que le client ne soit obligé d'enregistrer d'autres données. Toutefois, il faut inscrire une opération de recouvrement 18R dans le SRP pour recouvrer la somme effectivement versée en trop.

4.8. Date d'effet antérieure du Rayé de l'Effectif (RE) (W80)

On a amélioré le SRP pour effectuer une validation initiale afin de permettre de corriger immédiatement la date de RE, s'il y a lieu. Ce cas se produit lorsque la date du RE précède de six mois ou plus la période de paye en cours. Ainsi, le spécialiste de la rémunération et des avantages sociaux peut vérifier que l'année inscrite est exacte. Des erreurs se produisent couramment à la fin de l'année fiscale, lorsqu'on inscrit la mauvaise année.

4.9. Rapports sur les CNP pour les temporairement rayé de l'effectif (TRE)

On a modifié le système pour permettre d'enregistrer des périodes de CNP précédant la date TRE. Auparavant, les ministères étaient obligés d'attendre le RE-PE (reporté à l'effectif) avant de saisir le CNP. Lorsque l'employé est reporté à l'effectif (RE-PE), le congé est automatiquement recouvré, selon le code 15C301, à même la première paye normale.

4.10. Consultation en direct du salaire-service

Afin de permettre aux ministères de définir les mesures correctives à prendre lorsque le système affiche à l'écran un message d'erreur initial dans le cadre du salaire-service, on a prévu une fonction d'accès pour lecture seulement. Il faut signaler que dorénavant, tous les messages d'erreur commençant par la lettre « Q » s'expliquent par la non-concordance entre l'opération saisie et le fichier salaire-service. Dans certains cas, le ministère doit lancer des mesures correctives dans le cadre du SRP lorsque le système affiche un message de rejet. Par exemple, si un ministère essaie d'enregistrer une opération pour un CNP continu dont la base des taux est inexacte, le système lancera un message « Q02 » pour faire savoir que l'opération est rejetée et on pourra prendre aussitôt des mesures correctives, sans l'intervention du bureau de paye.

Toutefois, si un ministère enregistre correctement un CNP, mais que le fichier salaire-service porte une période inexacte qui chevauche la période prévue, le système lancera un message « Q01 » pour faire savoir que l'opération est rejetée. Les ministères doivent alors communiquer sans tarder avec leur bureau de paye pour apporter les corrections nécessaires au fichier salaire-service, avant de pouvoir saisir l'opération sans qu'elle ne soit rejetée.

Dans le cas des clients qui enregistrent leurs données par lots ou en vrac, un instantané complet ou partiel accompagne le message d'erreur, ce qui permet d'analyser le problème.

4.11 On a créé quatre nouveaux messages d'avertissement, qui n'empêcheront pas de traiter l'opération; ils donneront toutefois aux ministères l'occasion de réexaminer les données enregistrées pour savoir si elles sont exactes.

4.12 L'annexe « A » dresse la liste des messages de rejet et d'avertissement que le système affichera à l'écran. Cette liste est accompagnée d'une brève explication des raisons qui justifient le rejet ou l'avertissement.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Pour demander des renseignements au sujet de ce qui précède, veuillez vous adresser à votre Centre de service à la clientèle de TPSGC.

Le directeur général
Secteur de la rémunération
Service opérationnel au gouvernement

J.A. Boudreau
a signé l'original

P. Charko

Annexe « A » - Liste des messages de rejet et d'avertissement

• Q01 - "MOUVEMENT CNP CHEVAUCHE UNE LIGNE EXISTANTE« 
• Q02 -  »TAUX DE BASE INEGAL AU REGISTRE DE SALAIRE 001/002« 
• Q03 -  »NOMBRE INVALIDE DE H/J/S POUR DATES EN VIGUEUR ET JUSQU'AU« 
• Q04 -  »INDICATEUR H/D/W INEGAL AU FICHIER SALAIRE SERVICE« 
• Q05 -  »PAS DE DATE EN VIGUEUR OU JUSQU'AU CORRESPONDANTE TROUVE« 
• Q06 -  »# H/D/W DU MOUVEMENT EST # H/J/S SUR SALAIRE ET SERVICE« 
• Q07 -  »DATE JUSQU'AU DOIT ETRE = DATE DE FIN PERIODE DE PAYE FUTUR« 
• Q08 -  »DATE EN VIGUEUR DOIT ETRE = DATE EN VIGUEUR DE LA PP COURANTE« 
• Q09 -  »LE COMPTE COMPORTE UN CNP CONTINU« 
• Q10 -  »PAS DE DATE EN VIGUEUR CORRESPONDANTE« 
• W78 -  »15C383 SUR LE DPE - RAJUSTEMENT PEUT ETRE REQUIS« 
• Q11 -  »MONTANT PAS = REGISTRE DE SALAIRE DE PAYE 001/002« 
• Q12 -  »DOIT ETRE EN HRS OU DIVISIBLE EN ½ JOURNEE« 
• Q13 -  »DATE EN VIGUEUR ET/OU JUSQU'AU PAS = DATES DE PERIODE DE PAYE VALIDE« 
• Q14 -  »DATE JSUQU'AU DATE DE FIN PÉRIODE DE PAYE COURANTE« 
• W79 -  »PEREQUATION CHANGE - RAJUSTEMENT MANUEL PEUT ETRE REQUIS« 
• W80 -  »DATE RE EST 6 MOIS < DEBUT DE LA PERIODE DE PAYE COURANTE« 
• Q16 -  »DATE JUSQU'AU PAS = UNE DATE DE FIN DE PERIODE DE PAYE« 
• W81 -  »SDT CHANGE DURANT PERIODE CNP - RAJUSTEMENT PEUT ETRE REQUIS« 
• Q15 -  »# H/D/W DU CIP 18C384 PAS = PERIODES DE PAYE ENTIERES« 
• Q17 -  »# DE SEMAINE INDIQUÉ INVALIDE« 
• Q18 -  »DATE EN VIGUEUR DE T-RE = OU LIGNE CNP EXISTANTE« 
• Q19 -  »LIGNE CNP INEXACTE - RAJUSTEMENT S/S REQUIS« 
• N27 -  »S/S MIS A JOUR - TROP PAYE REQUIS« 
• Q26 -  »COMPTE S/S INTROUVABLE - CONTACTER LE BUREAU DE PAYE"

Messages qui devraient produire un instantané pour les données par lots ou en vrac :

• Q01,
• Q04,
• Q05,
• Q06,
• Q11,
• W81,
• Q18,
• Q19.