ARCHIVÉE DR 2002-017

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Le 27 juin 2002

OBJET : Changement d'employeur -- Procédures

1. BUT

1.1 La présente directive vise à informer les conseillers en rémunération des procédures à suivre lorsqu'un employé qui travaille pour une organisation pour laquelle le Conseil du Trésor (CT) représente l'employeur officiel (définie ci-après par employeur « CT ») accepte de travailler pour une organisation pour laquelle le CT n'est PAS l'employeur officiel (définie ci-après par employeur « non CT ») et vice versa, ou lorsqu'un employé change d'employeur « non CT ».

1.2 La liste complète des employeurs « CT » (c.-à-d. les organisations énumérées à la Partie I, Annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique -- LRTFP I-I) et des employeurs « non CT » (c.-à-d. les organisations énumérées à la Partie II, Annexe I de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique -- LRTFP I-II, ainsi que les sociétés d'État et d'autres parties du Gouvernement du Canada) figurent dans le Rapport sur le rattachement des populations, qui est affiché au site Web suivant :

Rapport sur le rattachement des populations

1.3 Dans la présente, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

2. POLITIQUE

2.1 Changement permanent ou temporaire d'emploi

Pour les besoins d'administration de la paye , un changement permanent d'employeur tel qu'indiqué à la sous-section 1.2 de la présente ne doit pas être traité comme une mutation. Le passage d'un employeur à l'autre doit être traité en réalisant, immédiatement après avoir reçu l'avis de l'employé relatif au changement d'emploi, un mouvement de paye visant à rayer l'employé en question de l'effectif de l'ancien employeur (mouvement RE) et un mouvement de paye visant à le porter à l'effectif du nouvel employeur (mouvement PE).

Pour les besoins d'administration des pensions uniquement , lorsque le changement d'employeur est temporaire, que les deux employeurs se servent du Système régional de paye (SRP) pour rémunérer leurs employés, et qu'il ne s'agit pas d'un échange de personnel, il faut traiter ce changement en réalisant un mouvement de paye visant à temporairement rayer l'employé en question de l'effectif de l'ancien employeur (mouvement T-RE) et un mouvement de paye visant à le porter à l'effectif du nouvel employeur (mouvement PE), qui résulte en une situation de double emploi.

2.2 Selon la législation en vigueur, il est indiqué que, lorsqu'un employé change d'employeur, les cotisations obligatoires au Régime de pensions du Canada (RPC), au Régime de rentes du Québec (RRQ), et au Régime d'assurance-emploi (RAE) doivent recommencer peu importe le montant des retenues précédentes. Autrement dit, même si l'employé a cotisé le maximum annuel auprès de l'ancien employeur, le montant de ses cotisations annuelles sera remis à zéro comme s'il n'avait rien cotisé, et les cotisations obligatoires précitées seront à nouveau prélevées jusqu'à ce que le montant maximum de cotisations soit atteint auprès du nouvel employeur. Le trop-payé de cotisations (c.-à-d. le montant en sus des cotisations maximales) sera remboursé à l'employé après qu'il aura produit sa déclaration de revenus.

2.3 Lorsque l'employeur est assujetti à la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP) et que l'employé cotise au Régime de pensions de retraite de la fonction publique (RPRFP), l'employé demeurera cotisant à ce régime tant qu'il répondra aux exigences en matière d'admissibilité au régime en question. Le bureau de paye (BP) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), qui est chargé du compte, inscrira à l'élément 798 du fichier principal de l'employé (FPE) le montant de cotisations à la Caisse de retraite de la fonction publique (CRFP) à taux réduit, afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal annuel de cotisations à la CRFP au taux réduit. Si cette procédure n'est pas suivie, le montant que l'employé aura cotisé au régime de pensions sera inexact.

Chaque employeur fournira le facteur d'équivalence (FE) calculé en fonction du nombre de périodes de paye ouvrant droit à pension dans son organisation. Veuillez noter que, dans le cas des clients qui se servent du SRP, ce sera fait automatiquement. Dans ces cas, il faut suivre les procédures spéciales de fin d'année expliquées dans la Directive sur la rémunération 1994-012. Cette directive est affichée au site du Secteur de la rémunération suivant : DIRECTIVE SUR LA RÉMUNÉRATION : 1994-012 .

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

3.1. Changement permanent d'employeur

3.1.1 Le conseiller en rémunération de l' ancien employeur doit, immédiatement après avoir été informé du changement permanent d'employeur, réaliser un mouvement T-RE associé au code de motif « Y » (« En attente d'être rayé des effectifs »), clôturer le compte et réaliser un mouvement RE associé au code de motif de départ « 19 » (« Changement d'employeur »). Dès que le mouvement RE aura été réalisé, le conseiller en rémunération devra mettre à jour le texte non imposé (TNI) en indiquant le nouvel employeur, le BP, le numéro de liste de paye et le cas échéant, le nouveau code d'identification du dossier personnel (CIDP).

Le conseiller en rémunération du nouvel employeur doit réaliser un mouvement PE et faire le nécessaire, afin que les versements et les retenues qui s'appliquent commencent, y compris les retenues temporaires pour récupérer les insuffisances et des trop-payés bruts. Ce conseiller en rémunération devra également mettre à jour le TNI en indiquant les anciens employeur, BP et numéro de liste de paye et, le cas échéant, l'ancien CIDP.

Veuillez noter le caractère urgent des mesures à prendre. Il faut réaliser ces mouvements sans tarder, sinon il y aura un trop-payé important ou une suspension de la paye régulière dans le SRP, ce qui pourrait nécessiter l'intervention du BP et entraîner la production d'états de rémunération sur lesquels les gains de l'employé sont inexacts si une intervention manuelle n'est pas faite. Il est fortement recommandé aux conseillers en rémunération de réaliser les mouvements PE et RE immédiatement, afin d'éviter tout problème de traitement de la paye, qui pourrait être désavantageux pour l'employé.

3.1.2 Le risque de trop-payé est plus grand lorsque l'ancien conseiller en rémunération n'a pas réalisé les mouvements à temps pour annuler la paye avant la période de paye au cours de laquelle l'employé a commencé à travailler avec le nouvel employeur. Il y a également risque de trop-payé lorsqu'un employé est en congé de maternité ou en congé parental et qu'il reçoit des indemnités, ou lorsqu'un employé est en congé avec étalement du revenu.

Si l'employé choisit de rembourser le trop-payé en monnayant les congés annuels qu'il lui reste, le cas échéant, ou en prélevant la somme sur ses indemnités de cessation d'emploi, l'ancien conseiller en rémunération n'a aucune autre mesure à prendre. Si l'employé opte pour un transfert de service aux fins d'indemnité de cessation d'emploi et que le nouvel employeur approuve la demande à cet effet, il ne sera pas possible de rembourser le trop-payé en prélevant la somme sur ses indemnités de cessation d'emploi. Si l'employé rembourse le trop-payé par chèque, le conseiller en rémunération doit réaliser un mouvement « Encaissements » associé au code de retenue « 566 », afin de débiter le compte de l'employé dans le fichier maître du SRP.

3.1.3 Après réception de l'avis relatif au changement d'employeur, le conseiller en rémunération doit réaliser un mouvement T-RE associé au code de motif « Y » s'il y a suffisamment de temps pour rappeler le paiement de la paye régulière. Une fois le paiement annulé dans le SRP et le Système normalisé des paiements (SNP) et le compte clôturé, le conseiller en rémunération devra réaliser un mouvement RE associé au code de motif « 19 ».

S'il n'y a pas suffisamment de temps pour rappeler le paiement de la paye régulière, le conseiller en rémunération devra clôturer le compte et réaliser un mouvement RE associé au code de motif « 19 », ce qui aura pour effet de créer un trop-payé dans le SRP.

Pour récupérer le trop-payé dans le cas indiqué dans le paragraphe précédent, l'ancien conseiller en rémunération devra communiquer avec le nouvel employeur dès réception de l'avis de trop-payé qui, à son tour, communiquera avec le BP, pour veiller à ce que ce dernier prélève le montant du trop-payé de la première somme due.

Lorsque l'ancien conseiller en rémunération constatera que le trop-payé a été entièrement remboursé, il doit indiquer au BP de soustraire le trop-payé net du FPE du SRP sinon le trop-payé sera automatiquement prélevé sur le prochain paiement dû à l'employé.

3.1.4 L'ancien conseiller en rémunération est chargé de récupérer les primes d'assurance en les prélevant sur le dernier salaire. Si le salaire est insuffisant pour le faire, l'ancien conseiller devra l'indiquer au nouvel employeur.

Le nouvel employeur doit alors vérifier l'exactitude des primes d'assurance récupérées en tenant compte de la réglementation applicable et de tout changement de situation depuis que l'employé a changé d'employeur. Pour qu'il n'y ait pas de chevauchement des retenues, ces dernières doivent commencer à compter du mois suivant le mois au cours duquel l'employé a été porté à l'effectif (ceci est valable si les retenues ont été faites lorsque l'employé a été rayé de l'effectif).

Le BP de TPSGC, qui est chargé du compte actif, devra réaliser un mouvement dans le SRP pour traiter toute somme en souffrance associée à la CRFP et créditer le compte de l'employé, au moyen de l'élément 798 du FPE, afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal annuel de cotisations à la CRFP au taux réduit. Si cette procédure n'est pas suivie, le montant que l'employé aura cotisé au régime de pensions sera inexact.

3.2. Changement temporaire d'emploi

3.2.1 Pour les besoins d'administration des pensions uniquement , lorsque le changement d'employeur est temporaire et qu'il ne s'agit pas d'un échange de personnel, il faut traiter ce changement comme s'il s'agissait d'une situation de double emploi. Cette procédure s'applique également lorsqu'il y a chevauchement de la période d'emploi (c.-à-d. que la date à laquelle l'employé à été RE de l'ancien employeur est ultérieure à celle à laquelle il a été PE du nouvel employeur).

3.2.2 Si l'employé cotisait à la CRFP lorsqu'il occupait le poste d'attache et qu'il s'agit d'un employé T-RE de l'ancien employeur, il faut qu'il cotise dès qu'il est PE et il doit être indiqué dans la ZONE 39 -- TYPE PENSION, que la situation est celle d'un double emploi (code 13).

Par contre, si l'employé ne cotisait pas à la CRFP lorsqu'il occupait le poste d'attache, il faut comprendre le service associé au poste d'attache dans le calcul de la période d'admissibilité. Nota : Afin d'être admissible à titre de cotisant à la CRFP, il faut accumuler six mois de service, et il ne faut pas que cette période soit interrompue pendant plus d'une journée. Pour plus d'informations à ce sujet, voir la sous-section 2.4.5 du Guide sur l'administration des pensions de retraite au site Web suivant : APR 2-4-5 .

3.2.3 Lorsque l'emploi temporaire est terminé, l'employé doit être RE de l'employeur temporaire et reporté à l'effectif (RE-PE) auprès de l'ancien employeur (dont le poste d'attache relève). Le BP de TPSGC, qui est chargé du compte actif, devra réaliser un mouvement dans le SRP pour traiter toute somme en souffrance associée à la CRFP et créditer le compte de l'employé, au moyen de l'élément 798 du FPE, afin de déterminer quand l'employé aura versé le montant maximal annuel de cotisations à la CRFP au taux réduit. Si cette procédure n'est pas suivie, le montant que l'employé aura cotisé au régime de pensions sera inexact.

3.3. Double rémunération

3.3.1 Un employé peut occuper deux postes relevant de deux employeurs distincts.

3.3.2 Dans ce cas, si les deux employeurs utilisent tous deux le SRP de TPSGC, il faut indiquer qu'il y a double rémunération et inscrire le code « 1 » dans la ZONE 19 -- INDICATEUR DE DOUBLE RÉMUNÉRATION dans le cas des deux postes. L'employé doit être PE de l'employeur temporaire, et il faut indiquer qu'il s'agit d'un employé temporaire. Si l'employé cotisait à la CRFP lorsqu'il occupait le poste d'attache, il faut indiquer pour les deux comptes associés aux deux postes qu'il y a double rémunération (code « 02 » dans la ZONE 39 -- TYPE PENSION). Si l'employé ne cotisait pas à la CRFP, son admissibilité à titre de cotisant à cette caisse de retraite se détermine en fonction du service accumulé auprès des deux employeurs. Aux fins de calcul des prestations de pension, il faut calculer le total des heures travaillées dans chaque poste (en s'assurant de ne pas dépasser le maximum d'heures permises dans le cas d'un employé à plein temps) et regrouper les indemnités et les salaires ouvrant droit à pension.

4. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

4.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

R. Jolicoeur
a signé l'original

La directrice générale
du Secteur de la rémunération
du Service opérationnel au gouvernement,

R. Jolicoeur

Références : CJA 9006-24-4