Politique de gestion du rendement des fournisseurs

Version pilote pour la période d’essai de la gestion du rendement des fournisseurs.

Sur cette page

• 1. Date d’entrée en vigueur
• 2. Contexte
• 3. Énoncé de politique
• 4. Portée
• 5. Définitions
• 6. Exigences générales
• 7. Évaluations du rendement
• 8. Cotes de rendement du fournisseur
• 9. Responsabilités générales
• 10. Surveillance et conformité
• 11. Références
• 12. Demandes de renseignements
• Annexe A : Définitions

1. Date d’entrée en vigueur

1.1 Cette politique entre en vigueur le 1er août 2023.

2. Contexte

2.1 L’approvisionnement du gouvernement fédéral se doit d’être équitable, ouvert et transparent, tout en optimisant les ressources et en faisant preuve d’une saine intendance en vue de soutenir la prestation des programmes et des services pour les Canadiens.

2.2 Services publics et Approvisionnement Canada est le fournisseur de services communs en matière d’approvisionnement, offrant aux organismes fédéraux un grand éventail de solutions d’approvisionnement.

2.3 La politique établit une méthode de gestion du rendement des fournisseurs pour Services publics et Approvisionnement Canada et ses ministères clients en vue d’évaluer le rendement des fournisseurs et d’utiliser les renseignements sur leur rendement passé aux fins de l’attribution de contrats.

3. Énoncé de politique

3.1 Objectif

• 3.1.1 Appuyer les acquisitions en utilisant l’information antérieure sur le rendement des fournisseurs afin d’accroître la transparence, de promouvoir l’innovation et de garantir le meilleur rapport qualité-prix.

3.2 Résultats attendus

Une approche en matière de gestion du rendement des fournisseurs qui :

• 3.2.1 appuie les objectifs globaux du gouvernement du Canada en matière d’approvisionnement et de passation de marchés, à savoir le meilleur rapport qualité-prix, l’ouverture, l’équité et la transparence;
• 3.2.2 permet au gouvernement d’inciter le bon rendement des fournisseurs tout en renforçant les moyens par lesquels il peut tenir les fournisseurs responsables lorsque leur rendement est inadéquat;
• 3.2.3 renforce la capacité du gouvernement du Canada à gérer le rendement des fournisseurs en prenant des mesures proactives pour aborder les enjeux liés au rendement;
• 3.2.4 fournit une méthodologie pour garantir des méthodes cohérentes en matière d’évaluation du rendement;
• 3.2.5 tient compte du rendement passé lors de l’attribution des contrats, ce qui incite les fournisseurs à améliorer leur rendement tout au long du cycle de vie du contrat;
• 3.2.6 prévoit l’enregistrement, le suivi et la gestion appropriés de l’information antérieure sur le rendement.

4. Portée

4.1 La politique s’applique aux contrats qui relèvent de l'autorité de Services publics et Approvisionnement Canada.

4.2 Les fournisseurs seront informés dans les documents d’appel d’offres si le contrat est soumis à la politique dans le cadre du projet pilote.

4.3 Des exceptions à ce qui précède peuvent être accordées avec l’approbation du sous-ministre adjoint (ou l’équivalent) de l’autorité contractante, pourvu qu’au moins une des justifications suivantes s’applique et soit consignée au dossier :

• 4.3.1 une situation d’urgence empêche l’application de la politique; une situation d’extrême urgence peut être un danger pour la vie, réel ou imminent, une catastrophe qui menace la qualité de la vie ou qui a causé la mort, ou encore un événement pouvant conduire à des pertes ou à des dommages importants pour les biens de l’État;
• 4.3.2 une situation où il ne serait pas dans l’intérêt public d’appliquer la politique. Cette exception ne s’applique qu’aux achats effectués dans des territoires ou auprès d’industries où il n’est pas possible d’appliquer les dispositions de la politique.

4.4 La présente politique ne s’applique pas à ce qui suit les contrats conclus avant la date d’entrée en vigueur de la politique, à moins que ce contrat ne soit modifié en vue d’intégrer la politique.

5. Définitions

5.1 Voir l’annexe A : Définitions.

6. Exigences générales

6.1 Toutes les demandes de soumission et tous les contrats qui sont visés par la politique doivent contenir des clauses uniformisées pour informer les fournisseurs que leur rendement sera évalué.

6.2 Les tableaux d’évaluation pour chaque groupe de produits et services serviront à déterminer les notes de rendement du fournisseur. Les tableaux d’évaluation incluent les indicateurs de rendement clés qui s’inscrivent généralement sous l’indice des coûts, l’indice de la qualité, l’indice du calendrier et l’indice de la gestion.

6.3 Les notes de rendement du fournisseur recueillies pendant le projet pilote seront utilisées aux fins de mise à l’essai et de vérification afin d’éclairer l’élaboration de la politique de gestion du rendement des fournisseurs. Un préavis d'au moins 90 jours sera fourni au fournisseur pour l'informer d'une décision de conserver et d'utiliser les résultats d'évaluation finalisés. Les résultats de l'évaluation seront utilisés lors d'évaluations de soumissions futures, conformément à la section 8 du présent document.

6.4 Les notes de rendement du fournisseur et les cotes de rendement du fournisseur seront traitées par le Canada comme des renseignements commerciaux confidentiels, sous réserve de ce qui suit :

• 6.4.1 les cas de coentreprises, car chaque partie de la coentreprise (ou son équivalent) peut être en mesure de déterminer les notes de rendement ou les cotes de rendement des autres parties pendant l’évaluation de la soumission;
• 6.4.2 la Loi sur l’accès à l’information;
• 6.4.3 la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada.

6.5 Services publics et Approvisionnement Canada peut déterminer qu’une entité qui succède à un fournisseur ayant des antécédents de rendement est le même fournisseur que le fournisseur d’origine aux fins de la présente politique. Si Services publics et Approvisionnement Canada compte prendre une telle décision, il doit fournir à l’entité qui succède au fournisseur l’occasion de déposer des arguments par écrit.

6.6 La question de savoir si les conditions requises pour certifier le paiement à un fournisseur sont remplies au titre de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques est tranchée indépendamment des notes de rendement du fournisseur.

7. Évaluations du rendement

7.1 Les évaluations du rendement doivent avoir lieu soit tous les six mois pendant la durée du contrat (évaluation du rendement provisoire), et une autre fois à la fin du contrat (évaluation du rendement final). Dans le cas des contrats où le premier jalon ou produit livrable doit être fourni après une période de plus de six mois, la première évaluation du rendement doit être effectuée au moment du premier jalon ou produit livrable. Pour les contrats de moins de douze mois, une seule évaluation du rendement final doit être effectuée.

• 7.1.1 Les notes de rendement du fournisseur peuvent être révisées si, au cours de la période de garantie, l’autorité contractante dispose de renseignements qui pourraient modifier les résultats de l’évaluation du rendement connexe, et dans ce cas le processus d’évaluation du rendement normal (tel que décrit ci-dessous) s’applique.
• 7.1.2 Dans le cas des offres à commandes, aux fins de la facilité d’administration, chaque fournisseur doit recevoir des notes de rendement qui sont fondées sur son rendement global dans le cadre des commandes subséquentes à l’offre à commandes. Le rendement obtenu dans le cadre des différentes commandes subséquentes sera évalué au moyen de sondages envoyés aux clients. L’autorité contractante utilisera les données globales du sondage comme base pour les notes de rendement du fournisseur. Les évaluations du rendement s’appliqueront au niveau de l’ensemble de l’offre à commandes du fournisseur, conformément au processus normal d’évaluation du rendement (décrit ci-dessous), et seront dirigées par l’autorité contractante.

7.2 Au début du contrat, le client, de concert avec l'autorité contractante, doit discuter avec les fournisseurs des attentes en matière de rendement associées aux indicateurs de rendement clés. Ils doivent également discuter des dates prévues pour les évaluations du rendement.

7.3 Le client, de concert avec l'autorité contractante, doit communiquer régulièrement avec les fournisseurs au sujet de leur rendement et leur signaler de façon proactive les problèmes qui surviennent. Les clients doivent informer rapidement les autorités contractantes des problèmes de rendement des fournisseurs pendant la durée d’un contrat. Les clients devront également fournir à intervalles réguliers une rétroaction aux fournisseurs sur leur rendement par rapport aux indicateurs de rendement clés, soit dans le cadre de discussions continues sur les travaux contractuels, soit (en l’absence de telles discussions) dans des communications écrites claires propres au rendement.

7.4 Les clients, en collaboration avec les autorités contractantes, doivent réaliser des évaluations du rendement. Ils doivent justifier les notes de rendement du fournisseur au moyen de paramètres, de textes descriptifs ou de documents pertinents selon le type d’indicateurs de rendement clés en question.

7.5 Les évaluations du rendement sont faites à l’aide de tableaux d’évaluation, y compris l’échelle d’évaluation du rendement des fournisseurs et des indicateurs de rendement clés pour le groupe de produits ou de services pertinent.

• 7.5.1 Les notes de rendement du fournisseur de 1 et de 5 doivent être approuvées par le niveau de direction à deux échelons au-dessus de l’autorité contractante.
• 7.5.2 Les textes descriptifs sont obligatoires pour appuyer les notes de rendement du fournisseur autres que 3. Ces textes descriptifs doivent reposer sur des faits, être exacts et justes, tout en étant aussi objectifs que possible. Ils ne doivent renfermer aucun renseignement personnel au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et doivent rendre compte des discussions tenues avec le fournisseur.
• 7.5.3 À la suite d’une évaluation de rendement du fournisseur, les fournisseurs doivent être invités à donner une rétroaction. De telles discussions devraient avoir lieu dans un délai raisonnable et leurs résultats devraient être consignés.
• 7.5.4 Les évaluations finales du rendement et les notes de rendement des fournisseurs qui en découlent, doivent refléter le rendement global du fournisseur pendant la durée du contrat. Les notes de rendement du fournisseur obtenues lors de toutes les évaluations du rendement précédentes dans le cadre d’un même contrat peuvent être mentionnées lors de l’évaluation finale du rendement, mais aucune formule ou méthode particulière d’intégration de ces évaluations précédentes ne s’applique.
• 7.5.5 Si un contrat inclut plus d’un groupe de produits ou de services, par défaut, les évaluations du rendement ne seront réalisées que pour le groupe de produits ou de services principal qui est acheté. Les autorités contractantes peuvent décider d’évaluer le rendement pour de multiples groupes de produits ou de services si les produits livrables achetés le justifient. Dans ce cas, l’autorité contractante doit indiquer dans les documents contractuels la décision d’évaluer le rendement sous de multiples groupes de produits ou de services.
• 7.5.6 Une société en nom collectif ou une coentreprise non constituée en société doit être considérée comme un seul fournisseur pour les évaluations du rendement. Les notes de rendement résultantes seront attribuées à chaque membre de la coentreprise et à chaque associé de la société en nom collectif.

7.6 Le client, de concert avec l'autorité contractante, doit discuter avec les fournisseurs des ébauches de leurs notes de rendement. Les fournisseurs peuvent demander une réunion avec le client et l'autorité contractante pour faire le point sur les ébauches des notes de rendement.

7.7 Le client dispose de 10 jours ouvrables à compter du jalon ou de l’intervalle applicable pour faire parvenir les résultats de l’évaluation du rendement (les ébauches des notes de rendement) à l’autorité contractante. L’autorité contractante dispose alors de 10 jours ouvrables pour examiner les ébauches des notes de rendement et les faire parvenir au fournisseur.

7.8 Si les préoccupations d’un fournisseur au sujet d’une note de rendement du fournisseur ne peuvent être résolues dans le cadre des discussions entre les parties initiales, elles seront transmises à l'attention de la haute direction jusqu’aux directeurs généraux, directeurs généraux régionaux ou leurs équivalents responsables de l’approvisionnement.

7.9 La possibilité de présenter un avis de contestation ou de déposer un appel n’existe pas pendant la mise à l’essai, étant donné que les notes de rendement du fournisseur et les cotes de rendement du fournisseur seront utilisées au seul but d’éclairer l’élaboration de la politique de gestion du rendement des fournisseurs. Un préavis d'au moins 90 jours sera fourni au fournisseur pour l'informer d'une décision de commencer la conservation et l'utilisation des résultats d'évaluation finalisés. À ce moment-là, des instructions seront fournies sur les mécanismes de résolution des différends auxquels il serait possible de recourir, au besoin.

8. Cotes de rendement du fournisseur

8.1 Les cotes de rendement du fournisseur sont calculées de la façon suivante :

• 8.1.1 Calcul individuel pour chaque groupe de produits ou de services.
• 8.1.2 En utilisant la note de rendement du fournisseur la plus récente de chaque contrat. Si le contrat a pris fin, il s’agira de la note de rendement du fournisseur obtenue lors de l’évaluation finale du rendement.
• 8.1.3 La formule suivante sert à calculer la moyenne mobile des notes de rendement du fournisseur les plus récentes (voir 8.1.2), où les notes de l’année en cours (les 365 jours précédant la date d’évaluation des soumissions, ou « année 5 ») comptent le plus et celles d’il y 4 ans (« année 1 ») comptent le moins:

  Cote de rendement du fournisseur =
     (note de rendement du fournisseur moyenne de l’année 1 x nombre de contrats de l’année 1 x 1)
  + (note de rendement du fournisseur moyenne de l’année 2 x nombre de contrats de l’année 2 x 2)
  + (note de rendement du fournisseur moyenne de l’année 3 x nombre de contrats de l’année 3 x 3)
  + (note de rendement du fournisseur moyenne de l’année 4 x nombre de contrats de l’année 4 x 4)
  + (note de rendement du fournisseur moyenne de l’année 5 x nombre de contrats de l’année 5 x 5)
  
  (nombre de contrats de l’année 1 à l’année 5 x 15)

• 8.1.4 La même formule est utilisée quand il n’y a pas de notes de rendement du fournisseur pendant au moins une année, le dénominateur étant réduit en conséquence.

8.2 Les cotes de rendement du fournisseur sont déterminées différemment dans les cas suivants :

• 8.2.1 Dans le cas des contrats complexes ou d’une valeur élevée, les cotes de rendement du fournisseur peuvent être calculées en fonction seulement des notes de rendement du fournisseur pour les contrats d’une complexité ou valeur comparable, seulement à la demande de l’autorité contractante et sous réserve de l’examen et de la recommandation du Centre d’expertise en gestion du rendement des fournisseurs.
• 8.2.2 Pour les contrats dont l’évaluation du rendement comprendra plusieurs groupes de produits et services (voir 7.5.5), les notes de rendement des fournisseurs doivent être calculées en utilisant la même formule qu’au point 8.1.3, mais en utilisant la note de rendement du fournisseur la plus récente de chaque contrat dans tous les groupes de produits et services applicables.
• 8.2.3 Les notes de rendement du fournisseur découlant des contrats avec les sociétés en nom collectif et les coentreprises seront affectées à chaque fournisseur participant, pour faire partie de leurs cotes de rendement du fournisseur.
• 8.2.4 Dans le cas d’une acquisition d’une société ou d’une entité par une autre société ou entité, les notes de rendement du fournisseur de la société ou entité acquérante deviendront celles de la société ou entité unique qui en résultera, et par conséquent déterminera la cote de rendement du fournisseur de cette société ou entité unique.

9. Responsabilités générales

9.1 Responsabilités du Centre d’expertise de la gestion du rendement des fournisseurs :

• 9.1.1 tenir à jour, interpréter et administrer la politique, et assurer la surveillance et l’orientation de Services publics et Approvisionnement Canada et de ses ministères clients;
• 9.1.2 assurer la saisie, le stockage et l’utilisation efficaces des renseignements sur le rendement;
• 9.1.3 élaborer des clauses types sur la gestion du rendement des fournisseurs, à inclure dans les documents d’approvisionnement, les contrats et autres accords juridiques;
• 9.1.4 fournir des communications et de la formation visant à appuyer la mise en œuvre de la politique;
• 9.1.5 suivre et analyser les tendances et les enjeux systémiques liés à la politique et en faire rapport.

9.2 Responsabilités des clients :

• 9.2.1 en collaboration avec les autorités contractantes, évaluer le rendement des fournisseurs et en faire rapport;
• 9.2.2 fournir régulièrement de la rétroaction et des commentaires aux fournisseurs sur leur rendement, et discuter avec eux en temps opportun des moyens possibles de corriger un rendement insatisfaisant;
• 9.2.3 communiquer rapidement aux autorités contractantes la rétroaction sur le rendement des fournisseurs et les résultats des évaluations du rendement;
• 9.2.4 maintenir des lignes de communication ouvertes avec les fournisseurs, notamment en servant de premier recours pour les fournisseurs qui contestent leurs notes de rendement;
• 9.2.5 consigner et corroborer les résultats de toutes les évaluations du rendement et les discussions connexes.

9.3 Responsabilités des autorités contractantes :

• 9.3.1 travailler en étroite collaboration avec les clients afin d’évaluer le rendement des fournisseurs tout au long de l’exécution des contrats;
• 9.3.2 faire connaître les résultats des évaluations du rendement aux fournisseurs, en temps opportun;
• 9.3.3 surveiller et valider les notes de rendement du fournisseur, et veiller à ce qu’elles soient saisies dans la Solution d’achats électroniques;
• 9.3.4 maintenir des lignes de communication ouvertes avec les fournisseurs;
• 9.3.5 intégrer dans les demandes de propositions (et leurs équivalents) de l’information sur la façon dont les cotes de rendement du fournisseur seront utilisées pendant le processus de sélection;
• 9.3.6 intégrer des clauses types sur la gestion du rendement des fournisseurs dans les documents d’approvisionnement, les contrats et les accords juridiques.

9.4 Responsabilités des fournisseurs:

• 9.4.1 répondre aux communications sur le rendement pendant la durée du contrat, y compris celles concernant les évaluations du rendement et les notes de rendement du fournisseur.

10. Surveillance et conformité

10.1 Services publics et Approvisionnement Canada surveillera l’application de la politique afin d’en évaluer le respect et l’interprétation. Cela pourrait exiger le recours à des vérifications périodiques ou à des examens afin de veiller à la mise en œuvre adéquate de la politique.

11. Références

Lois

• 11.1 Loi sur l’accès à l’information
• 11.2 Loi sur la protection des renseignements personnels
• 11.3 Loi sur la gestion des finances publiques
• 11.4 Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux

Publications connexes

• 11.5 Politique sur les marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor
• 11.6 Politique sur l’accès à l’information du Secrétariat du Conseil du Trésor
• 11.7 Politique d’inadmissibilité et de suspension de Services publics et Approvisionnement Canada

12. Demandes de renseignements

Veuillez diriger vos questions sur la présente politique au Centre d’expertise de la gestion du rendement des fournisseurs.

Courriel : tpsgc.gestrendementfournisseur-supplierperfmgmt.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Annexe A : Définitions

Autorité contractante :

L’agent d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada qui détient, ou rend compte à l’agent qui détient le pouvoir de signature de contrats pour l’approvisionnement. (Aux fins des renseignements généraux seulement, voir la définition du « Pouvoir de signature des contrats » dans le Glossaire du Guide des approvisionnements.)

Centre d’expertise de la gestion du rendement des fournisseurs :

Bureau de Services publics et Approvisionnement Canada affecté à la gestion du rendement des fournisseurs.

Client :

L’agent qui lance un processus d’approvisionnement en fonction de besoins opérationnels, et qui est responsable des questions relatives au contenu technique d’un marché. Ce terme peut être synonyme de responsable technique ou de chargé de projet.

Complexité :

La complexité correspond aux définitions des niveaux de complexité fournies à l’annexe : Caractéristiques des niveaux de complexité du Programme des approvisionnements, telles qu’elles sont modifiées de temps à autre.

Cote de rendement du fournisseur :

Cote globale d’un fournisseur pour un groupe de produits ou de services, fondée sur les notes de rendement de ce fournisseur pour ce groupe de produits ou de services. Cette cote est calculée à l’aide d’une formule énoncée dans la présente politique, qui part des notes de rendement du fournisseur pour donner la cote de rendement de ce fournisseur. Un fournisseur peut avoir plus d’une cote de rendement s’il fournit différents groupes de produits ou de services.

Cote de rendement du fournisseur :

Échelle de 1 à 5 utilisée pour évaluer le rendement des fournisseurs, selon le tableau d’évaluation pour le groupe de produits ou de services et les indicateurs de rendement clés. De façon générale, les niveaux sont définis de la façon suivante.

1. 5. Exceptionnel : le rendement du fournisseur dépasse grandement les attentes.
2. 4. Surpassé : le rendement du fournisseur dépasse les attentes.
3. 3. Atteint : le rendement du fournisseur répond aux attentes.
4. 2. Amélioration modérée requise : le rendement du fournisseur est inférieur aux attentes.
5. 1. Amélioration importante nécessaire : le rendement du fournisseur est grandement inférieur aux attentes.

Évaluation du rendement :

Évaluation réalisée par les clients et les autorités contractantes à l’aide des tableaux d’évaluation approuvées par Services publics et Approvisionnement Canada, y compris les indicateurs de rendement clés, dans le but de déterminer le rendement du fournisseur par rapport à ses obligations contractuelles. Les résultats des évaluations du rendement sont appelés « notes de rendement des fournisseurs ».

Fournisseur :

Personne morale ayant un numéro d’entreprise unique, ou l’équivalent, qui a, ou qui a déjà eu, un contrat avec une ou plusieurs autorités contractantes, ou qui a soumissionné à un contrat auprès d’une autorité contractante ou plus.

Groupe de produits ou de services :

Biens, services, services liés à des biens ou travaux de construction. Chaque groupe a un numéro d’identification des biens et services (NIBS) ou une classification United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC) des produits et services. Aux fins de la présente politique, Services publics et Approvisionnement Canada détermine si le NIBS ou l’UNSPSC seront utilisés pendant le processus de transition fédéral du NIBS à l’UNSPSC.

Indicateurs de rendement clés (IRC) :

Ensemble des mesures utilisées au cours des évaluations du rendement et tout au long du cycle de vie du contrat. Ils s’inscrivent généralement sous l’indice des coûts, l’indice de la qualité, l’indice du calendrier ou l’indice de la gestion.

Ministère :

Aux fins de la présente politique, le terme « ministère » s’entend au sens défini à l’article 2 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP).

Note de rendement du fournisseur :

Note attribuée dans le cadre d’une évaluation du rendement.

Date de modification :

2024-04-12