Arrangement en matière d'approvisionnement pour les services d'aide temporaire dans la région de la capital nationale

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A. Arrangement en matière d’approvisionnement

1. Arrangement

L’arrangement en matière d’approvisionnement couvre les volets et les catégories décrits sur le site Web.

2. Exigences relatives à la sécurité

2.1 Le fournisseur doit détenir, à tout le moins, une attestation valide de Vérification d’Organisation Désignée (VOD), délivrée par la Direction de la sécurité industrielle canadienne (DSIC) de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

2.2 Le fournisseur peut demander que l’équipe des services d'aide temporaire (SAT) prenne en considération le parrainage en matière de sécurité pour accroître la cote de sécurité de leur entreprise d’un niveau en écrivant par courriel à tpsgc.pasat-apths.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca. La cote de sécurité peut être augmentée en tout temps, un niveau à la fois seulement.

2.3 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne parrainera pas les sous-traitants et les employés des fournisseurs.

3. Clauses et conditions uniformisées

Toutes les clauses et conditions identifiées dans l’arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) et contrat(s) subséquent(s) par un numéro, une date et un titre sont reproduites dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat publié par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada.

3.1 Conditions générales

Les conditions générales 2020 (2017-09-21) Conditions générales – arrangement en matière d’approvisionnement – biens ou services, s’appliquent au présent arrangement en matière d’approvisionnement et en font partie intégrante.

3.2 Arrangement en matière d’approvisionnement

Le fournisseur doit compiler et tenir à jour des données sur les biens, les services ou les deux fournis au gouvernement fédéral en vertu de contrats découlant de l’arrangement en matière d’approvisionnement. Ces données doivent comprendre les achats payés au moyen d’une carte d’achat du gouvernement du Canada.

Le fournisseur doit présenter ces données conformément aux exigences relatives à l’établissement des rapports précisées dans les Instructions relatives au rapport d’utilisation trimestriel.

Si aucun bien ou service n’a été fourni pendant la période visée, le fournisseur doit présenter un rapport portant la mention « NÉANT ». Les trimestres sont définis comme suit :

Trimestre, période à couvrir, échéance
Trimestre Période à couvrir Échéance
Trimestre 1 Du 1 avril au 30 juin 15 juillet
Trimestre 2 Du 1 juillet au 30 septembre 15 octobre
Trimestre 3 Du 1 octobre au 31 décembre 15 janvier
Trimestre 4 Du 1 janvier au 31 mars 15 avril

TPSGC se réserve le droit de suspendre l’arrangement en matière d’approvisionnement du fournisseur sans préavis si les rapports ne sont pas présentés à temps ou sont inexacts ou incomplets.

4. Durée de l’arrangement en matière d’approvisionnement

4.1 Période de l’arrangement en matière d’approvisionnement

L’arrangement en matière d’approvisionnement n’a pas de date de fin définie et restera valable jusqu’à ce que le Canada considère qu’il n’est plus avantageux de l’utiliser.

La période pour attribuer des contrats dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement commence le 1er août 2019.

Le Canada peut, moyennant un préavis écrit d’au moins 30 jours et en publiant un avis dans le système électronique d’appels d’offres du gouvernement, annuler un arrangement en matière d’approvisionnement ou des catégories et des volets.

4.2 Points de livraison

La livraison du besoin se limite à la région de la capitale nationale (RCN).

5. Responsables

5.1 Le responsable de l’arrangement en matière d’approvisionnement est :

Chef d’équipe d’approvisionnement
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Direction générale des approvisionnements
10, rue Wellington, Les Terrasses de la Chaudière, 5e étage
Gatineau (Québec)  K1A 0S5

Courriel :
tpsgc.pasat-apths.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca

Le responsable de l’arrangement en matière d’approvisionnement est responsable de l’émission de l’arrangement en matière d’approvisionnement, de son administration et de sa révision, s’il y a lieu.

5.2 Représentant du fournisseur

La personne identifiée comme personne-ressource principale du fournisseur dans le portail du Système des services professionnels centralisés (SSPC) est le représentant du fournisseur et est le principal contact pour toutes les questions relatives à l’arrangement en matière d’approvisionnement. En soumettant l’arrangement, le fournisseur confirme que cette personne a le pouvoir d’engager la responsabilité du fournisseur. Il appartient au fournisseur de s’assurer que les renseignements relatifs à son représentant sont exacts. Si un changement doit être apporté à ces renseignements, le fournisseur doit en informer le SSPC par courriel à tpsgc.sspc-cpss.pwgsc@tpsgc-pwgsc.gc.ca.

5.3 Renseignements du fournisseur dans le portail de Système des services professionnels centralisés

Les fournisseurs sont responsables de mettre à jour et de protéger leurs données de base dans le portail de SSPC.

Le Canada ne retardera pas l’attribution d’un contrat ni n’annulera toute invitation à soumissionner ou toute procédure de contrat subséquente en raison de l’incapacité du fournisseur à modifier ou à valider de tels renseignements, ou à accéder à ces derniers, ou en raison de toute déclaration voulant que ces renseignements aient été utilisés sans autorisation adéquate.

6. Utilisateurs désignés

Les utilisateurs désignés comprennent les ministères fédéraux, organismes ou sociétés d’État mentionnés dans les annexes I, I.1, II, III de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. (1985), ch. F-11.

7. Occasion de qualification continue

Un avis sera affiché sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) pour la durée de l’arrangement en matière d’approvisionnement afin de permettre à de nouveaux fournisseurs de se qualifier et aux fournisseurs préqualifiés de se qualifier pour des volets et des catégories pour lesquels ils ne sont pas déjà qualifiés.

Le Canada se réserve le droit de procéder à l’évaluation des arrangements selon des cycles établis, au moins tous les trimestres. Les arrangements reçus au cours d’une année civile seront évalués conformément au calendrier ci-dessous. Le calendrier pourrait nécessiter une révision en raison d’exigences opérationnelles, auquel cas les fournisseurs en seront informés.

Périodes d’évaluation trimestrielles
Trimestre financier Date de clôture Heure de clôture de la sollicitation Période d’évaluation
Trimestre 1 30 juin 14 h, heure avancée de l’Est (HAE) Du 1 juillet au 30 septembre
Trimestre 2 30 septembre 14 H HAE Du 1 octobre au 31 décembre
Trimestre 3 3 janvier 14 h, heure normale de l’Est (HNE) Du 4 janvier au 31 mars
Trimestre 4 31 mars 14 H HAE Du 1 avril au 30 juin

8. Ordre de priorité des documents

En cas d’incompatibilité entre le libellé des textes énumérés dans la liste, c’est le libellé du document qui apparaît en premier sur la liste qui l’emporte sur celui de tout autre document qui figure plus bas sur la liste :

  1. les articles de l’arrangement en matière d’approvisionnement
  2. les conditions générales 2020 (2017-09-21), Conditions générales – arrangement en matière d’approvisionnement – biens ou services
  3. l’arrangement du fournisseur daté du 1 aout, 2019

9. Attestations et renseignements supplémentaires

9.1 Conformité

Le respect des attestations et de la documentation connexe fournie par le fournisseur est une condition d’attribution de l’AMA et pourra faire l’objet d’une vérification par le Canada pendant la durée de l’AMA et de tout contrat subséquent qui serait en vigueur au-delà de la période de l’AMA. En cas de manquement à toute déclaration de la part du fournisseur, à fournir la documentation connexe ou encore si on constate que les attestations qu’il a fournies avec l’arrangement comprennent de fausses déclarations, faites sciemment ou non, le Canada aura le droit de résilier tout contrat subséquent pour défaut et de suspendre ou annuler l’AMA.

9.2 Rendement du fournisseur

Selon l’article 09 Suspension ou annulation de la qualification par le Canada, des conditions générales 2020, Conditions générales – arrangement en matière d’approvisionnement - biens ou services (2016‑04‑04), le Canada peut, en soumettant un avis écrit au fournisseur, suspendre ou annuler l’arrangement en matière d’approvisionnement.

Les arrangements en matière d'approvisionnement qui en résultent peuvent être assujettis au régime de gestion du rendement des fournisseurs, selon lequel certains éléments des travaux feront l'objet d'une évaluation du rendement. Le fournisseur peut être tenu de recueillir, de compiler et présenter les informations de rendement et sera évalué sur les aspects spécifiques de son rendement.

La demande d'arrangements en matière d'approvisionnement (DAMA) et les arrangements en matière d'approvisionnement qui en découleront seront modifiés pour intégrer le régime de gestion du rendement des fournisseurs.

9.3 Adresse du bureau

Le fournisseur doit conserver une adresse physique qui n’est pas une case postale. Le fournisseur doit disposer d’un numéro de téléphone, d’une adresse courriel, d’un site Web d’entreprise et garantir un temps de réponse d’au plus quatre heures.

10. Lois applicables

L’arrangement en matière d’approvisionnement (AMA) et tout contrat découlant de l’AMA doivent être interprétés et régis selon les lois en vigueur en Ontario et les relations entre les parties seront déterminées par ces lois.

11. Transition vers une solution d’achats électroniques

Pendant la période de l’arrangement en matière d’approvisionnement, le Canada peut effectuer la transition vers une SAE afin de traiter et de gérer de façon plus efficace les contrats individuels pour certains ou pour l’ensemble des biens et des services applicables de l’arrangement en matière d’approvisionnement. Le Canada se réserve le droit, à sa propre discrétion, de rendre l’utilisation de la nouvelle solution d’achats électroniques obligatoire.

Le Canada accepte de fournir à l’offrant un préavis de trois mois afin de lui permettre d’adopter les mesures nécessaires en vue d’intégrer l’arrangement en matière d’approvisionnement à la SAE. Le préavis comprendra une trousse d’information détaillée décrivant les exigences, ainsi que les orientations et les appuis pertinents.

Si l’offrant décide de ne pas offrir les biens et les services dans le cadre de son arrangement en matière d’approvisionnement par l’intermédiaire de la Solution d’achats électroniques, l’arrangement en matière d’approvisionnement pourrait être mis de côté par le Canada.

Annexe A – Volets et catégories

Les volets et les catégories pour lesquels le fournisseur est qualifiés, font partie intégrante de son arrangement en matière d’approvisionnement.

Ce qui suit est à des fins de démonstration seulement (exemple de Base de paiement) :

Arrangement en matière d’approvisionnement -  base de paiement (exemple)

Dénomination sociale: exemple seulement
Numéro d’entreprise: XXXXXXXXXPG0001
Numéro de référence: XXX

Tableau 1: Le tableau qui suit présente un exemple d'une base de paiement et attribué catégories Palier 0 – Région de la Capital Nationale
Catégorie Débutant Intermédaire Principal
Volet 1 – Catégories de soutient administratif
Catégorie 1.1 Commis, bureau général Oui s/o s/o
Catégorie 1.2 Adjoint administratif, bureau général s/o Oui Oui
Catégorie 1.3 Adjoint de direction s/o s/o Oui
Volet 2 – Catégories de services opérationnels
2.1 Ouvrier général Oui Oui Oui
2.2 Aide de corps de métier s/o Oui Oui

Annexe B – Critères pour valider le profil de fournisseur diversifié

Contexte

L'équipe de SAT participe à un projet pilote visant à promouvoir une plus grande inclusion et des possibilités de participation des entreprises appartenant à des autochtones (y compris les entreprises enregistrées auprès du Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA)) et des entreprises appartenant à d’autres groupes sous-représentés (par exemple les, les femmes, personnes handicapées et minorités visibles) à participer aux marchés publics du gouvernement fédéral. Dans le système des SAT, les fournisseurs sous-représentés, auront l’occasion de s’auto-identifier, volontairement, lors de la soumission de leurs arrangements; ils seront référés à la section d’Attestation - Statut de fournisseur diversifié du Système des services professionnels centralisés (SSPC) pour vérifier leur profil. Aux fins du présent document, un fournisseur diversifié est le même que le sous-représenté tel que défini dans la DAMA de la SAT, section 2.6.

Les fournisseurs qui s’auto-identifient doivent se conformer aux définitions se trouvant au paragraphe 2.6, dans la partie 2 de la DAMA. Les fournisseurs diversifiés, s’engagent à fournir au Canada, dans un délai de deux jours ouvrables, les pièces justificatives que ce dernier pourra leur demander périodiquement, corroborant cette auto-identification. Ces preuves pourront être vérifiées pendant les heures normales de bureau par un représentant du Canada. Celui-ci pourra les consulter pour s'assurer du respect des exigences.

Validation du statut des fournisseurs

  1. Durant la période de validation, qui inclut des mises à jour trimestrielles, l’équipe des SAT examinera les formulaires d’auto-attestation remplis par le fournisseur et les identifiera en tant que fournisseur diversifié;
  2. L’équipe des SAT effectuera des vérifications trimestrielles durant le cycle de vie des arrangements en matière d’approvisionnement afin de valider si les renseignements fournis sont exacts et de s’assurer que les fournisseurs satisfont aux exigences liées aux groupes diversifiés.

Conséquences

Les conséquences d’avoir fait une fausse déclaration dans les documents de la soumission concernant le statut de fournisseur diversifié, ou d’avoir cessé de satisfaire aux exigences peuvent inclure, entre autres, les conséquences suivantes :

  1. Suppression du statut de fournisseur diversifié dans le cadre de l’AMA
  2. Annulation ou suspension de l’AMA;
  3. Résiliation de tout contrat attribué en vertu du statut de fournisseur diversifié dans le cadre de l’AMA.

Ce qu’il faut fournir pour valider le profil de fournisseur sous-représenté

Le fournisseur diversifié doit fournir des preuves acceptables que son entreprise est détenue ou dirigée (c’est-à-dire exploitée ou contrôlée) à au moins 51% par l’un des quatre groupes sous-représentés mentionnés.

Les preuves acceptables pour valider le statut de fournisseur diversifié comprennent, sans toutefois s'y limiter, les suivantes:

Les preuves acceptables qui s’applique pour chaque groupe diversifié
Entreprises appartenant à des Autochtones Entreprises appartenant à des femmes Entreprises appartenant à des personnes handicapées Entreprises appartenant à une minorité visible
  • Certification SAEA
  • Cartes d’identité comme les cartes de statut d’Autochtone
  • Lettres d’appui des chefs de bande ou des chefs tribaux
  • Passeport autochtone (p. ex. passeport Haudenosaunee)
Documents officiels du gouvernement tels que :
  • passeport
  • permis de conduire
  • Documentation identifiant le changement de genre ou de nom pour déterminer l'identité de genre
Documents médicaux tels que :
  •  Note du médecin inscrit confirmant l’invalidité;
  • Permis de stationnement accessibles pour les personnes handicapées
Documents photographiques gouvernementaux tels que :
  • Passeport
  • Permis de conduire pour déterminer que la personne n’est pas de race blanche ou n’a pas la peau blanche.

Pièces justificatives applicables à tous les fournisseurs diversifiés

  • Sources médiatiques vérifiées, comme des coupures de journaux, des articles en ligne examinés par des pairs (p. ex., des magazines ou des journaux en ligne) ou des segments télévisuels qui confirment le statut de fournisseur de la diversité.
  • Appartenance à d’autres organisations qui certifient le statut de fournisseur autochtone ou de la diversité ou certification existante de ces organisations (p. ex., Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council [CAMSC]).
  • Lettres de recommandation de dirigeants communautaires, de centres culturels, d’organisations de bénévolat ou philanthropiques, ou de lieux de culte (p. ex., église ou mosquée).

Nombre de pièces justificatives à présenter

Aux fins du projet pilote, les fournisseurs devront fournir jusqu’à deux pièces justificatives en vue de vérifier leur statut de fournisseur diversifié. De plus, les fournisseurs peuvent être tenus périodiquement de soumettre à nouveau des preuves.

L'équipe des SAT ne conservera aucune information personnelle après la vérification du statut de fournisseurs diversifié. 

Dans les cas où un fournisseur diversifié s’identifie à deux groupes sous-représentés ou plus (p. ex. si un fournisseur s’identifie comme une entreprise appartenant à des femmes et à des Autochtones), il doit quand même fournir deux pièces justificatives pour chaque groupe.

Quels éléments fournir comme preuve qu’une entreprise est détenue ou dirigée dans une proportion de 51 % par un fournisseur diversifié

Sur demande, les fournisseurs devront fournir deux pièces justificatives pour démonter qu’ils détiennent ou dirigent une entreprise. Voici quelques exemples de preuves acceptables:

  • Règlements administratifs
  • Documents de constitution en société
  • Registre des actionnaires ou des membres
  • Ententes de partenariat ou de coentreprise
  • Enregistrement du nom commercial
  • Accords bancaires
  • Documents sur la gouvernance
  • Baux ou contrats
  • Procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et des comités de gestion
  • Délégation de pouvoir pour la prise de décision globale

B. Demand de soumissions

1. Documents de demande de soumissions

Le Canada utilisera les modèles de demande de soumissions en fonction de la valeur estimative et la complexité de la demande. Ces modèles sont disponibles sur le site internet.

La demande de soumissions comprendra, au minimum :

  1. les exigences relatives à la sécurité (incluant la listes de vérification des exigences relatives à la securité (LVERS) applicable);
  2. une description complète des travaux à exécuter;
  3. le document 2003, Instructions uniformisées – biens ou services – besoins concurrentiels; OU le document 2004, Instructions uniformisées – biens ou services – besoins non concurrentiels;
  4. les instructions pour la préparation des soumissions;
  5. les instructions sur la présentation des soumissions (l’adresse pour la présentation des soumissions, la date et l’heure de clôture);
  6. les procédures d’évaluation et la méthode de sélection;
  7. la capacité financière (s’il y a lieu);
  8. les attestations, selon ce qui s’applique à l’évaluation des ressources (y compris le statut et la disponibilité);
  9. les conditions du contrat subséquent.

2. Processus de demande de soumissions

2.1 Des demandes de soumissions seront émises aux fournisseurs auxquels un arrangement en matière d’approvisionnement a été émis, pour des besoins spécifiques dans le cadre de l’AMA.

2.2 Dans le cadre du présent AMA, l’utilisateur désigné sera autorisé à émettre une demande de soumissions aux fournisseurs préqualifiés conformément aux règles suivantes :

règles opérationnelles
  Non-concurrentiels Méthode 1 concurrentiel Méthode 2 concurrentiel
Limites financières contractuelles 40 k $, frais de déplacement et taxes compris

400 k $, frais de déplacement et taxes compris (ne s'applique pas à la méthodologie sélection de la ressource appropriée [choix sélectif])

Limite d'une ressource par contrat

M $, frais de déplacement et taxes compris (plus de 1 M $ avec l’autorisation de Services publics et Approvisionnement Canada [SPAC])

Plusieurs ressources possibles

Période du contrat La durée du contrat ne doit pas dépasser 48 semaines. Les contrats peuvent être modifiés pour prolonger la durée d’une période d’affectation au-delà de 48 semaines jusqu’à un maximum de 24 semaines aux conditions suivantes :
  • la modification visant à prolonger la durée de la période d’affectation doit être émise après les 40 premières semaines consécutives de la période d’affectation; et
  • l’utilisateur désigné doit aviser le responsable des SAT de la modification émise par courriel dans les deux jours ouvrables de l’émission de la modification.
Critères d'évaluation en plus des critères obligatoires minimums pour la catégorie de l’AMA Aucuns critères obligatoires supplémentaires. Maximum de 2 autres critères obligatoires. Aucun critère coté ou atout permis. Autres critères obligatoires, y compris les critères cotés autorisés.
Méthode de sélection Source unique à un fournisseur, pourvu qu’il satisfasse aux critères obligatoires minimums pour la catégorie de l’AMA.
  1. Proposition recevable au prix le plus bas
  2. Méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)tableau "Processus de demande de soumissions" note *
  1. Proposition recevable au prix le plus bas
  2. Plus haute note combinée obtenue pour le mérite technique et le prix
  3. Critères cotés minimums
  4. Toute autre option sauf la méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)
Critères financiers pour la méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)tableau "Processus de demande de soumissions" note * s/o Plage médiane de 20 % en dessous à 20 % au-dessus du taux médian s/o
Liste de recherche des fournisseurs pré-qualifiés du SSPC (expire à l’émission de la demande de propositions [DP]) L’utilisateur désigné sélectionne un fournisseur de la liste de recherche du SSPC
  1. Le système choisit au hasard 5 fournisseurs diversifiés certifiés, 3 étant des fournisseurs à faible volume
  2. Le système génère 6 autres fournisseurs
  3. L’utilisateur désigné choisit 0 à 4 autres fournisseurs
  4. Voir les règles pour les coentreprises sous 2.3 ci-dessous
Période de soumission s/o
  1. Prix le plus bas 48 h
  2. Méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) 96 h
Choix due l’utilisateur désigné
Validité de la soumission s/o 15 jours civils 60 jours civils
Publication de l'avis de projet de marché (APM) s/o s/o Pour les besoins supérieurs à 400 000 $

Notes du tableau "Processus de demande de soumissions"

Tableau "Processus de demande de soumissions" note *
  1. La technique de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) ne peut être employée que si :
  2. La méthode de sélection doit être indiquée dans la DP et ne peut pas être modifiée.
  3. Une plage entre -20 % et +20 % du taux horaire total médian sera utilisée si 3 soumissions ou plus sont recevables selon les critères techniques obligatoires. Toute soumission en dehors de cette plage sera jugée non recevable.
  4. Si seulement 2 soumissions sont recevables selon les critères techniques obligatoires, la soumission la plus élevée peut être sélectionnée si son prix est au plus 25 % plus élevé que celui de la soumission la moins élevée.
  5. Les entrevues peuvent être administrées pour sélectionner la meilleure ressource parmi les soumissions répondant aux règles ci-dessus.
  6. Si une seule soumission est recevable selon les critères techniques obligatoires, l’agent de négociation des contrats doit déterminer si la soumission représente une juste valeur marchande pour le Canada avant d’attribuer un contrat.
  7. Au moins une des cinq justifications ci-dessous doit être utilisée pour choisir le soumissionnaire et la justification de la sélection doit être conservée dans le dossier à des fins de vérification. Justifications pour la méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif)
    • Formation spécialisée qui améliorera la qualité des services offerts.
    • Attestations supplémentaires qui amélioreront la qualité des services offerts.
    • Expérience supplémentaire qui améliorera la qualité des services offerts.
    • Connaissance des politiques ou procédures gouvernementales pertinentes qui amélioreront la qualité des services offerts.
    • Meilleure connaissance d’une ou des deux langues officielles qui améliorera la qualité des services offerts.
  8. Les fournisseurs qui n’ont pas été retenus doivent être informés des résultats et de la justification.

Retour au renvoi * de la note du tableau "Processus de demande de soumissions"

2.3 Création de la liste des soumissionnaires : Les utilisateurs désignés entreront les catégories souhaitées dans le portail électronique du SSPC et une liste de recherche des fournisseurs pré-qualifiés sera générée, tel qu'indiqué dans le tableau ci-dessus. Lorsqu'une coentreprise apparaît sur la liste des fournisseurs sélectionnés, les utilisateurs désignés doivent supprimer les individus membres d’une coentreprise s’ils apparaissent aussi sur la liste.

2.4 Émission de la demande de soumissions : les utilisateurs désignés enverront les demandes de soumissions directement par courriel aux fournisseurs de la liste de recherche du SSPC.

2.5 Évaluation des soumissions : Les soumissions reçues seront évaluées par rapport à l’ensemble du besoin dans la demande de propositions incluant les critères d’évaluation techniques et financiers.

Entrevue pour les ressources proposées

Pour la méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) seulement, les utilisateurs désignés peuvent interroger les ressources proposées conformément aux règles pour la méthode de sélection de la ressource appropriée (choix sélectif) susmentionnées à 6.2.2.

Pour toutes les autres méthodes de sélection, les ressources ne peuvent être interrogées que pour valider que les renseignements soumis dans la réponse à la demande sont exacts.

Les fournisseurs ne doivent pas facturer le temps consacré aux entrevues et les entrevues téléphoniques sont encouragées.

2.6 Méthode de sélection et émission des contrats : Les utilisateurs désignés attribueront des contrats conformément à la méthode de sélection indiquée dans la demande de propositions. Tous les soumissionnaires seront informés des résultats de la demande.

C. Clauses du contrat subséquent

1. Généralités

Les conditions de tout contrat attribué dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement seront en conformité avec les clauses du contrat subséquent faisant partie de la demande de soumissions.

Le contrat comprendra, au minimum :

  1. les exigences relatives à la sécurité (incluant la LVERS applicable);
  2. l’énoncé des travaux;
  3. les clauses et conditions générales (y compris les conditions générales 2010B);
  4. la durée du contrat (max. 48 semaines consécutives);
  5. les responsables;
  6. le paiement;
  7. les instructions relatives à la facturation;
  8. les attestations et renseignements supplémentaires;
  9. les lois applicables;
  10. assurances;
  11. l’ordre de priorité des documents.

2. Fermeture des bureaux du gouvernement

Lorsque l’entrepreneur, son personnel, ses entrepreneurs ou ses mandants offrent des services dans les locaux du gouvernement conformément à un contrat, et que ces locaux ne sont plus accessibles parce qu’on a évacué ou fermé les bureaux du gouvernement, l’entrepreneur sera payé pas plus d’une (1) semaine de travail, aux taux indiqués dans le contrat, pourvu que l’entrepreneur soumette en même temps que sa facture une attestation, contresignée par la ressource affectée, précisant que :

  • l’entrepreneur n’a reçu aucun autre paiement d’aucun autre client pendant la période de fermeture;
  • la ressource concernée sera rémunérée au taux auquel elle aurait eu droit si les services avaient été fournis.

3. Ententes en matière de dotation

Des frais de transfert seront payables à l’entrepreneur par l’utilisateur désigné lorsque l’organisation à laquelle la ressource des SAT a été assignée pendant la période du contrat embauche la ressource, sans concurrence, sur une base temporaire ou pour une période déterminée ou indéterminée, avant la fin d’une période de 20 semaines mesurée à partir du début des services du contrat, sans égard pour les changements dans les fonctions.

  • Affectation de plus de 18 semaines jusqu’à un maximum de 20 semaines à partir du début des services : 2 %.
  • Affectation de plus de 16 semaines jusqu’à un maximum de 18 semaines à partir du début des services : 4 %.
  • Affectation de plus de 14 semaines jusqu’à un maximum de 16 semaines à partir du début des services : 6 %.
  • Affectation de plus de 12 semaines jusqu’à un maximum de 14 semaines à partir du début des services : 8 %.
  • Affectation de plus de 10 semaines jusqu’à un maximum de 12 semaines à partir du début des services : 10 %.
  • Affectation de plus de 8 semaines jusqu’à un maximum de 10 semaines à partir du début des services : 12 %.
  • Affectation de plus de 6 semaines jusqu’à un maximum de 8 semaines à partir du début des services : 14 %.
  • Affectation de plus de 4 semaines jusqu’à un maximum de 6 semaines à partir du début des services : 16 %.
  • Affectation de plus de 2 semaines jusqu’à un maximum de 4 semaines à partir du début des services : 18 %.
  • Affectation de plus de 0 semaine jusqu’à un maximum de 2 semaines à partir du début des services : 20 %.

Remarques

L’organisation est définie comme une organisation d’un ministère, d’un organisme gouvernemental ou d’une société d’État supervisée par un directeur général ou l’équivalent. Lorsqu’il n’y a pas de DG ou de niveau équivalent, le prochain échelon le plus élevé s’applique.

Les frais de transfert s’appliquent que le contrat soit actif ou non (c’est-à-dire résilié, expiré) au moment de l’embauche de la ressource par l’utilisateur désigné.

Les frais de transfert sont fondés sur le traitement annualisé offert à la ressource d’aide temporaire. Aux fins de la présente clause, le salaire annualisé offert à la ressource de SAT correspond au salaire de départ annuel du poste offert par le ministère à la ressource de SAT, en vigueur au moment de l’offre. Cela ne comprend pas les primes au rendement/incitatifs, les primes au bilinguisme, les augmentations de salaire à la suite des conventions collectives ou toute autre augmentation possible.

Par exemple, une ressource de SAT à qui l’on offre un emploi temporaire, de durée déterminée ou de durées indéterminées, débutant au niveau 1 de PG 2, aurait un salaire annualisé de 50 502 $. Lorsque le poste est fondé sur un taux horaire, ce taux horaire serait annualisé, multiplié par 1 950 (7,5 heures par jour), et ensuite multiplié par le pourcentage des frais de transfert applicables (p. ex. 18,00 $/heure × 1 950 heures = 35 100 $, et si la ressource est embauchée au seuil des 5 semaines, 35 100 × 16 % = 5 616 de frais de transfert).

4. Avis de résiliation

Lorsqu’un contrat est résilié (sauf en cas de manquement) avant son expiration et que la durée estimée du contrat était de trois (3) mois ou plus, l’utilisateur désigné doit fournir à l’entrepreneur un avis écrit d’au moins sept (7) jours civils.

Si l’avis requis n’est pas envoyé, l’utilisateur désigné devra verser à l’entrepreneur une somme fondée sur 7,5 heures de travail par jour, aux taux facturés par l’entrepreneur pour chaque journée restante de la période de notification susmentionnée. Aucun avis écrit n’est exigé si le contrat vient à échéance de façon normale.

5. Heures supplémentaires

L’entrepreneur ne devra pas faire d’heures supplémentaires dans le cadre du contrat à moins d’avoir obtenu une autorisation préalable écrite de l’utilisateur désigné. Toutes les demandes de paiement doivent être accompagnées d’une copie de l’autorisation d’heures supplémentaires, y compris toute prime à verser, et d’un rapport faisant état des détails exigés par le Canada en ce qui a trait aux heures supplémentaires effectuées conformément à cette autorisation.

Les heures supplémentaires sont régies par les lois provinciales et, par conséquent, elles sont calculées en fonction de l’endroit où les travaux sont exécutés.

  • En Ontario, les heures supplémentaires sont payables pour les heures de travail dépassant quarante-quatre (44) heures par semaine.
  • Au Québec, les heures supplémentaires sont payables pour les heures de travail dépassant quarante (40) heures par semaine.

6. Jours fériés

Lorsque les locaux d’un utilisateur désigné sont fermés en raison d’un jour férié, l’entrepreneur n’est pas payé pour cette journée et la ressource ne doit pas se présenter au travail.

Lorsque les locaux d’un utilisateur désigné sont ouverts, une journée habituellement considérée comme un jour férié, c’est à l’entrepreneur de décider s’il autorisera la ressource à travailler ou non. L’entrepreneur et l’utilisateur désigné devraient s’entendre à ce sujet avant le jour férié en question.

7. Remplacement de personnes précises

  1. Si des personnes précises sont identifiées dans le contrat pour exécuter les travaux, l’entrepreneur doit fournir les services de ces personnes, sauf s’il n’est pas en mesure de le faire pour des motifs indépendants de sa volonté.
  2. Si l’entrepreneur n’est pas en mesure de fournir les services de toute personne désignée identifiée dans le contrat, il doit fournir les services d’un remplaçant qui possède des qualifications et une expérience égales ou supérieures à celles de la personne figurant au contrat. Le remplaçant doit être acceptable pour le Canada.
  3. L’entrepreneur doit, le plus tôt possible, aviser l’autorité contractante du motif du remplacement de la personne et fournir :
    1. le nom du remplaçant proposé ainsi que ses compétences et son expérience;
    2. la preuve que le remplaçant proposé possède la cote de sécurité exigée accordée par le Canada, s’il y a lieu.
  4. L’entrepreneur ne doit en aucun cas permettre l’exécution des travaux par des remplaçants non autorisés. L’autorité contractante peut ordonner qu’un remplaçant cesse d’exécuter les travaux. L’entrepreneur doit alors se conformer immédiatement à cet ordre et retenir les services d’un autre remplaçant conformément au paragraphe 2. Le fait que l’autorité contractante n’ordonne pas qu’un remplaçant cesse d’exécuter les travaux n’a pas pour effet de relever l’entrepreneur de son obligation de satisfaire aux exigences du contrat.

8. Protocole d’identification pour les entrepreneurs et les ressources

L’entrepreneur doit s’assurer que l’ensemble de ses ressources, représentants ou sous-traitants respectent les exigences d’auto-identification suivantes :

  1. les ressources de l’entrepreneur qui assistent à une réunion du gouvernement du Canada (dans ses locaux ou à l’extérieur) doivent s’identifier comme ressource de l’entrepreneur avant le début de la réunion pour garantir que tous les participants soient informés que le représentant n’est pas un employé de l’État;
  2. pendant l’exécution de tout travail sur un site du gouvernement du Canada, chaque ressource de l’entrepreneur doit être clairement et en tout temps identifiée comme étant une ressource de l’entrepreneur; et
  3. si une ressource de l’entrepreneur doit utiliser le système de courriel du gouvernement du Canada dans le cadre de l’exécution des travaux, il doit clairement s’identifier comme étant une ressource de l’entrepreneur, notamment dans le bloc de signature de tous les messages électroniques qu’il enverra ainsi que dans la section « Propriétés ». De plus, ce protocole d’identification doit être utilisé pour toute autre correspondance, communication et documentation.

Si le Canada détermine que la ressource de l’entrepreneur ou l’entrepreneur a contrevenu à n’importe laquelle de ses obligations en vertu de la présente clause, l’entrepreneur doit, à la réception d’un avis écrit du Canada, présenter un plan d’action écrit décrivant les mesures qui seront prises pour éviter que le problème se produise de nouveau. L’entrepreneur aura deux (2) jours ouvrables pour présenter le plan d’action au client ou à l’autorité contractante, et dix (10) jours ouvrables pour corriger la source du problème. En plus de tous ses autres droits dans le cadre du contrat, le Canada peut résilier le contrat pour manquement si l’entrepreneur ne respecte pas les mesures correctives décrites ci dessus.

9. Gestion du rendement des fournisseurs

Tout contrat subséquent attribué en vertu de l'arrangement en matière d'approvisionnement peut être assujetti à la politique de gestion du rendement des fournisseurs, selon lequel des éléments spécifiques des travaux feront l'objet d'une évaluation du rendement. L'entrepreneur peut être tenu de recueillir, de compiler et de présenter des informations sur le rendement et sera évalué sur des aspects spécifiques de son rendement.

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