Phénix : Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires – novembre 16 2020

Navigation pour document « Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : novembre 16 2020 »

• Page précédente
• Table des matières
• Page suivante

Équipe intégrée des ressources humaines à la paye

Faits saillants

Une somme totale de 1,381  milliards de dollars a été investie pour administrer la paye et régler les problèmes de paye depuis le lancement de Phénix :

• 50  millions de dollars en 2016 pour régler les problèmes survenus après le déploiement de Phénix
• 142  millions de dollars en 2017 pour augmenter la capacité, améliorer les technologies et fournir du soutien aux fonctionnaires (15  millions de dollars au Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et 127  millions de dollars à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC))
• 431,4  millions de dollars dans le budget de 2018 (comptabilité d’exercice), plus 16  millions de dollars (SCT) pour continuer les travaux relatifs au nouveau système de paye, plus 5,5  millions de dollars (Agence du revenu du Canada (ARC)) pour faciliter le traitement des réévaluations des déclarations de revenus
• 523,3  millions de dollars sur une période de 5 ans dans le budget de 2019 (comptabilité d’exercice), à compter de 2019 à 2020, afin de disposer des ressources nécessaires pour gérer les problèmes de paye
• un montant supplémentaire de 9,2  millions de dollars à l’ARC pour effectuer les réévaluations nécessaires des déclarations de revenus en raison des problèmes de paye
• 203,5  millions de dollars dans le Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021 afin d’éliminer l’arriéré des problèmes de paye pour les fonctionnaires et d’assurer la prestation de la paye et la stabilisation du système connexe

Dans le cadre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye, les services de paye de 46 ministères et organismes ont été regroupés et transférés au Centre des services de paye de la fonction publique, qui offre des services à plus de 200 000 employés.

Principaux enjeux

Capacité

• Le Centre des services de paye compte 14 bureaux partout au pays (le Centre des services de paye situé à Miramichi et les bureaux régionaux)
• L’effectif de la rémunération a quadruplé depuis 2016
• Le Centre des services de paye, le Centre de contact avec la clientèle et le Bureau de service à la clientèle comptent plus de 2 300 employés de la rémunération

Tableau de bord public (en date du 28 octobre 2020) :

• environ 281 000 mouvements sont en attente de traitement au Centre des services de paye, dont :
  • 190 000 mouvements ayant des répercussions financières, répartis comme suit :
    • 110 000 mouvements en sus de la charge de travail normale
    • 80 000 mouvements représentant la charge de travail normale
• 46 000 mouvements n’ayant aucune répercussion financière ou demandes de renseignements généraux
• 10 500 mouvements liés aux conventions collectives
• 34 500 mouvements en attente de fermeture pour lesquels les employés ont déjà reçu un paiement

Conventions collectives

• En ce qui concerne la ronde de conventions collectives de 2014, ce sont 126 conventions collectives du SCT et d’employeurs distincts qui ont été traitées, ce qui comprend la mise à jour des taux de rémunération et représente des paiements de près de 2,5  milliards de dollars versés aux employés
• Un nouveau processus automatisé de rétroactivité de masse a été créé pour la ronde de négociations collectives de 2018. Nous prévoyons que moins de 10 % des mouvements découlant de cette ronde de conventions collectives nécessiteront une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels

Impôts

• Le plan fiscal de fin d’exercice comprend des directives claires pour des tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information en fin d’exercice au personnel de la rémunération et aux employés
• SPAC continue de collaborer activement avec les ministères et les organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets de renseignements fiscaux modifiés
• Les feuillets de renseignements fiscaux pour 2019 ont été envoyés aux employés de la fonction publique fédérale de façon échelonnée avant la fin du mois de février 2020
• La période des déclarations de revenus de 2019 s’est bien déroulée. Il y a eu moins de problèmes de données, aucun problème majeur de système et moins de demandes de renseignements de la part des clients

Trop-payés et options de remboursement

• Modification de la Directive sur les conditions d’emploi du SCT indiquant que le système ne procédera pas au recouvrement des trop-payés à moins que certaines conditions ne soient remplies
• Création du Bureau des réclamations du SCT pour indemniser les employés qui ont engagé des dépenses ou subi des pertes financières
• Modifications apportées à la Loi de l’impôt sur le revenu afin de permettre aux employés touchés de rembourser seulement le montant net du trop-payé reçu l’année précédente, plutôt que le montant brut

Contrat d’IBM

• Depuis juin 2011, 48 modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 447  millions de dollars (taxes incluses)
• La dernière modification apportée au contrat existant avec IBM était requise afin d’exercer les options relatives à la maintenance du logiciel et de continuer à recevoir des services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye et à la mise à niveau vers la version 9.2 de PeopleSoft

Innovation

• L’industrie a été consultée concernant plusieurs éléments jugés essentiels à la stabilisation de la paye (par exemple, automatisation robotisée des processus, services d’accélérateur)
• L’application MaPayeGC a été lancée, et l’équipe de MaPayeGC travaille à la conception d’un nouvel état des gains en ligne
• Un nouveau processus automatisé de rétroactivité de masse a été créé pour la ronde de négociations collectives de 2018

Réalisations

• Depuis le mois de janvier 2018, les ministères clients du Centre des services de paye ont vu une diminution de 56 % du nombre de mouvements en attente, ce qui représente une réduction de plus de 352 000 mouvements (de 633 000 mouvements à 281 000) en date du 28 octobre 2020
• Au cours de la même période, les mouvements de l’arriéré comportant des répercussions financières en sus de la charge de travail normale ont diminué de 71 %, ce qui représente une réduction de 274 000 mouvements (de 384 000 mouvements à 110 000)
• Tous les ministères et organismes clients du Centre des services de paye utilisent maintenant le modèle des équipes mixtes
• Le Centre de contact avec la clientèle a été amélioré afin de mieux soutenir les employés, dont la capacité de résoudre les problèmes de paye plus rapidement et plus efficacement au premier point de contact
• Lancement de MaPayeGC, une application Web novatrice qui fournit aux employés une vue centralisée et simplifiée des renseignements relatifs à leur paye et à leurs avantages sociaux, et qui leur permet de déterminer plus tôt les problèmes de paye et de surveiller de façon plus détaillée leurs cas ouverts
• Mise en œuvre de la solution de refonte de la rétroactivité, qui améliore l’automatisation du traitement des mouvements tardifs individuels et des paiements rétroactifs de masse admissibles
• De nombreux changements techniques visant à stabiliser le système ont été mis en œuvre, y compris plus de 2 500 correctifs et améliorations de système

Diminution de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré du système Phénix

Contexte

La présente note est axée sur la baisse continue de l’ensemble de la file d’attente et de l’arriéré, la mise en œuvre des conventions collectives, les impôts, les trop-payés et les moinspayés.

Réponse suggérée

• Les employés méritent d’être payés à temps et sans erreur
• La résolution des problèmes de paye est une priorité absolue et, grâce au travail acharné de nos employés de la rémunération, nous constatons des progrès à cet égard
• Au  28 octobre 2020, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières a diminué de 71 % par rapport au sommet atteint en janvier 2018, passant de 384 000 mouvements à 110 000, ce qui représente une réduction de 274 000 mouvements
• Au cours de la même période, le nombre de mouvements en attente de traitement au Centre des services de paye a diminué de 56 %, passant de 633 000 mouvements à 281 000, ce qui représente une réduction de 352 000 mouvements
• Nous avons également traité près de 2,5 milliards de dollars en paiements rétroactifs liés aux conventions collectives, pour la ronde de 2014

Si l’on insiste sur la tentative d’accord avec l’Alliance de la Fonction publique du Canada :

• le SCT est responsable de l’engagement avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), les employés et les syndicats sur les conventions collectives et les accords de rémunération
• SPAC collabore avec le SCT pour s’assurer que la prochaine ronde de conventions collectives est traitée de manière plus efficiente et plus rapide

Si l’on insiste sur les trop-payés :

• notre priorité est de soutenir les employés et de résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible, y compris le recouvrement des troppayés
• le recouvrement de la plupart des soldes de trop-payé ne commencera pas tant :
  • que tous les mouvements de paye en attente de l’employé n’auront pas été traités
  • que l’employé n’aura pas reçu 3 payes exactes consécutives
  • qu’il n’aura pas précisé son option de remboursement privilégiée
• les employés sont informés du montant dû, de la cause du trop-payé et des possibilités de remboursement
• les employés qui ont déjà convenu d’un plan de remboursement, mais qui doivent maintenant le revoir peuvent également communiquer avec le Centre de contact avec la clientèle pour discuter des options offertes
• les employés qui éprouvent des problèmes de paye continuent d’avoir accès à des avances de salaire d’urgence ou à des paiements prioritaires, au besoin

Si l’on insiste sur les impôts :

• comme pour les deux dernières années, nous avons mis en place un plan solide pour émettre des relevés d’impôts précis et aider les employés à remplir leurs déclarations de revenus pour l’année 2021
• le plan fiscal de la fin de l’année prévoit des tests rigoureux, des exercices d’essai et des communications au personnel de la rémunération et aux employés
• les relevés d’impôts pour 2020 seront envoyés aux employés de la fonction publique fédérale de façon échelonnée selon le délai prévu par la loi, avant la fin du mois de février 2021

Historique

File d’attente et arriéré

Au total, au 28 octobre 2020, environ 281 000 mouvements étaient prêts à être traités au Centre des services de paye, dont 110 000 mouvements en sus de la charge normale comportant des répercussions financières.

Au 28 octobre 2020, la file d’attente globale des mouvements prêts à être traités au Centre des services de paye a diminué de 56 % depuis le pic de janvier 2018, ce qui représente une réduction de 352 000 mouvements, soit de 633 000 à 281 000.

Au cours de la même période, les mouvements de l’arriéré ayant des répercussions financières dépassant la charge de travail normale ont diminué de 71 %, ce qui représente une réduction de 274 000 mouvements, soit de 384 000 à 110 000.

Les légères augmentations observées quant à l’arriéré des mouvements ayant des répercussions financières dépassant la charge de travail normale au cours des mois d’août et de septembre 2020, sont principalement dues à des pics saisonniers liés aux cas entrants.

Les pics liés aux cas entrants dans les mois qui précèdent le début et la fin de l’été et l’automne sont généralement liés à des embauches d’étudiants et d’employés occasionnels, des nominations intérimaires et des employés qui reviennent de congé. Les pics saisonniers sont un élément normal du processus d’administration de la paie.

Bien que nous nous attendions à ce que la tendance à la baisse des 2 dernières années se maintienne, le nombre de mouvements traités chaque mois varie en fonction de divers facteurs, comme la complexité des cas, la mise en œuvre de conventions collectives et les tendances saisonnières. De fortes réductions seront parfois suivies d’une progression plus lente ou même d’augmentations.

En 2019, l’arriéré des transactions ayant des implications financières a été réduit de 81 000. En 2020, nous avons déjà réduit l’arriéré de 92 000.

Nouvelle solution de refonte de la rétroactivité

En octobre 2020, SPAC a mis en œuvre un nouveau processus de paiement rétroactif dans le système de paye Phénix.

La solution de refonte de la rétroactivité permettra une plus grande automatisation du traitement de chacun des mouvements en retard et des paiements rétroactifs de masse admissibles. La nouvelle solution devrait permettre de verser à temps les paiements des employés et de réduire le travail manuel effectué par les conseillers en rémunération.

De plus, une nouvelle page fournissant aux employés des renseignements plus détaillés sur leurs paiements rétroactifs automatisés est maintenant disponible dans Phénix.

Période de production des déclarations de revenus 2021

Le plan pour les impôts de 2020 comprend des tests rigoureux, l’exécution d’exercices d’essai, la vérification de la qualité et de l’intégrité des données, la mise en œuvre de mises à jour fiscales, de même que la communication d’information au personnel de la rémunération et aux employés. Les feuillets de renseignements fiscaux pour 2020 seront envoyés aux employés de la fonction publique fédérale à des dates échelonnées, avant la fin du mois de février 2021, conformément à la loi.

SPAC continue de collaborer activement avec des ministères et des organismes dans le but de communiquer avec les employés qui pourraient recevoir des feuillets de renseignements fiscaux modifiés en raison de mouvements en attente dans leur dossier de paye.

Les préparatifs pour l’année d’imposition 2018 et 2019 ont permis d’éviter la modification de feuillets T4 découlant de problèmes liés au système Phénix. En mai 2020, environ 59 000 feuillets de renseignements fiscaux modifiés ont été produits pour 2018, et 29 000 feuillets de renseignements fiscaux modifiés ont été produits pour 2019, mais aucun de ces feuillets modifiés n’était lié au système de paye. En comparaison, environ 213 000 feuillets T4 modifiés ont été délivrés pour 2017.

Aux termes des lois en vigueur, l’Agence du revenu du Canada (ARC) cessera de réviser automatiquement tous les T4 de 2016 d’ici janvier 2020. Les clients devront demander des réévaluations, ce que l’ARC a convenu de faciliter. Des communications aux employés ont été envoyées, et de nouvelles sont en cours d’élaboration.

Trop-payés

Comme le système de paye Phénix ne fait pas la distinction entre les trop-payés véritables et les trop-payés administratifs, il n’est pas possible de fournir des statistiques exactes sur les trop-payés véritables, qui représentent les sommes dues au gouvernement.

Les trop-payés administratifs font partie intégrante du système et ne découlent pas d’un problème technique. Ils n’ont aucune incidence sur les employés étant donné que le remboursement est automatiquement généré et que le solde est annulé à la période de paye suivante. Ce type de trop-payé est créé pour veiller à ce que les employés reçoivent la paye à laquelle ils ont droit.

En reconnaissance des problèmes causés par les arriérés, le recouvrement de la plupart des soldes de trop-payés ne commencera pas avant que :

• tous les mouvements en attente des employés aient été traités
• l’employé ait reçu 3 payes exactes consécutives
• que l’employé ait choisi une option de remboursement

Toutefois, ces mesures d’assouplissement ne s’appliquent pas aux mouvements courants; par exemple, les congés non payés de 5 jours consécutifs ou moins sont recouvrés à partir des premiers fonds disponibles.

En mars 2020, le Centre des services de paye a temporairement suspendu tous les nouveaux recouvrements de trop-payés qui étaient admissibles à des mesures de remboursement souples, dans le cadre de la réponse à la COVID-19.

À partir du 7 octobre 2020, le Centre des services de paye a recommencé à recouvrer ces troppayés qui étaient admissibles au recouvrement et qui étaient mis en attente.

Moins-payés

Les employés qui ont été sous-payés peuvent demander des avances de salaire d’urgence ou des paiements prioritaires de leur ministère.

Les montants non payés aux employés peuvent être dus à plusieurs facteurs. Ils peuvent découler de mouvements de paye de routine qui n’ont pas encore été traités, comme le paiement d’heures supplémentaires et la rémunération d’intérim, ou encore d’erreurs.

Les moins-payés ne font pas automatiquement l’objet de suivis dans le système de paye Phénix parce qu’il est impossible d’obtenir des chiffres exacts avant que tous les mouvements de paye faisant partie de l’arriéré ne soient traités par les conseillers en rémunération.

Mise en œuvre des conventions collectives : Contrats de 2014 et de 2018

En ce qui concerne la ronde de 2014, 126 des conventions signées par le SCT et les employeurs distincts, de même que la mise à jour des échelles salariales, ont été traitées, ce qui représente près de 2,5 milliards de dollars en paiement aux employés.

Pour assurer l’exactitude des montants de paiement rétroactifs, SPAC effectue un examen manuel de près de 180 000 comptes. Ce travail manuel devrait prendre fin à l’automne 2020.

En août 2019, les premières conventions collectives de la ronde de 2018 ont été signées. La mise en œuvre de ces conventions collectives est en cours.

Les leçons retenues de la mise en œuvre de la ronde de 2014 de négociations ont permis à SPAC de collaborer avec les ministères et les organismes, ainsi que les agents négociateurs afin de simplifier les processus, d’améliorer l’exactitude des paiements et de réduire le besoin de recourir à du travail manuel.

Nous nous attendons à ce que moins de 10 % des mouvements de la ronde de négociations collectives de 2018 nécessitent une intervention manuelle, ce qui entraînera une réduction de centaines de milliers de mouvements manuels.

En comparaison, pour la ronde de 2014, les conseillers en rémunération ont dû traiter manuellement et à valider plus de 60 % des mouvements découlant des conventions collectives.

Le SCT est responsable de l’engagement envers SPAC, les employés et les syndicats en ce qui concerne les conventions collectives et les ententes de rémunération.

Soutien d’IBM et mises à niveau du système Phénix

Contexte

La présente note porte sur le soutien offert par les fournisseurs dans le dossier du système Phénix (IBM/Défi d’innovations) ainsi que sur la mise à niveau de logiciel du système de paye Phénix (version 9.2 de PeopleSoft).

Réponse suggérée

• Le gouvernement du Canada est déterminé à soutenir les employés et à résoudre les problèmes de paye au sein de la fonction publique le plus rapidement possible
• Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a mis en place plus de 2 500 améliorations et correctifs de systèmes qui ont contribué à faire évoluer le système de paye vers un environnement beaucoup plus stable
• Par conséquent, nous avons considérablement amélioré l’exactitude du traitement de la paye régulière dans le système
• Nous continuons à entrer en contact avec des experts, les syndicats du secteur public et le secteur privé pour trouver des solutions novatrices afin d’aider à stabiliser davantage le système de paye

Si l’on insiste sur l’invitation à se qualifier pour le soutien en service du système de paye / contrat pour les services gérés d’applications :

• le 8 mai 2020, SPAC a lancé une invitation à se qualifier pour le soutien opérationnel du système de paye
• ce processus d’approvisionnement est requis pour faire en sorte que Phénix bénéficie d’un soutien après la fin du contrat en cours avec IBM en mars 2022 (si l’option est exercée)
• un surveillant de l’équité indépendant a été mandaté pour observer le processus d’approvisionnement et en rendre compte afin d’assurer son intégrité
• nous continuerons à veiller à ce que les employés reçoivent l’assistance requise et à bien nous préparer à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu

Si l’on insiste sur la mise à niveau du système Phénix :

• dans le cadre de ses efforts continus pour stabiliser le système de paye, le Ministère procède à la mise à niveau du logiciel utilisé par Phénix de la version 9.1 à la version 9.2 de PeopleSoft
• cette mise à niveau est nécessaire pour assurer le soutien continu du fournisseur et les mises à jour requises pour calculer la paye avec précision et à temps
• nous avons mis en place un plan de mise en œuvre exhaustif fondé sur les leçons tirées du déploiement de Phénix, afin que les employés ne soient pas touchés par cette mise à niveau
• cette mise à niveau, qui devrait être lancée au printemps 2021, n’aura pas d’incidence sur les quelque 30 systèmes de ressources humaines qui alimentent Phénix, et aucune mise à jour de ces systèmes ne sera nécessaire

Historique

Cycles de traitement de la paye réussis

Depuis le lancement du système de paye Phénix en 2016, SPAC a mis en place un certain nombre d’améliorations qui ont contribué à faire passer le système de paye d’un « mode de crise » à un environnement beaucoup plus stable. Ces améliorations comprennent la mise en œuvre de plus de 2 500 améliorations et correctifs de systèmes. Par conséquent, nous avons considérablement amélioré l’exactitude du traitement de la paye régulière dans le système.

Depuis le mois de mars, Phénix a traité avec succès les cycles de traitement de la paye à la quinzaine. Cela signifie qu’aucun problème majeur de paye lié à des erreurs de système ne s’est produit au cours de cette période. Cependant, il est possible que les fonctionnaires aient encore eu des problèmes de paye liés à l’exactitude des données et à la rapidité des mouvements de RH.

Contrats d’IBM et modifications

En juin 2011, IBM a obtenu le contrat pour le nouveau système de paye dans le cadre d’un processus d’appel d’offres ouvert et transparent. Depuis, 48 modifications ont été apportées au contrat initial, pour une valeur contractuelle totale de 447 millions de dollars (taxes incluses). Les modifications font partie du processus normal d’approvisionnement et elles étaient prévues au moment de l’attribution du contrat.

La modification la plus récente a été apportée en mars 2020 et était nécessaire pour exercer les options de maintenance logicielle et pour poursuivre les services de soutien essentiels à la stabilisation de la paye et à la version 9.2 de PeopleSoft.

Soutien en service : Réapprovisionnement

Le contrat actuel conclu avec IBM Canada Ltée pour les services gérés d’applications prendra fin le 31 mars 2021. Il existe une option de prolongation jusqu’au 31 mars 2022, ce qui représenterait pour le gouvernement du Canada une période de transition vers un état futur.

Le contrat pour les services gérés d’applications est un accord fondé sur les résultats en vertu duquel l’entrepreneur a pour responsabilité de fournir des services en fonction de nos exigences et de veiller à ce que le gouvernement du Canada reçoive ce dont il a besoin pour un prix fixe.

Le 8 mai 2020, SPAC a lancé une invitation à se qualifier sur achatsetventes.gc.ca à l’intention des fournisseurs intéressés par le contrat relatif aux services gérés d’applications pour le soutien opérationnel du système de paye (fonctionnel et technique) 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, à la fin du contrat en cours avec contrat en cours avec IBM Canada Limitée. Un surveillant de l’équité indépendant a été mandaté pour observer le processus d’approvisionnement et en rendre compte afin d’assurer son intégrité.

Nous devrons nous en tenir à Phénix jusqu’à ce que nous soyons prêts à passer à un nouveau système de paye. L’arriéré des problèmes de paye doit également être traité pour permettre une transition sans heurt vers un nouveau système de paye, quel qu’il soit. C’est la principale raison pour laquelle le gouvernement du Canada continue à investir dans Phénix : pour que les employés continuent d’être appuyés et pour s’assurer que nous sommes bien préparés à la transition vers un nouveau système de paye le moment venu.

Mise à niveau du système Phénix (version 9.2 de PeopleSoft)

En effectuant la mise à niveau de Phénix à la version 9.2 de PeopleSoft, SPAC s’assurera de continuer de recevoir les correctifs et les mises à jour fiscales dont Phénix a besoin pour générer une paye exacte.

La mise à niveau à la version 9.2 de PeopleSoft consiste à mettre en œuvre une nouvelle version de l’application PeopleSoft, tout en limitant les répercussions et les interruptions pour les opérations et les utilisateurs. La portée de ce projet se limite au système de paye (Phénix) et ne comprend pas la mise à jour des systèmes de RH du ministère. Des mises à l’essai approfondies sont en cours auprès de certains ministères et organismes afin d’assurer que la paye des employées ne sera affectée lors de la mise à niveau.

SPAC estime que la mise à niveau globale devrait prendre environ 24 mois (y compris la phase de planification), et le lancement officiel du système est prévu pour le printemps 2021.

Défi de l’innovation : Initiatives d’approvisionnement lié à la stabilisation de la paye

SPAC a lancé un processus d’approvisionnement en août 2018 pour embaucher des spécialistes du secteur privé en matière de solutions innovatrices pour aider à stabiliser le système de paye. L’industrie a été consultée concernant plusieurs éléments relevés comme étant essentiels à la stabilisation de la paye. Ces éléments sont les suivants :

• automatisation robotisée des processus (une prolongation de contrat a été accordée le 5 novembre 2020)
• réduction de la file d’attente (2 contrats ont été attribués en mai 2019)
• amélioration de l’expérience utilisateur
• gestion améliorée de l’accès des utilisateurs
• formation
• services d’accélérateur (un contrat a été attribué en février 2020)

Automatisation robotisée des processus

L’automatisation robotisée des processus (ARP) est l’une des nombreuses initiatives entreprises par SPAC pour aider à réduire l’arriéré et à stabiliser le système de paye. SPAC envisage d’utiliser les services d’ pour traiter des mouvements manuellement dans le système de paye Phénix. L’objectif est de permettre aux employés de la rémunération du Centre des services de paye de la fonction publique de se concentrer sur les cas complexes et de traiter un plus grand nombre de mouvements en attente. SPAC a également 2 initiatives d’approvisionnement en cours.

Prolongation du contrat de KPMG concernant l’automatisation robotisée des processus

Le 5 novembre 2020, SPAC a accordé la prolongation du contrat de KPMG société à responsabilité limitée (s.r.l.)/S.E.N.C.R.L. concernant l’. En vertu de ce contrat, KPMG doit créer et fournir des services d’ au Centre des services de paye de la fonction publique d’ici la fin du mois de novembre 2020.

En raison de retards découlant de la pandémie de la COVID-19, le contrat de KPMG, qui devait prendre fin le 16 novembre 2020, est prolongé jusqu’au 31 janvier 2021. Cette prolongation est requise afin de garantir l’achèvement du projet et le soutien après la mise en œuvre.

Demande de propositions de l’automatisation robotisée des processus

Le 13 octobre 2020, SPAC a lancé une nouvelle demande de propositions (DP) sur le site Achatsetventes.gc.ca dans le cadre du volet automatisation robotisée des processus (ARP) du projet de marché pour la stabilisation de la paye.

La DP a été envoyée aux 10 fournisseurs qui s’étaient qualifiés pour le volet par l’entremise d’une invitation à se qualifier lancée le 30 octobre 2019 et fermera le  19 novembre 2020.

Invitation à se qualifier : Défis de Stabilisation du système de paye Phénix (EN920-190988/G)

Cette nouvelle DP permettra à SPAC de poursuivre les travaux accomplis jusqu’à présent dans le cadre du volet et d’accélérer l’automatisation du traitement de la paye. Grâce à cette nouvelle DP, SPAC souhaite obtenir des ressources supplémentaires ayant de l’expertise relative à l’ afin d’appuyer toutes les activités connexes en cours, y compris le transfert des connaissances aux fonctionnaires.

Projet pilote ProGen avec le ministère du Patrimoine canadien

Le 14 octobre 2020, le ministre du Gouvernement numérique a annoncé que le ministère du Patrimoine canadien avait été sélectionné pour la première phase exploratoire du projet de ressources humaines et de paye de prochaine génération. Le gouvernement travaillera avec le fournisseur sélectionné (SAP) et le ministère du Patrimoine canadien pour élaborer une analyse de rentabilisation, une évaluation des incidences sur la vie privée, une approche de gestion du changement et d’autres considérations de planification afin de déterminer comment une future solution de RH et de paye peut intégrer les données de plusieurs systèmes de RH liés à la paye.

Cette phase se déroulera dans un milieu d’essai et n’aura pas d’incidence sur la paye actuelle des employés. Les employés continueront à être payés par l’entremise du système de paye Phénix jusqu’à la fin des essais. La phase de planification commencera en octobre 2020, et les phases ultérieures seront fondées sur les résultats de la phase de planification.

Des fonctionnaires ainsi que des agents négociateurs ont participé au processus, et le gouvernement est déterminé à continuer de travailler avec eux au cours des prochaines étapes du projet. Les travaux à long terme visant à stabiliser le système de paye Phénix se poursuivront.

Le point sur la planification de la stabilisation de Phénix, les investissements et le soutien aux employés

Contexte

Cette note porte sur les efforts déployés et les progrès réalisés pour stabiliser le système de paye et soutenir les employés, ainsi que sur les montants investis dans le système Phénix. 

Réponse suggérée

• Soutenir les employés qui éprouvent des problèmes de paye et veiller à ce qu’ils reçoivent une paye exacte en temps opportun est une priorité
• Parmi les mesures qui ont été prises, nous avons quadruplé l’effectif de la rémunération depuis 2016; il compte maintenant plus de 2 300 employés
• Nous avons veillé à ce que les fonctionnaires qui ont des problèmes liés à la paye puissent demander des paiements d’urgence
• Nous avons également concentré nos efforts sur des dossiers prioritaires comme les congés parentaux, les congés d’invalidité, la paye des étudiants et la mise en œuvre des conventions collectives
• Nous avons lancé MaPayeGC dans tous les ministères et organismes. MaPayeGC est une nouvelle application Web qui fournit aux employés un aperçu centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux
• Nous continuons d’établir de solides partenariats entre les ministères, les syndicats et tous les intervenants afin que les mouvements de paye puissent être traités rapidement et sans erreur

Si l’on insiste au sujet de mesures spécifiques à la pandémie de COVID-19 :

• les services de paye sont essentiels, et nous disposons des ressources nécessaires pour qu’ils soient assurés sans interruption
• le Centre de contact avec la clientèle (CCC) reste à la disposition de tout fonctionnaire ou ancien fonctionnaire ayant des problèmes de paye
• nous reconnaissons que le recouvrement des trop-payés peut être une source de stress pour les employés, à plus forte raison dans les circonstances actuelles
• es employés qui ont convenu d’un plan de remboursement, mais qui ont maintenant besoin de le revoir, peuvent communiquer avec le CCC pour discuter des options qui leur sont offertes
• nous avons introduit des mesures administratives provisoires pour simplifier et accélérer le processus d’approbation d’une série de mouvements liés à la paye

Si l’on insiste sur le soutien accordé aux employés :

• nous avons lancé MaPayeGC, une nouvelle application Web qui offre aux employés un aperçu centralisé et simplifié de leur paye et de leurs avantages sociaux. Créé par des employés pour les employés, cet outil les aide à détecter les problèmes de paye plus tôt et leur permet de surveiller les cas ouverts plus en détail
• nous avons amélioré les services offerts par le CCC pour offrir un meilleur soutien aux employés, y compris la capacité de résoudre les problèmes liés à la paye plus rapidement et plus efficacement au premier point de contact
• le CCC transmet aux niveaux supérieurs les cas de difficultés financières afin qu’on puisse y remédier rapidement, et les agents sont formés pour intervenir dans les situations où les employés pourraient être en détresse
• dans l’ensemble du gouvernement, des mesures ont été prises pour sensibiliser davantage les gens à la santé mentale. Nous poursuivons nos efforts pour mieux outiller les gestionnaires, les spécialistes et les dirigeants afin qu’ils soient en mesure de gérer les problèmes de santé mentale liés à la paye, et pour informer les employés des services et des outils mis à leur disposition, y compris les options de remboursement souples

Historique

Mesures liées à la COVID-19

Les services liés à la paye sont considérés comme essentiels, et des mesures sont en place pour garantir que les exigences opérationnelles sont respectées. Suite à la recommandation de l’Agence de santé publique du Canada, SPAC a demandé à tous ses employés, y compris ceux du Centre des services de paye de la fonction publique et du CCC, de travailler à domicile si possible, tout en assurant la prestation des services essentiels.

Le Centre des services de paye continue à fournir tous ses services de paye, qui comprennent ceux liés à la paye normale, aux nouvelles embauches, aux retours de congé, aux congés de maternité et aux congés parentaux, ainsi qu’à l’assurance-invalidité.

Le soutien aux employés et l’élimination de l’arriéré restent nos grandes priorités, et nous continuons à constater des progrès.

Depuis le sommet atteint en janvier 2018, l’ensemble des mouvements en attente prêts à être traités au Centre des services de paye a diminué de 56 % (de 633 000 à 281 000), au 28 octobre 2020.

Au cours de la même période, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières a diminué de 71 %, ce qui représente une réduction de 274 000 mouvements, soit de 384 000 à 110 000.

Le CCC demeure le premier point de contact pour les fonctionnaires actuels et anciens qui ont besoin d’information ou d’assistance concernant la rémunération et les avantages sociaux, de même que pour les questions techniques liées à l’utilisation des applications Web de la rémunération ou à MaPayeGC. Cependant, les clients peuvent connaître des temps d’attente plus longs lorsqu’ils appellent le CCC.

Nous travaillons en étroite collaboration avec tous nos partenaires – employés, syndicats, bureaux des députés, ministères et leurs représentants des ressources humaines et de la paye – pour leur apporter l’assistance nécessaire en cette période difficile.

Le total des investissements pour administrer la paye et régler les problèmes de paye s’élève à 1,381 milliard de dollars :

• 50 millions de dollars (2016) SPAC – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
• 142 millions de dollars (2017) – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés. Ce montant comprenait 15 millions de dollars Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et 127 millions de dollars pour SPAC
• 431,4 millions de dollars (budget de 2018) SPAC/SCT – Augmenter la capacité, améliorer les technologies, aider les employés
• 5,5 millions de dollars (budget de 2018) Agence du revenu du Canada (ARC) – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
• 16 millions de dollars (budget de 2018) SCT – Travailler de concert avec des experts, les syndicats de la fonction publique fédérale et les fournisseurs de technologies à l’élaboration d’un nouveau système de paye
• 523,3 millions de dollars (budget de 2019) SPAC – Mettre en place les ressources adéquates pour gérer les problèmes de paye, apporter des améliorations au système
• 9,2 millions de dollars (budget de 2019) ARC – Procéder aux réévaluations des déclarations de revenus nécessaires en raison des problèmes de paye
• 203,5 millions de dollars (Budget supplémentaire des dépenses (A) de 2020 à 2021) – Poursuivre l’élimination de l’arriéré de problèmes de paye des fonctionnaires et maintenir les mesures d’administration de la paye, de soutien aux employés et de stabilisation de la paye pour le gouvernement du Canada

[Caviardé]

Depuis le lancement de Phénix, SPAC a mis en œuvre une série de mesures axées sur la stabilisation du système de paye.

Ces mesures comprennent l’augmentation du personnel de rémunération, un soutien accru aux employés par l’entremise de notre Centre de contact avec la clientèle, l’introduction du modèle d’équipes mixtes, la mise en œuvre d’une stratégie de réduction de l’arriéré par notre Secteur de l’engagement stratégique et l’application de correctifs techniques ayant permis d’améliorer le traitement de la paye, notamment l’automatisation accrue de mouvements.

Par conséquent, après avoir atteint un sommet en janvier 2018, l’arriéré de mouvements ayant des répercussions financières du Centre des services de paye a diminué de 71 % (de 384 000 à 110 000), au 28 octobre 2020.

SPAC a aussi respecté les normes de service dans 71 % des cas en moyenne jusqu’ici cette année (à partir d’octobre 2020), comparativement à 57 % des cas au cours de l’exercice 2018 à 2019.

Pour 2020, jusqu’à ce jour, les congés parentaux et d’invalidité ont été traités dans les délais prescrits par les normes de service dans 99 % des cas, en moyenne (à partir d’octobre 2020).

En plus des efforts en cours, nous collaborons de près avec tous les intervenants, y compris des spécialistes, des syndicats du secteur public fédéral et des acteurs du secteur privé, afin de trouver des solutions innovatrices pour accélérer la stabilisation de la paye.

Nous continuons de communiquer régulièrement des renseignements sur l’état d’avancement du projet aux employés et à la population canadienne par le biais de différentes plateformes et de différents outils.

MaPayeGC

MaPayeGC est une application Web mise au point par SPAC pour aider à rétablir la confiance des employés du gouvernement fédéral dans l’intégrité de leur paye. Cette application apporte aux employés une vision centralisée et simplifiée de leur paye et de leurs avantages sociaux. Elle leur permet de déceler plus tôt les problèmes de paye et de surveiller plus en détail leurs cas en cours.

L’application permet aux employés de faire ce qui suit :

• voir l’information la plus à jour sur leur paye et leurs avantages sociaux
• imprimer des documents importants, comme les feuillets d’impôt et la preuve d’emploi
• détecter les problèmes de paye plus tôt et, si le ministère actuel ou passé d’un employé est client du Centre des services de paye, surveiller les demandes de renseignements et les cas ouverts en détail
• accéder à des renseignements sur les antécédents, à des chèques de paye, à des régimes d’avantages sociaux, à des demandes de renseignements et à des cas du Centre des services de paye remontant jusqu’à 2016

Pour faire suite aux consultations avec les employés du gouvernement du Canada, l’équipe de MaPayeGC travaille sur un nouvel état des gains qui sera lancé à l’automne 2020.

Navigation pour document « Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires : novembre 16 2020 »

• Page précédente
• Table des matières
• Page suivante

Date de modification :

2023-05-10